员工出差费用报销制度.pdf

出差、外派员工、店员报销管理制度 一、目的 规范差旅费及招待费用的报销，控制费用支出。二、范围 本制度适用于公司的全体员工。三、职责 财务部负责本制度的制定、执行、修订及解释。四、内容（一）报销要求（1）报销时间：各项费用必须于费用发生后一周内填写费用报销单或差旅费报销单并附上相关票据到财务办理报销手续，超过一周以上的费用财务不予报销（差旅费报销从出差回来之日开始）。（2）填单要求：费用报销单需清楚写明报销日期、单据及附件张数（包括报销单在内的所有单据张数）、报销部门、报销人、费用项目、费用发生原因、支出金额；差旅费报销根据差旅费报销单分项填写。差旅费包括：出差途中发生的交通费、住宿费；出差途中发生的其它费用如礼品支出、招待费支出、工程费用支出等，应单独列支，另填报销单，不得作为差旅费报销。报销应属客户承担的费用应在报销单上注明应扣款客户。所有报销单据项目应填写完整且字体工整、页面整洁、数据准确。单据一律使用水性笔填写，单上无论数字或文字都不能有涂改。填写不符合上述要求的单据财务拒绝接收。（3）当报销费用时，同时涉及发票和收据，应分开粘贴发票和收据，并分开填写相应报销单，再一并送交财务处审核报销；如果无票，需要填写费用支出单，由部门负责人签字后，财务部可按收据的粘贴要求审核报销；报销路费，车费时，报销单上要用标注方向，并在箭头上注明车费；每报销一笔经济业务费用时，要注明经济业务发生日期；如有同行人，注明同行人姓名；物品报销必须附请购单。（具体样本附后）（二）报销凭据：交通费凭车票及出差行程路线图报销；出差补助按公差单中出差时间计算补助金额；住宿费凭住宿发票在规定限额内给予报销；业务招待费凭招待费申请单及餐饮发票报销；其他费用凭费用单据由财务审核报销。（三）以下费用公司不予报销：出差途中购买的食物、药品、供个人阅读的书籍等；出差时因私产生的车费、餐费及其它费用；超过公司规定限额部分的费用；未经公司批准的大额费用支出；非明确为公司的费用支出；属客户承担且客户已代为支付的费用，其他不符合财务制度的费用支出；省内的住宿费原则上不予报销，确有特殊情况需要先提前和部门负责人及总经理知会，得到同意后方可报销。(四).员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下经行政部车辆管理人员同意后可以乘坐出租车；(五).市内因公公交车费应保存相应车票报销。（六）报销程序:报销人填写报销单主管审核部门负责人审核会计审核（报销人负责跟进）总经理审批 （行政文员负责跟进后交还给报销人）财务审批（发款）（报销人负责跟进）注：店铺的报销由直线主管代为跟进。五、标准 职 务 交通工具 住宿标准 伙食标准 交通费用 一般员工 火车硬卧 180 元/天 60 元/天 30 元/天 部门主管 火车硬卧 200 元/天 80 元/天 40 元/天 部门经理 飞机经济舱 240 元/天 100 元/天 50 元/天 部门总监 飞机经济舱 实报实 实报实 实报实销 副/总经理 飞机经济舱 实报实销 实报实销 实报实销 /PS：部门总监，飞机（5 折内）、住宿（300 内）、实报（200 内/天）、交通费（200 内/天），超出标准事前向总经理电话或信息请批。上表的补充说明：（1）以上标准是最高限额，执行实报实销，经理及以下人员出差未达到以上标准的，可给予差额 20%，总监人员不执行差额补贴制度。（2）住宿费报销：出差人员报销住宿费须提供正式的清单及住宿发票（即印有税务部门统一监制章的发票）。住宿发票上应当详细填写住宿人姓名、住宿日期（入住日期、离店日期）、住宿天数、人数、每天房价（即单价）、金额（大小写一致）、开票日期、开票人、旅店财务印章等内容，发票填写不全的不予报销。（3）交通费报销说明：全体员工外出打的的费用原则上不予报销，确有特殊情况需要打的的，确有特殊情况需要先提前和部门负责人及总经理知会，得到同意后方可 报销，的士费报销需写明原因再以报销程序报销。（四）关于选择交通工具的说明：（1）出差乘火车在 8 个小时内只可乘坐硬坐，超过 8 个小时以上可以乘坐硬卧，任何级别人员一律不得乘坐火车软坐或软卧、动车、高铁一等座。（2）凡旅途乘火车连续时间不超过 12 小时的不得乘飞机。（3）乘船连续时间不超过 6 小时的不得乘豪华舱，特别情况须经总经理批准同意。（4）报销机票款时必须同时提供机票和登机牌，不能同时提供机票和登机牌的，一律按同路程的火车票或汽车票金额报销，差额由出差人自负。全体员工出差事先未办理审批而选择乘坐飞机的，机票款一律按同路程的火车票或汽车票金额报销，差额由出差人自负。六、业务招待费报销（1）总监：当次可支出费用权限为 200元，200元以内的费用，注明实际用途后，可实报实销。200元以上应事先填写招待费用申请表，由总经理签字同意后，方可支出。如有特殊情况不能事先填写招待费申请表的需事先向总经理口头汇报，事后补签。（2）部门经理/直线主管：当次可支出费用权限为 100元，100元以内的费用，注明实际用途后，可实报实销。20 元以上应事先填写招待费用申请表，由总监或部门负责人签字同意后，方可支出。如有特殊情况不能事先填写招待费申请表的需事先向总监或部门负责人口头汇报，事后补签。（3）其他人员：应事先填写招待费用申请表，由直线主管/部门经理审核批准总经理签字后，方可支出。如有特殊情况不能事先填写招待费申请表的需事先向总监或部门负责人口头汇报。七、备注：1、如出差人员出差途中，客户代为支付住宿费或生活费的出差人员一律不得报销出差补助（销售人员原则上允许接受客户代为支付住宿或生活费，特殊情况除外。2、报销人员在报销时，需附带出差申请单和出差报告分析，出差申请单和出差报告分析由直线主管/部门经理审核，营运总监批准总经理签字后，方可报销。3、若在县级地区无公交车，而乘坐摩托车无车票，按一市一天10 元报销 4、此销售部人员及企划部人员出差维护客户除了有出差报告外还必须要有客户意见反馈表方可报销。5、报销审批单如若审批人未能按公司制度审批，一经公司查实，其费用由财务主管部门主管各承担 30%，总经理承担 40%，如若出纳未作出款，又发现报销单没有按公司制度执行，其费用全部由相关审核人员承担，公司将给予审核举报人按其报销费用给予举报人 50%奖励。6、如因工作超过十点钟后乘坐不到公交车的，需打的回家的，只能报销车费的 50%（必须经主管部门同意，方可乘坐的士），最高限额为每次30 元，零晨 1点至早上 7点前最高限额为每次 50 元。7、如员工虚报出差费用，一经查实，公司将按报销金额的十倍处罚。八、外派人员报销制度。1、外派人员并不属于出差，与员工公司员工无区别，只是工作地点的特殊性。故外派人员的报销与公司员工报销制度流程一样。2、外派人员报销范围。公司在当地业务范围内的工作需要支出，如店铺的办公用品、公司调货的快递费用、公司在当地的租房押金及租金。3、外派员工在当地的生活开支（包含初始生活用品的购买）、上下班交通费、当地宿舍的水费、电费、伙食费等属于个人开支，合租的宿舍有合租人共同承担水电费。4、因外派员工的特殊性，建议外派员工每月把相关的报销单（一定按规定规范填写报销单）寄回公司，每月报销一次，公司可根据当地工作情况适当给予备用金。5、当地店员的报销由公司外派当地人员统一签字审核，每月 5日前与外派人员报销一同寄回公司，并在当月发工资时一同发放！6、以上如有不详之处请及时与财务部门沟通。以上制度即日起执行，因公司起步阶段，制度尚未完善，如有不当之处，尽快与财务部门或者总经理沟通，及时修正！九、相关表单（1）费用报销单 （2）差旅费报销单（3）公差签卡申请表 （4）招待费用申请表（5）报销单据粘贴单 （6）借款审批单 XXXXX 有限公司 日期：贵妃公司项目跟随投资管理制度 一、目的 为规范内部员工跟随投资行为、增加公司员工对公司福利待遇。经公司商议，特拿出公司最容易产生效益及见效最快的的项目，通过跟投，员工成为项目合伙人，更有助于形成背靠背的信任，进一步激发公司内的创业热情和创造性，为股东创造更大的价值。实现关键人员对公司投资项目的风险共担机制，根据创业投资业的通行做法制定本制度。二、跟随投资的范围 本办法所指项目跟随投资包括对公司投资项目的以下几种跟随投资范围：1、项目营运总监及其团队跟随投资（单人投资不超过单体项目的 20%股份份额），营运总监必须参与并且公司再赠送其投资额的 20%作为奖励（赠送部分只参与分红，不能退股，退股时自动转为公司投资份额）；2、内部其他与项目相关的员工主动自愿跟随投资（主管级别赠送 8%，参与不超过总体项目投资额的 8%）；3、公司内部员工（6 月 1 日入职，项目开始时已经过了试用期）主动自愿跟随投资（一般员工赠送 5%）；4、非本公司员工不能参与项目投资，以上所有的赠送都是以其参与投资额度作为基础，并且赠送部分不退股，只参与分红。三、跟随投资的原则 1、项目跟随投资是公司为员工提供之投资机会，且为个人独立做出之投资决策，以主动自愿为原则，风险自担，盈亏自负。2、跟随投资款项原则上全部由员工个人自筹资金支付，个人资金可在公司投资后一个月内到位。因前期部分员工刚踏入社会，无太多积蓄，公司同意为员工垫投前期资金，但个人出资比列必须超过公司对相应级别人员赠送的百分比，其他从个人工资中按月扣除，但不超过 10 个月，如果尚未扣除完本人份额前已有分红的，分红部分需先抵扣未扣除的余款，扣除部分在扣除次月生效。对于自愿投资的人员，如在规定期限内资金不能到位，视自动放弃投资机会。3、公司将向跟随投资人员提供投资决策所必要的项目信息，跟投人员应对所有项目信息予以严格保密，如有因疏忽或故意造成项目信息泄露的，公司有权视情况取消其跟投资格；因泄露信息给公司项目投资带来损失的，公司有追溯其法律责任的权利。4、跟随投资原则上由公司代为持有股权，相关人员需与公司签订委托投资协议，并根据操作要求签订相应的法律文件及保密协议。但因是第一个公司拿出来作为员工跟随投资之项目，为打消员工顾虑，使其有法律保障，暂定持股 10%（含）以上的员工，可以将其所持股份写入独立 营运次项目的公司章程里。如未达到 10%比列的员工可以两个或者更多人推荐一人代持股份，员工私下签订代持协议，但必须在公司备案。四、跟随投资的比例 1、根据项目及投资额度，公司分配给内部的整体跟投额度原则上为项目总投资的 3-20%。2、由公司提供的项目源，项目组成员选择自愿跟随投资。3、项目经理自行开发的项目源，项目来源人及项目经理原则上必须跟随投资，跟随投资的最低限额为 1 万元，特殊情况另行协商。五、跟随投资额度的分配（如果跟随投资超限）1、跟随投资额度在总额内由高到低分配依次为：项目营运总监、公司各部门总监、项目营运其他人员、部门主管、公司其他员工。2、在以上原则基础上，公司根据不同项目可跟随额度的不同比例及实际情况统筹分配相关人员的具体跟随投资额度。3、本人分配的认购额度为自愿跟随投资上限，本人额度使用不完时可以由部门负责人根据 实际情况分配给其他人员或由其他人员自愿认购。4、项目提供者及项目经理有优先认购权。六、跟随投资项目的退出 1、项目上市退出：公司所持股票解禁后抛售退出时，员工必须与公司同时退出；如果公司选择暂不退出，则员工有权选择退出。由公司根据员工授权的价格范围代为抛售退出。由于公司抛售需要一定时间或会分批进行，故出售价格理论上为某段时间内的平均股价。2、如项目为选择引入新的投资方收购公司所持股权，或由被投资企业管理层回购退出，则员工必须以公司代为谈判的同等条件与公司同时退出。若公司为部分出售股权，则员工本人股权也按相同比例出售。3、为充分保证前期员工的投资利益，在项目未分红前退出，公司按退股时国家规定的同期定期存款基准利息核算利息返还员工，如有产生过分红则不核算利息，不核算增值溢价！七、跟随投资员工的离职 1、鉴于员工跟随投资属个人在充分考虑收益风险基础上的独立投资决策，故员工跟随投资之行为不因员工离职、解聘、退休等因素而受到影响。但因前期公司推出的跟随制度主体要目地是为让员工与公司一起形成背靠背的信任，共同发展，故有赠送股权，如果接受公司赠送股权，退出时亦要扣除接受赠送相应股权的 50%作为给予公司的补偿，其他股权可以不退出，自由选择。员工退出时所产生的股权转 让费用由双方按各自 50%承担。2、员工离职后的退出原则同样以第六条的规定执行。3、员工离职后跟随投资协议之相关法律文件继续有效，员工继续承担跟随投资的全部收益或风险。八、工作安排 1.员工跟随投资的前期额度分配及相关法律手续，以及后期相关行政、法务事宜的协调由人力资源部负责组织。2.投资期内被投资项目的相关经营信息由投资财务部负责定期向员工进行披露。3.跟随投资的资金管理、退出及相关税务统筹由财务部负责协调落实。4.项目经理需全程提供必要的配合工作。九、附则 第一条本办法解释权属公司财务及人资部。第二条本办法自公司颁布之日起实施。