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2023年设备管理手册 设备管理手册 目 录 一、研究院设备管理机构设置及职能分工 二、设备的档案与台帐管理 （一）台帐管理 （二）设备档案 三、设备的前期管理 （一）设备需求申请及审核 （二）设备的选型 （三）设备的招标采购 （四）设备的安装调试及验收 四、设备的日常管理 （一）设备使用 （二）设备的点检制度 五、设备的检（维）修及保养管理 （一）设备的维修 （二）设备的保养 （三）月度维修保养计划制定与实施 六、备件管理 （一）备件供应商数据库 （二）备件库存数据库 （三）备件需求申请 一、研究院设备管理机构设置及职能分工 1、综合管理部 综合管理科设备管理组负责设备的归口管理。其职责： 1）建立和完善设备各项管理制度，对各部门设备使用情况进行监督和考核； 2）负责设备采购申请的审核，参与设备的采购工作； 3）负责组织设备验收工作，建立设备资产台帐和维修档案模板； 4）负责设备使用过程的管理。 2、物资采购科 负责设备及其备件的采购工作 3、综合商务科 负责组织设备商务洽谈及招议标工作 4、设备使用部门负责本部门设备日常管理工作。其职责： 1）负责需求设备的调研、选型，为采购工作提供技术支持； 2）配合设备的到货开箱及安装调试； 3）参与设备各阶段验收； 4）负责设备的日常维护/保养及设备故障的内部维修。 5）设备维修档案建立及内容填写 5、数据信息管理部 负责设备文件、资料归档管理。 二、设备的档案与台帐管理 （一）设备的档案管理 1）设备技术资料档案管理 设备的原始资料由使用部门负责收集保管，在设备经过调试验收合格后， 由综合管理科核对资料，并移交数据管理科存档。 2）设备维修档案 综合管理科设备管理组负责编制设备维修档案模板 设备终验收后，使用部门根据设备维修档案模板建立设备维修档案，并根据维修情况，及时更新设备维修档案 （二）设备台帐管理 各部门需根据要求建立固定资产台帐、设备台帐、监视及测量装置台帐，关键及重点设备清单、特种设备清单。 综合管理科设备管理组负责建立全院的固定资产台帐、设备台帐、监视及测量装置台帐，关键及重点设备清单、特种设备清单及各台帐的模板。 新设备终验收后，各相关部门需及时更新相关台帐 每季度，综合管理科将各台帐与使用部门核对，对于未按要求进行更新的，综合管理科将对其进行考核。 三、设备的前期管理 （一）设备需求申请及审核 设备需求来源： a) 使用需求； b) 研究院的发展规划。 使用部门根据需求提起设备采购申请表GL（QY）W0401 流程，经综合管理科审核，院领导批准后，物资采购科进行采购。 （二）设备的选型 综合管理部综合管理科组织使用部门进行设备调研、选型及技术交流。 （三）设备的招标采购 综合管理部物资采购科按商务洽谈管理规定GL(QY)W19 和招议标管理规定GL(QY)W14 执行使用部门提供技术支持。 （四）设备调试与验收 设备使用部门参与设备的安装调试工作，并接受设备厂家的培训，综合管理科组织相关部门进行各阶段的验收工作。验收主要包括以下几个阶段： 1、设备预验收 物资采购科根据合同需求，提交设备验收申请单GL(QY)W2501 流程，由综合管理科组织相关部门人员前往供应商处进行设备预验收。验收完毕填写设备预验收单GL(QY)W2502。 预验收内容：按合同要求进行验收。 参加验收部门：使用部门、综合管理科、并根据需要增加一名技术专家。 技术专家要求： 原则上是获得二级指导工程师或相当于二级指导工程师级别以上，并经过设备管理部门分管副院长批准的人员。 2、设备开箱验收； 设备进入公司，物资采购科提起设备验收申请单GL(QY)W2501 流程，综合管理科组织进行验收。 参加验收部门：综合管理科、使用部门、物资采购科、财务中心。 验收内容： a) 设备到货时间； b) 设备的型号、规格、数量是否与合同和技术协议约定的相符； c) 设备开箱后的外观情况； d) 检查附件、备件、工具是否与装箱单或技术协议相符； e) 核对设备技术资料是否齐全。 （自制设备包括：设计任务书（报告）、设计图、设备工作原理图（机械，电气）、配件明细表等； 涉外设备包括：原产地证明，海关提单等） 上述内容使用部门核对无误， 由综合管理科填写 设备开箱验收单 GL(QY)W2503，若有一项不符合即判定验收不合格，综合管理科填写不合格设备整改通知单 GL(QY)W2504 通知物资采购科,由物资采购科联系供应商进行整改或更换。 见证材料： a) 合同和技术协议； b) 装箱单； c) 其它增补材料 3、设备调试验收 开箱验收合格后，使用部门配合供应商进行安装调试，并对调试过程进行跟踪， 监督供应商按合同约定的期限完成安装并调试；如果合同中没有约定调试期限，原则上 7个工作日内完成。调试完毕后，使用部门要求供应商提供书面记录。 使用部门根据合同规定，要求供应商进行操作培训。培训主要内容包括但不限于以下内容： a) 设备的构造及原理； b) 设备操作规范； c) 维护及保养； d) 常见的故障及排除方法。 试验设备或仪器安装调试完毕后，必须有国家法定单位出具合格的检定/校准报告。 当上述工作完成，具备验收条件时使用部门提起设备验收申请单GL(QY)W2501流程，综合管理科组织评审验收。使用部门对调试结果进行确认，评审小组对设备的性能作出评价。如果合格，综合管理科填写设备安装调试验收单GL(QY)W2505；如果不合格，综合管理科填写不合格设备整改通知单GL(QY)W2504 通知物资采购科，由物资采购科联系供应商进行整改或调换。 验收内容： a) 根据合同要求进行验收； b) 验证设备使用或试验能力。 验收部门：综合管理科、使用部门、财务中心、评审小组； 评审小组人员要求：同预验收评审小组人员要求，一般不得低于三人。 根据验收需要，数据信息管理部参与对设备配置的电子类或软件类进行验证。 见证材料 a) 调试记录及试运行操作规程（注意事项） ； b) 使用部门提供的调试跟踪记录、培训计划及实施记录； c) 精度检验单或设备检定证书（试验设备、仪器） ； d) 使用数据或试验报告； e) 其它增补材料。 4、设备运行（终）验收； 调试合格后，使用部门按合同规定的时间进行试运行。 到达试运行期限，使用部门提出设备验收申请单GL(QY)W2501 流程，综合管理科组织验收，使用部门出具使用意见。如果验收合格，综合管理科填写设备运行（终）验收单 GL(QY)W2506； 如果不合格， 综合管理科填写不合格设备整改通知单 GL(QY)W2504通知物资采购科，并由物资采购科联系供应商进行整改或退货。 验收内容：验证设备的运行情况。 5、设备质保期验收。 根据合同规定，在质保期结束前一个月内，使用部门应对设备进行全面的检查，检查记录作为质保期验收的依据之一。到了质保期限，由物资采购科提出设备验收申请单GL(QY)W2501 流程，综合管理科组织使用部门进行评价，并填写设备质保期验收单GL(QY)W2507，其结果作为质保金支付依据。 验收内容： a) 质保期内设备运行情况，包括故障统计及原因分析。 b) 设备厂家服务情况总结。 （是否履行合同和技术协议规定承诺） 验收部门：综合管理科、使用部门、物资采购科。 见证材料： a) 使用部门提供的经部门领导认可的使用报告（报告包括：设备名称，供应厂家，运行时间，故障及维修记录、售后服务、使用结论） ； b) 设备检查记录； c) 其它增补材料。 四、设备的日常管理 （一）设备使用 1、设备使用 （1） 人员培训 操作者上岗前必须经过设备操作培训，原则上做到持证上岗。由本部门培训管理员按培训控制程序GL（QY）P04 组织操作者进行设备操作培训，报综合管理部人力资源科进行岗前资格评定工作。综合管理科定期对设备持证上岗情况进行检查。 （2）设备操作规程相关事宜 操作规程编制及批准 使用部门对设备编制详细的操作规程，综合管理科进行审核并提供操作规程编号，使用部门领导批准后执行。操作规程的编号按设备仪器及相关文件编号规定 Q/JLYJ811005-2023 执行。 操作规程的内容 操作规程应涵盖下面的内容： a) 操作设备前对现场清理和设备状态检查的内容和要求； b) 操作设备必须使用的工器具； c) 设备运行的主要工艺参数； d) 常见故障的原因及排除方法； e) 开机的操作程序和注意事项； f) 润滑的方式和要求； g) 点检、维护的具体要求； h) 停机的程序和注意事项； i) 安全防护装置的使用和调整要求； j) 交、接班的具体工作和记录内容。 （二）设备的点检制度 设备操作人员在设备工作前必须按设备日常点检表GL(QY)W2601 的规定内容逐步进行检查。发现问题，必须排除，严禁设备带病工作。 关键及重点设备施行每日点检制度，一般设备则施行定期点检制度，点检周期在设备操作规程中规定 在工作过程中， 设备操作人员应随时查看设备运行状况， 防止设备异常事故发生。 工作结束后，设备操作人员必须对设备进行日常维护并认真填写设备运行时间记录表GL(QY)W2602。 每月25日，使用部门汇总设备点检问题点，并存档作为制作下一月（年）份保养计划的依据。 （五）设备变更 1、设备调拨 a) 公司部门之间的内部调动，调入部门填写设备内部调拨申请单GL(QY)W2608，由综合管理科审核，交分管设备管理部门的副院长批准后组织实施。 b) 公司与公司之间进行设备调拨按集团生产、试验检测设备调拨申请表流程操作。 2、设备封存、启用 a) 对于已经安装验收、投产使用而目前暂时不使用，连续停用六个月以上的设备，由使用部门填写设备封存（启用）申请单GL(QY)W2609，经分管设备管理部门的副院长批准后综合管理科组织实施。设备封存前使用部门须对设备进行全面清扫、润滑、放尽冷却油（水）、切断电源、遮盖防尘等工作。 b) 已封存的设备，必须有明显的封存标志。并由使用部门指定专人负责保管、检查，保持辅机、附件的完整性。 c) 封存后的设备需启封使用，由使用部门填写设备封存（启用）申请单GL(QY)W2609 交办理启用手续。 d) 封存一年以上的设备，由综合管理科组织进行评估，确认不需要的设备，提交评估报告，经公司批准后及时处理。 e) 经过封存处理的设备，不允许私自使用。 3、设备改造与更新 一般设备的改造和更新由使用部门提出需求，填写设备更新改造申请表GL(QY)W2610，综合管理科组织进行评估，评估结果经主管设备管理部门的副院长审核，常务副院长批准后组织实施。纳入新建或技改措施项目中的设备改造和更新，则按集团设备（工装）大修、改造、更新管理办法GLW001313 规定执行。 4、设备报废 （1）确因设备丧失功能不能修复或超过使用年限不符合法规安全的设备，由使用部门填写设备报废申请单GL（QY）W2611,综合管理科组织评估，经常务副院长批准后给予报废。 （2）设备经过报废后不得流入现场使用，由物资管理科统一管理。资产出售后由物资管理科提交出售单据及设备报废申请单GL（QY）W2611 交财务中心进行帐务处理。 五、设备的维修与保养工作 （一） 设备的维修工作 1、设备预防性修理 a) 大修。由综合管理科组织实施，按设备（工装）大修、改造、更新管理办法GLW001313 操作。其大修内容：被修设备全部解体，修理基准件，更换全部易损件，修理修整电气部分以及设备外表翻新。达到要求：消除设备大修前存在的缺陷，恢复设备原有的精度、性能及效率。 b) 项目修理。按照其工艺要求对某些项目进行针对性修理。内容：部分部件解体修复或更换磨损件；对设备局部精度进行校正。达到要求：恢复局部精度、性能达到使用要求。项目维修计划一般由使用部门提出维修项目及验收标准，由综合管理科审核并报常务副院长审批后组织实施。 c) 小修。针对日常点检或使用中出现的问题，由使用部门自行处理一种维修方式 内容：通过检查、调整、紧固、润滑、更换等技术手段，保证设备的使用性能。达到要求：保持设备处于完好技术状态。修理结束后，经办人填写设备维修记录单GL(QY)W2607，综合管理科组织进行验收。 2、设备故障处理 设备在使用中出现故障，使用部门提起设备故障报修单GL(QY)W2606 流程反馈给综合管理科。综合管理科组织排除、对故障进行分析： a) 设备内部修理。对更换配件等可解决的故障，由使用部门进行自行更换，综合管理科给予支持。 b) 设备委外修理。因本公司不能解决的故障，由综合管理科负责组织委外维修，使用部门配合实施。 维修完毕，经办人填写设备维修记录单GL(QY)W2607，综合管理科组织进行验收。 （二） 设备的保养工作 （1）日常保养 设备日常保养：包括每班和周末两种，均由操作者负责进行。 a) 每班维护内容：对设备进行表面擦拭、目视检查或加油润滑，保持设备整齐、清洁、润滑、安全。维护完毕，填写设备日常保养记录表GL(QY)W2603。 b) 周末维护内容：由操作者在每周末对设备进行彻底的清扫、擦拭或润滑。维护完毕，填写设备日常保养记录表GL(QY)W2603。 （2）定期保养 设备的定期保养由使用部门按照综合管理科编制的年度保养计划按月实施。每年的十一月份开始编制下一年的 年度设备保养计划GL(QY)W2604，由综合管理科组织，使用部门根据设备的使用频率、点检出现的问题等综合原因进行编制，并提交分管设备管理部门的副院长批准。 a)设备内部保养由使用部门按保养计划实施，综合管理科提供支持。 b)设备委外保养由综合管理科组织实施，使用部门配合。 设备保养完毕，使用部门填写设备定期保养记录表GL(QY)W2605，综合管理科组织验收。 （三）月度设备维修保养计划的制定与实施 每月25日，使用部门制定设备故障汇总表，并根据设备故障汇总与设备点检情况汇总制定下一月份的维修保养计划，交设备管理组审核，同时编写本月的设备维修保养计划实施情况报表交设备管理组进行核定。 六、备件管理 （一）备件供应商数据库 综合管理科负责建立设备配（备）件供应商数据库，方便配件的采购工作 （二）备件库存数据库 综合管理科建立备件库存表GL（QY）W2612，对备件实行建账管理。根据消耗情况及采购周期，设定安全库存量。若低于库存量，由综合管理科提交一般物资需求清单（月度）流程，由设备管理组负责联系供应商及询价，物资采购科负责备件的付款及运输工作。 （三）备件需求申请 使用部门有备件使用需求时，先查询备件库存表，若有库存则可领用，在领用时，需由综合管理科在出库单GL（QY）W2909 进行签字确认，物资管理科才可给予发放。 设备管理手册 机械设备管理手册 实验室设备管理手册 设备管理 设备管理 设备管理 设备管理 设备管理 仪器设备管理系统操作手册 设备管理规定