2022年管理体系浅述程序文件的编写.doc

此材料由网络搜集而来，如有侵权请告知上传者立即删除。材料共分享，我们负责传递知识。治理体系浅述程序文件的编写 在建立HSE治理体系过程中，编写程序文件用时较多，占有重要地位。程序文件是企业治理中科学的治理制度，必须强迫执行，为此，程序文件必须具有较强的可操作性和可执行性。笔者参与了中国石化管道储运公司的程序文件编写工作。获得了一定经历，现总结出来，供大家讨论。 1 程序文件编写前的预备 a)搜集和整理企业现行的治理规定。 b)确定并完善各部门的职责和权限，包括现有部门的职责和权限调查；列出需要调整或补充的职责和权限的清单。 c)落实程序文件编写的工作组织； d)编制程序文件清单表； e)编制体系文件编写大纲。 2程序文件编写时应遵照的原则 编写程序文件应执行5W+1H原则，即：What(做什么工作)；Who（该项工作由谁去做，谁负责检查评价）；Where（该项工作在哪儿做）；When(该项工作什么时候做)；Why（为什么要做该工作）；How（如何去做，按照是什么）。 3程序文件编写后应到达的要求 a)指明施行程序文件的主管部门及相关部门的职责权限、接口及互相关系。 b)在每一个详细的程序文件中，列出开展此项活动的步骤，保持合理的编写顺序，明确输入、转换和输出的内容；明确各项活动的接口关系、职责、协调措施；明确每个过程中各项工作由谁干，什么时间干，什么场合（地点）干、干什么、为什么干、如何干、如何操纵及所要到达的要求；需构成记录和报告的内容；出现例外情况的处理措施等，必要时辅以流程图。 4程序文件编写过程中存在的征询题 4.1与标准要求存在差距 由于对中国石化集团公司企业标准如：油田企业平安、环境与健康（HSE）治理标准内容理解不深，导致编写后的程序文件不能完全符合标准要求。 4.2职责划分不明晰 由于程序文件编写人员对机关各部门岗位职责不熟悉，在编写前也没有严格按照程序文件编写前的预备去做，导致职责划分不明晰，平级部门职责没有涉及到，下属单位的职责没有分层次描绘，导致程序文件可执行性不强。 4.3职责与所干工作不符 职责划分存在分歧时，应按照职责要求划分，将原来不正确的职责改正过来，如：教育培训应由人教部门牵头，专业部门配合，而不是专业部门单独负责。 4.4没有严格按照HSE治理体系十要素要求编写 体系十要素要求：任何一项工作均要求有计划、施行、检查、改良内容，但在编写程序文件时，检查、改良两项往往容易忽略，致使没有构成一套完好体系。 4.5相关职能部门参与热情不高 各职能部门应积极参与到文件编写工作中，充分理解体系要求，防止出现平安部门独揽，为以后的体系运转埋下隐患。 4.6程序文件罗嗦，层次不明晰 在编写程序文件时，应尽量做到文件最小化、高效化，注重可操作性。在程序文件中能说明晰的，不应再编写运转操纵文件，相关联的内容或治理规定应纳入到一起写，防止出现内容重复，更不能出现矛盾的内容。 4.7不能完全到达体系编写要求 由于遭到程序文件编写知识面、专业面的阻碍，编写的内容不深、不透、不全，对关键征询题没有交代明晰该项工作由谁干，什么时间干，什么场合（地点）干、干什么、为什么干、如何干及出现异常情况如何处理等。 4.8仍在沿用老规定 国家发布新的法律法规后，企业应及时更新治理制度，将旧的治理制度交换。防止出现援用过时的治理制度编写程序文件。 4.9内容繁琐，表达不清 程序文件要求可执行性强，不能模糊不清，但是，在编写过程中，由于牵涉部门多，往往说不明晰，在此情况下，宜用表格表示一些繁琐内容，使表达内容一目了然。 4.10有漏项 如在应急预案治理程序中缺少大的事故反响机制，只标准了传统应急预案的要求。应按照时代要求，增加洪水、地震、传染病等自然灾害方面的应急预案。基层单位也不能只注重防火，而无视职业中毒、触电、防洪等方面的要求。 4.11使用非专业术语 如：在设备检修动火时，要将动火点四周15m（最小半径）的下水井、地漏、地沟、电缆沟等内的易燃物去除，并封闭。不应简单描绘为“严禁油气进入地沟内”，而没有详细的防范措施。应描绘为“为了防止油气进入下水井、地漏、地沟、电缆沟内，导致油气集聚，遇明火引起爆炸，施工负责人应在开工前，组织施工人员用防爆工具将其内的易燃物去除，并在动火点四周15m（最小半径）处进展封堵，确保施工平安”。 4.12时间没有量化，部门、规定模糊不清 在文件中不应出现可能、经常、定期及相关部门、有关规定等词语，使执行者无法按照详细的内容执行，应按照由谁提出治理规定，谁提出要求，多长时间干一次等。如在公众场合经常见到吸烟罚款50元的警示牌，而在警示牌下抽烟的人大有人在，缘故确实是没有明确隹去检查和监视，不履行职责如何处分等。 4.13程序文件中没有完全表达危害识别与风险评估结果 在危害识别与风险评估中识别出来的征询题，职工不熟悉紧急情况下的急救方法，象触电抢救、心肺复苏抢救等没有制定相应的培训措施。应紧密结合危害识别与风险评估的结果，特别是应将识别出来的严峻危害，在程序文件编写中表达出来。 4.14程序文件中的表格内容不全 在实际工作中，为标准填写表格的单位和人员不负责任，每张表格均应填写单位、制表人、审核人、日期等。 4.15程序支持性文件即运转操纵文件制定不全 由于遭到程序文件编写人员知识面、专业面的阻碍，编写内容不透彻，没有将运转操纵文件写出；程序文件中已经牵涉到运转操纵文件，由于在统计时工作人员粗心，导致没有统计上来。因此，在确定运转操纵文件时，应按照实际情况确定，应该制定的运转操纵文件不能落空。否则，在处理危害识别与风险评估中出现的严峻危害时，就出现了不应该有的破绽。 4.16运转操纵文件与程序文件衔接不好 运转操纵文件是对程序文件中整个程序或某些条款进展的补充和细化，绝不能脱离程序另搞一套运转操纵文件，导致运转操纵文件与程序文件之间无法衔接。 5建议 a)企业假设已经建立了IS09000质量治理体系或ISO14000环境治理体系，就应该使HSE治理体系与这两个体系充分交融，特别是培训、文件操纵、记录治理、内部审核和治理评审等，其治理方式十分类似，这些程序最好在原ISO9000或ISO14000程序根底上补充为好，不要单独另搞一套，增加企业的负担。 b)企业分管负责人应有效介入到文件编写工作中，以便处理在文件编写过程中和审核时觉察的严峻征询题及跨门的征询题，防止出现部门间互相推诿、扯皮的情况。 c)企业应成立一个熟悉标准要求，熟悉各部门实际工作，责任心强、文笔好的审核小组，防止修正后的程序文件不符合HSE治理体系要求，导致文件可执行性差。 d)程序文件编写人员应积极参加编写培训，充分理解写程序文件的目的、意义，严格按照培训要求去做，防止出现编写人员不培训，培训人员不编写的情况。 e)程序文件最后定搞时，应有人统一规划和通稿，防止出现程序文件间格式要求不统一的情况。 f)由于现今执行的规章制度、治理规定与程序文件间的要求存在较大差距，同时遭到编写时间和编写人员水平的阻碍，势必存在一些征询题。因此，关于一时达不到编写要求的程序文件，应在实际运转中逐步完善和修订，觉察操作性不强的应及时修正，使之逐步到达HSE治理体系要求。