时间管理与工作效率提升培训教材课件.ppt

时间管理与工作效率提升学习目标n树立有效的时间管理观念树立有效的时间管理观念n区分重要和紧迫，学会优先管理区分重要和紧迫，学会优先管理n建立有效的时间管理系统建立有效的时间管理系统n掌握时间管理技巧掌握时间管理技巧n在工作、家庭生活及个人爱好方面获得更多在工作、家庭生活及个人爱好方面获得更多的成果的成果n拥有一种协调的生活状态拥有一种协调的生活状态n拥有更多的动力去实现自己的目标，获得更拥有更多的动力去实现自己的目标，获得更多的成功多的成功n更加有生产力更加有生产力n集体的纪律性得以提高集体的纪律性得以提高n其他人的时间得以有效利用其他人的时间得以有效利用n更能发展优秀的团队精神更能发展优秀的团队精神n学学会会时时间间管管理理的的好好处处模拟实验n一个杯子n大石块，小石子，细沙什么 是时间管理时间的利用时间的利用时间管理时间管理的黄金法则的黄金法则建立有效的时建立有效的时间管理系统间管理系统什么是时间管理过去、现在和将来组成的过去、现在和将来组成的一连串的事件按照时间的排序一连串的事件按照时间的排序时间的特征n时间管理与财务管理不同，不可库存时间管理与财务管理不同，不可库存n每个人每天的时间都享有同样的每个人每天的时间都享有同样的2424小时小时n知识、经验、人际均可增加，但时间不可知识、经验、人际均可增加，但时间不可n时间无法扩展时间无法扩展n时间无法控制时间无法控制n时光一去不回时光一去不回什么什么 是时间管理是时间管理时间利用现状时间管理时间管理的黄金法则的黄金法则建立有效的时建立有效的时间管理系统间管理系统 据统计一个员工在办公室工作一天，据统计一个员工在办公室工作一天，平均每平均每8分钟就会被临时的事物打扰一次，分钟就会被临时的事物打扰一次，而造成临时事物出现的有可能是你的老板、而造成临时事物出现的有可能是你的老板、同事、供应商、客户、家人、朋友。为不同事、供应商、客户、家人、朋友。为不受到无计划事情干扰，我们需在每天工作受到无计划事情干扰，我们需在每天工作开始的时候，给自己一天的工作制订出一开始的时候，给自己一天的工作制订出一个完成的目标，以保证有效的完成每一项个完成的目标，以保证有效的完成每一项工作，帮助自己提高工作效率。工作，帮助自己提高工作效率。杜绝猴子现象在工作中出现！当有同事或下属来请求当有同事或下属来请求你的帮助，他们的问题就好你的帮助，他们的问题就好象是一只无形而又调皮的猴象是一只无形而又调皮的猴子，跳到你的肩膀上。如果子，跳到你的肩膀上。如果你将所有的猴子都留在了你你将所有的猴子都留在了你的肩上，在你下班的时候，的肩上，在你下班的时候，你可能会突然发现，工作了你可能会突然发现，工作了一天只是在抓那些猴子，将一天只是在抓那些猴子，将它们放进笼子里，而忘记了它们放进笼子里，而忘记了你今天应完成的重要工作。你今天应完成的重要工作。那结果会是怎么呢？那结果会是怎么呢？今天可真忙呀，今天可真忙呀，累累 死了！死了！谁说不是，可晚上还要加班，谁说不是，可晚上还要加班，白天只顾着给白天只顾着给*解决问题去了，解决问题去了，这月的工作总结还没写，明天这月的工作总结还没写，明天可是上交的最后一天了，哎！可是上交的最后一天了，哎！问题？他们去解决问题？他们去解决了，了，18：00了，我了，我要下班了，拜拜！要下班了，拜拜！什么什么 是时间管理是时间管理时间的利用时间的利用时间管理的黄金法则建立有效的时建立有效的时间管理系统间管理系统时间管理的黄金法则n以终为始以终为始n20/8020/80定律定律n优先管理优先管理以终为始 以最终的目标做为行动的开始以最终的目标做为行动的开始20/80定律：要事第一80%的时间的时间零碎的大多数零碎的大多数80%的结果的结果主主要要的的精精力力做做主主要要的的事事20%的结果的结果20%的时间的时间关键的极少数关键的极少数帕累托原则的运用n找出找出20%20%最重要的关键，将最重要的关键，将80%80%精力放上去精力放上去n找出自己不擅长的事，优先处理找出自己不擅长的事，优先处理n把把80%80%不重要的放到后面做，或授权他人不重要的放到后面做，或授权他人I I紧急情况紧急情况迫切问题迫切问题消防队，必须马上去做，消防队，必须马上去做，经常从第二象限过来经常从第二象限过来 优 先 矩 阵IIII准备工作准备工作预防措施、价值观的澄预防措施、价值观的澄清计划清计划人际关系的建立人际关系的建立增进自己的知识和能力增进自己的知识和能力 IVIV不速之客不速之客干扰电话干扰电话不重要的会议不重要的会议 IIIIII不重要的社交活动不重要的社交活动琐碎的日常工作琐碎的日常工作上网上网玩游戏玩游戏20%-30%50%-60%15%-20%2%-3%重重要要紧紧急急我们的时间应用在哪一个象限？我们的时间应用在哪一个象限？不不重重要要不不紧紧急急果实果实结果结果树冠树冠行为行为树干树干态度态度根根看法、观念看法、观念什么什么 是时间管理是时间管理时间的利用时间的利用时间管理时间管理的黄金法则的黄金法则建立有效的时间管理系统如何做到时间的主人明确目标明确目标分清轻重缓急分清轻重缓急制订计划表制订计划表开始行动开始行动设定目标目标的设定需具备以下五个特性n具体明确的具体明确的n可量化的可量化的n可付诸行动的可付诸行动的n现实可行的现实可行的n具有时间限制性的具有时间限制性的如何判断“重要”？重要性与目标息息相关。凡有利于实重要性与目标息息相关。凡有利于实现目标的事务均属重要，越有利于实现核现目标的事务均属重要，越有利于实现核心目标就越重要。心目标就越重要。分清轻重缓急 每个人，都有自己的目标，有了目每个人，都有自己的目标，有了目标，就会根据自己的目标，把自己一天标，就会根据自己的目标，把自己一天中要做的事，按轻重缓急分出一个等级中要做的事，按轻重缓急分出一个等级来，然后才能有条不紊地一件事一件事来，然后才能有条不紊地一件事一件事地做下去。地做下去。计划 计划是事先对时间进行全面规划，以计划是事先对时间进行全面规划，以提高时间的利用效能，充当时间的主人。提高时间的利用效能，充当时间的主人。计划的计划的目的是帮助自己获得清楚的想法，是帮助自己获得清楚的想法，以便获得清晰的行动。以便获得清晰的行动。如何做计划n做计划时不要将重要的事情安排的太多，以免产做计划时不要将重要的事情安排的太多，以免产生主次不分，要给小事或临时的事留点时间生主次不分，要给小事或临时的事留点时间n对事情做出分类，哪些是必须做的，哪些是应该对事情做出分类，哪些是必须做的，哪些是应该做的，那些是可以做或可以不做的做的，那些是可以做或可以不做的n乐观估计事情完成的时间乐观估计事情完成的时间n计划中留些机动时间计划中留些机动时间制订计划表 既然合理的利用时间，可以有效地增既然合理的利用时间，可以有效地增进工作效率，我们就应该在自己的日常生进工作效率，我们就应该在自己的日常生活中、工作中制订一个可行的，适宜自己活中、工作中制订一个可行的，适宜自己的待办计划表。的待办计划表。一份计划时间表，首先应该简单明了，一份计划时间表，首先应该简单明了，使你在百忙中随意瞄几眼，就可对所记内使你在百忙中随意瞄几眼，就可对所记内容一目了然，明白马上需要做什么事。容一目了然，明白马上需要做什么事。工作日计划表工作周计划表2004年1月周日周日周一周一周二周二周三周三周四周四周五周五周六周六待处理事项待处理事项1 .2 .3 .4 .5 .6 .7 .8 .9 .10 .11 .12 .13 .14 .15 .16 .17 .18 .19 .20 .21 .22 .23 .24 .25 .26 .27 .28 .29 .30 .1 .工作月计划表巧用时间的诀窍n在纸上作周详的计划在纸上作周详的计划n分清轻重缓急分清轻重缓急n克服拖延克服拖延n不被干扰时间，避免分散注意力不被干扰时间，避免分散注意力n把最重要的事情做完之后，再进入下一件把最重要的事情做完之后，再进入下一件n同类事情尽可能集中一次做完同类事情尽可能集中一次做完n注意能量曲线的变化注意能量曲线的变化n运用零散时间运用零散时间n整齐有序整齐有序n随时检查随时检查王经理的一天8 8：30 30 部门例会部门例会9 9：00 00 看资料、文件看资料、文件9 9：15 15 接听和打了几个电话接听和打了几个电话9 9：30 30 下属来请示工作下属来请示工作9 9：45 45 与财务部经理讨论费用问题与财务部经理讨论费用问题1010：20 20 替上司销售总监开会替上司销售总监开会1010：55 55 给外地办事处打电话给外地办事处打电话1111：10 10 与行政部经理闲聊与行政部经理闲聊1111：30 30 替下属修改销售报告替下属修改销售报告1212：00 00 吃饭吃饭1313：00 00 接待一个客户接待一个客户1313：30 30 准备向销售总监汇报的资料准备向销售总监汇报的资料1414：30 30 下属来谈其工作的困难、抱怨下属来谈其工作的困难、抱怨1414：50 50 与人力资源部经理谈某下属奖金问题与人力资源部经理谈某下属奖金问题1515：20 20 接到客房投诉电话，很恼火接到客房投诉电话，很恼火1515：30 30 打电话询问投诉之事，教训了一顿下属打电话询问投诉之事，教训了一顿下属1515：50 50 被老总找去被老总找去1616：20 20 下属又来请示工作下属又来请示工作1616：30 30 撰写招聘计划撰写招聘计划1717：00 00 发现招聘计划中的问题，与人力资源部经理商量发现招聘计划中的问题，与人力资源部经理商量1717：30 30 与人力资源部经理协商与人力资源部经理协商王经理很好地利用了时间王经理很好地利用了时间吗？时间跑到哪去了？吗？时间跑到哪去了？有效时间管理提示n建立人生目标建立人生目标n建立具体行动目标建立具体行动目标n花时间计划，包括日计划、月计划等花时间计划，包括日计划、月计划等n按轻重缓急排序按轻重缓急排序n一次只做一件事一次只做一件事n敢于说敢于说“不不”n永远改进习惯永远改进习惯时 间 格 言n将将时时间间用用于于工工作作，那那是是成成功功的的代代价价。n将将时时间间用用于于思思考考，那那是是智智慧慧的的来来源源。n将将时时间间用用于于运运动动，那那是是青青春春的的奥奥秘秘。n将将时时间间用用于于阅阅读读，那那是是知知识识的的源源泉泉。n将将时时间间用用于于爱爱人人，那那是是幸幸福福的的所所在在。n将将时时间间用用于于奉奉献献，那那是是人人生生的的真真谛谛。n将将时时间间用用于于空空想想，那那是是生生命命的的浪浪费费。n将将时时间间用用于于微微笑笑，那那是是减减负负的的良良方方。n将将时时间间用用于于计计划划，那那是是你你能能做做好好上上述述 一一切切的的秘秘诀诀。11、人生的某些障碍，你是逃不掉的。与其费尽周折绕过去，不如勇敢地攀登，或许这会铸就你人生的高点。12、有些压力总是得自己扛过去，说出来就成了充满负能量的抱怨。寻求安慰也无济于事，还徒增了别人的烦恼。13、认识到我们的所见所闻都是假象，认识到此生都是虚幻，我们才能真正认识到佛法的真相。钱多了会压死你，你承受得了吗?带，带不走，放，放不下。时时刻刻发悲心，饶益众生为他人。14、梦想总是跑在我的前面。努力追寻它们，为了那一瞬间的同步，这就是动人的生命奇迹。15、懒惰不会让你一下子跌倒，但会在不知不觉中减少你的收获;勤奋也不会让你一夜成功，但会在不知不觉中积累你的成果。人生需要挑战，更需要坚持和勤奋!16、人生在世：可以缺钱，但不能缺德;可以失言，但不能失信;可以倒下，但不能跪下;可以求名，但不能盗名;可以低落，但不能堕落;可以放松，但不能放纵;可以虚荣，但不能虚伪;可以平凡，但不能平庸;可以浪漫，但不能浪荡;可以生气，但不能生事。17、人生没有笔直路，当你感到迷茫、失落时，找几部这种充满正能量的电影，坐下来静静欣赏，去发现生命中真正重要的东西。18、在人生的舞台上，当有人愿意在台下陪你度过无数个没有未来的夜时，你就更想展现精彩绝伦的自己。但愿每个被努力支撑的灵魂能吸引更多的人同行。19、积极的人在每一次忧患中都看到一个机会，而消极的人则在每个机会中看到了某种忧患。莫找借口失败，只找理由成功。20、每一个成就和长进，都蕴含着曾经受过的寂寞、洒过的汗水、流过的眼泪。许多时候不是看到希望才去坚持，而是坚持了才能看到希望。1、有时候，我们活得累，并非生活过于刻薄，而是我们太容易被外界的氛围所感染，被他人的情绪所左右。2、身材不好就去锻炼，没钱就努力去赚。别把窘境迁怒于别人，唯一可以抱怨的，只是不够努力的自己。3、大概是没有了当初那种毫无顾虑的勇气，才变成现在所谓成熟稳重的样子。4、世界上只有想不通的人，没有走不通的路。将帅的坚强意志，就像城市主要街道汇集点上的方尖碑一样，在军事艺术中占有十分突出的地位。5、世上最美好的事是：我已经长大，父母还未老;我有能力报答，父母仍然健康。6、没什么可怕的，大家都一样，在试探中不断前行。7、时间就像一张网，你撒在哪里，你的收获就在哪里。纽扣第一颗就扣错了，可你扣到最后一颗才发现。有些事一开始就是错的，可只有到最后才不得不承认。8、世上的事，只要肯用心去学，没有一件是太晚的。要始终保持敬畏之心，对阳光，对美，对痛楚。9、别再去抱怨身边人善变，多懂一些道理，明白一些事理，毕竟每个人都是越活越现实。10、山有封顶，还有彼岸，慢慢长途，终有回转，余味苦涩，终有回甘。11、失败不可怕，可怕的是从来没有努力过，还怡然自得地安慰自己，连一点点的懊悔都被麻木所掩盖下去。不能怕，没什么比自己背叛自己更可怕。12、跌倒了，一定要爬起来。不爬起来，别人会看不起你，你自己也会失去机会。在人前微笑，在人后落泪，可这是每个人都要学会的成长。13、要相信，这个世界上永远能够依靠的只有你自己。所以，管别人怎么看，坚持自己的坚持，直到坚持不下去为止。14、也许你想要的未来在别人眼里不值一提，也许你已经很努力了可还是有人不满意，也许你的理想离你的距离从来没有拉近过.但请你继续向前走，因为别人看不到你的努力，你却始终看得见自己。15、所有的辉煌和伟大，一定伴随着挫折和跌倒；所有的风光背后，一定都是一串串揉和着泪水和汗水的脚印。16、成功的反义词不是失败，而是从未行动。有一天你总会明白，遗憾比失败更让你难以面对。17、没有一件事情可以一下子把你打垮，也不会有一件事情可以让你一步登天，慢慢走，慢慢看，生命是一个慢慢累积的过程。18、努力也许不等于成功，可是那段追逐梦想的努力，会让你找到一个更好的自己，一个沉默努力充实安静的自己。19、你相信梦想，梦想才会相信你。有一种落差是，你配不上自己的野心，也辜负了所受的苦难。20、生活不会按你想要的方式进行，它会给你一段时间，让你孤独、迷茫又沉默忧郁。但如果靠这段时间跟自己独处，多看一本书，去做可以做的事，放下过去的人，等你度过低潮，那些独处的时光必定能照亮你的路，也是这些不堪陪你成熟。所以，现在没那么糟，看似生活对你的亏欠，其实都是祝愿。