英文书信及信封格式精选课件.ppt

关于英文书信及信封格式关于英文书信及信封格式第一页，本课件共有24页英文信封(Envelope)的寫法（Block Format 齐头式）Zhao MinSichun UniversityChengdu,610041P.R.of China Mr.Steven Chung No.252,Long St.San Francisco,U.S.A寄件人姓名和地址寄件人姓名和地址收信人姓名和地址收信人姓名和地址第二页，本课件共有24页英文信封英文信封(Envelope)的寫法的寫法（右缩式 Indented Format）Zhao Min Sichun University Chengdu,610041 P.R.of China Mr.Steven Chung No.252,Long St.San Francisco,U.S.A寄件人姓名和地址寄件人姓名和地址收信人姓名和地址收信人姓名和地址第三页，本课件共有24页英文地址的寫法和中文相反，口訣：由小到英文地址的寫法和中文相反，口訣：由小到大大(ex:(ex:號號 弄弄 巷巷 路路/街街 城市城市 國家國家)號No.(Number)樓F(Floor)室Rm.(Room)弄Aly(Alley)巷Ln.(Lane)路Rd.(Road)街St.(Street)段Sec.(Section)區Dist.(District)縣County市City大道Ave.(Avenue)省Province國家名第四页，本课件共有24页地址的书写顺序是由小到大地址的书写顺序是由小到大:第一行第一行写寄出信写寄出信人的门牌号码，写街道名称人的门牌号码，写街道名称;第二行第二行先写县市、城先写县市、城镇名称，再写省或州名称，往右空两个字母的镇名称，再写省或州名称，往右空两个字母的位置，再写上邮编。如果是寄往国外的信件，位置，再写上邮编。如果是寄往国外的信件，第三行第三行写出寄信人所在国家的名称。写出寄信人所在国家的名称。第五页，本课件共有24页如要说明信件由何种邮路递送或信件为何种类别，一般在信封正面的左下角注明。航空航空 By Air Mail挂号挂号 Registered印刷品印刷品 Printed Matter快件快件 Express内有照片内有照片 Photo Enclosed第六页，本课件共有24页如信件需由别人或单位转交给收信人，则需在转交人前面加上C/O（care of）后跟转交人的姓名地址。如宋力托李娜转交一封信给李明，信封格式为：Song LiNo.1 Middle SchoolNantong,226000Jiangsu Li MingC/O Li NaPeking UniversityBeijing,100871第七页，本课件共有24页如不需要邮寄，只需写上受托人和收信人的姓名如不需要邮寄，只需写上受托人和收信人的姓名即可。再用即可。再用By courtesy of,Through courtesy of,By courtesy of,Through courtesy of,By favor ofBy favor of引出所托之人的姓名。如：引出所托之人的姓名。如：Li Ming By courtesy of Li Na面交信面交信(宋力本人当面交给收信人的信宋力本人当面交给收信人的信)：Song Li Present 第八页，本课件共有24页练习填写信封练习填写信封GeorgeWangwillwritealettertohispenpal(笔友),MikeClinton.Mikesaddress(住址)is:1025LongStreet,SanFrancisco,CA94101,U.S.A.AndGeorgesaddressis:23,Alley4,Lane130,Sec.IINankingEastRd.Taipei,Taiwan,R.O.C.Pleasewriteanenvelopeforhim.第九页，本课件共有24页GeorgeWang23,Alley4,Lane130,Sec.IINankingEastRd.Taipei,Taiwan104R.O.C.MikeClinton1025LongStreet,San Francisco,CA 94101 U.S.A 第十页，本课件共有24页The Elements of English Letter Writing 1.信头 Heading/Letterhead2.写信日期 Date3.信内地址(收信人)Inside Address4.称呼 Salutation 5.正文 Body of Letter6.客套结束语 Complimentary Closing7.署名 Signature第十一页，本课件共有24页Heading 信头包括寄信人地址（通常写在信笺的右上方）信头包括寄信人地址（通常写在信笺的右上方）或某公司的名称、地址、电话、电传、传真、或某公司的名称、地址、电话、电传、传真、邮编、电子信箱地址或网址等。邮编、电子信箱地址或网址等。第十二页，本课件共有24页Date日期应写在寄信人地址下方，表达方式各不相日期应写在寄信人地址下方，表达方式各不相同。通常英式按日同。通常英式按日/月月/年的顺序，而美式按月日年的顺序，而美式按月日年的顺序。注意：年份写全，不可省略；月份用英年的顺序。注意：年份写全，不可省略；月份用英文单词表示，不可用数字替代（一般信函可缩写，文单词表示，不可用数字替代（一般信函可缩写，较正式的公函需写全）；日期用阿拉伯数字基数词较正式的公函需写全）；日期用阿拉伯数字基数词表示即可，如表示即可，如May 7,2006;23 September,2005第十三页，本课件共有24页Rewritethefollowingdateforstandardbusinessletters 6/5/0610-9-068 June 2006Oct.28,06Jan.13.2006第十四页，本课件共有24页Inside Address信内地址应写在信笺左上方，与信封上的地址信内地址应写在信笺左上方，与信封上的地址完全一致。第一行写收信人姓名（称呼语完全一致。第一行写收信人姓名（称呼语+全名）全名）；商务信函中还需另起一行写出职务；收信人；商务信函中还需另起一行写出职务；收信人地址应确切完整。地址应确切完整。第十五页，本课件共有24页Arrangethefollowinginformationintoletterheadorinsideaddress:China/Beijing 100021/Beijing Metal/President/Lin Fang/East lane/234Lin Fang President of Beijing Metal 234 East lane,Beijing 100021 China第十六页，本课件共有24页Salutation称呼应写在信内地址下，其左边要与信内地址第称呼应写在信内地址下，其左边要与信内地址第一行对齐。英文书信的称呼一般都是以一行对齐。英文书信的称呼一般都是以Dear Dear 或或My dearMy dear开头的。开头的。1.1.亲近熟悉的人亲近熟悉的人:Dear/My dear+:Dear/My dear+称呼或名字。称呼或名字。2 2 长辈、关系一般、不相识：长辈、关系一般、不相识：Dear+“Dear+“先生先生/女士女士/教授教授”3 3 机关、团体、公司、工厂或学校：机关、团体、公司、工厂或学校：Dear Sir Dear Sir or Madam,To Whom It May concern.or Madam,To Whom It May concern.有时直接用有时直接用 Gentlemen(Gentlemen(复数复数)。第十七页，本课件共有24页Body语言要得体，简单明了，措词礼貌。称呼下面隔一两行开始写正文。一般说来，开头直接表达写信的目的，中间对目的具体说明，结尾表达希望祝愿等。第十八页，本课件共有24页Complimentary Closing开头字母要大写，末尾用逗号。结束语也称敬语，使用时开头字母要大写，末尾用逗号。结束语也称敬语，使用时也应因人而异，取决于发信人与收信人之间的关系或熟悉也应因人而异，取决于发信人与收信人之间的关系或熟悉程度。程度。1.家人亲戚家人亲戚:Your loving mother/son/brother;Yours lovingly,With love,All my love etc.2.长辈或一般朋友：长辈或一般朋友：Yours respectfully/sincerely,Yours truly etc.3.机关、团体、学校等：机关、团体、学校等：Yours faithfully/sincerely,Yours truly etc.第十九页，本课件共有24页結尾的部份祝福的話結尾語Takecare.Yourfriend,Bestwishes.Trulyyours,BestRegards.Yourloving_,MerryChristmasSincerelyyours,HappyNewYearYourssincerely,HappyBirthdaySincerely,第二十页，本课件共有24页Signature写信人要在结束语下面签名，以表示对信件中写信人要在结束语下面签名，以表示对信件中的全部内容负责。签名最好是写信人的亲笔，的全部内容负责。签名最好是写信人的亲笔，手写后可附打印的全名。手写后可附打印的全名。第二十一页，本课件共有24页Blockformatxxxx(letterhead)June3,2005(date)xxxx(insideaddress)Dearxx,(salutation)Wereceivedyourxxxx(body)Yourssincerely(complimentaryclose)XX(signature)Joe(printedname)第二十二页，本课件共有24页Modified Format xxxx(letterhead)June 3,2005(date)xxxx(inside address)Dear xx,(salutation)We received your xxxx(body)Yours sincerely XX(signature)Joe (printed name)第二十三页，本课件共有24页感谢大家观看第二十四页，本课件共有24页