2023年档案室管理规章制度遵守范文(通用6篇).docx

2023年档案室管理规章制度遵守范文(通用6篇)在快速变化和不断变革的今天,需要使用制度的场合越来越多,制度是指一定的规格或法令礼俗。大家知道制度的格式吗。以下是小编为大家收集的档案室管理规章制度遵守范文(通用6篇)，仅供参考，欢迎大家阅读。第一篇: 档案室管理规章制度遵守一、分管档案工作的局领导职责1、组织全局性的宣传、贯彻、执行中华人民共和国档案法和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。2、加强对局档案工作的领导，将档案工作纳入局的整体发展计划，列入局议事日程，督促分管部门按上级和局档案部门要求做好应做的工作。3、关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与局各项工作协调发展。二、局档案员职责1、贯彻实施档案法、山东省档案条例等档案工作的法律、法规，建立健全档案管理制度。2、对各有关处室形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。3、负责收集出国考察人员应当归档的有关材料和照片，收集领导同志外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。4、负责管理全局各种门类和载体的档案，维护档案的完整、准确与安全，并为本单位各项工作的需要提供服务。5、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。6、按规定向档案馆移交应进馆的档案。三、分管档案工作的各处（室）领导职责1、配备具有较好政治业务素质的专（兼）职档案人员，并保持相对稳定。2、将档案工作纳入本单位的议事日程（每半年研究一次档案工作），帮助专（兼）职档案人员解决工作中的实际困难。3、组织本单位人员学习档案法规，执行局档案工作的规章制度。4、疏通渠道，严格制度，督促有关人员注意平时各类文件材料的形成积累，积极配合专（兼）职档案人员的归档工作。5、协同档案室监督、检查本单位文件材料预立卷、整理组卷、归档验收及档案鉴定工作。6、负责检查本单位专（兼）职档案人员履行档案岗位职责情况。四、各处、室专（兼）职档案人员职责1、坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。2、负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。3、归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。4、保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。5、主动接收局档案员的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室移交。6、积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。7、按档案室要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具。8、按归档时间向档案室提供档案目录和统计年报表。第二篇: 档案室管理规章制度遵守一、总则集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。1、凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向集团行政人事部提交备份，从而保证集团行政部作为集团档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。2、集团总部行政人事部负责集团档案管理、文书立卷的工作，并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。二、归档范围1、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等)均属归档范围。2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料3、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料;4、资金借贷、业务往来方面的文件材料(含合同、重要报表、银企联系函件等)5、政府、项目批文、合同;6、公司制度体系、会议纪要、内部发文(包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等);7、工程进度计划控制文件(含各业务单位往来函件等)、工程初设、修改、竣工图纸;8、各分子公司及集团总部各部门年度工作计划及资金计划;9、公司签定的各类合同(含商品房买卖合同);10、公司有效证照、证件、印章;11、具有法律效力及保存价值的文件;12、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等;13、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等;14、集团、各分子公司获得的社会荣誉资料;15、其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。三、立卷归档要求1、集团行政人事部应即时做好档案归档分类保管;各分子公司应在每季度最后一天以前将上季度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向集团行政人事部提交备份。2、集团各部门应及时向行政人事部移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续;各分子必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。3、各分子公司向集团行政人事部提交备份档案时，要严格履行移交手续，按文件材料分类造册，随移交备份档案提供两联清单，注明移交人，待总部行政人事部专人签收后各留存一联清单备查。4、归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：(1)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。(2)在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开;文电应全在一立卷。(3)卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;(4)卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号;不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。(5)按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内;卷内文件目录放在卷目。(6)声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。四、档案保管期限1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。2、确定集团档案保管期限的原则(1)凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。(2)凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。(3)凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。五、档案保密级别1、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议，行政人事部经理核定密级。2、有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室;有密级档案复制时，需经办公室主任(行政人事部经理)及副总以上领导批准。3、有密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经办公室主任(集团行政人事部经理)及副总以上级领导批准。4、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任(集团行政人事部经理)鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。六、档案的借阅1、各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅。2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或办公室主任(集团行政人事部经理)批准。3、借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。4、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任(集团行政人事部经理)批准。5、有密级的档案调阅、复制时均需办公室主任(行政人事部经理)及副总以上领导批准。6、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。7、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。8、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。七、电脑档案的管理1、所有员工使用的电脑必须指定专门的区域存放公司相关的文件、资料，在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。2、各分子公司办公室主任(集团行政人事部经理)即为电脑档案管理责任人。公司所有员工须到电脑管理责任人处对存档电脑区域、文件夹名称进行如实登记;各电脑档案管理责任人须定时对本单位的电脑按照登记存放区域进行检查。八、档案的鉴定与销毁1、集团行政人事部定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。2、档案鉴定工作由集团行政人事部经理主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。3、档案材料鉴定小组审定，并经集团总裁批准后，方可销毁。4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。九、罚则1、集团各分子公司凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元500元，并予以集团内通报批评。2、集团所有员工凡违反制度第六条第4项，泄露公司档案秘密的，涂改、拆散或未经办公室主任(集团行政部经理)批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款500元1000元，并予以通报批评;如造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其法律责任。3、集团所有员工凡违反本制度第六条第6项，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。4、集团所有员工凡违反本制度第六条第7项，遗失档案的，应立即报告，如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其相关责任。5、档案管理员丢失、规范档案调阅流程或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分及相应罚款，直至依法追究法律责任。6、集团所有员工凡违反本制度第七条，不按规定存放电脑档案，不按规定接受检查者给予相应的纪律处分及罚款。十、附则1、本制度自2023年9月1日生效。2、本制度由集团行政人事部负责解释。3、各子公司应根据本制度，结合本单位的实际情况，制定具体实施细则。4、以往的相关规定与本办法不一致的，以本制度为准。十一、附件：集团各分子公司各部门存档及备案范围第三篇: 档案室管理规章制度遵守为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进行管理。五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。六、文件资料档案的保管、查阅。1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅;公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。八、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。第四篇: 档案室管理规章制度遵守档案工作人员要有高度责任心。在档案管理工作中，严格遵守以下制度：一、档案归档制度为了将本单位档案完整齐全地收集、保管起来，建立起内容丰富、结构合理的馆、室藏结构，更好地为单位业务工作和其他工作服务，制定本制度。（一）归档范围凡是反映本单位工作或业务活动以及其他具有查考利用价值的各种门类、各种载体的文件材料，均属归档之范围。1、上级机关制发的属于本单位主管业务并需执行的文件，普发的非主管业务但需执行的法规性文件，上级召开的需贯彻执行的会议主要文件以及上级领导针对本单位的重要讲话、指示等。2、本单位党、政、工、团、人事、财会、保卫、基建和业务（经济）、科技等工作以及各内部机构形成的有查考、利用价值的文件材料。3、同级单位和非隶属单位制发需要执行，业务或工作联系密切以及检查本单位工作制发或形成的主要文件。4、直属下级单位报送的重要的工作计划、总结、请示、干部任免、典型材料、统计报表和法规性备案文件材料。5、本单位重要活动，重大事件以及专门业务形成的文字材料、照片、音像等。6、单位和个人其他有重要保存价值的文件、资料、图书、实物等。（二）归档时间需要归档的文件材料，一般按年度进行整理、归档。即须在当年上半年内，将上一年度本单位形成的以及其他属于归档范围的各种载体的文件、材料，按照规定，收集齐全，整理立卷，再由档案人员进行规范整理和实行集中保管。对于专业方面的专门文件、特殊载体的文件如基建档案等，可以适当延长收集归档时间，但也要在办理完毕后及时收集、整理、归档。（三）档的基本要求1、归档进室的文件材料须齐全、完整、准确，即每年需归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数等，不得残缺不齐。2、归档进室的文件材料应系统、条理、规范，即符合文件的自然形成规律，保管期限区分准确、分类科学、组卷合理，卷内文件排列有序、条理清楚。3、归档进室的案卷技术加工符合要求，即案卷封面填写内容齐全准确，格式规范，统一打印；案卷装订整齐美观，案卷排列及编号符合规定。4、机关单位发文应普遍建立“两套制”；机关、团体、企事业单位及撤销单位的档案都要按照国家规定，定期向区档案馆移交。二、档案保管制度档案是党和国家的宝贵财富，为维护档案的完整与安全，制定本制度。（一）根据保存档案的数量，必须设置使用的专门档案库房、档案柜和档案用具。库房要坚固、安全、适用，并有防盗、防尘、防高温、防火、防潮、防强光、防鼠、防虫等设施。（二）注重采用科学的现代化的档案保管，利用高技术手段、管理方法和设施设备，上等级和有条件的应配备去湿机、空调和微机等现代化设备，努力延长档案的使用寿命，保证档案的安全保存和更好利用。（三）接收档案必须认真验收，并办理交接手续，对接收和移出的档案要及时登记和统计，并进行规范化整理，保证档案完整、系统。（四）做好档案库房管理工作，保证库房内档案柜架和档案排放、编号合理有序，便于保管和利用，严禁吸烟和存放易燃、易爆物品及其它杂物。（五）保证库房内温湿度符合国家规定的标准（温度1424，湿度4565）。（六）对保管的档案要每年进行一次小检查，年终进行一次大检查，发现虫蛀、霉变、损坏、丢失档案等现象要及时报告领导，并积极采取措施予以处理。（七）要定期对库藏档案进行清点核对，做到帐务相符，对损坏和模糊不清的档案要及时抢救和修复。三、档案保密制度做好档案保密管理，是每个档案工作者的神圣职责，为确保党和国家的安全，制定本制度。（一）档案工作人员要努力学习党的方针政策，增强党性观念。（二）严格遵守档案法和保密法的规定，做好档案的安全、保卫、保密管理，做到不该说的不说，不该记的不记，不在任何地方和任何人面前谈论档案中涉及党和国家机密的有关内容。（三）严格执行档案的查（借）阅制度，对不符合正当手续的利用者，不查档不借档。档案人员不经领导批准，不允许擅自为自己的亲戚朋友提供档案资料。（四）工作人员不准私自将档案带出馆、室外，不准带领非本馆、室工作人员入库房。（五）工作人员阅卷要坚持随用随提，下班时应及时入库，未使用完毕的，可暂入柜或抽屉，严禁堆放在桌面上。（六）对违犯本制度者，视情节轻重给予相应的批评教育和行政处分；构成失泄密罪的，依法追究刑事责任。四、档案资料查（借）阅制度档案利用服务是档案工作的根本目的，为了做好档案利用服务工作，充分发挥档案的作用，同时确保档案的安全，防止档案的泄密和损坏，制定本制度。（一）查档案人员须持本单位介绍信，注明查档人身份，查档范围和目的，方予接待；利用已开放的档案，持身份证即可。（二）查阅机密档案和重要档案，必须经主要领导批准后，方可查阅。（三）档案资料一般不予借出馆、室外使用，如特殊情况非借出不可，需按规定办理借阅手续，借出的档案不得超过三天，逾期需要重新办理借阅手续。（四）查阅人员必须填写档案借阅登记表，利用档案后，均应填写和效果记录。（五）查阅档案的人员，要爱护档案，不准擅自摘录、拍照、复制和互相转阅，不准圈划、涂改、撕页和拆卷，对损坏档案者，要追究其责任。（六）查档者取证档案须经批准后，方可复制（手抄、打字、复印、拍照等），经核对无误后，盖章生效。（七）查档人员要严格遵守本馆、室的规章制度，馆、室内禁止吸烟，在阅览室阅卷时不准喝水，以免损坏档案，不准大声喧哗，影响他人阅览；要注意阅览室内卫生，爱护公共财物。（八）利用档案者要按规定交纳档案保护费、复制费和取证费。（九）档案工作人员要端正工作态度，积极为利用者服务，严格执行各项档案利用制度，做好档案的监护工作，确保档案的完整与安全。第五篇: 档案室管理规章制度遵守一、集中统一管理本机关的全部档案，做到专人、专室、专柜管理，任何人不得据为已有。二、加强库房管理，防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等方面的工作，配置必须的保护设备。三、定期对室藏档案保管状况进行全面检查，并作好记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取积极有效措施，保护档案的安全。四、认真做好档案的收集登记工作，做到目录与室藏档案相符。五、定期对档案进行鉴定，准确地判定档案的存毁，销毁失去价值的档案，由鉴定小组提出意见，登记造册，经机关负责人批准后，由二人在指定的地点监销，禁止擅自销毁档案。六、档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后，方可离开岗位。七、因保管不善，造成档案毁坏和丢失的，按档案法的有关规定，追究责任。档案工作人员岗位责任制一、认真贯彻执行上级有关档案工作的方针、政策和法规，刻苦学习、不断提高文化和业务水平、适应工作的需要。二、负责文件材料的立卷归档工作。三、做好档案资料的整理、编目、鉴定、保管、统计、编研和系统化工作。四、全面熟悉室藏，开发档案信息资源，积极提供利用，做好咨询工作，严格执行保密和档案的利用制度。五、加强档案室管理，做好温湿度记录，年终对室藏档案资料进行全面地核对清理，确保档案的完整与安全。六、保持室内整洁，遵守防火安全制度。_局档案保密制度一、根据国家保密法和国家税务总局、省地方税务局关于税收工作中国家秘密及其密级具体范围的规定，做好档案的密级划分和密级的变更工作。二、严格档案借阅审批手续，档案查阅只限于阅文室，查阅者不得抄录、复制和拍照，更不得擅自带走和转让他人；如确因工作需要，必须经分管领导批准，采取相应保密措施，使用后及时归还。三、档案室房属机要重地，无关人员不得擅自入内。四、对于造成泄漏档案机密的单位和个人，依照国家保密法有关规定视其情节轻重给予严肃处理。_局档案利用制度一、凡需利用档案资料者，必须填好借阅单，说明利用的目的等项。二、利用档案资料必须履行登记手续，在指定的地点查阅。档案原则不借出。但确因工作需要借出的，必须经办公室主任批准。借出的档案不得转借其他单位或个人使用，按期归还。三、重要的资料一律不借出，只限于查阅室查阅。四、查阅档案时，不得损污、涂改档案，不得在文件材料上围点、打杠、增删、批注、抽换、剪裁、撕毁。五、如因工作需要复制和抄录档案资料，要经办公室主任批准，由档案室核对无误后，力口盖公章，方可带走。六、局党委会、局务会记录、人事工作材料及案件讨论记录，除有关领导外，一律不准查阅，更不得摘抄或复制。七、对归还的案卷，必须全面进行检查，发现问题，及时认真处理。八、借查档案人员必须严格遵守上述制度，违者按档案法有关规定追究责任。第六篇: 档案室管理规章制度遵守一、定期把各部门上交的具有保存、查考、利用价值的各种载体形式的历史记录收进档案室。二、室藏档案、资料要分类单独存放，档案柜、架等要排列整齐、美观。三、档案的收进、整理、利用要详细统计，并做到数字准确、真实。四、查阅档案要严格履行手续，阅完经核对无误后，及时入库。对借出的档案要按期限及时归还。五、室藏档案、资料要每半年清点一次。六、要加强对档案的安全工作，制定"八防"，配齐防火、防盗、防虫等设备，室内严禁吸烟，确保档案资料万无一失。七、档案室由档案干部专人管理，查档人员及其他人员不得随便进入。八、对应该立卷归档的材料必须由幼儿园各部门收集齐全，并进性整理，定期交档案室集中统一管理，任何部门或个人不得据为己有或拒绝归档。九、归档范围：凡是幼儿园工作活动中形成的能反映本园工作活动，具有查考利用价值的文件、材料、图片等均属归档范围。十、归档时间：各部门应在每学期放假前将本学期的文件材料收集齐全，按照归档要求整理好，移交幼儿园档案室。交接双方根据交接目录清点校对，并履行签字手续。十一、归档要求：1、归档的文件材料要字迹清楚工整，一律使用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、彩色笔、复写纸，普通打印、复印撰写和批示文件材料，必须用复印机复印，喷墨或激光打印机打印的正规影印件。2、归档的文件材料要保持他们之间的历史联系，区分保存价值，科学的立卷、分类、编目。3、档案标题要简明确切，保管期限划分准确，便于保管和利用。