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档案管理档案管理 基本状况基本状况 介绍介绍课程对象课程对象:档案管理员。档案管理员。讲师简介：讲师简介：课程时间：课程时间：40分钟。分钟。学习目的学习目的:通过此次学习使每一位档案管理员进一通过此次学习使每一位档案管理员进一步理解和驾驭档案资料的整理方法，提高步理解和驾驭档案资料的整理方法，提高对档案的相识，从而做好档案工作。对档案的相识，从而做好档案工作。职职 责：责：公司档案按统一领导、分级管理的方法进公司档案按统一领导、分级管理的方法进行组织管理，即公司综合办公室负责档案的总行组织管理，即公司综合办公室负责档案的总体管理，各部门、服务中心资料员负责本部门体管理，各部门、服务中心资料员负责本部门的立卷归档工作，综合办公室定期对各部门进的立卷归档工作，综合办公室定期对各部门进行业务上的指导、监督和检查。行业务上的指导、监督和检查。主要内容主要内容档案立卷流程档案立卷流程档案立卷流程档案立卷流程2档案整理及要求档案整理及要求档案整理及要求档案整理及要求3档案装订档案装订档案装订档案装订4相关表单相关表单相关表单相关表单5档案的概念档案的概念档案的概念档案的概念1档案的概念档案的概念文书档案文书档案声像档案声像档案实物档案实物档案设备档案设备档案客户服务档案客户服务档案 是本单位在其职能管理活动中干脆形成的具有保存价值的各种文字材料的历史记录（如：请示、报告、通知、总结、支配、合同等）。文书档案文书档案 反反映映公公司司面面貌貌和和在在从从事事公公务务活活动动中中干干脆脆形形成成的的，具具有有保保存存价价值值的的以以磁磁性性或或感感光光材材料料为为载载体体并并配配有有文文字字说说明明的的历历史史记记录录（如如：影影片片、录录音音带带、录录像像带、光盘、照片等）带、光盘、照片等）声像档案声像档案 是指在工作活动中形成的，具有保存价值的，是指在工作活动中形成的，具有保存价值的，反映工作成果的特殊载体的档案（如：荣誉证书、反映工作成果的特殊载体的档案（如：荣誉证书、奖状、奖旗、奖杯、纪念品、工艺品等）。奖状、奖旗、奖杯、纪念品、工艺品等）。实物档案实物档案设备档案设备档案 是鉴定设备技术状态的资料，是为保障设是鉴定设备技术状态的资料，是为保障设备正常运转并处于良好状态的重要依据。随机备正常运转并处于良好状态的重要依据。随机技术文件以及运用、修理和改进工作中形成的技术文件以及运用、修理和改进工作中形成的各种文件材料都应当归档保存（如：合格证、各种文件材料都应当归档保存（如：合格证、运用操作修理说明书、结构图纸和线路图、备运用操作修理说明书、结构图纸和线路图、备件规格、验收清单、技术操作规程及安装调试件规格、验收清单、技术操作规程及安装调试等材料）。等材料）。是指公司在服务过程中形成的具有保留和存查价值的历史记录（如：客户投诉记录、处理方案、落实反馈记录、客户满足度调查分析记录）。客户服务档案客户服务档案档案立卷流程档案立卷流程流程流程要求要求流程（流程（1）资料员在每年年初，依据以往公司文件资料运转状资料员在每年年初，依据以往公司文件资料运转状况，预料当年可能形成的文件资料，拟制立卷类目，如况，预料当年可能形成的文件资料，拟制立卷类目，如“公司外来文件公司外来文件”、“周例会记要周例会记要”、“人事行政发文、人事行政发文、“报告报告”等，并置于一份空白清单表格在该类目文件的等，并置于一份空白清单表格在该类目文件的最前面。最前面。随时将已收或发放完毕的文件资料按已编好的类目随时将已收或发放完毕的文件资料按已编好的类目刚好归入卷内，并按文件收进依次随时填写文件清单。刚好归入卷内，并按文件收进依次随时填写文件清单。流程（流程（2）一个较长时间段后，对手头上的全部文件进行清理，一个较长时间段后，对手头上的全部文件进行清理，对不需存档的文件材料另备文件夹单独存放。对不需存档的文件材料另备文件夹单独存放。每一年为一次归档周期，各部室资料员在每年的每一年为一次归档周期，各部室资料员在每年的3月底前，将前一年形成的各类文件资料清理完毕并按归月底前，将前一年形成的各类文件资料清理完毕并按归档要求进行归档。档要求进行归档。要求（要求（1）需向（档案）资料室移交的，要做到种类齐需向（档案）资料室移交的，要做到种类齐全、份数完整，未经系统整理的零散文件不予进全、份数完整，未经系统整理的零散文件不予进行交接。移交时均需附上清单一式两份，交接双行交接。移交时均需附上清单一式两份，交接双方据此进行清点签收，并各自保存一份。方据此进行清点签收，并各自保存一份。要求（要求（2）不须要移交的材料各部室可依据实际工作须不须要移交的材料各部室可依据实际工作须要自行保存，要留意保持字迹清晰、份数完整。要自行保存，要留意保持字迹清晰、份数完整。复写、圆珠笔书写或传真件等均应重新复印保存。复写、圆珠笔书写或传真件等均应重新复印保存。档案整理档案整理流程流程卷内文件排序卷内文件排序案卷的编目：案卷的编目：编制卷内文件页号应符合的规定编制卷内文件页号应符合的规定 卷内书目的编制应符合的规定卷内书目的编制应符合的规定 案卷封面的填写应符合的规定案卷封面的填写应符合的规定 卷内备考表的编制应符合的规定卷内备考表的编制应符合的规定流程（流程（1）鉴定：依据归档范围档案员要重新审查每一份文件鉴定：依据归档范围档案员要重新审查每一份文件材料其价值性，并剔除无保存价值的文件材料。材料其价值性，并剔除无保存价值的文件材料。组卷：通过鉴定的文件材料严格按要求排列、编号、组卷：通过鉴定的文件材料严格按要求排列、编号、装订并制作卷内书目，组成案卷。装订并制作卷内书目，组成案卷。流程（流程（2）造册：制作案卷书目，形成保管清册。办公室整理造册：制作案卷书目，形成保管清册。办公室整理出一个出一个“范本范本”，各部门则按，各部门则按“范本范本”进行制作。进行制作。上架：案卷按档号依次竖放在档案架上，一般小号在左，上架：案卷按档号依次竖放在档案架上，一般小号在左，大号在右，自上而下。大号在右，自上而下。卷内文件排序（卷内文件排序（1）排序一：卷内文件的排列应条理化。文字材料排序一：卷内文件的排列应条理化。文字材料 按时间依次排列，同一事项的请示与按时间依次排列，同一事项的请示与 批复，主件与附件立在一起，不能分批复，主件与附件立在一起，不能分 开，并按批复在前、请示在后；主件开，并按批复在前、请示在后；主件 在前、附件在后的依次排列。在前、附件在后的依次排列。排序一：不同年度的文件应区分开，将同一年排序一：不同年度的文件应区分开，将同一年 度的文件材料集中排在一起。度的文件材料集中排在一起。卷内文件排序（卷内文件排序（2）排序三：工程文件材料和图纸，图纸接受手风排序三：工程文件材料和图纸，图纸接受手风 琴式折叠法，规格为琴式折叠法，规格为30cm21cm (A4纸大小）。纸大小）。排序四：排序四：既有文字材料又有图纸的案卷，文字既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。材料排前，图纸排后。案卷的编目案卷的编目编制卷内文件页号应符合的规定编制卷内文件页号应符合的规定卷内书目的编制应符合的规定卷内书目的编制应符合的规定案卷封面的填写应符合的规定案卷封面的填写应符合的规定卷内备考表的编制应符合的规定卷内备考表的编制应符合的规定编制卷内文件页号应符合的规定编制卷内文件页号应符合的规定规定一：卷内文件均按有书写内容的页面编号。规定一：卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从每卷单独编号，页号从“1”起先。起先。规定二：页号编写位置：单面书写的文件在右规定二：页号编写位置：单面书写的文件在右 下角；双面书写的文件，正面在右下下角；双面书写的文件，正面在右下 角，背面在左下角。折叠后的图纸一角，背面在左下角。折叠后的图纸一 律在右下角。律在右下角。编制卷内文件页号应符合的规定编制卷内文件页号应符合的规定规定三：成套图纸或印刷成册的文件材料，自规定三：成套图纸或印刷成册的文件材料，自 成一卷的，排列依次和内容均没有变成一卷的，排列依次和内容均没有变 化的，原书目可代替卷内书目，不必化的，原书目可代替卷内书目，不必 重新编写页码和书目。重新编写页码和书目。规定四：案卷的封面、卷内书目、卷内备考表规定四：案卷的封面、卷内书目、卷内备考表 不编写页码。不编写页码。卷内书目的编制应符合的规定卷内书目的编制应符合的规定 卷内书目由立卷人填写（包括：件号、文件编号、责任卷内书目由立卷人填写（包括：件号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页码、备注。留意区分件号和页码号）者、文件题名、日期、页码、备注。留意区分件号和页码号）。卷内书目事实上是案卷内文件材料的一个名单或明细表。卷内书目事实上是案卷内文件材料的一个名单或明细表。它的作用在于便利利用和统计。它的作用在于便利利用和统计。卷内书目的编制应符合的规定卷内书目的编制应符合的规定规定一：件号栏以一份文件为单位，用阿拉伯数字规定一：件号栏以一份文件为单位，用阿拉伯数字 从从1依次标注。件号是指该份文件材料在依次标注。件号是指该份文件材料在 本案卷中的具体排列位置。图纸一张即一本案卷中的具体排列位置。图纸一张即一 份，文字材料一份可多页。份，文字材料一份可多页。规定二：责任者栏填写文件的干脆形成单位和个规定二：责任者栏填写文件的干脆形成单位和个 人，有多个责任者时，选择两个主要责任人，有多个责任者时，选择两个主要责任 者，其余用者，其余用“等等”代替。代替。卷内书目的编制应符合的规定卷内书目的编制应符合的规定规定三：文件编号栏填写文件原有的文号或图号。规定三：文件编号栏填写文件原有的文号或图号。文号一般写发文号，没有的可不填。文号一般写发文号，没有的可不填。规定四：文件题名：填写文件材料标题的规定四：文件题名：填写文件材料标题的“全称全称”。没有标题或标题不规范的，可以自拟标没有标题或标题不规范的，可以自拟标 题，外加题，外加“”号。号。卷内书目的编制应符合的规定卷内书目的编制应符合的规定规定五：日期：填写文件形成的日期（落款日），规定五：日期：填写文件形成的日期（落款日），以以8位阿拉伯数字标注年月日，如：位阿拉伯数字标注年月日，如：20100610，不必加年月日，若图纸类应填，不必加年月日，若图纸类应填 写图章上的日期。写图章上的日期。规定六：页码栏填写该文件共多少页。规定六：页码栏填写该文件共多少页。规定七：卷内书目表排列在卷内文件首页之前。规定七：卷内书目表排列在卷内文件首页之前。案卷封面的填写应符合的规定案卷封面的填写应符合的规定规定一：案卷封面的内容应包括：全宗号、年度、规定一：案卷封面的内容应包括：全宗号、年度、保管期限、机构、起止件号、盒号。保管期限、机构、起止件号、盒号。规定二：全宗号是档案馆给各个进馆单位编制的代规定二：全宗号是档案馆给各个进馆单位编制的代 号，暂空不填。号，暂空不填。规定三：年度：填写文件归档年度，以规定三：年度：填写文件归档年度，以4位阿拉伯位阿拉伯 数字标注，如数字标注，如“2010”，不必加，不必加“年年”。案卷封面的填写应符合的规定案卷封面的填写应符合的规定规定四：保管期限填写归档文件保管期限的名称，规定四：保管期限填写归档文件保管期限的名称，即：永久、即：永久、30、10，不行用，不行用“1、2、3”等等 代码表示。代码表示。规定五：件号：填写归档文件的排列依次号，如规定五：件号：填写归档文件的排列依次号，如 120，包括室编件号和馆编件号。在档，包括室编件号和馆编件号。在档 案室只要求编制案室只要求编制“室编件号室编件号”，若统一接，若统一接受受 “年度年度-保管期限保管期限”分类方法，则一个单位分类方法，则一个单位每每 年永久、年永久、30年和年和10年三个流水号，每年都年三个流水号，每年都 是从是从“1”起先编。起先编。“馆编件号馆编件号”不填写。不填写。案卷封面的填写应符合的规定案卷封面的填写应符合的规定规定六：机构（问题）栏：若统一接受规定六：机构（问题）栏：若统一接受“年度年度-保保管管 期限期限”分类方法，此栏不必填写。分类方法，此栏不必填写。规定七：案卷题名，又称案卷的标题，它概括地反规定七：案卷题名，又称案卷的标题，它概括地反 映了案卷的内容特征，是干脆指引和帮助映了案卷的内容特征，是干脆指引和帮助 利用者查找运用的向导。利用者查找运用的向导。卷内备考表的编制应符合的规定卷内备考表的编制应符合的规定规定一：卷内备考表要填写需说明的问题，主要标规定一：卷内备考表要填写需说明的问题，主要标 明卷内文件的总页数、各类文件页数、照明卷内文件的总页数、各类文件页数、照 片张数，页数须是阿拉伯数字。片张数，页数须是阿拉伯数字。规定二：卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。规定二：卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。档案装订档案装订 以件为单位，用不锈钢订书针装订（一般每份以件为单位，用不锈钢订书针装订（一般每份文件是一件，正文与附件为一件；原件与复印件为文件是一件，正文与附件为一件；原件与复印件为一件；来文与复文为一件，名册、图册等一册为一一件；来文与复文为一件，名册、图册等一册为一件）。件）。档案装订档案装订留意事项：留意事项：定稿、附件较多或太厚不宜装订的，均可各为定稿、附件较多或太厚不宜装订的，均可各为一件。一件。“为一件为一件”的含义：指文件实体上装订在一起，的含义：指文件实体上装订在一起，打印书目时也只体现为一条书目。打印书目时也只体现为一条书目。相关表单（见附件）相关表单（见附件）文书档案存档范围及保管期限表文书档案存档范围及保管期限表各类记录表格存档期限表各类记录表格存档期限表归档书目表归档书目表案卷书目格式案卷书目格式盒签例图盒签例图