工贸行业安全标准化管理体系记录管理制度.pdf

工贸行业安全标准化管理体系记录管理制度 1 目的 为了对公司安全标准化管理体系所要求的记录进行规范管理，特制定安全标准化管理体系记录管理制度。2 范围 本制度适用于公司安全标准化管理体系有效运行先关记录的管理。3 职责 3.1 安全生产领导小组办公室主任是安全标准化管理体系记录管理的主管领导，安全生产领导小组办公室是安全标准化管理体系记录控制的主管职能部门。3.2 安全生产领导小组办公室负责公司安全标准化通用记录格式、编号的控制，负责公司安全标准化范围内各部门、车间自定安全标准化管理体系记录格式、编号的审批，负责公司安全标准化相关重要记录的存档。3.3 安全标准化范围内各部门、车间负责人审核本单位的记录格式及使用管理，各单位档案管理人员负责各记录的存档。4 安标记录管理要求 4.1 记录的分类 4.1.1 预定格式（按本程序 4.2 制定的记录为预定格式）4.1.2 非预定格式(包括未列入记录汇编的各类记录、没有固定格式的各类纸质记录表格、照片、图片、录音、电子文档、个人工作记录等)4.2 记录的管理 4.2.1 安全标准化管理体系记录格式的设计（1）各科室、车间专用的安全标准化管理体系记录格式，由各单位负责人组织设计编制，安全生产领导小组办公室审核、各部门负责人审批，审批后的预定格式交安全生产领导小组办公室备案；公司安全标准化管理体系通用的预定记录格式由安全生产领导小组办公室编制。（2）安全标准化管理体系记录表格样式的设计应能充分反映规定的活动，满足程序及支持性文件的有关要求。一般应包括:名称、编号、日期、项目、数据、描述必要的结果、填写部门、填写人员、说明等。4.2.2 安全标准化管理体系记录的标识编号 安全标准化管理体系记录的标识编号见安全标准化管理体系文件管理制度。4.2.3 安全标准化管理体系记录的保存、保护、发放（1）各部门必须明确人员对记录进行管理，所有记录必须分类，依日期顺序整理，所有的记录保持清洁、字迹清晰；并予妥善保管，以防其受潮、发霉、损坏、丢失等。（2）安全生产领导小组办公室编制安全标准化管理体系记录汇编，将公司所有与安全标准化管理体系运行有关的预定格式记录进行整理，包括名称、编号、保存期、编制部门、使用部门、保管部门及其他需明确事项等内容，并汇集备案记录的原始样本。（3）安全标准化管理体系记录的保存期限 安全生产领导小组办公室将公司所有预定格式的记录式样汇总在安全标准化管理体系记录汇编中，并完整填制各栏目，安全生产领导小组办公室每年对安全标准化的记录作一次整理。安全标准化管理体系记录保存期规定和原则为：文件修改记录为改版后一年，管理评审记录为下次管理评审后一年。系统内部评价记录为三年，培训记录为员工离开公司后一年。有关的法律法规或合同对可追溯性的规定；记录的重要程度。各部门超过一年的安全标准化管理体系相关记录交档案室负责保管。各部门向安全生产领导小组办公室领用安全标准化管理体系通用记录空白表。4.2.4 安全标准化管理体系记录的复制、借阅 各部门保管的安全标准化管理体系记录应便于检索，需借阅或复制者要经相应部门主管同意，由各部门登记备案。外部各方的查阅，须经安全生产领导小组办公室批准，填制文件借阅、复制记录。4.2.5 安全标准化管理体系记录格式的更改 由原编制部门填写文件更改通知单，提出修改意见，编制新的记录格式，经审批后交安全生产领导小组办公室备案并执行。4.2.6 安全标准化管理体系记录的销毁与处理 超过保存期的部门安全标准化管理体系相关记录经部门负责人审核并经安全生产领导小组办公室批准后，由记录保管部门自行销毁；归入档案室的记录，经安全生产领导小组办公室主任批准后，由档案室销毁。4.3 安全标准化管理体系记录的填写 4.3.1 安全标准化管理体系记记录填写要及时、准确、真实、内容完整、字迹清晰、不得随意涂改。不得用铅笔和圆珠笔填写；如因某种原因不能填写的项目，将该项用斜杠（）划去；各相关栏目责任人签名不允许空白。4.3.2 如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其附近用黑色钢笔或碳素笔填入更改后的数据，加盖印章或签署更改人的姓名、日期。4.4 安全标准化管理体系记录的归档管理 公司安全标准化管理体系相关记录的归档管理按安全标准化管理体系档案管理制度执行。MMGMAQBZHZD03