西安市电子文件归档与管理办法.pdf

word 1 西安市电子文件归档与管理办法 第一章 总则 第一条 为了加强对本市电子文件的归档与管理，保障电子文件的安全和有效利用，根据中华人民共和国档案法、西安市档案管理条例等有关法规和电子文件归档与管理规范等国家标准，结合本市实际，制定本规定。第二条 本规定适用于本市各级党政机关、国有企业、事业单位，其他单位参照执行(以下统称为各单位)。第三条 本规定所使用的下列基本概念具有特指的涵义。（一）电子文件 指在数字设备及环境中生成，以数字形式存储于磁带、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。（二）电子档案 经过鉴定具有保存和利用价值的归档电子文件。（三）背景信息 指描述生成电子文件的职能活动，电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。（四）元数据 指反应电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。（五）逻辑归档 指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和word 2 位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。（六）物理归档 指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。（七）迁移 指将原系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。（八）真实性 指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。（九）完整性 指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。（十）有效性 指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。第二章 管理职责 第四条 各单位要明确电子文件归档与管理工作的职责，并根据本单位实际，制定并实施电子文件管理的制度和技术措施，明确各环节的工作职责，确保电子文件的真实性、完整性和有效性。第五条 各单位业务部门和档案工作部门要加强协调，在信息化建设和办公自动化系统的设计中，要有档案人员参与，要注意满足档案管理的功能需求。第六条 各单位分管档案工作的领导，负责电子文件的归档与管理工作。要将电子文件的管理纳入本单位的信息化建设之中。各单位的档案人员负责实施对本单位电子文件归档的监督和指导。第七条 电子文件从形成到归档的管理过程中，应明确职责，责word 3 任到人。电子文件的形成、承办、整理、归档等工作由文件承办部门负责；电子文件归档管理的日常监督、指导和电子档案的接收、保管、利用等工作，由档案部门负责。第八条 归档的电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。档案部门要配备与业务部门兼容的计算机软、硬件系统，使归档的电子文件能有效机读。第九条 各单位档案人员应忠于职守、加强学习、具备档案和计算机专业知识、熟悉掌握本单位使用计算机系统的操作技能，并积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。第十条 各级档案行政部门负责对本行政区域内电子文件归档与管理工作的监督指导。第三章 电子文件的收集与归档 第十一条 电子文件的收集积累应符合以下要求：（一）凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件均应被保留。要收集定稿电子文件和正式电子文件以及相应的背景信息和元数据。记录了文件历次修改痕迹和重要法规性文件的历次修改稿均应被保留。（二）应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，定期存储于能够脱机保存的载体上。（三）对用文字处理技术形成的文本电子文件，应注明文件存储格式、文字处理工具等。word 4（四）采用非通用文件格式的图像电子文件，应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件及说明文件一并收集。（五）对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，应注明其软、硬件环境和相关数据。（六）对用多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。（七）对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。（八）对通用软件产生的电子文件，需注明其软件名称、型号、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。（九）计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。（十）对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。第十二条 电子文件的登记应符合以下要求：（一）每份电子文件均应由文件形成部门在 电子文件目录（见表 2）中登记，每种格式的电子文件均应由信息部门在电子文件登记表（见表 1）中登记。上述两种表格应与电子文件一并向档案部门移交。word 5（二）电子文件登记表和电子文件目录应与电子文件同时保存。（三）电子文件类别指：T-文本文件，I-图像文件，G-图形文件，V-影像文件，A-声音文件，O-超媒体链接文件，P-程序文件，D-数据文件。第十三条 电子文件归档范围和保管期限，按照机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定执行。第十四条 电子文件的归档要求：（一）电子文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按照档案管理要求的格式将其存储到符合要求的脱机载体上。（二）各单位档案部门要根据本规定，明确本单位电子文件归档的时间、范围、格式要求，保证归档电子文件的质量。（三）在“无纸化”办公系统中产生的电子文件，应制作与电子文件同样内容的纸质文件并归入相应门类的纸质档案中，按纸质档案要求进行管理，并与电子文件建立互联。（四）具有永久和定期保存价值的电子文件，在归档时应同时保存电子文件的纸质版本。（五）归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。（六）加密电子文件应在解密后进行归档。（七）压缩电子文件应在解压缩后进行归档。第十五条 电子文件归档的格式：word 6（一）文本电子文件以 XML、RTF、TXT、SEP 为通用格式。（二）图像电子文件以 JPEG、TIFF、PDF 为通用格式。（三）视频和多媒体电子文件以 MPEG、AVI 为通用格式。（四）音频电子文件以 WAV、MP3 为通用格式。第十六条 电子文件形成单位应在电子文件处理系统中设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录对电子文件实时操作人员、时间、设备、项目、内容等，以保证归档电子文件的真实性。第十七条 电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档。各单位在开展这项工作的初始阶段，应强调物理归档。第十八条 具有稳定、可靠的网络环境和严密安全管理措施以及对内容重要的电子文件实行制作纸质版本的单位可实施逻辑归档，电子文件逻辑归档基本要求是：（一）档案人员会同计算机系统管理人员要设定查询归档电子文件的权限。（二）电子文件归档操作由具体经办人完成，办理完毕的电子文件要注明一定的标识。（三）网络管理人员要把归档电子文件的物理地址存放在指定的服务器上，该服务器必须采取磁盘镜像备份措施。（四）归档的电子文件要有该电子文件产生及运行过程的元数据。（五）局域网内部要有可靠的安全防范措施，网络系统设备更新时，必须制订严密的数据转换措施，确保数据准确无误运行于新系统。word 7（六）档案人员在设备更新时应参与数据转换工作，并记录在案。电子文件归档后，网络管理人员要及时清理网上的复制件。第十九条 使用单机、局域网条件有限的单位，其电子文件的归档宜采用物理归档方式，基本要求是：（一）档案部门应与业务部门一起制定电子文件物理归档计划。（二）业务部门根据归档计划，在应归档电子文件产生时打上相应的标记。（三）应把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中。（四）办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档。第二十条 物理归档过程（一）检查并清除计算机病毒，对光盘、磁带等介质的电子文件，应注明是否已经过查毒和杀毒处理。（二）把带有归档标识的电子文件进行分类、组盘。（1）按文件格式分：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件。（2）按文件类型分：计算机程序、数据文件。（3）按存储载体类型分：光盘、磁带等。（4）按机构或问题分类。（5）按保管期限分类。（三）把通过分类的电子文件重新排列，填写必要著录项目，编制机读目录和要存放载体的编号。（四）归档的电子文件要编制简要检索工具，其基本内容为：序word 8 号、题名、责任者、文号、密级、保管期限、硬件和软件环境等，归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。第四章 电子文件的移交与保管 第二十一条 电子文件的形成部门应在每年六月底前(或实时归档)将上年度办理完毕的电子文件向档案部门归档，电子文件归档移交前,各承办(业务)部门应检查电子文件的真实性与完整性，并填写电子文件交接登记表（见表 3），移交清单一式两份，交接双方签字后各执一份。第二十二条 撤并单位的电子文件归档应按规定向接管单位或有关档案馆移交。第二十三条 接收入库的电子档案，每两年要机读抽检一次，抽检率不低于 40，发现问题及时补救。档案部门应定期将检验结果填入归档电子文件管理登记表（见表 4），并存入全宗卷。第二十四条 随着计算机技术和设备的发展更新，库存电子档案要在完整、准确、有保障的前提下，同步更新复制。复制或更新新版后，旧版或有问题的载体仍需保存三年。系统设备更新或系统扩充时，应及时对归档电子文件进行迁移和备份，并填写归档电子文件迁移登记表（见表 5）。第二十五条 磁性载体上的归档电子文件，一般情况下，磁带、磁盘每 4 年复制一次，需抢救的光盘应及时复制，原载体保留时间不少于 4 年。第二十六条 保管的归档电子文件要采用专门的保护设备和保word 9 护技术等手段。归档电子文件载体应直立存放在防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中，温度控制在 1424；相对湿度控制在4560；距离强磁物 10 米以上；要隔离有害气体。第五章 电子文件的提供与利用 第二十七条 归档电子文件的利用应注意以下事项：（一）封存的电子档案不得外借；（二）利用时使用复制件；（三）查阅应在许可范围，并遵守保密规定；（四）联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。第二十八条 销毁电子档案，需经本单位有关部门和分管领导批准，编制销毁清册，并确保载体与信息彻底销毁。第六章 附 则 第二十七条 本规定由西安市档案局负责解释。第二十八条 本规定自发布之日起施行。2008 年 5 月 12 日 word 10 表 1：电子文件登记表 单位：硬件环境(主机、网络服务器型号、制造厂商等)操作系统 数据库系统 相关软件(文字处理工具、浏览器、压缩或解密软件等)记录字符、图形、音频、视频文件格式 填表人(签名)年 月 日 审核人(签名)年 月 日