2023年行政前台的工作内容.docx

2023年行政前台的工作内容 前台行政工作内容 一、日常接待 1. 接待来访者：接待不明目的的来访者，先问清对方来访缘由，依据缘由来看来者是否是无关人员，还是须要找公司相关人员再进行接待。 2. 接待询问者，若有询问者来访，应刚好请试验室或办公室相关工作人员来帮助接待。 3. 接听转接电话：前台是总机电话，一般电话拨入后都需转接其他分机，依据通讯录的分机号码，精确的进行电话转接;接听询问电话，若在前台接到询问电话，如对方不明确自己的询问顾问是谁，干脆将电话转接至相关部门助理处。 4. 接待推销人员：上班时间若有其他公司的推销人员上门推销，应宛转拒绝，告知上班时间在公司推销，会影响他人工作，若有员工须要他们的服务，告知相关部门员工干脆与其对接。 5. 面试人员：请面试人员在前台处填写面试人员资料表，并带领其前往会议室等待，通知办公室主任或相关部门领导进行面试。 6. 接待频繁往来的相关人员： a) 快递，公司内部不论发件或者寄件，均以电话通知相关员工至前台处进行处理，不能让快递员干脆进入公司试验室内部。文章转载自:百分网 规章制度频道 原文地址:行政前台工作职责 b) 物业公司，公司内部的水电修理、物业规定的各项活动的联系工作; c) 送水公司，关注公司各处饮水机水量状况，刚好联系送水，每次接待时只须要在送水公司的卡片上写清送水XX桶，拿走空桶XX个即可。每月月底结账，填写请款单提交办公室主任，向财务申请费用支付。同时关注公司饮水机是否正常，如有异样刚好通知饮水公司进行修理。 二、 办公用品管理 1. 盘库：每月23-25日对库存的办公用品进行全面盘点，制作办公用品库存统计表提交办公室主任审查。若有用品数量不足或已领用完，即时上报，进行补充; 2. 购买：每月25-28日通知公司各部门提交下月所需的办公用品清单，统计出购买清单后报办公室主任审批。批准后，联系办公用品供应商送货; 3. 领用：员工领用所需办公用品时，让其填写办公用品领用表并签字，然后赐予发放; 4. 结算：每月底联系办公用品供应商供应本月未结货款清单及发票，确认无误后，填写支出单，报财务人员审批后通知供应商前往领款。 三、日常事务 1. 保证行政电子设备的正常运用，包括：扫描仪、传真机、复印机等，若机器出现故障，刚好联系供应商解决问题; 2. 每月15日左右统计公司供应话费补助的员工名单，并将名单与话费总数报于办公室主任审核。领款后，前往移动和联通营业大厅购买充值卡，并开具发票。将充值卡发放给相关员工，并要求其签字确认; 3. 每月定期统计公司全部人员通讯信息，更新员工通讯录，公司若有新进或离职员工，都应在2-3个工作日内制作新的通讯录，发送至每位员工邮箱中; 4. 名片的申请与制作：当公司部门有印制名片需求时，须要其填写名片申请单，并供应名片相关信息。确认名片信息后，将信息发送给供应商，通知其排版印刷，电子版确认无误后印刷，后交于名片申请人; 5. 每周肯定时查看公司信箱，将信件发放至员工手中; 6. 公司备用门卡的管理，前台应妥当保管备用钥匙以备公司同仁有紧急状况时运用; 7. 公司有人员聘请时，帮助人事部门电话通知应聘人员各项事宜; 8. 收发传真，帮助各部门员工收发业务传真; 9. 帮助办公室主任组织协调公司内部活动，如员工生日会、公司集体活动、拓展等业务的联系、通知、协调事宜。 10. 新员工入职时，供应入职表格、欢迎信、办公用品、公司通讯录等，并收取新员工的个人身份证明(身份证、学历学位证、户口本、照片)的复印件，提交办公室主任整理归档。 11. 主动协作公司的市场宣扬活动，做好后勤保障工作。 四、 接待工作 1. 接待前打算工作 a) 来客人数确认：会议前向相关负责人确认来客人数，为布置会议室及订餐做打算; b) 会议室桌椅布置：在开会前将会议室的桌面整理整齐，会议椅归位; c) 茶水及点心：会议前打算好茶、热水及杯子，等来客就位后逐个送茶;接待贵客时，应提前打算必要的水果及点心供开会人员食用; d) 相机：打算公司相机，为来客拍照留念所用。 e) 订餐：向会议负责人确认是否须要订餐，如需订餐应确认就餐人数后，电话联系餐厅预订包房; f) 预订酒店：如需为来客预订酒店，确认主客姓名后，电话联系锦江富园大酒店预订房间，预订胜利后向办公室主任汇报确认。 2. 会议中服务工作 a) 为开会人员添加茶水; b) 根据领导要求供应会议支持; c) 支配专人负责会议中的摄像工作; 3. 会议后完善工作 a) 组织来客及公司领导合影留念，并将照片发至来访者邮箱内或作为贺卡发送。 b) 如遇重要客户来访，应刚好将会议相片资料上传至公司网站内。 c) 会议后的清理工作：将剩余茶水及茶杯清理干净，未食用的点心整理归入茶点处，以备公司员工食用; d) 会议后器材的归库：会议后器材应刚好归库，将相机及其他器材放回原处。 行政前台工作内容 前台行政工作 一、卫生清洁 会议室、会客室、副总、总经理办公室、茶水间、公共区域卫生 1、上班第一时间依据当天状况调整空调，整理睬客室跟上级的办公室。留意事项：烟灰缸需铺上纸巾后滴水。 2、早上各个办公室进行开门、开窗通风;如有脏污需刚好清理。 须要提示办公室员工对自己的办公区域进行刚好清洁; 3、查看各个办公室饮水机是否有水，若已无或已不够当日饮用，即刻联系送水(客户编号：XXX，订水电话：XXXXXXX);查看纸杯、抽纸等是否足够，刚好添置;4、总经理、副总办公室桌等清洁;会客室的茶具清洗; 5、下班前关掉会客室茶桌电磁炉的开关，关好门窗。 6、下班前整理好办公桌椅，电脑与电脑的摆放需做到横看竖看均为一条直线，电话需统一摆放，保持整齐度。 7、下班时检查门窗、空调、电源等是否关闭。 二 会议 1、例会：每周星期二上午10:00，如有变动另行通知。未经过批准未出席者每次扣款50元. 得到精确会议通知时，在会议起先5分钟前通知参会者，准时到达;会议起先前做好会议签到，无法刚好参会者，需得到领导批准。 须要进行会议记录，按格式编排，需存档纸质版会议记录。 三 文印、传真、快递、电话管理工作 1、行政助理负责对打印机进行保管、检查等工作，办公室设备如若出现故障或耗材缺失，应第一时间进行修理，确保不影响各部门正常运用。 传真工作 传真件必需根据公司已有的模板传送。 3、快递工作 收发快递，根据已有版本登记。所收取的快递在下班时间由收件人领取(急件除外)。 四 办公用品选购与管理 1、各部门需求安排收集 每月25日前收集各部门下月的物品需求安排，进行汇总，同时依据库存状况编制选购申请表，交由副总审批; 2、其他公共物品选购安排 公共物品包括：茶杯、纸巾、打印纸等非各部门需求安排内的物品，以及其 他原公司没有但经过调查发觉须要选购的物品，此项公共物品若临时急用，可报经副总，进行临时选购，假如非急用，可在每月25日前汇总需求安排，进行集中选购。 3、选购流程 一般日用品(非办公家具、设备等大型物资)由行政助理进行选购，流程如下：A、首先编制选购申请表，交由副总审批; B、凭借审批的选购申请表到财务处办理借支手续; C、一般是到黄沙谊园(荔湾区黄沙大道28-32号)如有其它更好建议亦可。D、选购结束后，填写报销单(含价格)，整理好票据，交由财务审批; E、做好办公用具入库; 五、办公用品发放 1、任何办公用品的领用均须要登记;每月集中选购的物资(根据各部门的需求安排)在选购结束后，月初予以集中发放; 2、办公室内物品领取均需登记。 3、每月定时对办公用具进行盘点。 六、办公用品运用管理, 1、对于借用的物品，须要归还的，须要跟踪归还时间，到时间还未归还的要与之沟通，超过三天的需说明缘由及归还时间; 2、对于交还的物品的完好性，须要予以当场双方检查确认，如有问题视状况须要借用人担当的，由借用人原价赔偿或重购;确认无误后签字; 七 来客接待 接待流程：1、客户进门起身迎接并询问来访事由; 2、登记客户来访登记薄 ，弄清来访者身份和意图。若来访者未预约或是初 次探望， 不得将公司领导的各种联系方式随意告知素不相识的人，若有事宜，尽量选用转告方式; 3、倒水 4、通知相关工作人员有人来访; 5、来客告辞时起身道别; 6、客人离开后 清理水杯及烟灰缸，整理桌椅、保持会客室的整齐; 7、若来访者要找的人不在，记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在客户 来访登记簿上登记，刚好通知相关人员做回复;若来访者表示下次再来， 则需在客户来访登记簿上注明; 8、刚好转告相关工作人员来访者的联系方式以及事由，并确保工作人员刚好回 复; 9、客户来访登记薄需做好归档。 八 档案管理、公文制定、文件收发等工作 1、帮助制定放假通知、会议通知等公文的书写、张贴工作;此类文书在有效期后均需存档。 2、放行条管理：依次为放行条编码，对相关经手人以及用途做好记录。 3、公司证件：公司证件复印领取需对相关经手人以及用途做好记录。 九 通讯录管理 1、熟识公司人员的及通讯电话，刚好更新公司内部员工的联系方式，负责公司电话的接听与转接。 2、需为新员工申请邮箱，同时更新公司内部员工联系方式。 十 车辆管理 一、车辆申请运用管理 1、备有车辆运用申请表，由用车人在用车前填写此表，并交由相关负责人签字，行政部留存;若运用人在运用前未能填写，则交车后补填。 2、运用人凭申请表到管-理-员处取车。 十一、网络维护 1、办公室网络维护：若遇上IP地址重复状况，可按以下步骤更改 步骤：A、WINDOWS微标键+R键出现运行对话框，输入cmd B、输入ipconfig(输入法为英语即单击，为中文即双击enter键)即出现windows ip适配器相关信息。 C、右击网络图标(即任务栏上类似电脑的图标)，打开网络和共享中心，点击更改适配器配置，右击本地连接，选择属性，双击tnternet 协议版本4，选择适用下面的IP地址进行更改IP地址。 2、如仍无法解决问题，可致电联想公司(鲁先生：15681322101,020-36472070)进行沟通需如何去解决问题。会员编号：NO.2023010006. 十二、公司钥匙的管理：公司钥匙的编号均根据办公桌下的插座编码编排，需对员工所领取的钥匙进行登记。其他钥匙妥当保管。 十三、考勤 考勤记录：下载考勤设备的记录，依据外出单、请假单等进行考勤的核对和整理。 1、人员外出登记 人员外出登记工作流程：A、外出前在外出申请单上登记动身时间、目的地、事由等，并由相关领导签字批准方可外出; B、回到公司在外出申请单上登记回来时间以及办事状况; C、特别状况，外出前未登记，需回公司后刚好补登; D、前台人员负责提示并督促其他员工，并于每月将外出状况汇总，与 考勤统计核对。 2、请假：如有员工请假，需到填写假期申请单并注明请假缘由、时间刚好数;交由相关领导签字同意后作为考勤依据;若上级不同意，需注明理 由再返回申请人。若特别状况，未能提前提出假期申请，需刚好致电相关领导说明事由，征求领导的同意方视为正常请假，回公司要刚好补登。 3、考勤统计工作流程：A、熟识门禁考勤系统的管理，依据公司人员状况刚好增加或更改考勤人员信息; B、每月 5 日前将门禁考勤统计数据备份，并综合外出登记以及人员请假状况 统计考勤，交由财务部; 十四、聘请 十五、完成领导交代的其他临时性工作。 附：日常工作所须要的联系方式一份。