XX年行政人事部工作总结.pdf

XX 年行政人事部工作总结 前言 行政人事部 2005 年经历了人员的变动及组织架构调整，部门人数由年初的 22 人调整为目前的 14人，行政、人事、网络、档案管理等关键岗位人员均作过变动；同时受资源的限制与由此产生的管理重心的变化，导致部门部分管理工作开展的连续性、深入程度、工作质量及工作满意度受到一定程度的影响。行政人事部现就 2005 年度工作做如下总结。第一节：人力资源工作 一、招聘工作 在外部人力资源供求不足与人才获取竞争特殊猛烈的情况下，行政人事部始终将满足公司人力资源需求放在部门工作的首位。2005 年，行政人事部积收到有效应聘资料千余份；储备各类有效资料 400余份；招聘入司 19 人（未含 2006 年应届毕业生 3 人），基本满足了公司对人力资源的需求。通过招聘，我们认为，在目前房地产行业普遍不景气的情况，优秀人才的招募已经显得越来越困难，而且这种情况在 2006 年还可能会继续呈现。要紧表现在：1、由于整个行业的不景气，优秀人才在选择就业已经表现得更加理性；同时，各家企业均会对优秀人才实行激励与保留措施，导致优秀人才的流淌性不高，给其他企业选择的余地不大。2、在市场流淌的应聘者普遍表现出浮燥的心态，对薪资福利、工作环境、工作时间等期望越来越高，而忽视其能力与公司要求的匹配性。3、部门对人才的需求及定位与实际岗位需求的一致性存在差异，导致部分岗位招聘迟迟落实不了。二、培训工作 2005 年是公司资源非常紧张的一年，公司及各部门管理关注重点无一不落实到具体业务的推进。在此情况下，行政人事部对 2005 年的培训工作投入精力不大，组织的培训也比较零散。（一）2005 年培训工作开展情况 1、外派公司档案管理人员参加档案管理员资格培训。2、组织 9 人次参加 ISO 内审员培训，同时组织各部门有关人员参加公司 ISO 质量管理体系培训。3、协助财务组织税务有关知识培训。4、组织 2 次消防知识培训。5、组织中高层管理人员参加细节决定成败的专题讲座培训。6、档案工作会，通过沟通，对公司档案管理工作进行分析总结。7、其他情况：给部门提供各类专业培训信息，并协助部门落实培训实施事宜。（二）培训问题反思 1、行政人事部对制度的宣导、员工的入职引导力度不够。2、公司没有形成比较规范的企业文化宣导教材，员工对企业与项目的认识与熟悉不深入、不全面，行政人事部不能完全完成对员工的“洗脑”。3、从实施具体培训的情况看，部门对培训的重视程度与参与程度有待提高。（三）后续培训工作开展的建议 1、建议公司将每周六下午定为公司的学习日，使得培训工作具备时间保障。2、各部门真正重视培训工作，并切实支持与参与培训工作的开展。3、各部门在今后工作的开展过程中需要更多地对员工辅以培训指导；同时加强日常的沟通与交流。4、在 2006 年，请研发中心配合行政人事部完成企业文化宣传有关教材，为员工入职培训提供素材。三、激励机制改进-绩效考核及薪酬体系的改进 管理工作最重要的使命是调动人的积极性，情感与科学是中国企业管理界的两大核心主题；情感是企业的出发点与归属，而管理工具永远是手段；只有持续地关注人的作用与价值，才能激发人的制造力与忠诚度，而这些将是未来企业赢得市场与客户的关键所在，否则，规则只能成为障碍。在绩效管理体系构建上，行政人事部引进 KPI 考核与计划考核相结合的方式，在体系建设上基本做到对公司绩效的过程与结果的监控与管理。因受资源限制，此项工作未推行。在薪酬福利体系方面，结合房地产企业的行业特征，行政人事部于 2005 年上半年进行了进一步的探索与改进，并提供领导决策。在人才保留方面，行政人事部在 2005 年下半年为公司领导提供有关建议，供领导决策。四、基础人事工作 除日常例行工作开展外，基础人事工作要紧还包含：同意劳动局对公司的劳动监察；同意社保局对公司的社保稽查；员工信息采集表编辑上网等。五、目前人力资源管理工作存在的核心问题 1、人力资源规划问题 公司尚未系统地根据战略进展规划制定相应的人力资源规划，由于人力资源规划功能的缺失，使得公司人力资源管理工作缺乏导向性目标，无法阶段性、系统性推进工作。2、员工招聘问题 招聘工作是一项建立在岗位设计与岗位分析基础上的系统性工作，通过岗位设计与岗位分析以明确工作职责与对人员要求。离开了岗位设计与岗位分析，招聘工作就不可能得到有效的开展。3、考核激励问题 考核的目的是为了使员工的绩效得到真实的评价，然后借助有效的激励手段使员工产生满意感。通过绩效考核，能够发现组织中存在的问题；能够为员工加薪、晋升与奖励提供根据；最重要的是能够使员工认识到存在的不足，明确今后的努力方向，从而确保员工工作努力方向与企业进展目标相一致。因此，考核工作作为人力资源管理链条中一项重要的基础工作，假如缺乏有效的考核基础，人力资源管理体系中的职位晋升、薪酬调整、培训等工作的有效性会受到影响。4、薪酬管理问题 薪酬制度不透明、信息不对称可能会造成员工不满意度的增加。不管是否实行保密工资，工资制度应该要透明，同时能够严格执行，消除制度之外的随意化。六、2006 年人力资源管理工作的期望 随着房地产行业进展环境及国家宏观政策的变化，房地产企业日趋猛烈的市场竞争除了表现在项目的竞争、公司实力的竞争等方面外，还表现在人才的竞争。“心聚则魂在，心离则魂散”（心即指员工，魂即指企业）就是一个很好的写照。我们认为，企业的人力资源管理工作不应只是人力资源管理部门的工作，作为公司中高层管理人员，每一位身上都肩负着人力资源管理的重要职能。本人从事人力资源管理工作 6 年多以来，经常也在对人力资源管理工作不断反思，并总结如下 9 条，希望能与公司的每一位中高层管理人员进行共勉。我们的各级管理者应该是：慧眼识才的伯乐者；员工心声的倾听者；员工潜能的调动者；员工关系的协调者；员工提拔的推荐者；员工素养提高的指导者；员工能力培养的引路者；规章制度执行的监督者；公司企业文化的传播者。第二节：行政管理工作 一、行政管理工作 1、制度建设推进 行政人事部在 2005 年出台了办公用品管理办法、业务招待费用管理办法、计算机及网络管理办法、档案管理办法实施细则、关于加强办公用品管理与考核的通知等行政管理制度，进一步规范了行政管理工作。2、公文发放、流转逐步规范化 为规范各部门文件资料的流转，行政人事部结合公司办公地点的调整，在 2005 年 3 月出台了有关通知，使得公文发放、流转基本做到及时、准确；同时也方便其他部门的文件资料流转，提高了其他部门的工作效率。3、档案管理工作的持续进行 （1）2005 年 13 月，对公司 2004 年度形成的档案进行了全面收集、整理、立卷、编目，归档。共形成文本类（包含行政事务、工程、营销、设计、成本、开发等）档案 55 卷，除财务档案与产品研发类档案只移交目录外，各部门 2004 年度所形成的文件、资料、图纸移交档案室统一储存，所有档案全部装订成册、排列编号、编制检索目录。（2）档案室以日常收集、整理为档案工作的核心。截止目前，档案室在 2005 年储存各部门档案已达 205 卷，其中日常行政事务管理活动档案 94 卷；项目开发工程类档案 98 卷；项目销售类档案 13 卷。（3）2005 年 1 月份及 11 月份，组织召开公司资料管理员业务专题会，对各部门的档案归档收集工作及档案管理中的疑难问题进行有效沟通。（4）2005 年 11 月行政人事部出台档案管理办法实施细则，对公司档案管理操作流程作了进一步规范与完善。（5）着手对公司有关合同件进行扫描处理。（开展中）（6）为各部门准确、快速提供档案查阅，同时并严格依照档案管理制度建立档案借阅审批程序，保证档案的安全与保密。日常工作中关注重要文件的形成并及时催交，对部门档案管理员的工作交接进行监交，保障公司档案的完整性。档案利用及时有效，基本满足公司各项工作需要。4、印章使用有效管理 行政人事部严格执行公司印章管理制度与程序，2005年未发生有违公司管理要求的非正常用章。5、车辆资源的合理利用（1）根据各部门的用车申请合理调派车辆，基本保证各部门的工作需求。（2）部门内部通过沟通、检查工作等方式不断督促驾驶员增强服务意识，改善服务质量，基本做到按要求及时出车，公司车辆全年无重大交通安全事故发生。6、办公秩序的管理基本有序 行政人事部出台计算机及网络管理办法，进一步规范计算机及网络的管理，一定程度上有效遏制员工在工作时间玩电脑游戏的现象。7、安全管理工作不断深化（1）行政人事部在 2005 年组织 2 次消防安全方面的培训；并针对性地出台关于公司安全用电管理的通知。（2）在各个节日前均作好安全防盗检查工作，督促各部门关闭电源与门窗。并跟进、督促工程部完善二期办公区域的安全管理措施。8、物资管理工作基本有序并不断完善 2005 年 3 月，行政人事部对公司各部门固定资产进行清理与登记，编制台帐，分类编号标贴；同时每季度对固定资产台帐进行动态调整，并及时提交财务部。行政人事部根据办公用品管理办法，进一步完善对办公用品的供方管理、申购采买、领用、盘存统计等有关工作，有效操纵有关费用支出。行政人事部年初对公司现有的图书进行清理、回收，并在内网公布有关图书资料的共享信息；进一步完善公司书籍目录及书籍借阅登记手续。到目前为止，行政人事部登记管理的各类工具专业书籍达 355 本，各类行业期刊 108 本。二、后勤服务工作 1、及时进行网络、电脑、电话及其他办公设备保护、维修，基本保证各部门工作需求。2、对各部门请购的办公耗材、设施设备及时采购、调拨、发放，并严格按照有关制度履行手续。3、根据公司办公区域的调整，及时为各办公地点增设、迁移办公电话，有效保障了公司通讯网络的正常使用。2005 年下半年，行政人事部针对公司电信座机费用居高不下的情况，积极联系重庆移动公司洽谈“移动商务机”合作使用事宜，后因公司其他因素的考虑，暂未实施。4、行政人事部与物管公司积极协调，共同安排好现场员工的工作就餐问题。5、结合公司办公地点的调整，行政人事部在 2005 年 2 月及 4 月先后与 501 公交车队、重庆市铁路自备车公司租赁分公司进行洽谈，以较低的成本租赁车辆，满足现场员工上下班的需要。6、员工工作环境调整与改善（1）根据公司年初安排，行政人事部在 2005 年 3 月份完成公司大多数部门的办公场所调整；同时，对办公室的各类修缮进行及时处理，保证各部门工作的正常开展。（2）结合气候变化，行政人事部积极为工地现场各部门采购发放防暑降温药品。三、员工活动策划与实施 1、组织安排 2004 年度员工大会及新春联谊会。2、组织与策划中秋、国庆员工活动。3、组织策划公司员工自驾游活动。4、组织策划与物管公司举行的趣味运动会及篮球比赛。5、组织策划公司 2005 年度员工大会。（正在进行中）四、行政费用操纵管理工作 1、对办公用品、设备耗材的采购，在保证使用质量的前提下，对产品的性价比与质量及商家的服务态度进行严格把关、操纵。2005 年，因公司有关部门办公场地的调整，其中涉及大量固定资产采购，行政人事部通过向关联单位进行资产调拨，为公司节约大量资金的同时，也盘活了关联单位的资产，避免公司资产的重复购置。2、结合办公用品管理办法，不仅从流程上规范了办公用品的管理，而且将办公用品、设备耗材纳入部门考核，树立全员节约意识。通过 2005 年下半年一系列行政费用操纵手段，纸张浪费、随意领取办公用品的现象得到了有效的操纵。712 月，日常办公用品累计节约 4800 元左右；办公设备耗材累计节约 7700 元左右，此两项费用合计节约 12500 元。3、根据各部门报纸、杂志订阅需求，行政人事部主动与公司领导、各部门与报社、邮局沟通，压缩与操纵有关费用。经统计，2006 年报纸订阅费用比 2005 年压缩 2000 多元。4、行政人事部出台业务招待费用管理办法，使部门在业务招待费用操纵有具体的执行标准。5、通过市场调查，对公司饮用水品种及价格进行调整，尽量为公司节约成本。6、取消公司所有电话的声讯功能，同时与电信局沟通公司宽带费用调整事宜。在日常工作中及时发现与制止电话使用存在的问题，基本杜绝滥打公司电话的现象。五、协调及配合工作 1、公司重大活动的配合，包含交房、春交会、秋交会的有关协调配合。2、完成营销部短信群发平台的建立。3、配合开发部完成五十强资料的收集。4、配合工程部完成大别墅档案验收。5、全力配合工程部向北碚档案馆移交工程一期资料。六、对外事务工作 1、进行公司部分法律事务的对外联络与协调。2、各类对外统计报表的填报，积极配合政府经济普查的有关工作。3、协助领导完成出入境有关手续的办理。4、按时完成公司各类年检。七、行政管理工作存在的问题 2005 年，行政人事部尽管针对行政工作的“软肋”，作了一些改进工作，但是目前存在的问题也是显而易见的，要紧有如下几个方面：1、部门内部行政管理人员异动的频繁导致工作的规范性与连续性相对较差。2、部门办公地点分散（物管三楼、公司 28F），部门内部的协调难度加大与操纵力度减弱。3、受资源限制，导致部门工作开展的及时性及有效性降低，部门工作的满意度降低。4、行政管理的深度需要提升。A、工作的深入程度不够，行政管理体系化程度较低。B、工作的系统化、数据化程度比去年有所进步，但是还有待进一步完善。C、“服务”与“管理”作为行政管理工作的两个方面，行政管理的力度还有待加强。D、对行政管理制度的监督检查力度不够。第三节：网络管理工作 一、网络及网站管理工作 1、在 2004 年的基础上，继续完善公司信息化网络管理平台，确保公司局域网、VPN 网络系统、内部邮件系统的正常使用。2、在 2004 年的基础上改版与完善公司内网网站。3、协助营销部完成对公司外网网站改版，并持续推进外网有关信息的公布。二、软件开发工作 1、及时为营销部开发二期 AB 组团的销售查询系统。2、对招标采购部的合同管理信息系统的开发进行积极探索。三、硬件及软件保护 1、及时处理各部门电脑软硬件故障，保证各部门工作的正常开展；同时并建立员工个人电脑的保护记录，为行政人事部对网络管理工作的后续改进提供第一手资料。2、为各部门及物管公司的电脑安装“一键恢复”系统，确保电脑使用的安全性，同时也提高后续电脑保护的效率。四、协助事项 1、协助物管公司解决一期安防系统的有关问题。2、协助物管内网网站的开发与使用及物管公司财务软件的选型及使用。五、网络管理工作中存在的问题 1、公司局域网布线与电话等安装中，其电源线，数据线连接混乱，布局欠合理，造成设备设施的人为故障隐患多，保护检查困难。2、工地二期现场办公区域电压不稳固，导致硬件故障较多，造成维修成本的增加。3、网络管理属于一门技术含量较高的工作，由于部门人员异动，对公司整个信息化管理与应用推进有一定的影响。4、公司信息化管理与应用方法还有待进一步深化。第四节：ISO 质量管理体系工作 一、ISO 工作开展情况 1、本着“推陈出新”的思想，结合公司组织架构与业务流程的调整，行政人事部在 2005 年 7-8月份组织编写了质量管理体系文件 D 版；并根据公司组织架构调整，组织编制下发组织架构及部门（岗位）职责手册B 版。2、在 2005 年 9、10 月份组织两次质量管理体系内部审核，对各部门执行 ISO 质量管理体系中出现的问题进行了纠正预防，并督促整改。3、2005 年 10 月 19 日，组织公司外部监督审核，并顺利取得有关合格证书。二、ISO 管理工作实施要求与建议 1、ISO 管理工作是公司最为基础的管理，各部门应首先熟悉公司质量体系文件的标准与要求；其次应按照文件要求实施有关工作。2、ISO 管理工作是我们日常工作的一种表达（缩影），我们所有的管理工作均应表达 ISO 管理的痕迹，即：我们的所有工作记录应该在工作开展过程中形成，而不应该事后补记录，否则已经失去其意义。3、公司应定期进行管理总结，结合公司一期开发过程中所遇到的问题组织探讨，并形成管理立项，分类列出缺失的与需要改进的制度，明确完善的时间及要求。4、关于制度建设，应强化知识管理的重要性，总结经验、步步为营；持续推进 ISO9001 质量管理体系，工作流程成熟一个，固化一个，形成作业指导书或者程序文件，避免低水平重复建设。5、2006 年公司换证需要进行全面审核，一方面希望各部门能严格按照 ISO 要求实施有关工作。同时，行政人事部作为 ISO 管理工作的推进部门，应加强对流程执行的监控，并对管理缺陷及时提出改进建议，提交公司领导决策。-（完）-