秘书接待客人的礼仪知识.docx

秘书接待客人的礼仪知识中国素有礼仪之邦的美称，无论在什么时候都要留意自己的行为举止，以下小编为大家供应秘书接待客人的礼仪学问，供大家参考借鉴，希望可以帮助到大家。1、恳切的心。对于预约还是未预约的、易于沟通的还是难沟通的，秘书人员要以诚意、耐性、热心去对待每位来宾。秘书的行为要让来宾感到自己是受欢迎的、是得到重视的。当遇到难以应付的客人时，我们要心平气和，不要急躁，要擅长限制自己的心情。同时，我们要稳定对方的心情，不要和其发生正面冲突，并尽尽自己所能及寻求相关人员帮助解决其问题。与别人交谈贵在真诚，只有带着真诚的情感去谈话，才能获得事半功倍的效果。2、合作精神。接待工作是整个单位的事情，秘书人员不能抱着事不关己的看法，应当要有主动帮助的精神。当我们比较空闲时，望见同事正在劳碌地接待来宾或同事不在时，秘书人员应当主动向前接待，不能坐视不管。团结合作精神是一个企业良好工作氛围营造的重要因素，更有利于树立良好的企业形象。二、业务学问及相关实力的打算秘书作为领导的助手，要能娴熟的运用办公软件及相关设备，要有会议记录等专业学问。与此同时，秘书要全面了解企业各方面的状况，比如企业的发展历史、产品规格、市场营销、各部门设置及职员状况。平常，秘书要养成刚好收集信息、驾驭重要资料的习惯。这些专业技能的具备会大大提高接待的效果。三、物质打算对于秘书来说，这方面的打算包括接待环境和接待物品的打算。1、环境打算首先从自然环境入手。接待室应当舒适、美观、整齐，秘书人员可以的会客室探望一些花卉和一些绿色植物，特殊须要留意的是不宜摆放香味刺鼻及易让人过敏的植物。其次是人文环境的打算。依据接待目的的不同，须要从不同的方面彰显组织的文化，可以张贴介绍组织的纸框，悬挂体现组织文化的口号等，这都会给来宾留下深刻的印象。2、接待物品的打算。接待室设置要协调，座椅、茶具、烟灰缸等等要齐全。当着客人的面手忙脚乱的整理凌乱的会客室是特别失礼的，会让客人觉得受到轻慢、不受敬重。因此。秘书人员要勤换洗相关设施，定时清扫接待室，以整齐的环境迎接每位来访者的到来。四、了解来宾的状况秘书人员必需要有较完备的资料，了解客人的基本状况。来访者的人数、姓名与职务;来访人员的背景;来访者的国民族和宗教状况;来访者的爱好、爱好、性格特点;来访者的私人禁忌状况等等。 五、制定接待安排不论做什么事，事先要有打算，凡事预则立。来访者到之前，秘书人员要做好接待安排。合理支配各项接待工作;提前支配有关人员到岗;支配客人的饮食、住宿等等。秘书要做好接待工作必需驾驭肯定的原则。1、热忱周到，同等待人。在接待中，秘书人员要有热忱的看法，要有细致的工作作风，细心爱护照看来访者。秘书人员举止要大方得体，接待客人时，不要做与接待无关的事情。对待不同的来访者，秘书要一视同仁，不要有亲疏、远近之别。要时刻考虑客人感受，坚持原则，敏捷变动。2、讲究礼貌。当来访者到达时，秘书要主动向前打招呼，让来宾感到受欢迎，用一些礼貌用语，如辛苦了欢迎来我们公司等等。秘书望见有客人来时，应当放下手上的工作招呼客人。3、精简务实。接待工作不仅要重视程序和礼仪，还要务实，把解决实际问题、促进相互之间的友好合作为接待知道思想。4、讲究信誉，遵时守约。守信是待人处事的基本原则，在接待活动中，秘书人员许下的诺言不行轻易违反。若特别状况不能守时约，应提前通知或事后说明，以真诚的看法致歉。5、注意仪表。着装是一种无声的语言，在接待中，秘书人员的着装干脆影响到客人对你的第一印象，关系到个人形象和公司的形象。秘书要留意自己的面部表情，接待客人时面带微笑。平常要注意自己的仪容，学会化妆，使自己的妆容得体。6、热忱送客。送客时，要等客人伸出手时，秘书方可相握，不能先伸手。秘书先伸手会让客人感觉有厌客之嫌。秘书在送客时肯定要恳切、有礼貌、热忱，让来访者感到暖和，也会给客人留下美妙的印象。接待工作对于秘书来讲是一项有挑战性的工作。做好接待工作，不仅会给对方留下好印象，也能为公司树立好的形象。在信息爆炸年头，商务交往频繁，接待显得更为重要。假如秘书人员在接待工作中。能够使来访者感到满足，则接待工作顺当完成。那么，秘书人员驾驭肯定的接待技巧对于工作的完成是特别必要的。秘书在接待客人时须要熟知的技巧。 在接待工作中有许多技巧，接待工作圆满胜利与否干脆影响来访者对公司的评价，秘书在日常接待中应当尽量做到最好，让来访者无可挑剔。一、要到处为客人着想1、秘书要有剧烈的时间观念，千万不要让客人等待。(1)在约定好的时间，秘书要做好相关接待工作，要是客人到来之后没见接待人员，不仅是秘书人员的失职，也会使接待活动失败。(2)不能让来宾等待过久，要放下手头上的事情热忱迎接。假如来宾探望时，因为秘书人员的疏忽，而让其吃闭门羹，被抛到一边，无疑是来宾感到受伤，这样会造成恶劣的影响，严峻降低了公司的社会形象。2、当客人要找其他同事不在时，本着团结合作精神，礼貌地告知其接待人员去哪了，何时回公司，让客人留下联系方式以便同事回来刚好联系。3、客人到来时由于特别状况不能立刻接待，秘书人员要向客人说明缘由并询问是否情愿等，若客人情愿等待，应当为客人供应饮料、杂志。二、秘书人员在与来宾交谈时应大方有礼。在任何一次的接待工作中，不论是生疏人还有老客，秘书都要做到落落大方，落落大方。在与客人交谈间，秘书要从容淡定，不要扭捏担心、举止拘束。对于客人提出的问题，秘书要清楚回答，不行慌惊慌张，吐词清晰，不能模糊其词，让客人产生理解上的误会。三、在接待工作中的应答礼节1、秘书人员在与客人交谈过程中，没有听清对方的话语时，要礼貌地说：对不去，我刚才没有听清您的话，麻烦您再说一遍，这样才会使得沟通顺畅，不易产生误会。2、来宾表示感谢时，秘书人员应说：不用谢，这是应当的。等客气回语。 3、对于来宾的提问一时间没法回答的，秘书应先致歉后查询，对不起，这事我不清晰。待我问明白了在告知您。假如在没有弄清晰就胡乱回答，会给来宾带来怀疑和不解。4、对于来宾的赞扬，秘书人员要发自内心地表示感谢。