IT类资产管理办法.pdf

IT 类资产管理办法 1 目的 为加强 IT 类资产的使用和管理，提高 IT 类资产使用效益和效率，保证资产的安全和完整，特制定本制度。2 适 用范围 2.1 本制度给出了何氏集团IT 类资产管理 标准。内容包括：IT 类资产定、范围、分类；管理职责义和管理体制；采购和验收程序；日常管理要求、报减、借调、交接、维修、报废等规定；2.2 本制度适用于集团所有 IT 类资产管 理。3 定义 3.1 IT类固定资产是指使用期限超过一年，一般设备单位价值在500 元以 上，并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产，包括计算机、服务器、交换机等与计算机相关的电子设备；3.2 IT类低值易耗品是指对达不到3.1 规定标准的 IT 类设备及其配 件；3.3 IT类耗材是指一次性使用的IT 类物品。4 IT 资产分类 4.1 IT 类固定资产：计算机主机、显示器、打印机、复印机、传真机、扫描仪、服务器、路由器、交换机、机柜、投影仪、UPS 电源、移动硬盘，监控 系统、视频会议系统等；4.2 IT 类低值易耗品：优盘、计算机配件、8 口交换机等；4.3 IT 类耗材：计算机键盘、鼠标、电源线、硒鼓、墨盒、色带、网线、水晶头，模块等；4.4 公司信息化建设涉及到的各类服务项目、软件、网站建设等。5 管理体制和管理职责 5.1 管 理体制 5.1.1 集团对 IT 类资产实行统一领导、归口管理、分级负责、责任到人的管理体制；5.1.2 信息部是集团 IT 类资产统一归口 管理部门。5.2 IT 类 资产的管理模式 IT 类资产实行三级管理：5.2.1 财务部：建立 IT 类资产总账，保 证总账、明细账、卡片相符，清清楚楚，并按账卡分类管理；5.2.2 信息部：作为归口管理部门，负责组织清查、盘点工作，监督、检查使用部门对资产管理、维护和使用等情况；5.2.3 使用部门：各使用部门分别建立该部门的台账，并负责实物管理，做到账、卡、实物相符，所有 IT 资产要落实到每个具体负责人；5.2.4 具体负责人（使用人或保管人）：IT 类资产使用人负责 IT 类资产的保管和日常管理，防止损坏或遗失。5.3 信 息部管理职责 5.3.1 拟定 IT 类资产管理制度和相关管 理标准，并确保制度顺利执行；5.3.2 运用现代信息技术管理 IT 类资 产；5.3.3 负责 IT 类资产购置，主持信息化 建设项目的论证、招标、采购和验收；5.3.4 审核批准 IT 类资产调剂、处置及 对外出租、出借等手续；5.3.5 组织集团 IT 类资产清查、盘点和 统计工作；5.3.6 监督、检查 IT 类资产管理、维护 和使用情况；5.3.7 对集团各分支机构提供 IT 技术支 持。5.4 使 用部门管理职责 各部门落实专门的负责人。其主要职责如下：5.4.1 严格落实 IT 类资产管理制度，制 定本部门具体的管理要求；5.4.2 负责本部门 IT 类资产的增减变动 处置的统计等；5.4.3 参与 IT 类设备可行性论证及招标 活动，并参与验收；5.4.4 组织本部门 IT 类资产的清查、维 护和统计等；5.4.5 提出本部门 IT 类资产调剂、配置 建议；5.4.6 参与 IT 类资产报废、报损的技术 鉴定；5.4.7 登记有关 IT 类资产台账，建立 IT 类资产档案；5.4.8 保管、维护本部门 IT 类资产。6 IT 类资产采购和验收 6.1 采购由集团信息部统一负 责。6.1.1 由使用部门填写IT 类资产采购申请单，根据审批程序进行批 报；6.1.2 集团信息部依据审批过的IT 类资产采购申请单及相关技术要 求，实施采购；6.1.3 固定资产：由集团信息部统一采购；6.1.4 低值易耗品和耗材：每个月末，各分支机构信息部向集团信息部提出下个月需求（包括安全库存）。沈阳地区：由集团信息部统一采购；沈阳外地区：由各分支机构单独采购；6.1.5 软件、网站建设等其他信息化建设服务项目：由集团信息部统一采购。6.2 新购资产的验收程序 新购资产由信息部和使用部门一起进行验收，并填写IT 类资产验收报 告。7 IT 类资产日常管理 7.1 信息部建立 IT 类资产使用情况检查和考核制度，对长期闲置、利用率 低下的 IT 类资产，信息部有权及时进行合理调配，提高资产利用率；7.2 集团对 IT 类资产，原则上每半年进行 一次清理清查，确保账、卡、物相符。信息部负责将盘点表递交财务部一份。对盘盈盘亏的 IT 类资产应及时查明原因，分清责任，按规定进行处理；7.3 集团各部门、各分支机构要做好防火、防盗、防暴、防 潮、防尘、防锈、防蛀等工作。按照制度要求对 IT 类资产进行养护、定期检测或修缮，确保完好和使用安全，如因使用、养护和各种防护措施不当导 致设备损坏的，应按照集团规定追究责任人造成的经济损失。8 IT 类资产借调 8.1 由申请借调入单位及部门填写IT 类资产借调申请表，交于本单位 信息部人员；8.2 本单位内：信息部人员办理相关借调手续；8.3 单位之间：借调入单位信息部人员与借调出单位信息部人员办理相关借调手续；8.4 信息部人员负责整个借调过程中工作。9 IT 类 资产交接 由于工作变动、离职等原因，IT 类资产使用人需要更换的，由部门负责人、信息部人员与原使用人进行部门台帐与实物清点。核实无误后，再确定并转交给新使用人，最后将落实情况报信息部备案。10 IT 类 资产维修 10.1 使用部门申请报修，填写IT 类资产 维修申请单，并转交给本单位信息部人员；10.2 信息部人员根据维修申请单，进行维修；10.3 维修分为内部维修和外部维修；10.4 外部维修：维修费用在 300 元以下，可由各分支机构自行维修；维修费用在 300 元以上（含 300 元），必须先上报集团信息部，由集团信息部进行判定并做下一步处理。11 IT 类 资产报废 11.1 使用部门申请报废，填写IT 类资 产报废申请单；11.2 信息部人员对报废资产进行鉴定，并给出处理意见；11.3 信息部对报废的资产进行处理并在账上进行减少。12 IT 类 资产管理流程 12.1 IT 类资产采购流程、IT 类资产 采购申请单见附录一 12.2 IT 类资产验收流程、IT 类资产 验收报告见附录二 12.3 IT 类资产借调流程、IT 类资产 借调申请单见附录三 12.4 IT 类资产维修路程、IT 类资产 维修申请单见附录四 12.5 IT 类资产报废流程、IT 类资产 报废申请单见附录五 13 附 注 该办法的解释权归集团信息部 附 录一：IT 类资产采购流程 IT 类资产采购申请单 资产名称 主要用途及要求：要求到货时间：年 月 日 存放地点申请人签字：部门负责人签字：信息部门意见：分支机构负责人意见：年 月 日 集团信息 主管院长意见：财务总监意注：此表复印件作为 采购依据，原件装入设备档案。IT 类资产采购申请单 资产名称 主要用途及要求：要求到货时间：年 月 日 存放地点申请人签字：部门负责人签字：信息部门意见：分支机构负责人意见：年 月 日 集团信息 主管院长意见：财务总监意注：此表复印件作为采购依据，原件装入设备档案。附 录二：IT 类固定资产验收流程 IT 类固定资产验收报告 资产名称：合同编号：规格型号：出厂编号：序列号码：出厂日期：制造商名称：代理商名称：代理商地址：代理商电话：保修期限：自 年 月 日 至 年 月 日 保修电话：联系人：标准配置：随 机 附（备）件 名 称 单位 数量 规格型号 备注 随机资料：1）设备装箱清单；6）应用软件；2）使用说明书；7）驱动程序；3）维护维修手册；8）产品注册证；4）保修卡片；9）销售许可证；5）产品合格证；10）其他；安装位置：使用部门：信息部人员签字：部门负责人签字：财务资产员签字：安装日期：年 月 日 使用日期：年 月 日 备注：注：1）此表一式两份，一份财务部门保管；一份信息部保管；2）随机资料必须认真确认,原件装入资产管理档案，各使用部门使用复印件；附 录三：IT 类资产借调流程 IT 类资产借调申请表 资产名称 资产编号 资产序号 档案编号 资产规格 资产型号 借（调）出部门 资产状况 借（调）出单位 标准配置：附 件 或 备 件 名 称 型 号/规格 数量 单位 备 注 部门负责人：信 息部人员：年 月 日 名称 数量 单位 规格 型号 借（调）入日期：年 月 日 借（调）入单位 借（调）入部门 预计归还日期：年 月 日 借（调）入原因：部门负责人：经 手人：年 月 日 信息部意见：年 月 日 信息总监：年 月 日 集团资产总负责人：资产归还确认记录：借出部门负责人：信息部人员：借入部门负责人：归还日期：年 月 日 注：1）借（调）入部门向 信息部提出申请；2）信息部填表，请示信息总监；3）经信息总监批准后与调出部门协商拆机时间；4）信息部负责拆机与安装；5）请认真填写，装入资产档案。附录四：IT 类资产维修流程 IT 类资产维修申请单 资产编号：资产名称：资产序号：使用单位：档案编号：使用部门：资产负责人 故障现象：资产负责人：部门负责人签字：年 月 日 受理维修日期及检查结果：1）操作不正确；2）电源供电不 正常；3）需要校正；4）需要调试；5）需要维 护；6）需要维 修；资 产负责人：部门负责人：信息部人员：年 月 日 维修记录：1 自己维修 2 外委维修（供应商）更换配件名称 规格型号 数量 单位 单价 金额 产地 采购部门 经手人 配件费用合计：配件申请部门：申 请人：财务负责人：分支机构负责人：配件申请日期 年 月 日 配件 到货日期 年 月 日 维修结果：1）正常使用；2）等待配件；3）申请报废；4）其他；备注：已经维修次数 其他 使用部门验收签字：信息部人员签字：年 月 日 注：1）使用部门认真填写故障现象，不得涂改；维修完成后装入资产 档案；2）维修部门根据维修申请单及检查结果申请购买维修配件，批准后由相关部门凭复印件购买；3）配件由使用部门或维修部门出库，更换下来的旧件（坏件），由验收人员确认后返回仓库 4）更换配件部分由信息部人员负责填写 附 录五：IT 类资产报废流程 IT 类资产报废申请单 资产名称 资产编号 资产序号 档案编号 资产数量 报废日期 使用单位 使用部门 标准配置：附（备）件 名 称 数量 单位 规格/型号 备注 处理方式：1）整机（按废品）出售；2）拆件；3）改装（利用一部分功能）；4）科研；5）其他；附件（备件）及拆件处理方式：1）返回仓库备用，需 要时领用；2）维修部门保管备用；3）按废品处理；信息部意见：财务部意见：信息总监：主管院长：财务总监：注：装入资产管理档 案。