分公司印章使用管理办法修改定稿.pdf

宁夏元谷信息科技有限公司 印章使用管理办法 一、目的 为使公司各项工作正常开展，确保公司公章有序使用、分级管理、责任到人，特制定本办法。二、名称解释 1.公司的文件主要分为两大类：常规文件和重要文件（详见附件一）2.常规文件是指公司日常工作中所使用到的文件，由公司总经理签批后可以盖章生效。3.重要文件是指公司日常工作中需要但是对公司会产生重要影响的文件，由总部签批后方可盖章生效。三、印章保管 1.公章由公司行政部专员保管，总经理承担公章保管、使用的责任。2.财务章、法人章、发票章的保管由公司财务负责人保管，并承担保管、使用的责任。四、印章使用原则 1.印章使用必须按流程审批完后方可用章，如有特殊情况，无法完成签字的，需与具有盖章审批权限的相关领导短信核实可予以盖章，事后仍需补走印章审批流程。2.印章审批程序严格按照附件一执行。3.印章使用申请需填写公章使用申请登记表，详见附件二。五、公章使用流程 1)公章使用申请人申请部门负责人审核同意各授权人签字核准公章保管员盖章 2)各岗位职责：a)盖章文件分类（行政部）1、施章文件分类由分公司总经办主任负责，承担准确区分各类文件的签准人责任。2、施章文件分类必须按本制度的附件一实施，如因分类错误导致文件转由非授权人签批后施章，将按本制度的奖惩条款予以处罚。3、分公司总经办主任必须在上岗前与公司签订施章管理责任书。b)授权签准（各类文件授权人）1、各类文件签准的授权见附件一。2、核查转交过来的文件性质，如不属自己授权范围内的文件应退还给施章文件分类人员。3、各类文件授权签准人员对自己签准的文件负责，因未核实就签准的文件给公司造成损失或严重影响的，承担全部责任。c)公章使用（公章保管员）1、审核公章申请流程是否符合规定 2、核实各级签批是否符合本制度的规定 3、核实施章文件分类是否正确，不正确的予以退还。4、施章文件是否按本制度分类规定由对应的被授权人员签准。5、公章保管员对所有盖章文件负责，对未按照本制度规定审核批准的文件不予施章。6、因未按本制度规定施章，则按本制度的奖惩条款予以处罚，造成公司损失的承担全部赔偿。3)施章流程图：申请人 部门负责人 分公司总经理签准 公司总部签准 公章保管人施章 常用文件 重要文件 4)盖章注意事项 a)对无法确定是哪一类性质的文件或附件一未明确列出文件性质的文件，必须上报公司总部核准文件类别后，按所归类别的审批流程使用公章，不得擅自归类用章。b)合同文件（除常规合同如酒店协议、公司印制的格式合同等）必须填写合同审批单，由申请人填写申请后，通过OA 系统及时上传至公司服务器，经合同审批流程中各相关负责人审批确认后，方可盖章。c)对所有需要审批的各类型文件均必须采用OA 系统予以审批，特殊情况下经总裁批准后方可使用纸质申请表、短信等可以复核的形式予以审批，但事后必须及时使用OA 补齐相关手续并归档完成。六、公章保管、移交、使用责任 1.公章保管人必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向公司领导报告，公章遗失造成的所有损失由公章保管人承担，同时按本制度的奖惩条款予以处罚，在1 小时内未向公司领导汇报的，视为情节严重，加重处罚。2.任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，未按本办法规定的程序流程申请获批前，不得擅自使用。3.未得到总裁的书面批准印章不得借出、转交、代管；如发现出现借出、转交、代管情况，在此期间因公章使用给公司带来损失或影响的，印章保管人除承担全部赔偿责任外，按本制度的奖惩条款给予加重处罚。4.公章移交时必须在分公司总经理监督下进行，被移交人选须由总部办公室批准后方可移交。移交时双方均需签字确认，同时以转交时间为节点各自承担公章保管、使用的所有责任。被移交人同时也要签订公章管理责任书。七、奖惩：1、公章使用及保管的第一责任人为分公司总经理，对未按本制度规定在公章保管、使用、移交过程中给公司带来损失的，由分公司总经理承担全部赔偿责任。2、上述施章流程中施章分类岗位、签准岗位、施章岗位凡违反本办法的规定，由公司视情节严重对违纪者予以500-2000元不等的罚款，给公司造成损失的，须承担所有的赔偿责任，期间如有违法情况给公司造成严重损失，公司将将其移送司法机关处理。八、本制度由企管中心拟定，自 2012 年 7 月 1 日开始正式实施，本制度由企管中心负责解释。附件一：湖南力合华拓能源开发有限公司分公司公章授权表 类型编号 文件分类 分公司总经理 总部 备注 CY 一、常用文件 01 分公司的人事任免、聘用、调动。见注1 02 以分公司名义出具的身份证明、工资证明 03 总部核准的格式劳动合同 见注2 04 总部核准的格式销售合同 见注3 05 以分公司名义对外签发的文件包含请示、报告、联系函、申请、情况说明等外联文件。见注4 06 经公司总部审批后分公司内部制度颁发。07 由公司授权分公司自行制定的分公司制度颁发 07 需要公开发放的会议纪要 08 各类公司证照复印件加盖公章 09 公司对外提供的财务信息资料 10 分公司内部的通知、通告、通报、公告 11 分公司内部的奖惩文件 12 分公司招聘、社保、酒店、餐饮类的合作协议。13 分公司年审资料文件 14 以分公司名义出具的一般介绍信（私人取物、取款、挂失）15 每月纳税申报表及其财务报表 16 办理网上电子申报办税资料 17 办理发票领购资料 ZY 二、重要文件 01 税务要求提供的其他资料（报告、说明等）02 办理开户、销户所需资料 03 大额提现所需资料 04 银行代办业务资料（代发工资等）05 分公司名义出具的担保书、承诺函 06 非经济类文件但是对分公司有潜在法律责任的文件 07 使用法人代表签名章 08 以法人名义出具的委托书、授权书 09 其他性质不清或上述未列出文件性质的文件 注：1、分公司高管（含总经理，副总经理，总经理助理）由总部聘用、任免，其他各部门负责人由分公司总经理提请，总部批准。各级主管及员工由分公司总经理直接任免。2、合同期限超过公司规定范围（具体规定见分公司人事管理制度）、试用期未按公司规定约定、薪酬待遇有特殊约定的或需要其他补充说明的劳动合同不在此授权范围内，需上报总部批准。3、常规合同约定期限超过1 年、超过因销售对象、销售产品的特殊情况所规定的合同期限、销售价格低于公司当期最低限价、其他相关约定超出公司规定或有其他补充条款的销售合同不在此授权范围，需通过OA 的合同审批流程上报总部批准。4、凡是牵涉到含有经济内容，含有保证、承诺意思，含有会对公司造成不利影响内容及对公司工作造成潜在影响，不在此授权范围内，需上报总部批准。附件二：印章使用申请单 施印时间：年 月 日 时 分 编号：申请人 申请部门 部门负责人 文件性质分类 常用文件 重要文件 分类编号 序号 用印文件名称 文件呈交机构 数量 相关领导会签 1 2 3 文件性质核查 常用文件 重要文件 分类编号：审批人意见 施印人 核实结果符合公司规定 核实结果不符合公司规定 施印人签字：附件三：公章保管员责任书定稿：责 任 书 责任人：身份证号码：本责任人郑重承诺：本人已阅读公司下发的所有与公章管理相关制度文件，将严格按照制度及规定开展工作，并愿意在未能尽责时，承担本岗位应负的所有经济赔偿及相关法律责任。具体工作责任如下：1.在公章使用及保管中，严格按分公司公章管理制度执行，不出现缺漏情况，并详细做好每次使用登记。2.在公章使用中，严格区分所需盖章文件的文件性质，按分公司公章管理制度的要求核对审批流程，对所盖章的文件性质按分公司公章管理制度予以复核，对不符合规定的文件不予盖章并立即退还。3.对于所有盖章的文件，认真、详细核对，确保所盖章文件与进行审批的文件内容一致。4.在公章使用中，对于文件性质划分不清者，将一律上报公司总部，获得批准后方可实施用章。5.保证每个月底前，向总部提交该月应规定文件目录及相关文件的原件。本责任书自签订之日起，本责任人愿意承担相应的法律、经济责任，如有违反，愿意接受公司给予的任何处罚，给公司造成经济损失的，除接受公司予以处罚外愿意承担全部赔偿责任。本责任书在责任人签字认可后生效，公章管理相关职能于转移手续完成后失效。责任人签字：宁夏元谷信息科技有限公司 2016 年 月 日 分公司总经理责任书定稿：责 任 书 责任人：身份证号码：本责任人郑重承诺：本人已阅读公司下发的与公章管理相关所有制度文件，将严格按照制度及规定开展工作，并愿意在未能尽责时，承担本岗位应负的所有经济赔偿及相关法律责任。具体工作责任如下：6.在公章使用中，严格按分公司公章管理制度所有规定执行。7.审批过程中严格区分所需盖章文件的文件性质，按公司授权范围予以审批，对不符合公司审批流程规定的申请均予以退还。8.对所有需要盖章的文件，认真仔细的进行审核，对本人签准的盖章文件承担全部责任。本责任书自签订之日起，本责任人对授权内的分公司公章使用及保管承担所有的法律及经济责任，如因本责任人工作原因，在公章使用及保管过程中给公司造成经济损失的，除承担全部赔偿责任外，还愿意接受公司予以的任何处罚。本责任书在责任人签字认可后生效。责任人签字：宁夏元谷信息科技有限公司