秘书国家职业资格考试2021秘书四级考试复习指南.pdf

秘书国家职业资格考试 2021 秘书四级考试复习指南 一、备考指南 第 1 章 秘书国家职业标准 一、职业概况（一）职业名称：秘书。（二）职业定义：从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。（三）职业等级：本职业共设四个等级，分别为：五级秘书（国家职业资格五级，原初级）、四级秘书（国家职业资格四级，原中级）、三级秘书（国家职业资格三级，原高级）、二级秘书（国家职业资格二级）。（四）职业环境：室内、常温。（五）职业能力特征：具备文字与语言沟通能力、综合协调与合作能力、逻辑思维与分析能力等。（六）基本文化程度：高中毕业（或同等学历）。（七）培训要求：1培训期限：全日制职业学校教育，根据其培养目标和教学计划确定。晋级培训期限：五级秘书不少于 220 标准学时；四级秘书不少于 200 标准学时；三级秘书不少于 200 标准学时；二级秘书不少于 150 学时。2培训教师：应具有本职业 2 年以上培训经验。培训五级秘书、四级秘书的教师应具有三级秘书及以上职业资格证书或相关专业中级及以上专业技术职务任职资格；培训三级秘书的教师应具有二级秘书职业资格证书或相关专业中级及以上专业技术职务任职资格；培训二级秘书的教师应具有二级秘书职业资格证书 3年以上或相关专业高级专业技术职务任职资格。3培训场地：在标准教室内。4培训设备：电视机、VCD 机、录音机、录像机、投影仪。（八）鉴定要求：1适用对象：从事或准备从事本职业的人员。2申报条件：（1）五级秘书（具备以下条件之一者）：经五级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书。在本职业连续见习工作 2 年以上。（2）四级秘书（具备以下条件之一者）：取得五级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作 2 年以上，经四级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书。取得五级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作 3 年以上。连续从事本职业工作 4 年以上。取得经劳动和社会保障行政部门审核认定、以四级秘书技能为培养目标的中等以上职业学校本职业（专业）毕业证书。（3）三级秘书（具备以下条件之一者）：取得四级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作 4 年以上，经三级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书。取得四级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作 5 年以上。取得大学本科毕业证书，并连续从事本职业工作 2 年以上。（4）二级秘书（具备以下条件之一者）：取得三级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作 4 年以上，经二级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书。取得三级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作 6 年以上。取得大学本科毕业证书，并连续从事本职业工作 4 年以上。（九）鉴定方式 项目 时间 考核内容 题型与考核（1）8:309:00 职业道德 标准化考（2）9:009:40 秘书专业 标准化试10:1011:10 情景录像11:1012:00 工作实务（3）2:003:30 秘书英语（涉外）听力、选择、1考评人员与考生配比：考评人员与考生配比为 120，每个标准教室不少于2 名考评人员。2鉴定时间：职业道德：标准化试卷：30 分钟 秘书专业：标准化试卷：40 分钟 情景录像：60 分钟 工作实务：50 分钟 秘书英语：笔答：90 分钟 3鉴定场所设备：考试在具备电视机、录音机、录像机、VCD 机和投影仪等标准教室进行。二、基本要求（一）职业道德（二）职业道德基本知识 1职业道德概述及其价值 2职业道德规范 文明礼貌 爱岗敬业 诚实守信 办事公道 勤劳节俭 遵纪守法 团结互助 开拓创新 3公民道德建设实施纲要（三）职业守则 谦虚谨慎，文明礼貌；办事公道，热情服务；实事求是，讲究时效；兢兢业业，甘当无名英雄；忠于职守，自觉履行各项职责；钻研业务，掌握秘书工作各项技能；奉公守法，不假借上司名义以权谋私。三、基础知识（一）文书基础 1公务文书的含义与制发 2公文格式 3文种辨析与拟写 4文书拟写基础知识（二）办公自动化知识 1计算机基础知识 2.Windows 窗口操作系统 3办公室常用设备 4计算机网络常识（三）速记基础 1速记概述 2汉字速记 3拼音速记（四）法律与法规 1公司法相关内容 2外商投资企业法相关内容 3合同法的相关内容 4劳动法的相关内容 5知识产权法相关内容 6世界贸易组织法相关内容（五）企业管理基础 1企业管理常识 2财税常识 3金融常识（涉外秘书外语要求另行规定）四、工作要求 本标准对国家职业资格五级秘书、四级秘书、三级秘书和二级秘书的能力要求依次递进，高级别涵盖低级别的要求。（一）五级秘书（原初级）职业功能 工作内容 能力要求 相关知识 一、商务沟通（一）商务礼仪 1 能够展示规范姿态和表情 2能够得体着装 3 能够规范地介绍、握手、接递名片、问候及引导客人 1仪容、仪表、仪态常识 2职业着装常识 3介绍、握手、使用名片、问候及引导客人的礼仪要求（二）接待 能够做好日常接待工作 日常接待工作的内容和程序（三）沟通 1 能够正确地倾听和有效的提问 2 能自信地提出要求和1沟通的概念 2客户的概念 3 有效沟通的七个原则 恰当拒绝 3 能与客户进行有效沟通 二、办公室事务和管理（一）办公环境的维护和管理 1 能够维护责任区的工作条件，保持工作环境整洁 2 能够识别办公场所及常用设备的隐患 1 责任区工作环境的基本要求 2 常见办公场所及设备隐患（二）日常办公 室事务 1 能够处理文件，发放邮件 2 能够正确接听、拨打电话及处理通话中出现的问题 1 文件处理及邮件发放的程序 2 电话机的功能和注意事项 3电话沟通的方法（三）办公用品 的发放和管理 1 能够使用常用办公用品 2能够发放办公用品 1常用办公用品的性能、规格和用途 2办公用品发放程序（四）办公效率和时间管理 1 能够做好自己的日常工作并按时完成上司交办的工作 2 能够协调处理日常事务性工作 1 时间管理的基本方法 2 工作日志的编写方法 3 协调管理简单事务工作的方法 三、常用事 常用事务文书 1 能够拟写简单事务文 1事务文书基本格式 务文书 的拟写 书 2能够拟写礼仪文书：邀请信、感谢信、贺信、请柬 2邀请信、感谢信、贺信、请柬的写作要求 四、会议与商务活动（一）会议筹备 1 能够按要求发送会议通知，制发会议证件，发放会议文件资料、用品 2能够预订会议室 3 能够做好接站、报到工作 4 能够做好签到及座位引导工作 1 会议的构成要素和常见会议种类 2 会议通知、会议证件及会议资料的基本要求 3会议室预订知识 4会议接待工作程序（二）会议的善后工作 1 能够安排与会人员返程 2 能够清退会议文件资料 3能够整理会议室 1 与会人员返程工作的注意事项 2 清退会议文件资料的基本要求 3 整理会议室的注意事项（三）商务活动 1 能够做好会见与会谈的准备 2 能够完成开放参观活1 会见与会谈准备工作的基本要求 2 开放参观活动的准备动的准备，并做好接待 内容与接待要求（四）商务旅行 能够完成出差旅行的一般性准备工作 1 常见的商务旅行类型 2旅行社服务项目 五、信息与档案（一）信息管理 1 能够分辨信息的种类 2 能够准确地收集信息 1信息的基本知识 2 信息收集的基本知识（二）档案收集 能够对文件资料等进行立卷归档 1 档案的概念、作用和种类 2 立卷归档的基本要求 （二）四级秘书（原中级）职业功能 工作内容 能力要求 相关知识 一、商务沟通（一）接待 1能够区分接待对象，确认接待规格 2能够拟订接待计划 1区分接待规格的原则 2接待计划的基本要求（二）沟通 1能够实现双向沟通 2能够应对沟通中的冲突 1横向沟通基本知识 2纵向沟通基本知识 3冲突产生的原因 二、办公室事务和管理（一）办公环境的维护和管理 1能够进行安全检查及基本防范，并对办公室环境提出改进建议 2能够按要求做好保密工作 1 办公区域建议及办公环境安全 的基本要求 2保密工作措施（二）日常办公室事务 1能够安排值班工作，并编制值班表 2能够管理零用现金和履行报销的手续 3能够按规定进行文书处理 4能够管理印章及介绍信 1 值班工作的内容及值班管理制度 2 现金管理和报销的知识 3 文书形成与文书处理的一般程序 4 印章及介绍信的管理要求（三）办公用品的发放和管理 1能够办理办公设备和办公用品的进出手续 2能够进行库存管理 1 办公设备和办公用品进出基本要求 2库存管理的基本知识（四）办公效率和时间管理 1能够编制工作时间表 2能够管理自己的工作日志 3能够根据上司要求，安排并管理上司的工作日志 1 时间表的基本内容和要求 2 工作日志的基本内容和要求 三、常用事务文书 常用事务文书的拟写 1能够拟写会议记录 2能够拟写双方或多方单位业务的合作意向书 3 能够拟写商务文书（订货单、产品说明书）1会议记录的写作要求 2意向书的写作要求 3 订货单、产品说明书的写作要求 4简报的写作要求 4能够拟写简报 四、会议与商务活动（一）会议筹备 1能够拟订会议议程、日程 2能够选择会议地点 1 会议议程、日程的内容 2会议地点选择要求（二）会议中的服务 1能够做好会议记录 2能够做好会议中的信息沟通 3能够做好会议值班、保卫工作 1信息沟通的基本要求 2值班保卫工作内容（三）会议的善后工作 1能够做好会议文件资料的收集整理 2能够做好会议经费结算工作 1 会议文件资料收集管理的要求 2会议经费结算的方法（四）商务活动 1能够拟订开放参观活动的方案 2能够安排宴请活动 1 开放参观活动的注意事项 2宴请常识（五）商务旅行 1能够拟订商务旅行计划 2能够完成国外商务旅行的准备工作 1 旅行计划及日程安排表的内容 2出国旅行常识 五、信息与档案（一）信息管理 1能够对信息进行系统整理 1 能够对信息进行系统整理 2能够对信息进行有效传递 3能够对信息进行有序存储 2 能够对信息进行有效传递 3 能够对信息进行有序存储（二）档案管理 1能够对档案（包括电子档案）进行分类、检索 2能够根据档案价值划分保管期限并进行安全保管 1档案分类、检索知识 2划分档案保管期限 3档案保管的基本要求（三）三级秘书（原高级）职业功能 工作内容 能力要求 相关知识 一、商务沟通（一）商务礼仪 能够进行涉外接待 1涉外接待礼仪 2涉外交往常识（二）接待 1能够拟订涉外接待工作计划 2能够正确安排礼宾次序 3能够指导安排涉外宴请 1外事工作的原则及要求 2迎送外宾的要求 3涉外宴请常识（三）沟通 能够选择、运用有效的网络沟通工具，完成内、外部的沟通 网络沟通的特点和形式 二、办 公室事务和管理（一）办公环境的管理 1能够按照要求设置办公环境 2能够实施办公环境的安全管理 3能够应对办公环境中出现的紧急情况 1 办公环境和办公布局设置要求 2办公室人、财、物、信息的安 全管理要求 3 常见的紧急情况应对和方法（二）办公室事务管理 1能够提出改进办公室事务流程的建议 2能够审核文稿 1 办公室事务工作流程改进的基本要求 2 文稿审核的方法及相关知识（三）办公用品的采购和管理 1能够选择办公设备和办公用品的供应商 2能够进行库存监督 3能够完成办公设备、办公用品的采购工作 1办公设备和办公 用品供应商 选择的基本原则 2 办公设备和办公用品收发及库 存管理的监督要求 3采购程序及步骤（四）办公效率和时间管理 1能够拟订和实施办公室工作计划 2能够建立承办周期制度 1 制定和实施办公室工作计划的 基本要求 2 日常办公事务承办周期的要求 三、常用事务文 书 常用事务文书的拟写 1能够拟订市场调查报告 2能够拟写述职报告 3能够拟写计划、总结 4能够拟写招标书、投标书 1市场调查报告、述职报告的写作要求 2计划、总结的写作要求 3招标书、投标书的写作要求 四、会议与商务 活动（一）会议筹备 1能够拟订会议的筹备方案 2能够提出会议预算 1会议方案的内容 2会务机构的分工 3会议预算方案的内容 4 电话会议及视频会议知识（二）会议协调 1能够做好会务协调 2能够辅助引导会议按计划进展 1会务协调的基本要求 2引导会议进程的方法（三）会议的善后工作 能够做好会议的总结工作 会议总结工作的内容与要求（四）商务活动 1能够组织签字仪式的准备工作 2能够完成典礼仪式的准备与服务 3能够组织信息发布1签字仪式的程序 2典礼的程序 3信息发布会的程序 会（五）商务旅行 能够拟订大型团队旅行计划并组织实施 大型团队旅行活动的安排要求 五、信息与档案（一）信息管理 1能够进行信息的开发 2能够进行信息的利用 3能够利用信息反馈指导工作 1信息开发的基本要求 2信息利用的基本特点 3信息反馈的目的及特点（二）档案管理 能够有效利用档案 1档案利用的概念、意义和方法 2档案深层次开发的概念（四）二级秘书 职业功能 工作内容 能力要求 相关知识 一、商务沟通（一）商务谈判 1能够运用商务谈判常识协助主谈者准备谈判 2能够提出有效建议 3 能够运用谈判技巧，避免陷入误区 1谈判的特征、要素和种类 2谈判的原则和基本过程（二）沟通 1能够组织和引导团队进行有效沟通 1团队的含义及高效团队的特征 2能够解决跨文化沟通中的实际问题 2团队沟通的有效策略 3跨文化沟通障碍 二、办公室管理（一）办公模式与安全运营 1能够根据不同需求选择办公模式 2能够建立并推行安全运营机制 1不同办公模式的特点及选择方法 2组织安全运营的法律要求（二）团队管理 能够管理团队，激发效能 团队管理的基本方法（三）办公资源管理 1能够提供大型或批量办公设备的预算 2能够调配和利用办公资源 1采购大型办公设备的程序和要求。2政府采购与招投标程序 3资源的凋配与合理利用的基本要求（四）办公效率和目标管理 1 能够根据组织目标，提出行政部门的工作计划 2能够监督推进各项目标的完成 1拟订工作计划的方法 2目标管理要点 三、常用事务文书 常用事务文书的拟写 1能够拟写合作 2能够拟写可行性研究报告 1合作的写作要求 2可行性研究报告的写作要求 四、会议与商（一）会议筹 能够审核大型会议的大型会议预案的审核内容 务活动 备 预案（二）会议中的管理 1能够在会议的主持中进行有效交流 2能够引导会议决议的形成 1主持会议的技巧与要求 2形成会议决议的技巧（三）会议的善后工作 能够进行会议效果评估 会议效果评估要求及方法（四）商务活动 1能够组织协调大型商务活动 2能够做好商务谈判的辅助工作 1大型商务活动的程序与内容 2商务谈判辅助工作的内容 五、信息与档案（一）信息管理 1能够利用信息辅助决策 2能够科学地管理信息资源 1信息决策服务的基本要点 2信息资源管理的基本要点（二）档案管理 1能够提出本组织档案管理模式建议 2能够拟订本组织的档案管理规定 1不同档案管理模式的特点 2档案管理规定的内容（五）比重表 1理论知识 项目 五级秘书（）四级秘书三级秘书二级秘书（）（）（）基本要求 职业道德 20 20 20 20 职业知识 30 30 15 15 商务沟通 商务礼仪 5 6 商务谈判 7 接待 5 4 3 沟通 4 4 5 5 办公室事务和管理 办公环境的维护和管理 5 4 办公环境的管理 6 办公模式与安全管理 6 团队管理 5 日常办公室事务 3 4 办公室事务管理 4 办公用品的发放和管理 4 5 5 办公用品的采购和管理 5 办公资源管理 5 办公效率和时间管理 4 3 5 办公效率和项目管理 6 常用事务文书 常用事务文书的拟写 5 5 5 5 会议与商务活动 会议筹备 2 4 5 6 会议中的服务 3 会议协调 5 会议中的管理 5 会议的善后工作 2 4 3 4 商务活动 3 3 4 4 商务旅行 3 3 2 信息与档案 信息管理 4 3 5 5 档案收集 1 档案管理 1 2 2 合计 100 100 100 100 2专业能力 项目 五级秘书（）四级秘书（）三级秘书（）二级秘书（）商务沟通 商务礼仪 9 5 商务谈判 6 接待 9 5 6 沟通 8 5 6 8 办公室事务和管理 办公环境的维护和管理 7 办公环境的管理 7 8 办公模式与安全运营 9 团队管理 7 日常办公事事务 9 9 办公室事务管理 6 办公用品的发放和管理 7 8 办公用品的采购与管理 7 办公资源管理 9 办公效率和时间管理 7 7 7 办公效率和项目管理 常用事务文书 常用事务文书的拟写 9 12 12 12 会议与商务活动 会议筹备 8 9 8 8 会议中的服务 5 会议协调 7 会议中的管理 8 会议的善后工作 4 6 4 6 商务活动 6 7 7 6 商务旅行 7 8 6 信息与档案 信息管理 6 7 6 8 档案收集 4 档案管理 5 5 6 合计 100 100 100 100