上海大学基于web的高校档案管理系统的设计与实现.doc

论文作者签名： 导师签名： 日期： 济南大学工程硕士专业学位论文目 录目 录I第一章 绪 论11.1 题目来源和选题依据11.2 国内的研究现状：21.3 系统开发的目的和意义3第二章 开发语言介绍52.1 ASP的概述52.2 ASP连接数据库的方法72.3 开发工具介绍82.4 Mysql9第三章 系统的分析与设计113.1需求分析113.1.1 功能需求113.1.2 档案管理的性能需求133.1.3 档案管理的数据需求143.2 系统的可行性分析143.2.1技术条件可行性143.2.2经济可行性分析153.2.3法律可行性分析153.3系统的功能模块图163.4数据库结构的设计与实现173.5 ER图21第四章 功能说明224.1系统维护人员登录页面224.2 系统各功能模块页面224.2.1系统维护224.2.2文件管理344.2.3 收集整编374.2.4档案管理404.2.5 开发利用46总结与展望53参考文献54致 谢56摘 要随着计算机及计算机网络的飞速发展，整个社会的信息化发展进程突飞猛进，在这个新的形势和趋势下，为加快高校自身发展进程，各部门都在为此积极的响应，信息化程度都有明显的提高，档案部门作为高校发展的部门之一，承载着高校历史和荣耀的见证，但档案资料存在着分散性、繁琐性、数量庞大等特点，使得档案的检索问题难上加难，为此应当从最基础做起，从档案的收集管理方面入手，加快档案的数字化信息化建设，完善电子档案的检索，从而达到最终利用服务的目的。使高校档案管理科学化、高效化、网络化，解决高校档案资料分散、重复劳动、查询困难的现状。根据学校档案工作自身的情况和实际需要来进行细致的分析，解决自身出现的各种问题。采用基于web的档案管理系统可以高效的完成用户的管理、档案信息的录入、目录检索、档案的借阅、报表的打印等基本功能，可以说在很大程度上完成了档案工作的基本流程，方便了档案的利用服务，省时、省力、简便、精确的解决了档案的管理工作。这段废话太长，背景和意义部分占总体比重不应该多于1/3，主要是描述系统做什么，怎么做，做完效果如何本系统使用asp+Mysql进行程序的开发，实现了传统档案管理的整个归档过程及档案的保管利用：首先是学校各个部门兼职档案员通过相应权限登录系统后对本部门档案案卷目录、卷内目录以及文件性材料进行前期的录入和文件挂接；然后是档案馆业务部人员对档案目录进行审核修改，最终打印相关的案卷目录和卷内目录；而保管利用部？可以通过检索功能对案卷目录或者档案全文进行检索，完成档案的借阅服务和年鉴等资料的提供；通过数据统计功能能及时并快捷的对档案等数据进行统计，从而完成每年的数据统计年报任务。基于web的高校档案管理系统的成功部署和应用，不仅在一定程度上提高了目前学校档案管理中“录入存储服务”的工作效率，而且为高校档案提供了更加方便快捷的服务，更进一步加快了档案信息化建设的步伐。关键词：档案目录管理系统；ASP；mysqlWeb, 高校档案，档案管理，系统设计VABSTRACTWith the rapid development of computer and computer network, theinformationization of the whole society development by leaps and bounds, under the new situation and trends, in order to speed up the universities own development process, all departments are therefore a positive response, the informationization level can significantly improve, archives, as one of the development of colleges and universities, is bearing the weight of the witness of history of colleges and universities and the glory, but there is dispersion profiles, complicated and large, makes it harder to file retrieval problem, for this shall start from the most basic, from the aspects of the collection of archives management, accelerate the construction of archives digital information, perfect the 英文的格式，请在修改完之后重写英文摘要。electronic file retrieval, thus achieve the goal of eventually use the service. Make scientific archives management in colleges and universities, efficiency, and network, solve the university archives, rework, query difficult situation. Archives work according to the school's own to a detailed analysis of the situation and actual needs, solve their own problems. The archives management system based on web can efficiently complete the user's management, file information entry, retrieval, archives of the basic function such as lending, report forms printing, can say to a great extent, completed the basic process of archives work, convenient use of archives service, time saving, energy saving, convenient and accurate to solve the management of the archives. This system USES asp + Mysql for program development, realize the traditional archives management of the whole process of archives and archives keeping use: first is the school each department part-time archivists by appropriate authority after login system of archive files directory, volumes directory and file materials for their early entry and file articulated; Then the archives department personnel to audit changes file directory, the final print related files directory and volumes directory; And keep using department can through the search function to the case file directory or file full text search, complete archives library service and the yearbook data provided; Through data statistics function can timely and quick to file for statistical data, such as to complete the annual statistical reports. The success of the university archives management system based on web deployment and application, not only to a certain extent, improve the current archives management in school "entry - storage - service" work efficiency, but also for the archives in colleges and universities provide a more convenient and quick service, further accelerated the pace of archives informatization construction. Key words：File directory management system; asp; mysql济南大学工程硕士学位论文第一章 绪 论1.1 题目来源和选题依据在档案馆工作已三年有余，通过学校的具体档案工作学到了很多也感触了很多。高校档案是广大教工在长期教育工作、学校管理和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的材料。它不紧记载着学校的办学历史，而且记载着全校师生员工的德、能、勤、绩。这对于学校的职能表现和今后发展来讲都有重要的参考价值，因此，档案材料的完整性具有重要的意义，如何对档案进行高效的收集整理及利用便成为了首要解决的问题。档案的形成都具备一定的规律，一般党政部门和能按年度归档的部门在次年六月底前归档，教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前归档，而整全文请认真按照学校硕士论文模板要求进行整理，包括字体行距等。个高校的档案都是按照一重要因素归口来进行搜集和整理的，这恰恰使得档案分为了党群、行政、教学、基建、财会、产品、出版、声像、外事等十大类目，每年都有众多的档案需要归类整理并进行存档，档案的收集一定要遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管利用，正是由于档案的搜集整理，使得各部门和档案馆之间形成了档案的交接工作，档案管理系统在此工作中起到了很重要的作用，各部门不但可以通过档案管理系统进行档案目录的录入和相关文件的目录挂接，业务部室更能通过相应的权限直接远程的实现对目录的审核和修改，并能按照相对应的格式对目录进行汇总打印，于此同时也能与档案馆保管利用部室进行沟通，实现档案案卷的入库。保管利用部通过系统中的检索功能可以快速高效的进行档案的查阅、调出，这样不仅仅在人力上节省了很大资源，更在一定程度上方便了整个档案工作。档案管理系统不再被认为是起到保管过期资料的作用，而被要求深入到各个业务环节中，从信息的产生阶段和现行阶段就介入，以便为现实工作服务。这要求档案管理工作前移，与各项工作进行紧密结合。 1.2 国内的研究现状：（1）目前为止，许多高校档案管理基本是以传统的人工管理模式和半人工半机器化的管理模式。传统的手工管理模式：一般通过编制纸质档案目录进行档案的检索，通过纸质登记进行档案的借阅查询，档案管理的大多流程都采用手工操作，缺乏科学的管理和利用方法，重复劳动，提供档案信息服务效能较低，并且对目录和档案的磨损程度较大。半手工半计算机管理模式：用计算机对档案目录进行检索，但较多的仅是以文件夹的形式简单的对档案目录进行“存放”并未实现目录的系统查询，有的已经开发了档案管理系统，通过计算机处理部分数据，但是还处在目录管理的初级阶段，相应的目录打印及检索处理的并不是多完善，与手工阶段相比工作效率已经有所提高，但与高效、科学、优质地开展现代信息化、网络化服务的要求相比，仍然存在着一定的差距。档案馆所提供的档案利用一般主要集中在党群、行政、教学等档案资料上面，并且计算机存储中仍然较大的是目录级别，电子文件科研等类别的档案的利用率不是很高。这就说明了目前高校档案馆还基本停留在传统的档案管理模式中。（2）目前所就职的高校档案管理状况。目前来讲，本单位的档案管理过程仍处于半机器半人工管理模式，档案案卷目录和卷内目录的形成方面仍然是由各部门利用word文档对目录进行初始化填写，以邮箱或者u盘方式送至档案馆业务部室进行目录的移交审核，审核无误后进行统一的打印并最终送至档案信息管理部进行检索工具的编至以实现档案的检索利用服务工作。整个档案管理整理过程存在着许多不足之处，譬如word格式的易动性使得案卷目录和卷内目录格式上的不统一，给人带来杂乱无章的感觉；检索工具少，形式较单一，查找时间长，查准率、查全率低，无形之中加大了档案查询的工作量，无法提供高效、快速的档案查询利用；再者，档案的利用过程中损坏现象严重；无法多人同时查档，重复利用率低。档案的借阅都采用纸质登记，很不利于规范化管理，对档案的借阅催还工作有一定的局限性。由于档案的管理没有实现web检索，故对于异地查档者存在不便之处，偶尔出现“空跑”现象。1.3 系统开发的目的和意义简化档案的立卷审核过程，由于往年档案的立卷都是各部门兼职档案员将已有的word案卷目录模板进行目录输入并通过电子邮件的形式发送到档案馆业务部室，业务部室对初始形成的案卷目录进行审核修改并回馈给各归口部门，这样反复的指导和修改最终必定会无形的增加工作量，目录管理模块的开发就是在基于web的条件下，实现各归口对档案目录的输入，在档案业务部室实现最终的修改。固定案卷目录和卷内目录的格式，减少不必要的调整。由于word文档容易变化，在各部室输入及修改中容易出现格式的变化，这对目录的最终形成增添了很多不必要的工作量，而且众多归口部门同时会发大量的word文档给业务部管理人员，内容和形式上的涣散对工作增添了许多麻烦，在业务部权限下直接对最后修改完成的案卷目录进行修改打印，解决了档案目录的不一致性问题。加快档案的检索速度，高效、准确的完成档案的利用。档案的最终目的、灵魂所在即是档案的利用，由于档案的繁多性、复杂性决定了查阅档案需要进行较多的目录翻查，这无疑在检索方面增加了工作量，通过档案管理系统能高效的解决档案检索问题，与此同时能减少对档案目录和档案的无形磨损问题。对档案利用采用借阅预登记功能，解决异地查档者“空跑“现象。往往许多异地查档者对自己的档案存在未知，来馆查档后却并未查到所需资料，通过网络进行档案的借阅预登记工作，提前使异地查档者能够进行相关案卷目录的检索查询，对目标档案进行网上预约，更好的实现档案的利用服务工作。及时对相关数据进行汇总，顺利完成档案数据年报工作。往年对档案的统计工作均为人工的进行数据的查找及计算，不但工作量比较大，而且整个数据精度不高，通过档案管理系统的档案统计功能，对入库档案以及借阅档案等数据进行统计，高效、准确的完成每年的档案统计年报工作。第二章 开发语言介绍2.1 ASP的概述 ASP全称Active Server Pages，是微软推出的用以取代CGI（Common Gateway Interface）的动态服务器网页技术。它是web服务器端脚本开发环境，利用它可以生成动态的、高效的web应用程序。它可以在众多系统上运行，譬如 windows 2000、windows xp。它对客户端没有任何特殊的要求，只有一个普通的浏览器就行。ASP文件就是在普通的HTML文件中嵌入VBScript或者JavaScript脚本语言。当客户请求一个ASP文件时，服务器就把该文件解释成标准的HTML文件发过去。在服务器端运行的好处：第一，可以不受客户端浏览器的限制；第二，可以很方便地和服务器交换数据，比如读取数据库。ASP提供了几个内部对象和内部组件，利用它们可以很方便的实现表单上传、存取数据库等功能，以此来完成与客户端用户的交互。除此之外，还可以使用第三方提供的专用组件解决如发送E-mail、文件上传等功能。如果还有特殊需求，可以利用VC或者VB开发自己的组件。因此可以说Asp可以实现任何功能。当然任何事物都有它的优缺点，ASP也不例外，概括如下：1.论文排版有严格的标号要求，第一章，1、（1）、1）.，请参照模板全文认真调整ASP程序的优点 （1）ASP所使用的VBScript脚本语言直接源于VB语言，秉承了VB简单易学的特点，学习起来非常的容易。 （2）把脚本语言直接嵌入HTML文档中，不需要编译和连接就可以直接解释运行。 （3）利用ADO组件轻松的存取数据库。 （4）面向对象编程，可扩展ActiveX Server组件功能，可以使用第三方组件或自己开发ActiveX sever组件。从理论上讲，可以实现任何功能。 （5）不存在浏览器的兼容问题，由于Asp程序是在服务器端运行的，当客户端浏览器浏览ASP网页时，服务器会将该网页重新解释一遍，并生成标准的HTML文件发送给客户端浏览器，因为送出的是标准的HTML文件，当然不会存在浏览器兼容的问题。 （6）可以隐藏程序代码，在客户端仅可看到由ASP输出的动态的HTML文件，可以保护你的劳动成果。2.ASP程序的缺点 （1）运行速度比起HTMl程序来较慢，因为每当客户端打开一个ASP网页时，服务器都须将该ASP程序从头到尾重读一遍，并加以编译执行，最后再送出标准格式的HTML格式文件给客户端，从而影响了运行速度。 （2）有的网络操作系统不支持ASP，这样ASP开发Web程序来说最好选用windows系列的操作系统。ASP的运行环境 一般情况下，通常都是在自己的计算机上编写调试好ASP程序，然后再移植到专门的服务器上去，在编写调试的时候，自己的计算机即是服务器端，又是客户端，所以必须同时安装服务器端和客户端必须的软件。而客户端只需要普通的浏览器即可，而服务器端一般是由windows系列的操作系统+IIS 5.0（Internet信息服务管理器 5.0）来构成服务器端运行环境。 如果是Windows 2000 Server或者Windows 2000 Advance Server版本，一般已经自动安装了IIS，但如果是其它版本，需要自己手动安装IIS管理器，依次选择【开始】-【设置】-【控制面板】-【添加/删除程序】命令，选择【添加/删除Windows组件】按钮，选择“Internet信息服务（IIS）”，根据提示安装即可，安装完毕后可以通过浏览器浏览ASP文件了。 ASP的开发工具 对于初学者来说，可以使用记事本。FrontPage等任何文本编辑器，编写完毕后存成扩展名为.asp的文件就可以。但利用dreamweaver，不仅可以编写，还可以调试，所以开发来讲用它比较合适。ASP存取数据库 在ASP中内置了许多功能强大的ActiveX Server组件，这些组件分别是数据库存取组件、文件存取组件、浏览器兼容组件、计数器组件等。所谓组件，和对象差不多，就是ASP把功能已经封装好了，只要调用就可以了。数据库存取组件（Database Access Component）是使用ADO（ActiveX Data Objects）技术来存取符合ODBC（Open DataBase Connectivity）标准的数据库或具有表格状的数据形式的一种ASP内置组件，是所有ASP内置组件中最重要和使用最多的一个组件。ADO实际是这么一种技术：它可以使开发者轻松存取数据库，并可以在客户端实时更新显示。这样，用户就不必每次打开HTML源文件修改，只要在线维护就可以了。ADO已经可以兼容大部分数据库，比如Acess、SQL、sybase等。尽管ADO使开发工作变得很容易，但ADO本身还是很复杂的，它包括Connection、command及Recordset三个主要对象，在ASP脚本中可以与数据库连接，查询数据库中的数据，以及插入、删除和修改数据库中的数据。2.2 ASP连接数据库的方法 要对数据库进行操作，首先要连接数据库，这就要用到Connection对象。具体连接方法有两种：（1） 利用数据源的连接方法<%Dim dbSet db=Sever.CreateObject（“ADODB.Connection”）Db.open “wwwlink”%>第一句声明了一个实例变量；第二句利用Sever对象的CreatObject方法，建立一个数据库存取组件的Connection对象实例db；第三句是打开数据源wwwlink，这里不是wwwlink。Mdb，是设置数据源名字，数据源和数据库的名字可以不一样。（2）不用数据源的连接方法使用数据源的连接方法尽管简单，但是需要在服务器设置数据源。如果希望把程序从一个服务器移植到另一个服务器上，还需要在另外一个服务器上设置数据源，比较麻烦。下面是不利用数据源的连接方法：<%Dim dbSet db=Sever.CreateObject（“ADODB.Connection”）Db.open “Dbq=C:InetpubwwwrootASPtempwww.link.mdb;Driver=Microsoft SQL server Driver(*.mdb)”%>2.3 开发工具介绍Adobe Dreamweaver这个标题跟2.4并列关系？Adobe Dreamweaver(前称Macromedia Dreamweaver)是Adobe公司的著名网站开发工具。它使用所见即所得的接口，亦有HTML编辑的功能。所见即所得 Dreamweaver成功整合动态式出版视觉编辑及电子商务功能，提供超强的支援能力给Third-party厂商，包含ASP， Apache，BroadVision， Cold Fusion，iCAT， Tango与自行发展的应用软体。当您正使用Dreamweaver在设计动态网页时，所见即所得的功能，让您不需要透过浏览器就能预览网页。梦幻样版和XML Dreamweaver将内容与设计分开，应用于快速网页更新和团队合作网页编辑。建立网页外观的样版，指定可编辑或不可编辑的部份，内容提供者可直接编辑以样式为主的内容却不会不小心改变既定之样式。您也可以使用样版正确地输入或输出XML内容。 全方位的呈现利用Dreamweaver设计的网页，可以全方位的呈现在任何平台的热门浏览器上。利用Dreamweaver进行目录前台设计，简化了程序的书写，通过相应的功能更能简化与数据库的连接以及完成对相关数据的操作，最终实现档案目录管理系统所具有的功能。2.4 Mysql SQL主要有以下几个方面的特点：1.一体化非关系模型的数据语言一般分为模式数据定义语言（主模式DDL），外模式数据定义语言（子模式DDL），与数据存储有关的描述语言，以及数据操纵语言（DML）。它们各自完成定义关系模式、录入数据、建立数据库、查询、更新、维护、数据库重构和数据安全性控制等一系列操作，它具有DDL（数据定义语言）、DML（数据操纵语言）、和DCL（数据控制语言）为一体的特点，用SQL可以实现数据库生命期内的全部活动。2.两种使用方式、统一的语法结构SQL有两种使用方式：联机交互使用的方式；嵌入某种高级程序设计语言的程序中，以实现数据库操作。第一种方式下，SQL语言为自含式语言，适用于非计算机专业的人员。第二种方式下，SQL语言为嵌入式语言，它依附于主语言，适用于程序员。尽管方式不同，但是SQL语言的语法结构是基本一致的。SQL为许多任务提供了命令，其中包括：查询数据；在表中插入、修改和删除记录；建立、修改和删除数据对象；控制对数据和数据对象的存取；保证数据库一致性和完整性。以前的数据库管理系统为上述各类操作提供单独的语言，而SQL将全部任务统一在一种语言中。3.高度非过程化在SQL语言中，只要求用户提出目的，而不需要指出如何去实现目的。SQL允许用户在高层的数据结构上工作，而不对单个记录进行操作，可操作记录集。所有SQL语句接受集合作为输入，返回集合作为输出。SQL的集合特性允许一条SQL语句的结果作为另一条SQL语句的输入。4.所有关系数据库的公共语言由于所有主要的关系数据库管理系统都支持SQL语言，用户可将使用SQL的技能从一个RDBMS转到另一个,所有用SQL编写的程序都是可以移植的。第三章 系统的分析与设计建议这部分改为需求分析，利用需求描述方式及相应的工具（ER图、总体架构图、系统模块图）把需要做什么描述清楚，不能与设计和实现混为一谈。3.1需求分析档案管理系统的目标是：在整个信息化、网络化快速发展的今天，在数据库，计算机网络和先进的开发平台上，利用现有的软件，配置一定的硬件，开发一个具有开发体系结构的、易于维护的、扩充的、具有良好人机交互界面的档案管理系统，实现高校等事业单位档案的自动化档案管理，为各单位以及个人提供准确、精细、完整、快速的档案资料。根据学校档案馆管理工作的实际，本文结合档案管理工作的日常工作和相关业务流程进行了系统需求分析，系统针对使用者而言，总的需求是：不同用户登录后，根据不同的权限对档案进行不同的操作。学校各部门兼职档案员通过各自分配的权限进行系统登录，登录成功后可进行初始档案目录的录入工作；档案馆业务人员通过权限进入后可进行档案目录数据的审核、修改、删除并最终将档案目录进行打印输出；档案馆信息管理利用部人员可通过权限进入系统后对档案目录进行相应的检索，以实现档案的借阅，也可通过目录统计功能进行档案目录的最终统计；系统维护人员，可进行用户的分配、修改、删除，并能对数据库进行导入、导出、备份、更新等维护。3.1.1 功能需求1系统设置与维护系统设置与维护模块主要完成与系统运行相关的各种数据维护工作。包括数据结构设置和维护、权限管理、系统参数设置和维护、日志管理。系统设置与维护为整个档案管理系统提供了全部后台的支持，是档案管理系统的基础平台。它提供了档案类型、全宗、分类结构的定制，可以使档案系统满足用户的各类档案资源的管理需求，并可以满足系统的扩展需求；同时将归档文件整理的规则形成系统的控制设置，使得整个归档流程规范化、标准化；另外提供了数据日常维护、系统维护的必要设置工具。是系统管理员的强大工具包。系统维护工作可以通过全宗管理、档案库管理、文件库管理、分类表管理、报表维护、数字字典维护等功能模块实现。2.信息采集部分主要完成各种渠道的数据采集工作。通过数据一体化接口，按信息采集流程要求，将各个信息系统中的待归档信息直接采集到管理系统中或通过数据交换平台采集到档案管理系统中；通过收集整编流程，可实现分散式、集中式档案整理和移交，收集整编主要针对档案的案卷目录以及卷内目录的编制；通过数据导入功能，可以实现离线数据的收集、历史数据的导入以及数字化加工系统产生的电子档案数据导入到系统中，与电子档案的信息采集过程相对应，往往伴随着实体档案的收集、整理、移交和接受，在处理电子档案的业务流程中，同时处理了实体档案的这些相关工作。3.档案管理部分档案管理部分，主要完成日常的档案管理工作。其中，档案数据管理，主要完成档案信息的日常管理和维护工作；综合管理，主要完成与实体保管相关的各项工作；档案统计，主要完成与档案管理工作相关的各项统计工作，如每年档案的入库统计以及档案的查阅利用情况统计；鉴定销毁，主要完成档案的鉴定工作和销毁管理工作。4.文件管理部分文件管理部分，主要完成高校各职能部门或者上级来文针对我校的文件性材料的归档，例如党群、行政类综合性文件。文件的管理一般以文号或者发文年度进行检索利用，而文件的保存格式大都以pdf格式进行存储来保证文件的真实性、原始性。5.开发利用部分开发利用部分，主要完成档案的研究开发工作，并提供各种方式的档案利用。一方面提供与实体相关的利用，另一方面通过网络提供各种方式的档案检索和利用，包括档案目录检索，全文检索、分类检索等多种网上信息检索利用方式。专用检索引擎是针对各业务系统对档案信息的特殊需求专门开发，供各业务系统调用，以便为各业务系统提供专用信息服务，使各业务系统能够方便的提取档案信息并使业务系统需求展现。3.1.2 档案管理的性能需求 为了保证系统能够长期、安全、稳定、可靠、高效的运行，档案管理系统应满足以下的性能需求：系统处理的准确性和及时性系统处理的准确性和及时性是系统的必要性能。在系统设计和开发过程中，要充分考虑系统当前和将来可能承受的工作量，使系统的处理能力和相应时间能够满足企业对信息处理的需求。 由于档案管理系统的数据录入功能对于整个系统的功能和性能起着重要的决定作用。作为系统的数据来源，档案的利用需要有必要的权威性、真实性。所以在系统开发的过程中，必须采用一定的措施和方法保证系统的准确性。系统的开放性和可扩充性 档案管理系统在开发过程中，应该充分考虑以后的可扩充性。各种需求要不断的进行更新和完善。所有这些，都要求系统提供足够的手段进行功能的调整和扩充。而要实现这一点，应通过系统的开放性来完成，只要符合一定的规范，可以简单的加入和减少系统的功能模块，配置系统的硬件，通过软件的更新来实现系统升级。系统的易用性和易维护性 档案管理系统的使用直接面对着用户和档案管理者，而档案管理人员并非都对计算机非常精通，这就需要提供良好的交互界面和简单易懂的操作步骤。根据这些需求就要求系统设计初期进行详细的规划和细致的考虑。 档案管理系统中某些数据是非常重要的，系统要提供方便的手段供系统维护人员进行数据的备份和恢复，以防系统意外崩溃使得数据流失，再者，档案的完整性和原始性要求着档案必须严格进行保管，以防被盗取篡改。系统的响应速度 档案管理系统在日常处理中的响应速度为秒级，因此，档案的查询等功能的实现要求达到及时响应的反馈信息。在进行统计分析时，原则上要保证不会因为速度的问题而影响工作效率。3.1.3 档案管理的数据需求 档案管理系统的数据需求要求包括以下几点：1. 数据录入和处理的准确性和实时性数据输入的准确性是数据处理的前提，数据的检索和利用都是以数据的输入为基础的，错误的输入输出使得系统的工作失去了意义。由于部分数据是档案归档者自身进行输入的，故要对兼职档案人员进行提前培训并且管理系统要设计相关的数据检错。2. 数据的一致性与完整性由于系统的数据是共享的，在不同的客户端中，档案资料是共享数据，所以如何保证这些数据的一致性，是系统必须解决的问题。要解决这一问题，要有一定的人员维护数据的一致性，要求对数据库的数据完整性进行严格的约束。3.2 系统的可行性分析3.2.1技术条件可行性 本系统是一个基于web的高校档案管理系统。大方面讲是为了整个高校档案的管理，操作过程中不涉及代码的编写，应用过程中是可行的。当然系统的开发需要相关的团队来实现，无论前台应用模块还是后台数据库的设计及维护，都能用现已有的软件工具予以实现，计算机硬件的发展对相关服务器的功能实现提供了良好的基础保障。当然整个完善的档案管理系统还需要众多相关的接口及系统集成，譬如OCR识别技术、流媒体播放技术、双层pdf技术以及可扩展的安全技术等。这些相关技术的应用都是可以实现并且为档案管理系统应用服务的。3.2.2经济可行性分析 本系统的开发费用适中，在满足高校档案各种需求的同时，一次性的支出能够减少人力的投资和办公费用，极大提高办公效率。从经济上考虑，本系统完全有必要开发。3.2.3法律可行性分析 新系统的研制和开发都选用正版软件，将不会侵犯他人、集体和国家的利益，不会违反国家的政策和法律。通过分析，可以确定本系统的开发是可行的。3.3系统的功能模块图高校档案管理系统文件管理收集整编档案管理开发利用系统维护文件立卷文件收集自动组卷手动组卷数据管理综合管理统 计鉴定销毁统计年报档案检索借阅管理光盘制作档案编研信息发布权限管理数据维护数据转换档案设置数据字典维护图3.3系统的功能模块图3.4数据库结构的设计与实现这部分是属于设计部分采用的数据库是MySql数据库，建立了包含如下几个表文件。考虑到数据库安全性。管理员为用户分配用户名和密码。该系统涉及到的主要实体共有8个数据表：Yonghu: id, name,username,password, departmentId,email,role,用户表；Department:departmentId,departmentName,systemId部门表；Record:id,time,yhId,content,ip,systemId,tbName 日志表；System:id ,pid,name,url,title,target,icon,systemDh系统表；AnJuan:id,number,stEnd,page,deadline, DepartmentName,name, 案卷表；Juannei:id,name,title,date,page,remark,endPage 卷内表；archivesBrowse（id、yonghuName、anjuanName、borrowDate、returnDate、com、archives_id）CS:departmentId,systemId 关系表；用户信息存放于用户表如表3.4所示：表3.4用户表（yonghu）名称属性名类型长度为空说明用户IDidint11否主键用户名usernamevarchar20否密码passwordvarchar20否用户部门IDdepartmentIdint11否外键电话telephonevarchar40邮箱emailvarchar40否说明introductionvarchar500角色