财务部与市场营销部业务对接工作流程_1.pdf

财务部与市场营销部业务对接工作流程（讨论稿）一、订货业务：每月 15-16 日市场营销部将经制表人及审核人签字后的印数汇总表（见新表样1）交财务部，财务部据此审核库存账中各刊及图书的总入库数（当月交下期印数汇总表）。建议：参见总社各刊开机印数统计表，或运费核算表 回复：财务部可以从原各刊开机数统计明细表中提取数据。双方一致同意：为了减轻市场营销部工作量，每月 15 日市场营销部将经制表人最新修改后的各刊开机数统计明细表（见原表样 7）电子版传给财务部，财务部据此审核库存账中各刊及图书的总入库数（当月交下期各刊开机数统计明细表）。二、销售业务：（一）发货业务：每月 15-16 日市场营销部按各经销商实际发出期刊及图书数量，填制 发货汇总表（见新表样 2），经制表人及审核人签字后交财务部；财务部据此审核经销商的销货金额及销货数量。建议：参见各刊报数统计表，客户报多少数字，就发多少数字 回复：增加新表理由：原各刊数字统计表中各经销商发刊数量与二套账登记发刊数量存在不一致情况，且财务部不知道应以哪个数据为准，因此，要求市场营销部每期提供一份纸质的准确发刊数据。双方一致同意：为了减轻市场营销部工作量，每月 15 日市场营销部按各经销商实际发出期刊及图书数量，填制各刊数字统计表（见原表样 8），经制表人最新修改后的数据电子版交财务部；财务部据此审核经销商的销货金额及销货数量。（二）退货业务：市场营销部每月分两次（第一次传递时间为每月 13 日；第二次传递时间为每月 24 日）将经制表人及审核人签字后的退刊明细单（见原表样1，一式两联，一联市场营销部自留，一联交财务部）交财务部，财务部据此审核经销商退货数量及应返回经销商的退刊金额。建议：使用市场部 退刊统计表。若财务部需留存一份，复写有效？回复：财务部在核对客户往来账及库存账时均需要第一手的退刊资料，因此退刊明细单必须提供给财务部一份，复写也可，但需要相关人员签字后生效。双方一致同意：市场营销部每月分三次（第一次传递时间为每月8 日；第二次传递时间为每月 18 日；第三次传递时间为每月 24 日）将经制表人及审核人签字后的退刊明细单（见原表样 1，一式两联，一联市场营销部自留，一联交财务部）交财务部，财务部据此审核经销商退货数量及应返回经销商的退刊金额。三、收款业务：（一）收款单业务：1、财务部将二渠道经销商各种方式汇入我社的刊款，逐笔编制经销商来款通知单（见原表样 2）及附表（见新表样 3）（账户来款以银行账户收款单作为 经销商来款通知单，不再另行编制经销商来款通知单）；每周二、周五传递给市场营销部；由市场营销部将每笔款项按期数、刊名、金额进行拆分后，于 3 日内将填写完毕并签字后的经销商来款通知单返回财务部。备注：尽量在 3 日内拆分完毕，返给财务部 回复：拆款时间两部门可以协商。2、财务部将校网各团委及经销商各种方式汇入我社的刊款，逐笔编制校网来款统计表（见原表样 14）；及时传递给市场营销部王以波老师；由王以波将每笔款项按期数、刊名、金额进行拆分后，于 3 日内将填写完毕并签字后的校网来款统计表返回财务部。备注：尽量在 3 日内拆分完毕，返给财务部 回复：拆款时间两部门可以协商。（二）对账及结账业务：每月 25 日财务部与市场营销部依据市场营销部 年 月来款汇总表（见原表样3）对营销部当月收回刊款进行对账，经核对无误双方签字后结账；且市场营销部应于每月26 日前将当月现金开发票明细单（见原表样4）交财务部，财务部据此开据销售发票。四、库存业务：（一）库存账核对 市场营销部根据印数汇总表，发货汇总表及出库单，退刊明细单及入库单，过刊销售单（见原表样 5）及出库单，以及每月邮购、零售、赠阅、补刊及社内各部门用刊的出库单汇总表（见新表样 4，一式两联，一联市场营销部自留，另一联于每月 25 日交财务部，）等相关单据逐笔登记库存账，每月发生的所有相关单据应于每月 25 日前全部登记完毕，财务部于每月 26 日开始对库存账进行核对，对于每月25 日后发生的业务并入次月结算。建议：出库单汇总表，参见市场营销库存电子账，无专人录入。前任库管工作时间不参与任何仓库工作，故白天时间录入。现任出库管理员白天工作时间主理拆件工作，下班业余时间录入电子账。故建议参考库存电子账。回复：库存账是指用友二套账中库存管理模块的账务，与库管员登记的库存电子账不是同一个概念。增加新表理由：现财务部需要对我社库存情况进行管理，既要进行账账核对，还要进行账实核对，目前出库事项中营销部未提供任何明细表或可供提取数据单据等，为了节省市场营销部传递单据的时间及对账的时间，财务部才要求库管员编制出库单汇总表。双方一致同意：为了减轻市场营销部工作量，市场营销部根据 各刊开机数统计明细表，各刊数字统计表及出库单，退刊明细单及入库单，过刊销售单（见原表样 5）及出库单，以及每月邮购、零售、赠阅、补刊及社内各部门用刊的出库单（一式两联，一联市场营销部自留，另一联于每月 25 日交财务部，）等相关单据逐笔登记库存账，每月发生的所有相关单据应于每月 25 日前全部登记完毕，财务部于每月 26 日开始对库存账进行核对，对于每月 25 日后发生的业务并入次月结算。市场营销部同意从 8 期开始正式登记用友软件库存管理模块账务，1-7 期账务补录，但何时能补录完毕，具体时间现不能确定。（二）仓库盘点 1、盘点准备 1）盘点前，库管员必须将所有账簿全部登记完毕；2）库管员对货品以年份、期数、刊名进行分区摆放。备注：尽量实现分区摆放。仓库地方太小，退刊太多，处理过刊又有时间性要求，故完全分区不能实现。回复：目前市场营销部可以根据我社现实情况进行操作，待我社库存条件达到一定标准以后再按照制度严格执行；但管理制度是行为规范，不可以随工作人员的主观意愿任意修改。双方一致同意：库管员对货品以年份、期数、刊名进行尽量分区摆放。2、盘点进行 财务部派专人会同库管员进行实地盘点，并登记盘点记录表（见新表样5），并打印一式二份，由库管员、财务盘点人签字，各持一份。3、盘点后期工作 1）财务部汇总整理盘点记录表，并出具盘盈（亏）报告表（见新表样6）；2）库管员查找盘盈、盘亏的原因，并将盘盈（亏）报告表和差异原因查找报告交财务部审核；3）市场营销部和库管员根据审批结果调整库存帐。4、盘点其他规定 1）盘点工作规定每月进行一次，时间为每月 5-8 日。2）参加盘点工作的人员必须认真负责，年份、期数、刊名必须明确；不允许重盘和漏盘。3）对于盘点结果的处理：属于实物责任人不按照货品保管相关规定进行操作而造成损失的，由实物责任人承担相应责任；其他情况根据总社领导的批复意见处理。五、客户往来业务：市场营销部根据发货汇总表、出库单、退刊明细单、经销商来款通知单及附表、退刊返款表（见原表样 6）、发货短损汇总表（见原表样 13 附表 5）、退货短损汇总表（见原表样 13 附表 6）等相关单据逐笔登记客户往来明细账（如遇单笔来款中有多期刊款的情况，则应分期录入对应的所属期往来明细账中），每月发生相关单据应于每月 25 日全部登记完毕，财务部于每月 26 日开始对客户往来明细账进行核对，每月25 日后发生的业务并入次月结算，财务部于每月27 日与市场营销部进行汇总核对并结账。六、其他业务：1、每月 20 日将当期送刊员账单（见原表样9）传递给财务部；2、每月 26 日将退刊客户电子账（见原表样10）、退刊汇总表（见原表样 13 附表1）、发货短损汇总表、退货短损汇总表、客户往来明细表（见原表样 11）、垫付运费与收回报表（见新表样7）、各刊分路数字统计表（见原表样12）、销售报表（见原表样 13）等相关报表交财务部，其中发货短损汇总表、退货短损汇总表要有库管员及主管领导签字，如遇其中有单笔短损数量超过30 本或单户单品种单笔短损比例超过 20%的情况还要有社长签字；3、当月退刊客户电子账及退刊汇总表中体现的退刊数量、退刊金额要与当月记入客户往来明细账及库存账的退刊数量、退刊金额一致；也要与销售报表中的退刊数据一致；如遇当月已拆的退刊，但未记入客户往来明细账及库存账的情况，则该退刊并入次月结算；市场营销部提出：对于未记入客户往来明细账的退刊清单流转到下个月的操作流程，会不会误解市场营销部人为粉饰退刊率的情况。4、退刊需要返款时，市场营销部须于每月 18 日将退刊返款表交财务部审核；且于每月20 日将经过领导签字审批的退刊返款表交财务部；建议：一月两次返款，10 日 1 次，20 日 1 次。提交退刊返款表时，市场部提交全部有 效信息。回复：财务部同意市场营销部每月多次返款，如遇特殊情况，也可特殊处理，但须提前两个工作日将与返款有关的全部信息交财务部审核。双方一致同意：退刊需要返款时，市场营销部须于提前两个工作日将退刊返款表交财务部审核；且于每月 10 日、20 日将经过领导签字审批的退刊返款表交财务部；5、对于经销商汇款时未付汇款手续费的情况，市场营销部须（在该张来款单上）注明此笔手续费在哪本刊中扣除；6、市场营销部的经销商如遇新增、减少、费率调整等变动时，应及时将经主管领导签字审批的纸质相关材料交财务部；7、每月与市场营销部结账后，财务部将编制市场营销部各经销商当月及年累计退刊率明细表（见新表样 8），供市场营销部调整客户的发刊数量参考；8、每月与市场营销部结账后，财务部将编制市场营销部各经销商欠款余额及欠款时间明细表（见新表样 9）及经销商信用分析，供市场营销部对信用较差经销商进行及时监控或调整参考；9、上述日期如遇假期或特殊情况经两部门协商作出相应调整。附：与市场营销部业务对接表样说明 新青年期刊出版总社财务部 2012 年 7 月 12 日 与市场营销部业务对接表样说明 一、按表样新旧分类及报表编制人 1、新增表样：(表样共 6 张，其中市场营销部负责 2 张，财务部负责 4 张。)1）经销商来款通知单附表报表填写人市场营销部各地区责任人 回复：增加新表理由：现我社期刊、图书品种较多，经销商一笔回款中还存在多品种等情况，且由姚志鹏填写的经销商来款通知单表面有限，在无法容纳的情况下才填写此表，且此附表已在正常运行中。2）盘点记录表；报表编制人孙丽丽 3）盘盈（亏）报告表；报表编制人孙丽丽 4）垫付运费与收回报表；报表填写人市场营销部各地区责任人 回复：市场营销部须指定一名工作人员与财务部核对此报表。5）退刊率明细表；报表编制人孙丽丽 6）经销商欠款余额及欠款时间明细表。报表编制人孙丽丽 2、原来表样：(表样共 23 张，其中市场营销部负责 17 张，财务部负责 6 张。)1）退刊明细单；报表编制人柴雅玲 2）经销商来款通知单-交行/农行；报表编制人姚志鹏 3）市场营销部 年 月来款汇总表/现金来款汇总表；报表编制人姚志鹏 4）现金开发票明细单；报表编制人王彩凤 5）过刊销售单；报表编制人郝艳妍 回复：财务部同意用市场营销部原表样。6）退刊返款表；报表编制人王彩凤 7）各刊开机数统计明细表；报表编制人郝艳妍 8）各刊数字统计表；报表编制人郝艳妍 9）送刊员账单；报表编制人王彩凤 回复：虽无送刊员，但大市场徐开萍与付丽艳的对账单与送刊员的对账单格式是一样的，此账单还需要延用。10）退刊客户电子账；报表编制人刘洋 11）客户往来明细表；报表编制人刘瑛 12）各刊分路数字统计表；报表编制人郝艳妍 13）销售报表；报表编制人郝艳妍 附表 1：退刊汇总表；报表编制人郝艳妍 附表 2：男生女生 年 期应收；报表编制人郝艳妍 附表 3：怖客 年 期应收；报表编制人郝艳妍 附表 4：年 期运费核算报表；报表编制人郝艳妍 附表 5：发货短损汇总表；报表编制人郝艳妍 附表 6：退货短损汇总表；报表编制人郝艳妍 附表 7：年 第 期 男生女生感恩版效益结算明细；报表编制人郝艳妍 14）年 月校网订阅来款统计；报表编制人姚志鹏 二、按对接业务分类 1、订货业务：各刊开机数统计明细表（见原表样 7）；2、发货业务：各刊数字统计表（见原表样 8）；3、退货业务：1）退刊明细单（见原表样 1）；2）退刊客户电子账（见原表样 10）；3）退刊汇总表（见原表样 13 附表 1）；4）退刊率明细表（见新表样 5）；4、收款单业务：经销商来款通知单（见原表样 2）及附表（见新表样 1），年 月校网订阅来款统计（见原表样 14）；5、来款对账及结账业务：1）市场营销部 年 月来款汇总表（见原表样 3）；2）现金开发票明细单（见原表样 4）；6、库存对账业务：1）过刊销售单（见原表样 5）；2）出库单；7、仓库盘点业务：1）盘点记录表（见新表样 2）；2）盘盈（亏）报告表（见新表样 3）；8、客户往来业务：1）退刊返款表（见原表样 6）；2）发货短损汇总表（见原表样 13 附表 5）；3）退货短损汇总表（见原表样 13 附表 6）；4)客户往来明细表（见原表样 11）；5)垫付运费与收回报表（见新表样 4）；6)经销商欠款余额及欠款时间明细表（见新表样 6）；7)送刊员账单（见原表样 9）；9、其他业务：1)各刊开机数统计明细表（见原表样 7）；2)各刊数字统计表（见原表样 8）；3)各刊分路数字统计表（见原表样 12）；4)销售报表（见原表样 13 及附表）。