2023年会议管理制度（年）.docx

2023年会议管理制度（年）下面是我为大家整理的会议管理制度（2023年）,供大家参考。会议管理制度为规范分公司各项会议及各类培训流程，统一会议管理模式，减少会议数量、缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。一、职责划分 （一）综合办公室负责会议管理，所有重要会议要在分公司领导批准后到综合办公室登记备案。（二）会务工作主要由综合办公室承办；其他科室主办或召集的会议，综合办公室应予协助。（三）除其他科室主办的会议资料各自存档外，会议资料由综合办公室整理、分发、存档。二、会议分类 （一）分公司科室周会制度（根据需要召开）1.主持与记录：科室主管领导主持，指定专人记录。2.开会时间：每周一上午 9:00。特殊原因需要延期召开的由科室负责人提前通知。3.会议地点：分公司会议室 4.参加人员：主管领导，科室全体人员，若有特殊情况需请假的，须向科室负责人请假。5.会议内容：该科室上周工作总结、本周工作计划。（二）分公司周会制度（根据需要召开）1.主持与记录：由综合办公室召集，分公司常务副经理主持，综合办公室进行会议记录。2.开会时间：每周一上午 10：00。特殊原因需要延期召开时由综合办公室提前通知。3.会议地点：分公司会议室 4.参加人员：分公司全体员工。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向分公司主要领导请假，同意后并向综合办公室报备。5.会议内容：（1）各科室汇报上周工作任务完成情况，着重介绍在任务执行过程中出现的问题。（2）全体与会人员就工作中所遇到的问题进行发言。（三）分公司经营工作会议 经营工作会议分年度经营工作会议、半年度经营工作会议、月度经营工作会议三种形式。1.主持与记录：综合办公室召集，分公司负责人主持，若负责人不在分公司的，由常务副经理主持。综合办公室进行会议记录。2.会议时间：（1）年度经营工作会议：次年的 1 月召开，具体时间需具体通知。（2）半年度经营工作会议：每年 7 月召开，具体时间需具体通知。（3）月度经营工作会议：每月 10 日召开，无特殊情况不改变会议时间，若会议时间变更由综合办公室提前两天通知。3.会议地点：分公司会议室 4.参加人员：分公司全体员工、项目经理。由于出差等特殊原因不能参加的，应提前向分公司主要领导请假，同意后并向综合办公室报备。5.会议内容：听取各科室和项目部的工作汇报，讨论有关分公司经营、管理、发展、人事等重大事项以及各科室和项目部提交会议审议的事项。（四）专题会议 1.主持与记录：科室主管领导主持，指定专人记录。2.开会时间：不确定，有事再召集。3.会议地点：分公司会议室4.参加人员：分公司领导层，相关科室人员（若有特殊情况需请假的，须向科室负责人请假）5.会议内容：研究、讨论有关专项问题，主办单位准备好讨论的备选方案。需分公司领导支持或定夺的重大事项，要有详细的书面报告，报告中要有解决问题的备选方案。三、会议筹备 （一）为避免会议出现撞车事件，各科室应于每月第一个星期向综合办公室提交会议计划，综合办公室按计划汇总后进行会议安排。（二）会议资料的准备。各科室或分公司领导需提交会议资料的，须于会议召开之前（提前 2 天）将确认好的电子版本发送至综合办公室，综合办公室对会议资料进行汇总，并在开会当天将会议资料发至与会人员手上。（三）会议通知的起草和发放。分公司所有会议通知由综合办公室起草，并报分公司负责人同意后通知与会人员开会，会议必须提前两天通知与会人员。（四）会务工作。会议之前，综合办公室负责会议会标的制作和设置。若需投影设备演示说明的会议，须提前做好投影设备连接调试工作。此外，还应安排人员负责签到、茶水供应、清点与会人员。四、会议纪律 （一）与会人员原则上不得请假，有特殊情况确需请假的，一律按请假程序办理，经会议主持人或分公司主要领导签字同意后，报主办科室备案。（二）与会人员须增强时间观念，提前 10-15 分钟进入会场，主办科室做好签到记录。迟到、早退或无故缺席的，主办科室须及时将名单报至综合办公室，并在分公司范围内进行通报。同时，对迟到者处以 50 元/次罚款，无故缺席者处以 100 元/次罚款。（三）所有参会人员在开会期间应将手机等通讯设备设置为静音或振动状态，不得有看报纸、听音乐、接听手机等与会议无关的行为，发现以上情况者处以 50 元/次罚款。（四）根据中共湖南省委办公厅、湖南省人民政府办公厅关于进一步落实领导干部带头在公共场所禁烟的通知（湘办发电20231 号）文件精神，分公司规定，在公共场所，特别是分公司组织的各类会议、接待等公务活动中严禁吸烟。公务活动承办方不得提供烟草制品，参加人员不吸烟、不敬烟、不劝烟。五、会议决定事项的实施和督查 （一）分公司总经办会议、专题会议纪要（综合办参加会议的）由综合办公室撰写，送会议主持人审核，再经单位负责人同意后予以发放。发放范围由分公司负责人确定。纪要一般应于会后三个工作日内发出。纪要与分公司的文件具有同等效力。（二）总经办会议上决定的事项，由相关领导、科室按照职能分工，负责落实，并及时向分公司负责人通报落实情况。（三）综合办公室负责对相关领导、科室、项目落实会议确定事项的情况进行督办、催办和检查。并及时向分公司领导和有关方通报落实情况。（四）出席和列席会议的人员必须遵守保密制度，对会议研究决定事项的过程和内容不得外泄。附件：1.会议登记表 2.会议签到表附件会议登记表 时间：编号：会议时间会议名称会议主持会议类型 经营工作会议专题会 科室周会分公司周会参会人员 及人数主办单位联系人及电话主办单位 负责人 签字主办科室主管 领导签字需综合办 配合工作 电脑 投影仪话筒 音响 姓名牌 其它 综 合 办 主任签字时间综合办确定会议地点备注会议签到表 会议名称会议地点会议时间主 持 人记 录 人序号 姓名 单位 签到时间 序号 姓名 单位 签到时间 1172183194205216227238249251026112712281329143015311632