上海师范大学青年志愿者协会文书与档案管理制度.pdf

.上海师范大学青年志愿者协会文书与档案管理制度 第一条 适用人员与范围 制作上海师范大学青年志愿者协会所有文书与档案资料，以及要调用档案资料的人员都应该遵守本制度。第二条 文书档案分类 上海师范大学青年志愿者协会发展规划、规章制度、研究论文；上海师范大学青年志愿者协会干部招新表、干部考评表；会议安排、记录、纪要与决议；工作计划与工作总结；各类活动的实施方案及保留资料；财务帐薄；交流材料；其它各类重要文书。第三条 文书制作 上海师范大学青年志愿者协会要下达任务应制作“通知”；主席团通过重要决定应制作“主席团决议”；上海师范大学青年志愿者协会各部门召开相关会议应制作“会议安排”和“会议纪要”，开展相关活动应制作“活动实施方案”。文书由相关会议召集人、相关活动负责人负责制作。文书必须严格按照有关统一格式进行制作。第四条 档案归档 上海师范大学青年志愿者协会相关会议文书、活动文书应由相应部门在会议或活动结束后转交办公室，办公室应对归档档案进行统一登记和保存。上海师范大学青年志愿者协会各部门要重视各项会议或活动的电子档案的保存和管理，办公室要加强电子档案的管理，在适合的时间将.近期电子文档转存指导老师专用电脑。第五条 档案调用与归还（一）调用者必须经办公室批准登记后，方可调用档案，不得私自查找。（二）档案必须保持完整性，及时归还，归还时请注意放回原位。第六条 档案维护 上海师范大学青年志愿者协会的档案资料由办公室负责管理，并定期对档案资料进行整理和装订。