实战技巧—表格制作课件.pptx

插入表格表格命令1、使用“表格”命令来插入单击“插入”选项卡“表格”组“表格”按钮，在下拉表中移动鼠标指针至方格区，当左上角提示的列行数达到自己要的值后单击鼠标即可。第1页/共62页插入表格表格命令2、单击“插入”选项卡“表格”组“表格”按钮单击“插入表格”命令打开“插入表格”对话框，在“列数”文本框和“行数”文本框中输入相应的数字，根据实际需要再设置其他的选项，然后单击“确定”按钮。第2页/共62页插入表格键入时自动应用3、使用“键入时自动应用”插入表格很简单的表格可以使用这种方法，如一行两列。可以在一个空白的段落中输入“+-+-+”，再按键，Word会将之自动更正为一个 1 行 2 列的表格。Enter 如果按照上面的操作不能得到表格，是因为Word表格的“自动套用格式”已关闭。设置方式：“文件”“选项”“校对”“自动更正”按钮单击“键入时自动套用格式”选项卡勾选“键入时自动应用”下的“表格”复选框。第3页/共62页插入表格键入时自动应用4、手动绘制不规则的和复杂的表格 “插入”选项卡“表格”组“表格”按钮“绘制表格”第4页/共62页插入表格文本转化为表格5、文本转化为表格步骤1：选中要转化的文本步骤2：单击“插入”选项卡“表格”组的“表格”按钮“文本转化为表格”步骤3：在弹出的“将文字转化为表格”对话框中，根据文本的特点设置合适的选项参数，如列数、文字分隔符等步骤4：“确定”按钮第5页/共62页插入表格制表位（1）制表位就是用来对字符进行对齐的。操作方式：按“Tab”键，插入点将会移动到下一制表位处停留下来。用途：用于纵向对齐文本和制作简单的列表目录。在制作一个信息列表的过程中，无论在文档中添加多少个空格，文本都无法正常对齐，利用制表符可以使这些文本对齐。第6页/共62页插入表格制表位（2）具体操作如下：步骤1：“开始”选项卡“段落”栏“显示/隐藏编辑标记”按钮。步骤2：删除文档中的空格步骤3：在水平标尺和垂直标尺的交叉位置（文档内容左上角），用鼠标左键单击，每单击一次改变一次制表符，这里选择“左对齐式制表符”。第7页/共62页插入表格制表位（3）WordWord中包含了中包含了5 5种制表符，按照不同的对齐方式分为种制表符，按照不同的对齐方式分为“左左对齐式制表符对齐式制表符”、“右对齐式制表符右对齐式制表符”、“居中式制表符居中式制表符”、“小数点对齐式制表符小数点对齐式制表符”、“竖线对齐式制表符竖线对齐式制表符”。步骤4：选中所要对齐的所有文本，移动鼠标至水平标尺的合适位置，单击鼠标左键添加一个左对齐制表符。第8页/共62页插入表格制表位（2）步骤5：按照同样的方法，可以在水平标尺的其他位置再添加多个需要的制表符。步骤6：将光标定位到需要移动的位置，然后轻轻按一下“Tab”键，光标后的文本自动移动到了制表符的位置，文本之间显示了制表符的编辑标记（横向箭头）。第9页/共62页插入表格制表位（4）例：用“右对齐式制表符”制作下列文档步骤一：输入文本内容并全部选中。步骤二：单击“制表位”选择按钮切换到“右对齐式制表符”。第10页/共62页插入表格制表位（5）步骤三：在水平标尺的合适位置单击鼠标左键，标尺上出现“右对齐式制表符”，然后再双击此制表符打开“制表位”对话框。步骤四：在“制表位”对话框中，在“前导符”下单击【5（5）】单选按钮，单击“确定”按钮。步骤五：将光标定位于“李白”名字前，按下键插入制表符，光标依次定位于其他作者的名字前按下键插入制表符即可。第11页/共62页Word表格与Excel表格的区别1、Word表格优势：排版方便，可以做出各种效果，用于制作较为复杂的文字表格。弱点：计算方面差。使用Word表格的情况：（1）表格上突出版式结构，数据不存在二维关系表特征，如简历表。（2）文本与表格混排，表格中的数据不需要经常更新。第12页/共62页Word表格与Excel表格的区别2、Excel表格优势：数据计算，函数功能强大，能计算工程、财务、逻辑、文本、信息、数学等大量信息。弱点：排版功能不如Word方便。使用Excel的情况：（1）录入的数据时原始数据，又要经常用于统计与分析。（2）录入的数据要进行汇总与拆分或者需要比较核对。（3）数据在结构上具有二维表的特征，对打印要求不高。第13页/共62页页首表格顶上增加空行的方法方法一：将光标定位到表格第一行任意单元格内，按下组合键。方法二：定位光标到表格第一行任意单元格内单击“页面布局”选项卡“页面设置”组“分隔符”选项卡“分栏符”按钮“分栏符”的作用：指示分栏符后面的文字将从下一行开始。第14页/共62页“撑”不变形的表格（1）当用户向表格内输入文本内容或插入图片时，单元格的列宽或行高可能会发生改变，从而导致整个表格“变形”，这是在制作推荐表之类的表格时常见的问题之一，可以按以下方法操作，就可以将表格的长宽大小固定住。第15页/共62页“撑”不变形的表格（1）步骤一：将光标定位于表格内。步骤二：单击“表格工具布局”选项卡“对齐方式”组“单元格边距”。步骤三：弹出“表格选项”对话框取消勾选“自动重调尺寸以适应内容”复选框，此时无论表格单元格内插入多少内容，行高都可以自动变化且列宽不会改变（若手工调整列宽仍可改变。第16页/共62页“撑”不变形的表格（2）如果要将行高也固定住，操作方法如下：步骤一：单击“表格工具布局”选项卡“表”组“属性按钮步骤二：弹出“属性”对话框单击“行”选项卡勾选“指定高度”复选框设定一个值如“1.8厘米”在“行高值是”下拉列表中选择“固定值”步骤三：“确定”按钮。第17页/共62页“撑”不变形的表格（2）注意：注意：（1）如果选中整个表格，按照上述方法操作，则所有行的行高为此值；（2）如果选中某几行，按照上述方法操作，则只对这几行的行高进行设定；（3）如果将光标定位于某个单元格内，按照上述方法操作，则只对光标所在单元格的那一行行高进行设定。第18页/共62页表格的“拆、合、添、删”（1）如果将对表格结构的编辑总结一下，可以用“拆、合、添、删”四个字来归纳。拆与合，是指表格与单元格的拆与合，意思是将一个表格或单元格拆分成多个，或将多个表格或单元格合并为一个。添和删，是指当表格中的行和列不够使用时，需要适当添加，多余的时候则需要删除。第19页/共62页表格的“拆、合、添、删”（2）1、表格的拆与合 表格与单元格的拆分和合并是经常要遇到的操作。（1）合并表格 操作方法：把鼠标定位于两个表格中间的空行，按下【Delete】键将空行删除，两个表格就会自动合并成一个。（2）拆分表格 如果需要将同一个表格中的数据分别放置到两个表格中，就可以将表格拆分。第20页/共62页表格的“拆、合、添、删”（3）上下拆分表格 操作方法：把鼠标定位在要成为第二个表格行首的那一行，然后按【Ctrl+Shift+Enter】组合键，可以立刻把表格一份为二。如果希望分出来的第二个表格放到下一页中单独显示，只需要按【Ctrl+Enter】组合键。拆分后第21页/共62页表格的“拆、合、添、删”（4）左右拆分表格 步骤1：插入一个表格（至少2列），在其下方至少有两个回车符。步骤2：选中要拆表的右半部分表格，拖放到上述第2个回车的前面，此时表格左右被分成两格独立的表格。步骤3：将生产的第2个表格拖到第1个表格的右边，这时第2个表格会自动变为环绕类型。注意：注意：在步骤3中，若第二个表格不能和第一个表格在水平方向上对齐，可在第二个表格属性中调整“定位”，调整合适的垂直位置数值即可。第22页/共62页表格的“拆、合、添、删”（5）第23页/共62页表格的“拆、合、添、删”（6）2 2、单元格的拆与分 单元格的拆与分，更是表格中最常见的操作之一，表格的结构主要靠它来进行调整。（1 1）合并单元格：选中需要合并的多个单元格，在“表格工具布局”选项卡中单击“合并单元格”按钮，或者单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“合并单元格”命令。第24页/共62页表格的“拆、合、添、删”（6）（2）拆分单元格：将光标定位在需要拆分的单元格中，然后执行“拆分单元格”命令，在制定单元格被拆分的行数和列数。第25页/共62页表格的“拆、合、添、删”（7）3、删除表格或单元格当选择某行、某列或整个表格时，按下【Delete】键，会发现只是清除了表格中的内容，却没有删除表格。若想删除选中的单元格或者表格，可以进行如下操作：（1）方法一：步骤一：选中某行、某列或整个单元格。步骤二：按下【Backspace】键，可将所选元素彻底删除第26页/共62页表格的“拆、合、添、删”（7）（2）方法二：步骤一：选中某行、某列或整个单元格。步骤二：按下【Shift+Delete】组合键，可将所选元素彻底删除（3）方法三：依次单击“表格工具布局”选项卡“行和列”组“删除”按钮“删除表格”第27页/共62页表格的“拆、合、添、删”（8）4、添加一行一列或多行多列 选中一行一列则插入一行或一列，选中多行多列则插入多行或多列，例如，选中三行则插入三行。方法一：方法二：在选中的行或列上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“插入”按钮。第28页/共62页表格的“拆、合、添、删”（9）5、快速在表格末尾添加行（1）把光标定位在表格中的最后一个单元格中。光标定位处（2）按【Tab】键，即可在表格末端增加一行，重复操作，可以为表格添加若干行。第29页/共62页表格属性表格属性可用于调整行高、列宽、边框和底纹、表格和文字的环绕方式等。第30页/共62页示例：利用单元格间距制作学生座位表（1）第31页/共62页利用单元格间距制作学生座位表（2）操作方法：步骤1：新建一个表格，输入座位表内容。步骤2：选中表格或将光标定位于表格内，依次单击“表格工具布局”选项卡“表”组的“属性”按钮。步骤3：在弹出的对话框中依次单击“表格”选项卡“选项”按钮。步骤4：在弹出的“表格选项”对话框中勾选“允许调整单元格间距”复选框，设置一个合适的数值如“5毫米”，单击“确定”按钮。第32页/共62页利用单元格间距制作学生座位表（2）步骤5：单击“表格属性”中的“边框和底纹”按钮，弹出“边框和底纹”对话框，依次单击“边框”选项卡预览图的左、右、上、下边框使之不显示，保留表格内线框。步骤6：单击“确定”按钮。第33页/共62页用表格库提高创建效率（1）对于相同或相似表格的创建，我们常常会这么做：从其他文档中把表格复制过来，然后在此基础上做相应的修改。对于只是临时的创建，创建的数量又很少，这种方法倒是适用。当如果遇到以下两种情况可能就不十分适用了：（1）当要制作某表格，只记得曾经制作过相似表格，可是不知道保存到哪里了？（2）当在工作中常常需要制作此类型的表格，数量很大，逐个创建或者通过复制会浪费大量的时间。将需要经常创建的表格保存到表格库中，可以避免这两种情况的发生，从而提高工作效率并且便于人为的管理。第34页/共62页用表格库提高创建效率（1）例如，将刚才的学生座位表保存到表格库中。步骤1：选中整个表格。步骤2：打开“表格”列表(【插入】选项卡【表】组），选择“快速表格”中的“将所选内容保存到快速表格库”命令。步骤3：弹出“新建构建基块”对话框，输入名称和说明。步骤4：单击“确定”按钮后聚可以快速从表格库创建该表格了。步骤5：将光标定位到需要插入表格的位置，在“表格”列表中选择“快速表格”命令，选择保存的表格，即可将其轻松插入。第35页/共62页用表格库提高创建效率（2）第36页/共62页调整行序 有时候表格就要完工了，忽然发现某一行的位置应该上调几行或下移几行，使用【Shift+Alt+上（或下）方向键】。方法：将插入点置于要调剂行的任意一个单元格内，按下【Shift+Alt】组合键的同时，按向上或向下方向键，按向上方向键可使该行在表格内向上移动，按向下方向键可使该行向下移动。如果要移动多行，只要先选中多行，按组合键即可。第37页/共62页斜线表头的制作方法：“开始”选项卡“段落”组的“框线”下拉列表“斜下框线”。文字部分可以插入文本框。注意：注意：斜线表头内如有二条或三条以上斜线，可以用“绘制表格”工具直接在单元格中绘制。第38页/共62页让表格跨页不断行默认情况下，插入表格后表格的行选项是默认情况下，插入表格后表格的行选项是“允许允许跨页断行跨页断行”的，即当表格某单元格内容较多，一的，即当表格某单元格内容较多，一页显示不下时，希望此跨页内容只显示在一个页页显示不下时，希望此跨页内容只显示在一个页面上面上。操作方法：步骤1：将光标定位在跨页行内或全选表格 步骤2：单击【表格工具布局】选项卡【表】组的属性。步骤3：在弹出的【表格属性】对话框中单击单击【行】选项卡。步骤4：取消勾选【允许跨页断行】复选框 步骤5：【确定】按钮。第39页/共62页套用表格样式第40页/共62页修改表格样式第41页/共62页使用控件规范表格填写（1）使用控件可以使表格录入既方便又快速，还能做到规范。在Word2010版本中使用“开发工具”选项卡制作带有控件的表格。第42页/共62页使用控件规范表格填写（1）在Word功能区增加“开发工具”选项卡的方法：单击“文件”选项卡打开“选项”对话框左侧列表中选择“自定义功能区”项右侧的“自定义功能区”中勾选“开发工具”复选框。单击确定第43页/共62页使用控件规范表格填写（2）在“个人简历”的表格中，“姓名”单元格后面的空单元格，只要输入相应文字就可以了，当然文字需要有规范的格式；在“出生日期”后面的空格中，需要填写日期，应该是员工在录入时能够做到规范且方便；还有“照片”单元格，需要想办法让员工很方便的插入准备好的图片。这些都可以用控件来很便捷的实现。例如：下面为一份带控件的个人简历第44页/共62页使用控件规范表格填写（3）在使用控件前，要在Word中建立一份空表格，然后，在功能区中打开“开发工具”选项卡。第45页/共62页使用控件规范表格填写（4）1、使用格式文本控件操作方法：步骤一：将鼠标定位于“姓名”右侧的空白单元格中，然后单击“控件”中的“格式文本内容控件”按钮步骤二：在空白单元格中出现“单击此处输入文字”提示，以后填写此项目时，只要在此处单击鼠标，输入文字就可以了，输入文字的字体、字号自动与当前段落保持一致。第46页/共62页使用控件规范表格填写（4）步骤三：如果感觉这个提示太长不方便，可以选中此控件后，单击“控件”组中的“设计模式”按钮，就可以对提示文字进行修改和删除，再次单击“设计模式”即可退出。第47页/共62页使用控件规范表格填写（5）2、使用下拉列表控件操作方法：步骤一：定位光标到“性别”后面的空白单元格单击“开发工具”选项卡“控件”组“下拉列表内容控件”按钮，单元格中会出现“选择一项”提示文字。第48页/共62页使用控件规范表格填写（5）步骤二：选中此控件单击“控件”组“属性”按钮“内容控件属性”对话框勾选“使用样式设置内容的格式”复选框，确认其下方的“样式”下拉列表中为“默认段落字体”单击“添加”按钮第49页/共62页使用控件规范表格填写（5）步骤三：打开“添加选项”对话框输入“显示名称”和“值”，两项均输入“男”，同样方法输入“女”“确定”。设置完成后，再输入性别时，只要单击单元格中的下拉列表，选择相应性别项即可第50页/共62页使用控件规范表格填写（6）3、使用日期控件输入规范的日期操作方法：步骤一：定位光标到“出生日期”后的空白单元格单击“控件”中的“日期选取器内容控件”按钮单元格中插入控件。第51页/共62页使用控件规范表格填写（6）步骤二：选取单元格中的控件单击“控件”组“属性”按钮打开“内容控件属性”对话框勾选“使用样式设置内容的格式”复选框，确认其下方的“样式”下拉列表中为“默认段落字体”，“日期显示方式”列表中选择需要的日期格式“确定”。以后需要输入出生年月时，只要单击此单元格的下拉按钮，在日历中选择日期单击即可。4、使用图片控件（略）第52页/共62页只出现在最后一页低端的表格（1）政府部门的【内部明电】或【通知】等之类的公文文档最后一页大多够有一些规范性文字格式，如【主题词】、【抄送】等文样，做这样的文档并不难，当如果希望这块文字处在文档的最后一页底端，即使前面增加段落，它的位置也固定不变的话就要设置一下了。第53页/共62页只出现在最后一页低端的表格（2）操作方法：步骤一：输入好所有【内部明电】或【通知】的正文内容，然后按组合键，将光标移到文档的最末尾。步骤二：单击【插入】选项卡【表格】下拉列表【插入表格】，打开【插入表格】对话框，在【列数】文本框中输入“2”，在【行数】文本框中输入“3”。步骤三：选中表格，单击【表格工具布局】选项卡【表】组的【属性】打开【表格属性】对话框 第54页/共62页只出现在最后一页低端的表格（2）步骤四：在【表格】选项卡中选择【文字环绕】方式为“环绕”，单击【定位】按钮打开【表格定位】对话框，在【垂直】下拉列表中选择“位置”为“低端”，在【相对于】下来列表中选择“页边距”。步骤五：单击【确定】按钮。第55页/共62页只出现在最后一页低端的表格（3）步骤六：在表格中输入所需的内容，如“主题词”等字样，再将表格的边框线设置成隐蔽。第56页/共62页表格跨页不断行 默认情况下，插入表格后表格的行选项是“允许跨页断行”的，即当表格单元格内容较多，一页显示不下时，单元格所在行就会跨页显示在两页或者两个以上的页面上。如果不希望出现这种现象，希望此跨页内容只显示在一个页面上。第57页/共62页表格跨页不断行操作方法如下：首先将光标定位在跨页行内或全选表格，然后单击【表格工具布局】选项卡【表】组的【属性】弹出【表格属性】对话框单击【行】选项卡取消勾选“允许跨页断行】复选框【确定】按钮。注意注意：如果指定行的高度，可能不会出现表格跨页断行。第58页/共62页表格跨页时标题行自动重复 在Word中制作表格时，经常需要制作换页后与第1页中的表格标题重复的标题行，手工在每一页添加标题肯定不是一个好方法，可以利用表格的属性自动地添加需要重复的标题行。注意：将光标置于表格第一行（根据实际情况也可以选中包括第1行在内的连续多行）。第59页/共62页使表格中的文字紧贴边框 由于表格中单元格的宽度限制，常常要求文字能够紧贴边框，操作如下：步骤一：将光标移动到需要设置的单元格中。步骤二：打开【表格属性】对话框【单元格】选项卡单击【选项】按钮。第60页/共62页使表格中的文字紧贴边框 步骤三：在弹出的【单元格选项】对话框中取消勾选“与整张表格相同”复选框，将各数字均设置为“0厘米”。步骤四：设置完成后单击【确定】按钮。第61页/共62页感谢您的观看！第62页/共62页