采购管理表格汇总.pdf

流程分析表 一、流程名称：麻药药品采购工作流程就厂直调 二、流程编号：三、流程目的：明确从采购员与生产厂家签订留厂直调合同，生产单位确认并准备生产的落实，生产出品后通知公司质量管理人员验收，验收人员出具验收记录单，采购员填写入库单，填写就厂直调通知单、生产单位确认、采购员录入业务系统、开票人员接收存档，生产单位药品入库代麻药部保管、等待发货的整个过程 四、流程目标：保证就厂直调采购的实现 五、流程负责人：直接负责人：采购员；间接负责人：质管部、开票人员、财务部 六、流程描述：1)采购人员根据销售人员提供的书面计划与生产厂家签订留厂直调合同一式四份；2)生产厂家收到合同确认盖章后留存两份，另外两份寄回，并准备药品；3)采购人员收到生产厂家返回的合同后通知质量管理部前去厂家验收；、4)质量管理部验收后出具验收记录单；5)采购员根据质管部出具的验收记录单填写入库单两份，一份存档，一份转财务部；填写就厂直调通知单三份并寄至生产厂家；6)生产厂家收到就厂直调通知单确认盖章后一份留厂，另外两份寄回，同时药品入库代麻药部保管，等待发货；7)采购员收到返回的就厂直调通知单后，留存一份并据以录入业务系统后按付款流程付款，另一份交给开票人员接收后执行就厂直调流程(销售)七、流程文件、表单 留厂直调合同(也即收购合同)、药品验收记录单、就厂直调通知单 八、业务风险 1、厂家代麻药部保管的药品出现质量问题 九、流程控制点 1、动作 4 防问题：保证药品质量合格 控制手段：质量管理部验收员前去验收 控制依据：GSP 第 48 条规定 2、动作 6 防问题：保证留厂的药品质量安全 控制手段：由生产厂家仓库代为保管 控制依据：就厂直调单上双方的约定(需要另外签订更明晰的合同来约束吗？)十、流程中存在的问题分析 组织问题 表现 改进建议（组织设计不合理、部门职责不清、岗位设置不合理、岗位职责不清，制度、规不健全）岗位职责不清 1、就厂直调通知单中注明的是一份留生产厂，一份交麻药部采购员，一份交麻药部销售记账员，而制度中规定的是除了留生产厂家和采购员外，第三份交开票人员。1、合同与制度规定要统一，究竟是由开票员还是销售员存档。环节问题 （环节冗余-资源浪费，环节缺失-管理失控，环节混乱-制度不明确）监控问题 （过度控制、监控不到位）授权问题 （授权不充分、过度授权）