XX有限公司会议管理制度-范本.pdf

AAAA 有限公司文件编号：ab-xz-HR-14(2014)修订状态：A/0 会议管理制度密级：编制：审核：批准：日期：2014-12-3 日期：日期：1.0 目的为加强会议管理，确保议而有决、决而有行，提高工作效率和执行能力，有效地分析和解决工作问题，特制定本制度。2.0 适用范围适用于 XXXX 有限公司的会议管理。3.0 定义 3.1 会议：是为了解决一个或多个议题，组织人员聚集在一起进行讨论、交流的活动。3.2 内部会议：是指公司、中心或部门就内部业务事务召开的讨论、交流会议。内部会议又可分为：公司级会议、中心级会议、部门级会议。3.2.1公司级会议：公司层面的业务交流、总结的会议，以及大型庆典及活动等。3.2.2 中心级会议：一个或对个中心层面的业务协调、讨论、交流并需形成决议的会议。3.2.3 部门级会议：一个或多个部门之间的业务协调、讨论、交流会议。3.3 外部会议：是指由公司业务部门就公司业务实际需要邀请相关方（含政府机关、机构、行政协会等）参与或相关方邀请公司相关人员参与的会议（如专题研讨会、技术交流会议等）4.0职责 4.1 行政部：负责所辖区的会议室使用安排及其接待服务工作。4.2 会议组织人/部门：确定会议目的、会议地点、会议时间、会议议程、参会人员、会议筹备等事项，提交会议方案。4.3 会议通知人：负责通知各参会人员会议的详细信息、预定会议室。4.4 与会人员：负责认真听取会议报告，记录与本部门有关的事项决议。会后传达会议精神并进行工作安排，付诸实施，遵守会场纪律。4.5会议记录人：负责组织会议签到；记录会议内容；会议记录的发放；4.6会议主持人：负责控制会议节奏与进度，把握会议重点不偏离主题；会议记录的签核；会议决议或对策实施效果的跟踪。5.0 管理细则 5.1 会议类别序号会议名称主题/特点类别主持人参与人员1 早会固定时间、固定地点、宣 布 当 日相关事务公司例会生产部生产部全体职工2 动员会发言固定、没 有 讨 论程序公 司 临 时行政会议主办部门负责人会议提拟参加人员3 研讨会对 一 定 问题 进 行 讨论磋商，不一 定 有 结果公 司 临 时行政会议主办部门负责人会议提拟参加人员4 鉴定/评审对某事务、价 值、性能、质量进行鉴定，有结论公 司 临 时行政会议分管领导或指定人员会议提拟参加人员5 公 司 周 例会固定时间、地点，公司各 项 事 务进 程 进 行公司例会分管领导及主要负责人或指定人员会议提拟参加人员总结6 月总结会月底公司例会分管领导及部门负责人或指定人员会议提拟参加人员7 部门例会各 部 门 固定 汇 报 程序部门会议部门负责人自定8 年 终 总 结会年底公司例会总经理会议提拟参加人员 5.2 管理内容：5.2.1 会议提拟与审批。5.2.1.1 公司月读例会无须提拟和审批 5.2.1.2 公司临时行政会议、公司年度例会由总经理或上级分管领导直接提拟或由议题涉及业务的主办部门责任人提拟，总经理或上级分管领导审批。5.2.1.3 部门会议各部门自行安排，但会议时间、参加人数等，不得与公司会议冲突。其中会议属非例会性质且需要另行核给专项费用的，应向上级领导报批同意。5.2.2 会议计划与统筹。5.2.2.1 每周周一行政部统一组织召开公司周例会，汇总公司各部门负责人的总结及提案，并由行政部做相关会议记录，会后将会议内容发放至各部门负责人。5.2.2.2 凡公司已列入计划的会议，如有改期，或遇特殊情况需安排新的临时行政会议时，会议召集部门应提前1 天完成会议提拟和报批手续，并报请物流总监办调整会议计划。未经同意，任何人不得随意打乱正常会议计划。5.2.2.3 会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时行政会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。5.2.3 会议准备 5.2.3.1 已列入会议计划表的会议，一般情况下无调整，不再另行通知，由部门按计划表直接通知与会人。5.2.3.2 未列入会议计划而临时提拟的会议，或已列入会议计划，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的，按“谁提拟，谁通知”的原则进行会议通知。5.2.3.3 会议通知期一般应提前一天以上，通知对象为与会人、会务服务提供部门。5.2.3.4 会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以公司平台的方式进行确认通知；涉及多个部门和参加人数众多的大型议会，主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。5.2.3.5 会议提拟部门应提前做好会议资料（如会议议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）准备的组织工作；5.2.3.6 会议提拟部门应提前做好会务准备工作，如落实会场、布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各钟设施、用品等；5.2.3.7 部门召开的会议所需用公共会场的，应向会议室管理部门（行政部）事先提出，由会议室管理部门（行政部）统筹安排。5.2.3 会议纪律 5.2.3.1 主持人应不迟于会前10 分钟到达会场，检查会务的落实情况，做好会前准备。因故不能参加的要提前向上级领导请假，并报备行政人事部。5.2.3.2 主持人一般在会议开始后，将会议议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要说明。会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。5.2.3.3 属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。5.2.3.4 与会人员应提前 5 分钟到会，并在会议签到表上签到；5.2.3.5 与会人员会议发言应言简意赅，紧扣议题；5.2.3.6 如属工作部署性质的会议，原则上不再会上进行讨论性发言；5.2.3.7 与会人员应遵循会议主持人对议程控制的要求，遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或关机，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场。5.2.3.8 会议期间要求精神集中，认真听取发言，不得交头接耳开小会，做与会议无关的事情。5.2.3.9 公司月总结会、例会、临时行政会议一般应控制在2 小时以内，根据会议进行情况确需延时的，主持人须征得与会人员同意。5.2.4 会议记录 5.2.4.1 公司各类会议均应以专用记录本进行会议记录。5.2.4.2 会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。5.2.4.3 公司级例会、临时行政会议原则上由总经理秘书负责会议工作，总经理另外指定的，从总经理指定。5.2.4.4 会议记录应采用实录风格，确保记录的原始性，原始记录应于会议当日最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名。5.2.4.5 本部门负责组织的公司各类行政会议的会议记录，由本部门兼设会议记录员负责日常归档、保管。5.2.4.6 公司会议记录为公司的机要档案，保管人不得擅自外泄。其调阅应严格按照公司文档管理制度的保密制度的有关规定执行。6.0 附则6.1 本制度由 XXXX 有限公司行政部负责解释。6.2 本制度有批准后生效，自颁布之日起执行。6.3 附件会议签到表四川麻辣空间食品有限公司会议签到表会议签到表会议时间会议地点会议议题主持人记录人序号姓名部门职务签到时间备注01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20