5公文管理办法.pdf

5 公文管理办法 编制人 编制日期 审核人 签发人 修订记录 日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 签发人 1.目的 为使集团公文管理工作规范化、制度化、科学化，根据公司实际情况，制定本办法。2.适用范围 本办法适用于集团范围内部、上下级之间、外部往来文件的处理。3.术语与定义 3.1.法定公文：指集团与政府有关部门、上级主管系统、集团内部各部门之间、下属公司与集团与不相隶属的各企事业单位与社会团体往来的文件；文种以国家行政机关公文处理办法为根据。3.2.决定：适用于对重要事项或者者重大行动做出安排，奖惩有关单位与人员，变更或者者撤消下级机关不适当的决定事项。3.3.通知：适用于批转下级单位的公文，转发上级单位与不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理与需要有关单位周知或者者共同执行的事项，任免人员。3.4.通报：适用于表彰先进，批判错误，传达重要精神或者情况。3.5.报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。3.6.请示：适用于向上级单位请求指示、批准事项。3.7.批复：适用于答复下级单位的请示事项。3.8.意见：适用于对重要问题提出见解与处理办法。3.9.函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问与答复问题，请求批准与答复审批事项等。3.10.会议纪要：适用于记载、传达会议情况与议定事项。3.11.机要文书：凡符合下列条款之一者，均属机要文书范畴：关于集团业务经营进展的重要方针、策略或者规划方案、文件；关于集团机构体制设置与重要人事任免方案、文件；关于重要会议的记录、纪要、决定等文件资料；关于集团尚未公布的投资及房地产开发、土地开发等项目的调研、勘察评估分析资料；集团对外经营的有关重要契约、协定等文书资料；其他有关重要机密文书资料或者机密事项。3.12.分管领导：分管专业业务的高管人员，即集团副总裁以上的领导。4.职责 4.1.总裁办公室职责 4.1.1.负责统一处理集团往来公文；4.1.2.负责收文办理的登记、分发、拟办、督办、立卷、归档、销毁等；4.1.3.负责发文办理的核稿、审稿、编号登记、缮印、用印、立卷、归档、销毁等。4.2.其他职能部门职责 4.2.1.负责收文办理的承办，即：提出办理意见或者执行领导指示；4.2.2.负责发文办理的拟稿、校对、发送。4.2.3.负责起草经济类文书流转表式。4.3.分管领导职责 4.3.1.负责对收文办理中涉及到本人分管的文件进行批示；4.3.2.负责对发文办理中涉及到本人分管的文稿进行批阅。4.4.总裁职责 4.4.1.负责对收文办理的文件进行批示；4.4.2.负责对发文办理的文稿进行签发。5.工作内容 5.1.法定公文格式 集团的公文通常由集团名称、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、印章、附件、主题词、抄送单位、印发或者电子邮发单位、印发或者电子邮发日期等部分构成。5.2.行文规则 5.2.1.行文请示要求做到：5.2.2.1 一文一事，具有可操作性；5.2.2.2 通常只主送一个单位（包含向有关主管部门请求批准的“函”）；如需同时报送其他单位，能够用抄报形式，但不得同时抄送下级单位；5.2.2.3 通常不得越级请示；因特殊情况务必越级请示时，应当抄报被越过的上级单位，并在文中写明越级的理由；5.2.2.“报告”中不得夹带请示事项，不应出现“请批复”、“请审批”等字样。5.2.3.凡是能通过当面协商、电话联系等方式解决的事务性工作，不必行文。5.2.4.起草、修改、抄写、批示文件，应使用钢笔、毛笔或者水笔，不得使用圆珠笔、铅笔书写。所有文字材料应字迹清晰、端正。5.2.5.集团各部门如以集团名义对外发文，应由总裁办公室统一编号、核稿、集团总裁签发、打印，并经总裁办公室加盖集团公司印章后，由部门自行分发。5.2.6.以集团名义发文，务必使用总裁办公室统一印制的发文单。5.3.公文办理 5.3.1.收文办理 5.3.1.1 来文签收由总裁办公室负责。外部会议的文件与资料应由参会部门交回总裁办公室统一办理。法院、仲裁机构送达的法律文书则务必交由集团审计法务中心签收，签收后按照收文流程办理。5.3.1.2 收文流程：编号登记分发拟办（此 3 个环节由总裁办公室负责）批办（按照集团现行文件规定由董事长或者总裁）承办（主管领导/有关部门）督查立卷归档（此 3 个环节由总裁办公室负责）5.3.2.发文办理 5.3.2.1 发文流程：拟稿（承办部门）核稿（总裁办公室）审稿（承办部门的分管领导）签发（按照集团现行文件规定由董事长或者总裁）校对、缮印（总裁办公室组织承办部门）用印（总裁办公室）发送（承办部门）预立卷（承办部门）归档或者销毁（总裁办公室）5.3.3.部门只能够对下属公司发文，各部门务必自行编号，报分管领导签发后，由部门印制、发送、预立卷、定期归档。5.3.4.通常公文，应当在 12 小时（工作时间）内传阅完毕，如遇阅办人出差，应与阅办人取得联系，商定处理办法，确保在规定的时限内办理完毕。5.3.5.紧急公文，应当提出办理时限，并在时限内办理完毕。5.3.6.在办公自动化系统内流转、办理的公文，应当实行网上督办。5.3.7.承办部门（单位）接文后，应当抓紧办理并及时答复办理结果，不得延误、推诿。对不属于本部门（单位）职权范围内处理，或者者不适宜由本部门（单位）办理的公文，应当迅速返回总裁办公室并说明理由。5.3.8.审批公文，审批人应当签署明确意见与姓名、日期。5.3.9.公文办理完毕，责任部门应当及时收集公文定稿、正本与重要修改稿等，保证有关材料的齐全、完整、按时归档、立卷；应当根据归档公文的内容价值鉴定保管期限与保密期限，需要销毁档案务必按照规定办理。5.4.机要文件处理 5.4.1.机要文件及其处理按其程序可分为下列三种：5.4.1.1 秘密：集团内部秘密，不能向集团以外人员公开；5.4.1.2 机密：不能向部门总经理及有关业务人员以外者公开；5.4.1.3 绝密：不能向有关部门或者特别指定的最小范围内的有关人员以外者公开。5.4.2.文件密级的确定，由中心总经理负责，但集团总裁能够命其变更。5.4.3.机要文件由主办部门草拟初稿，交集团总裁办公室按规定程序编号、核稿并报集团领导审签后，按必备份数（须在封面右上角加盖标注密级的红色印记）、分发及归档。总裁办公室应备有发文簿，机要文件发至有关部门须请收件人签字（或者盖章）。5.4.4.集团下属公司之间机要文件的传递，除责任者自行携带外，务必加封后派专人传递。5.4.5.办理机要事项须严格操纵范围，防止泄密。不能以文件方式传递的机要事项须确定专人直接上报或者传达。5.4.6.机要文件须经制发部门总经理与集团总裁同意方可复制。总裁办公室应在发文簿上记载复制数量、复制时间及发送去向。5.4.7.各类机要文件的草拟稿、讨论稿及有关保密废纸，应由主办部门落实专人及时销毁。5.4.8.集团总裁办公室应于每年末组织专人对机要文件进行保密检查，收回散存于各部门的机要文件，整理归档或者统一销毁。6.支持性文件 无 7.有关记录及表格 7.1.收文办理单 7.2.发文单 8.备注 本制度自公布之日起生效，此前有关制度同时废止。海尔地产（集团）有限公司 收 文 办 理 单 来文单位 办文编号 来 文 号 收文日期 页数 缓急 标 题 密级 拟办意见 领导批示 有关部门 意 见 办理结果 注意储存，加快流转（若无特殊情况，请当日阅处）拟办部门/人：_ 海尔地产（集团）有限公司 发 文 单 签 发 审 核 复 核 会 签 核 稿 拟 稿 类 别 密 级 缓 急 文 号 日 期 标 题 主 送 报 送 抄 送 主题词 打 印 核对 印 数 存档 备注：