4S店配件采购入库管理制度.pdf

备件采购入库管理制度 一、为加强公司配件采购管理和控制,结合备件采购入库管理规范的相关规定，经公司研究特制定本制度。二、本制度所指的采购包括备件厂家采购、合作供应商外采采购及非合作供应商外采采购。三、备件采购流程 1、备件备货采购由配件经理根据库存需求，结合半年出库排名制定配件采购计划表自审签字后，报请售后经理审批签字，再报给总经理审核同意后方可进行采购。2、前台订单，由前台人员开具收据带客户将定金交至财务，配件部收到前台的定金条（或复印件）并核实并符合常用配件销售价 50%,非常用配件销售额 80,前台每次订货填写配件需求表发送至配件邮箱确认订货，由配件部建立台账并留存定金条，售后经理抽查公司监督。3、索赔订单，在索赔需求订购单中。必须由维修技师签字，索赔员签字、配件经理签字方可订货，配件到货后索赔员第一时间通知客户回厂维修，客户 7 个工作日内没有回厂更换，索赔员再次致电确认更换时间。4、发生紧急订单/特急订单排除厂家无货配件，必须填报紧急/特急订单申请表说用原因，部门经理签字、总经理审核.四、验货入库流程 1、配件到站时配件人员负责清点货物数量与清单一致，必须有维修技师协助验货，必须做到 100验货。配件入库要有入库单，到货清单有签字和入库记录，对质量不过关的配件，要及时与供应商联系，及时做退货处理，对于厂家到的备件如果有损坏错件等要报索赔处理。未验收而进库的发现货损及质量问题，由仓库人员负责.2、验货合格后在与送货方签字确定，到货清单中协助技师签字，配件人员签字确定。在入库前要整理库房，为新到备件的摆放提供空间 3.配件入库要有入库单，到货清单有签字和入库记录,对质量不过关的配件，要及时与供应商联系,及时做退货处理，对于厂家到的备件如果有损坏错件等要报索赔处理。未验收而进库的发现货损及质量问题，由仓库人员负责.4、出现货物缺失或损坏第一时间做好索赔申报流程,索赔文件做好留档备查。5、及时将到货配件摆放指定配件货架，并录入系统与到货清单一致。5.货架要摆放整齐，货物入库验收认真填写货物标签。严禁将配件落地，为避免配件锈蚀及磕碰，车门机盖玻璃必须保留原包装并且竖直存放。6。非库房管理人员不得随意进入配件库，库房内禁止吸烟，配备库房保持通风，照明设施及防火器材 五、处罚措施 1、配件备货未经审批私自订货，3 万以下经济处罚 500 元，3 万元以上扣除当月工资并辞退。2、常用配件与非常用配件未按照标准执行，单次处罚 100 元,造成呆滞个人承担损失。3、配件人员、索赔员、维修技师判断错误造成错定处罚 200 元，形成积压承担配件进价的 30%。4、验货完毕后发现配件损坏或缺失不能申请索赔与调货的配件，由配件人员与技师各承担配件成本 50%责任。5、未按照以上流程操作一次处罚 100 元.