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第一章会计电算化的概述1.狭义的会计电算化：电子计算机为主体，用于完成记账，算账，报账及会计信息的分析，预测，决策2.广义*：与实现会计工作电算化有关的所有工作，含：会计电算化软件的开发和应用，人才的培训，会计电算化的规划和管理，制度建设，软件市场的培训和发展3. 会计电算化已发展成为一门融计算机科学、管理科学、信息科学和会计科学为一体的新型科学和实用技术4.西方：称为电子数据处理会计（electronic data processing accounting EDP） 或电子计算及会计（computer accounting）世界上第一台计算甲：1946年，在会计上运用：1954年，间隔8年公司“美国通用电气（GE）5. 中国：起步在20世纪80年代，提出会计电算化：81年，中国人民大学和第一汽车制造厂6.发展过程三个阶段： 1单项会计业务处理阶段；（也称模拟手工记账阶段） 试点：1979，长春一汽，财务部拨款500万 目的：减轻劳务强度 财务部颁布：1989.12会计核算软件管理的几项规定（试行） 1990.7有关会计核算软件评审问题的补充规定（试行） 2会计业务综合* 3管理信息系统阶段1. 构建会计信息系统的初中级阶段2. 建立ERP系统的集成管理阶段7.作用： 1提高会计核算的水平和质量表现：1. 减轻了会计人员的劳动强度，提高了工作效率（除会计凭证由人工录入和审核）2. 缩短了会计数据处理的周期，提高了会计数据的时效性3. 提高了会计数据处理的正确性和规范性 2提高了企业现代化经营管理水平 3推动会计技术、方法、理论创新和观念跟新8.会计电算化是会计信息化的初级阶段，也是会计信息化的基础 两者之间的区别：1. 历史背景不同（电*产生于工业社会，信*产生于现在信息社会）2. 目标不同（电*系统基于手工会计系统发展而来，信*系统从管理者角度进行设计）3. 技术手段不同（电*系统主要对单功能的计算机设立而来，信*系统在网路环境下进行设计）4. 功能范围和会计程度不同（电*以记账凭证开始，信*从管理者的角度进行设计）5. 信息输入、输出的对象不同（电*系统为财务部门设计，信*系统是企业处理及管理信息系统的组成部分）6. 系统的层次不同（电*以事务处理层为主，信*包括事务处理层、信息管理层、决策支持和决策层）9.会计软件专门用于会计核算与管理，包括程序、存储数据及有关资料10.会计软件以会计制度为依据，以计算机及其应用技术为技术基础，以会计理论和会计方法为核心，以会计数据为处理对象，以提高会计信息为目标11.1994.6.30 财务部分布了会计核算软件基本功能规范12.会计软件的功能： 1.1数据输入通过键盘手工输入、软盘转入、网路传输） 1.2数据处理 1.3数据输出 1.4会计数据的安全13.ERP-企业资源计划 ERP系统-将一个个孤立的应用集成起来，形成一个协调的企业信息和管理系统 ERP系统的管理思想 1.1对整个供应链资源进行管理 1.2精益生产、同步工程和敏捷制造 1.3事先计划与事中控制（主生产计划、物料需求计划、能力计划、采购计划、销售执行计划、利润计划、财务预算和人力资源计划等 ERP系统的功能 物料管理、生产规划系统、财务会计系统、销售、分销系统、企业情报管理系统，不包含会计信息系统14.会计信息系统（AIS） 定义：利用信息技术对会计数据进行采集、存储和处理，完成会计核算任务，并提供会计管理、会计与决策相关的AIS。是ERP系统的一个子系统实质：会计数据转化为会计信息的系统 分类：按照信息技术的影响程度：a.手动AIS;b.传统自动化AIS;c.现在AIS;按照功能和管理层次的高低：a.会计核算系统；b.会计管理信息系统；c.会计决策支持系统15.XBRL-即 可扩展商业报告语言（发展始于证券领域）定义：是国际上将会计准则与计算机语言相结合的最新公认标准和技术以互联网和跨平台操作为基础，专门用于财务报表编制、披露和使用的计算机语言实现数据的一次录入、多次使用和信息共享的效果 作用：信息发布者一旦输入了信息，就无需再次输入，通过XBRL就可以很方面地转换成书面文字、PDF文件（图片文字信息）、HT-ML页面，或者其他相应的文件格式优势： 1.1提供更精确的财务报告与更具可信度和相关性的信息 1.2降低数据采集的成本，提高数据交换及流转的效率 1.3帮助数据使用者更快捷地调用、读取和分析数据（可在EXCEL,IE网路浏览器中打开） 1.4为财务数据提供更广泛的可比性（纵向的跨越多年份；横向的跨越多报表、多公司、多行业、多国家的比较） 1.5增加资料的可读性和可维护性（ASCII码来存档） 1.6 适应变化的会计制度和报表要求16.会计电算化的特征 1.1人机结合 1.2会计核算自动化、集中化 1.3数据处理及时准确 1.4内部控制多样化17.会计软件的配备方式 1.1 直接购买（通用会计软件，适用中小型企业，优势：投入少、见效快、实现信息化的过程简单,缺点：针对性不强） 1.2定制开发（含自行开发和委托外部单位开发） 自行开发（优点：充分考虑自身生产经营特点和管理要求的基础上，设计具有针对性和适应性的会计软件，避免了通用软件在功能上与企业需求不能完全匹配的不足；缺点：系统开发要求高、周期长、成本高，需很长的试运性） 委托外部单位开发（科研单位或大专院校，缺点：开发费用高） 1.3企业与外部单位联合开发（优点：开发的系统质量较高；缺点：开发期间需内外技术人员充分沟通，周期长，相对开发费用较高）18.常用的会计软件的功能（有5大类） 1.1财务处理模块（或总账模块，以凭证为原始数据，通过凭证输入和处理，完成记账和结账、银行对账，账薄查询及打印输出） 1.2工资管理模块（进行工资核算和管理，一般把工资数据分类为基本不变和变动数据， 以职工个人的工资原始数据为基础，转账凭证传递给账务处理模块） 1.3固定资产管理模块（反映单位固定资产增减及折旧计提情况） 1.4应收应付款管理模块（或称往来账管理模块，根据应收应付业务的相关凭证，完成应收账款，应付账款等外来业务的登记、核销等工作） 1.5成本管理模块（成本核算、分析、预算功能，以满足会计核算的事前预测、事后核算分析的需要）* 成本模块还具有与生产模块、供应链模块、账务处理、工资管理、固定资产管理和存货核算模块进行数据传递,与应收应付款无传递第二章会计软件的工作环境、1.硬件系统：是会计信息系统存在的物质基础，也是会计实现计算机化处理的前提条件，没有合适的硬件系统就不可能构建成功的会计信息系统包块1.1CPU (运算器和控制器)1.2存储设备（具有记忆能力；分内存储器和外存储器） 内存储器（内存/主存，分RAM(随时读出和写入，停电时数据完全丢失，并不可恢复)+ROM(只能读出不能写入)） 外存储器（外存/辅存，是内存的扩充，一般存放大量暂时不用的程序，只能与内存交换信息，不能被计算机系统的其他部件直接访问）内存可与CPU直接交换信息，外存不可以，需先读入内存再与计算机交换数据1.3输入设备（键盘，光电自动扫描仪，条形码扫描仪（or扫码），语音输入设备，手写输入设备）1.4输出设备（输出计算机处理结果并转换成人们习惯的信息形式，常见：显示器(显示器+显示卡组成显示系统)+打印机（性能指标：分辨率、打印速度、噪音等，一般用于打印输出发票、记账凭证、账薄、财务报表等）2.硬件结构 常见模式：单机结构、多机松散结构、多用户结构、危机局域网路 1.1单机*（适用数据输入量小的企业）优点：使用简单、配置成本度、数据共享程度高、一致性好 缺点：集中输入速度低，不能同时多成员操作，不能分布式处理1.2多机松散*（适用输入量较大的企业） 优点：集中程度高，速度快；缺点：共享性差，系统整体效率低 1.3多用户*（适用输入量大的企业） 优点：通过各终端分散输入，集中存储和处理 缺点：费用高，应用软件少，主机负载过大，容易形成拥塞 1.4微机局域网（分客户机/服务器结构和浏览器/服务器结构，适用大中型企业） 客户机*：优点 技术成熟、响应速度快、利用处理大量数据 缺点 安装维护的工作量大，且数据库的适用一般仅限于局域网范围内 浏览器*：优点 维护和升级方式简单，运行成本低 缺点 应用服务器运行数据负荷较重3.软件： 定义：在计算机上运行的各种程序及相应的各种文档资料 分类：系统软件和应用软件 系统软件是计算机必备的支持软件，应用软件是在硬件和系统软件支持下，为解决各类具体应用问题而编制的软件 系统软件包括：操作系统，数据库管理系统，支持性软件和语言处理程序 1.1操作S 分为：单机操作系统和网络操作系统 单机*是将软件、数据与主要外部设备集中在一套计算机系统之中的操作系统 网络*（NOS）是在网络环境下实现对网络资源的管理和控制的操作系统，是用户与网络资源之间的接口（流行的有WindowsNTNetWare UnixLinux）,具有单机*功能外化，入内存管理、CPU管理、输入输出管理、文件管理等，还具备提供高效可靠的网络通信能力；提供多项网络服务功能，如远程管理，文件传输、电子邮件、远程打印等 1.2语言处理程序 分 机器语言、汇编语言、高级语言 机器*直接用计算机指令代码编写的语言，是最底层的计算机语言，也是唯一被计算机识别的语言 汇编* 是一种符号化的机器语言，用英语单词（或缩写）作为助记符来表示，需翻译成机器语言能识别的指令 高级* 常用有BASIC、C语言、C+、JAVA 1.3数据库管理系统 （会计软件是基于数据库系统的应用软件）应用软件 （PS：文字处理软件、表格处理软件、游戏软件等），会计软件属于应用软件安装会计软件的准备： 1.1用户必须首先确保计算机的操作系统符合会计软件的运行要求 1.2安装SQL Server 2000或MSDE2000 1.3 安装IIS (internet 信息服务) 1.4财务软件安装4.计算机网络的功能主要体现在资源共享、数据通信、分布处理5.按照网络覆盖的地理范围的大小分为局域网（LAN,10千米内）、域域网（MAN）和广域网(WANM，internet 是广域网5.会计信息系统的网络组成：服务器、客户机和网络连接设备（包含中继器、集线器、交换机和路由器）6.安装使用会计软件的基本要求： 1.1. 严格管理账套使用权限； 1.2定期打印备份重要的账薄和报表数据 1.3严格管理软件版本升级7.计算机病毒：是破坏计算机功能或数据，能够自我复制的一组计算机指令或者程序代码 其特点:a.寄生性；b.传染性；c.隐蔽性；d.潜伏性（黑色星期五每逢13号的星期五发作，CHI每月26号发作）；e.破坏性；f. 可触发性 其分类： 1.1按照破坏能力分：良性破坏和恶性破坏 1.2按照存在方式分：引导型病毒、文件型病毒（扩展名为COM、EXE、DRV、BIN、OVL、SYS等）和网络病毒8.计算机黑客 定义：通过计算机网络非法进入他人系统的计算机入侵者 手段：密码破解（采用字典攻击、假登录程序和密码探测程序来获取系统/户的口令文件 IP嗅探与欺骗第三章会计软件的应用1. 流程：系统初始化>日常处理->期末处理->系统管理2. 系统初始化：定义：是系统首次使用时，根据企业实际情况进行参数设置，并录入基础档案与初始数据的过程. 是会计电算化中的一项重要工作，是整个电算化工作的基础。将通用的会计软件转变为满足特定企业需求的系统。内容：系统初始化和模块初始化 1.1系统初始化： 定义：针对整个会计软件所公用的数据、参数和系统公用基础信息，其内容涉及多个模块的运行，不专属于某个模块。 内容：1>为会计主体建立和设置账套（“账套”是软件中存放会计业务数据资料文件的总称，包含：会计科目、记账凭证、账薄、会计报表以及相关业务资料等内容。一个账套只能保存一个会计主体的业务资料。这个核算对象可以是企业的一个分部or 整个企业集团，最多可做999个账套 2>增加操作员并分配权限（需符合内部牵制制度的要求：制单与审核不能同一人） 3>设置系统公用基础信息（可在应用平台作业） 1.2模块初始化： 定义：设置特定模块运行过程中所需要的参数、数据和本模块的基础信息 内容：1>设置模块控制参数；2>设置基础信息；3>录入期初余额3. 日常处理：定义：企业日常运营过程中重复、频繁发生的业务处理过程内容：业务数据输入、处理、输出、利用特点：频繁发生，输入数据量大，重复性4. 期末处理：定义：在每个会计期间的期末所要完成的特定业务，是对企业本期业务工作的封存、结转，只在期末进行。特点：1>有较为国定的处理流程；2>买个会计期间只需执行一次5. 系统管理：内容：数据的管理+人员的管理+账套参数的修改1.1数据管理包含：数据备份(账套备份、年度备份)+数据还原备份的数据必须引入到原来会计信息系统才可以使用只有系统管理员才能进行企业账套的输出和引入，只有企业的账套主管才能进行本企业年度账的输出和引入 1.2人员的管理（用户管理和权限管理）6. 系统初始化工作： 账套信息包含：账套号，企业名称、企业性质、会计期间、记账本位币 设置账套基本信息：账套编号、账套名称、账套数据存储路径、账套启用会计期间 账套编号是一个账套在软件系统内部的识别代码，是唯一的 账套名称一般用来描述账套的基本特性，账套号与账套名称是一一对应的关系 账套启用日期用于规定该企业用计算机进行业务处理的起点，启动日期在第一次初始设置时设定，一旦启用不可更改 会计期间：确认会计月份的起始日期和结账日期（一般：1/1-1/31），中国的即以一个月为一个会计期间 记账本位币：人民币为本币代码 设置系统公用基础信息： 内容：设置编码方案、基础档案、收付结算信息、凭证类别、外币和会计科目 设置凭证类别是指对记账凭证进行分类编制（一般提供5种） 1.1记账凭证 1.2 收款凭证、付款凭证、转账凭证 1.3现金凭证、银行凭证、转账凭证 1.4现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证、转账凭证 1.5自定义凭证类别 系统提供的限制条件一般包含借方必有、贷方必有、凭证必有、凭证必无、无限制？ 设置会计科目： 指定科目：库存现金+银行存款科目如果指定科目已被制过单或已录入期初余额，则不能删除、修改。如果要修改该科目，必须先删除有该科目的凭证，并将该科目及其下级科目余额清零，再进行修改、修改后还要将余额及凭证补上。增加会计科目时，因遵循先设置上级科目，再设置下级科目的顺序。科目编码、科目名称不能为空。增加的会计科目编码必须遵循会计科目编码方案。科目一经使用，则已经输入凭证，则不允许修改或删除该科目，只能增加同级科目，而不能为该科目增设下级科目会计科目编码的原则：唯一性、统一性、扩展性、合法性一级科目的名称必须按照现行会计制度的要求设置，二级及以下明细科目可以按照企业或单位的具体要求设置会计科目按照其性质划分：资产类、负债类、共同类、所有者权益类、成本类和损益类当科目有数量核算时，账薄格式设置为“数量金额式”（选数量，要填写单位）只能在一级科目下设置科目性质，下级科目的科目性质与其一级科目的相同辅助核算：部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算库存现金科目设定为“日记账”；银行存款科目要设定为“银行帐”+“日记账”7.账务处理模块的应用 1.1年初时建帐，则期初余额就是年初余额，可直接录入各账户的年初余额；如果年中启用账务处理系统，则应先将各账户的年初余额和年初到启用期间的借贷方累计发生额一并整理出来 1.2期初余额录入完毕后，进行试算平衡，以检查期初余额是否输入正确。如试算报告提示有误，必须在更正错误后在进行后续工作 1.3记账凭证管理的主要功能：凭证录入、凭证修改、凭证查询、凭证审核和凭证过账 1.4凭证编号是凭证的唯一标识。同一类别凭证按月从1号凭证开始连续编号，不允许重号和漏号 1.5填制凭证时必须录入到会计科目的最末级 1.6凭证录入的输入校验： 1>会计科目是否存在，即会计科目是否是初始化时设置的会计科目 2>会计库存是否为末级科目 3>会计科目是否符合凭证的类别限制跳线 4>发生额是否满足“有借必有贷，借贷必相等”的记账凭证要求 5>凭证必填内容是否填写完整 1.7凭证修改的内容包括：摘要、科目、辅助项、金额及方向、增删分录等，凭证类别不能修改。 1.8外部系统传过来的凭证不能在账务处理模块中进行修改，只能在生成该凭证的模块进行修改（指的的是;应收应付模块） 1.9凭证审核的操作控制： 1>根据会计制度，审核人员和制单人员不能同一人 2>审核凭证只能由具有审核权限的人员进行 3>已经通过审核的凭证不能被修改或删除，如果要处理，需要审核人员取消审核签字后，才能进行 4>审核未通过的凭证必须进行修改，并通话审核后方可被记账 5>作废凭证和已标错凭证不能被审核2.0 记账的操作控制：1> 上月未结账，本月不可记账2> 未被审核的凭证不能记账3> 一个月可以一天记一次帐，也可以一天记多次帐，还可以多天记一次帐4> 记账中，不应人为终止记账2.1 出纳管理（出纳主要负责现金和银行存款的管理）控制：1> 只有在会计科目设置中指定现金或银行存款科目才能够进行出纳管理2> 经过出纳签字审核过的凭证，需徐晓出纳签字后才能修改2.2 在会计期末，要对收入、费用类账户余额进行结转，计算出本期的利润或亏损2.3 一般可在月末结账前进行，只有对账正确，才能进行结账操作2.4 结账主要是计算和结转各个会计科目的本期发生额和期末余额，同时结束本期的账务处理工作注意的问题：1> 如果上月没有结账，则本月不能结账2> 本月的单据（发票和应收单）在结账前应该全部审核3> 若本月的结算单还有未核销的，不能结账4> 如果结账期间是本年度最后一个期间，则本年度进行的所有核销、坏账、转账等处理必须制单，否则不能向下一个年度结转，而且对于本年度外币余额为0的单据必须将本币余额结转为0，即必须执行汇兑损益第四章电子表格软件在会计中的应用1. 常用的电子表格软件：微软的excel、金山的WPS电子表格、Mac操作系统、Lotus2. 功能：1> 建立工作薄（Excel2003中每个工作薄默认含3个工作表，工作薄包括工作表，工作表包含单元格）2> 管理数据3> 实现数据网上共享4> 制作图表5> 开发应用系统3. excel2003中文件名：“book1.xls;excel2010中文件名为：“工作薄1.xlsx”,向下兼容4. 快捷键：Alt+F4 -> 工作薄退出；新建> Crtl+N； 保存> F12/ Crtl+S Crtl+O-> 打开；shift+F11>增加工作表；Ctrl+拖动箭头> 复制工作表5.“sheet1”是当前工作表（当前工作表为白底）“sheet2、sheet3”为非当前工作表（底色为灰色）6.一个工作薄包含一个或多个工作表，一个工作薄最有允许有255个工作表，一个工作表包含多个单元格7.式中的运算符有四种不同类型：算术运算、比较运算、文本链接（“”&“”）和引用运算8.单元格的引用包括：相对引用、绝对引用和混合引用9.跨工作表单元格引用：被引用的工作表！被引用的单元格 跨工作薄单元格引用：被引用工作薄名称被引用的工作表！被引用的单元格10.财务函数： 1>DDB函数：双倍余额递减法在不考虑固定资产预计净残值的情况下，根据每周期初固定资产净值和双倍的直线法折旧率计算固定资产折旧额的一种方法2>SLN函数：直线法，返回某项资产在一个期间中的线性折旧值 3>SYD函数：年限总和法 .