秘书工作入门五步法.docx

秘书工作入门五步法初学者的“五步”写作法 公文写作是一项须要长期积累的工作，但对于一名没什么阅历的新手，在接到任务后，有没有一条“快速通道”，可以在较短时间内驾驭其基本“思路”“流程”“方法”呢？这里，就以起草一篇领导在群众路途教化实践活动机关总结大会上的讲话为例，介绍一下自己的“五步”写作法。第一步，搜集资料，方法是“看两篇写一篇”。领 命之后，写作之前，可以先找两篇文章。第一篇，要找以往领导同志在类似教化实践活动中的总结讲话。因为每种类型的讲话，都有着相对固定的套路和逻辑，这篇 文章，解决的是“形似”的问题，就是文章结构、语言风格要像。其次篇，要找上级领导机关或者同级其他机关群众路途教化实践活动总结大会上的讲话。因为每种 内容的讲话，在肯定时期内，都有着相对固定的内容要求，这篇文章，解决的是“神似”的问题，就是文章最基本的内容、方向要准。找出这“两篇文章”，通过学 习和仿照，之后写出来的文章，最至少在结构上、内容上不会出现大的偏差。其次步，琢磨内容，方法是“换位思索”。替 领导起草讲话稿，当然要站在领导的角度去看待、思索问题，学会“换位思索”是最基本的方法。那么，可以从哪些角度换位思索呢？概括起来，可以有以下五个： 第一，领导同志应当讲什么？就是在这次总结大会上领导应当强调的内容、要求等。其次，文件起草的部门希望领导同志讲什么？就是有关部门对于这项工作的考 虑、希望通过领导讲话传递出的工作信号。第三，听众希望听到什么？讲话都是有对象、有听众的，听众对领导的讲话往往都有详细期盼，或是答疑解惑，或是确定 表扬，或是明确思路，等等，应当将听众的需求反映在领导讲话之中。第四，领导同志本人希望讲什么？每位领导同志讲话都有一贯的思路、风格，每位领导同志都 有近期关注的重点、强调的要点，等等。第五，上级希望领导同志讲什么？每项工作都应当根据上级领导机关的部署和要求开展，科学地传递上级的要求也是讲话的 题中应有之义。有了这五种角度，是不是就全面了、穷尽了？不肯定，最至少还可以“更上一层楼”，在综合各个角度之后，重新回到最初始的问题在这样的场 合，领导同志应当讲什么？这并不是简洁的回来，而是实行螺旋式上升方式，否定之否定，站在更高的平台去重新思索。通过多个角度的思索，我们就会对文章的主 体内容有较为充分的把握。第三步，拟定提纲，方法是“闭上眼睛”。讲 话开写之前，要起草提纲。起草提纲要在驾驭基本素材、充分思索的基础上，合上参考文章，合上各类材料，越过纸面看实质，闭上眼睛想清晰，合上书本写提纲。要切忌“找”提纲，翻阅各类材料，这里摘一个意思，那里找一个想法。拟定提纲，最至少要写到二级，想得清晰的地方要写到三级。第四步，起草文章，方法是“一挥而就”。长 期用电脑写作，许多人往往养成“简单的先写”和“复制粘贴”的习惯。好的讲话稿应做到文气贯穿，假如材料丰富的、简单的、想清晰的先写，会使文章看上去是 “拼凑”出来的，而不是“写”出来的。这是公文写作的大忌。因此，在公文写作的培育阶段，就要形成一个良好的写作习惯，想清晰、写清晰，根据提纲，从头到 尾写下来、顺下来。第五步，反复修改，方法是“逼着自己改”。好 文不厌百回改。刚学习公文写作的同志在写成初稿后，往往会感觉“不知道改什么”“不知道怎么改”“不会改”“改不动”，这是很正常的。这时候，就须要对自 己“狠一点”，进行自我否定、自我提升，要强迫自己多换角度、加深思索、提高站位，对已有的文稿反复琢磨，反复修改，有时甚至还要推倒重来。要信任，“山 重水复疑无路，柳暗花明又一村”,一篇文章每突破一次“改不动”的逆境，就会上升一个水平，自己的写作实力也会提高一个层次。经过这样五个步骤，就形成了一个相对完整的写作流程，写出的讲话初稿就可能达到基本的要求。但是，从提高自身公文写作的水平来看，还需再做好两项工作： 第一，整理学习，方法是“比照花脸稿”。提 交初稿之后，领导往往会对文稿提出修改要求，有的时候还会有颠覆性看法，这是提升自己公文写作水平最好的教材、最好的机会。我们应当将领导改动的部分和自 己起草的内容进行比照，细致揣摩，相识到“应当这么写”的道理和 “不应当那么写”的缘由。每比照一次，就相当于和领导进行了一次间接的思想沟通。当文章最终成稿后，还应当对一稿、二稿、三稿甚至更多的修改过程进行重 温，这样经常会有新的启发，也会逐步找到写公文的窍门。有的同志将领导改过的花脸稿整理起来，形成个人的“错题本”，就是一个很好的方法。其次，丰富完善，方法是“伤其十指，不如断其一指”。写 上一百篇文章，不如写好一篇文章。要提升公文写作水平，聚焦目标、集中火力是一个很好的方法。同样以领导同志在群众路途教化实践活动机关总结大会上的讲话 为例，可以尝试把这篇讲话改造成大会报告、会议纪要、学习通知、新闻通稿、评论员文章、社论文章、专栏文章、发言摘要等各类形式，虽然基本内容一样，但不 同形式对文章的要求是不同的，把一篇文章拆开了揉碎了，重新排列组合，反复咀嚼琢磨，就会对各种类型的文体有基本把握，也会大大加深对领导讲话的理解。提升公文写作水平是一个须要长期学习、思索和实践的过程，不行能一蹴而就。所谓的“五步”写作法，只是为初学者供应一个最基本的思路和方法，假如希望真正 地提升公文写作水平，唯恐还须要勤学苦练，孜孜以求，在工作之外多读、多问、多思、多背、多写，下苦功夫、深功夫、真功夫。这“五多”，比前面的“五步” 写作法，要重要得多。