李革增—行政秘书职业化训练.ppt

1聚成华企在线商学院行政秘书职业化训练行政秘书职业化训练讲师：李革增讲师：李革增2聚成华企在线商学院行政秘书工作内容与角色定位行政秘书工作内容与角色定位讲师：李革增讲师：李革增3一、企业行政文秘工作内容与素质要求一、企业行政文秘工作内容与素质要求二、行政文秘的角色定位与必备素质二、行政文秘的角色定位与必备素质三、行政文秘的沟通技巧三、行政文秘的沟通技巧四、行政文秘的时间管理技巧四、行政文秘的时间管理技巧五、行政文秘的会务管理五、行政文秘的会务管理六、行政文秘的档案管理六、行政文秘的档案管理七、行政文秘公文写作七、行政文秘公文写作八八 、行政文秘的商务礼仪、商务接待与宴请、行政文秘的商务礼仪、商务接待与宴请4行政文秘的工作内容是什么？请写出你目前主要的工作内容:1、时间:5分钟；2、用最快的速度写下来；3、至少要写下10个、按重要程序排列。5企业行政文秘的工作内容（1）项 目内 容1、日程管理预约会面的受理及安排；日程表的制作；预定计划的变更及调整、向有关方面联络、交涉、调整，向上司再次确定，预计计划进行管理，交通工具的选定、订座与购票，旅费及预付款等的收受。2、环境的整理准备上司办公室和会客室的整理、清扫、装饰、更换摆设、办公室配置、上司办公桌的整理、用品、消耗品的准备和管理。3、会议及活动开会通知的制作及寄发、参加者名簿的制作、会场的选定及预约、会场的设立、必要用品等准备、确认出席者、与延迟未到者的联络、茶点及饭菜的准备、会场结束后的整理、会议记录的制作及分发、其它大型活动的准备，运作及事后的管理。6 企业行政文秘的工作内容（2）项 目内 容4、照顾身边琐事照顾茶点和吃饭、跑腿、名片、文具用品、图书、用具等购买和管理、上司健康的管理（包括药品的准备等）、与上司家人的联络、私人事情的帮忙和各种有关团队的联络及调整，上司外出的准备、车辆的安排（与司机联络及调整）、上司的接送、上司其它事务的代理5、会计方面的业务各种票据如：交通费、交际费、各种会费的出纳、结帐、上司私人的出纳、支票和票据的处理、税务手续的代办与记帐、税务与海关6、突发事件处理发生火灾、地震、风水害等紧急情况时，对来访客人的疏导、疾病及意外事故的处理、非法侵入者的处置、劳动问题决裂和纷争时的处理，发生紧急情况时，对公司内、外的联络7企业行政文秘的工作内容（3）项 目内 容7、接待、应酬工作面谈、访客的安排、招待（茶点、饮食等的准备）接送、上司办公室及会客室的安排，电话的接听、传达、代替上司接、打电话、上司不在时的应付。媒体采访、公共关系或相关的活动的组织与管理8、沟通支持性工作沟通公司内外部领导或合作部门的协作关系、主持公司庆典、参加应酬、外勤工作及其它主管临时交办事项部分行政工作9、文件的处理和保管公司内外文件的制作、收发、处理、传递、及相关文件的传达、办公机器（电脑、复印机、传真机）的操作和管理；文件档案的管理8 企业行政文秘的工作内容（4）项 目内 容10、信息的搜集整理文献、市场调查报告及相关资料的收集、整理、分析；上司有关的名簿及通讯录的管理；名片、杂志、图书、磁盘等的整理、检索；11、决策支持工作信息的处理与分析；对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持；9初级秘书：协助上司的工作主要工作如下：接听电话、上传下达；接待；使用办公软件:打字、制表、作幻灯；使用各类办公用具(传真、复印、电脑)；使用互联网；管理档案、文件等；沟通上下级关系；其它事务性的简单工作；2 2、文秘的职业发展规划、文秘的职业发展规划10中级秘书：中级秘书：分担分担上司的工作上司的工作主要工作如下：起草公文、文件及其它需要的文字工作；沟通协调各种关系；管理上司工作日程；组织、召集相关的会议；收集相关信息资料等；公司内、外的简单事务的处理；语言要求11高级秘书：高级秘书：管理、参谋、支持管理、参谋、支持上司工作上司工作主要工作如下：安排、管理上司的工作时间；沟通协调各种关系；主持大型商务、文化活动；信息的处理与分析；对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持；语言支持12一、企业行政文秘工作内容与素质要求一、企业行政文秘工作内容与素质要求二、行政文秘的角色定位与必备素质二、行政文秘的角色定位与必备素质三、行政文秘的沟通技巧三、行政文秘的沟通技巧四、行政文秘的时间管理技巧四、行政文秘的时间管理技巧五、行政文秘的会务管理五、行政文秘的会务管理六、行政文秘的档案管理六、行政文秘的档案管理七、行政文秘公文写作七、行政文秘公文写作八、行政文秘的商务礼仪、商务接待与宴请八、行政文秘的商务礼仪、商务接待与宴请13二、行政文秘的角色定位与必备素质；1、秘书的定义 A、广义的概念；“秘书是领导人的事务与信息助手。”这里的广义，包括了公务秘书、私人秘书，又包括了各行业、层次、工种；领导人既含单数，又含复数-领导集体；B、狭义的概念。“秘书是一种职务名称，正在成为一种社会职业，指处于领导近身，直接为领导从事事务性、信息性的辅助服务的工作助手。”这里着重排除了私人秘书。我们定义“秘书是领导工作的参谋和助手”行政文秘侧重于商业环境中的公务活动（商务秘书）142、秘书的角色定位153 3、行政文秘必备的职业素质、行政文秘必备的职业素质 正 直-坚持既定政策和原则 实事求是 热 情对人、对事积极、乐观 敬 业-以工作为荣，设定高的工作水准 守 信-不失约、不违约、不食言、不泄密 忠 诚忠于上级 忠于事业 有 序-利落，有条不紊 高 效-追求效率和效益 可 靠-按约定完成工作，保质、保量、及时 细 心-尽可能的考虑事情周到、细心 悟 性领悟上级或领导的真实想法 自 信积极 向上 勤 奋不断学习 提高能力 承受压力16一、企业行政文秘工作内容与素质要求 二、行政文秘的角色定位与必备素质三、行政文秘的沟通技巧四、行政文秘的时间管理技巧五、行政文秘的会务管理六、行政文秘的档案管理七、行政文秘公文写作八、行政文秘的商务礼仪、商务接待与宴请总总纲纲17小故事小故事:三国演义三国演义中刘备、曹操和孙权中刘备、曹操和孙权18有效的沟通是一种更深入的结果。有效的沟通是一种更深入的结果。19有效沟通的基本原则：有效沟通的基本原则：一对老夫妻吃面包的小故事一对老夫妻吃面包的小故事思考：他们在沟通中犯了什么错误？思考：他们在沟通中犯了什么错误？20如果考虑任何问题不站在对如果考虑任何问题不站在对方的立场上，那么沟通一定方的立场上，那么沟通一定会出现问题，一定会造成很会出现问题，一定会造成很多的矛盾。多的矛盾。21对行政秘书来讲：对行政秘书来讲：要学会站在领导的角度，帮领导思考问题，站在下要学会站在领导的角度，帮领导思考问题，站在下属的角度，帮下属思考问题。属的角度，帮下属思考问题。22 有效沟通的三个基本原则有效沟通的三个基本原则站在对方的立场想问题站在对方的立场想问题及时及时主动主动 23美国著名学府普林斯顿大学对一万份人事档案进行分析，结果发现：“智慧”、“专业技术”和“经验”只占成功因素的25，其余75决定于良好的人际沟通。哈佛大学就业指导小组1995年调查结果显示，在500名被解职的男女中，因人际沟通不良而导致工作不称职者占82。秘书是领导的助手，没有良好的沟通技巧就没有良好的工作结果。一、沟通的重要性一、沟通的重要性24二、什么是沟通二、什么是沟通？为了设定的目标，把信息，思想和情感在个人或群体间传递，并达成共同认识的过程。实质：相互理解的过程 前提：明智25注意注意：沟通不一定是直来直去，不一定是明明白白；沟通不一定是直来直去，不一定是明明白白；岳飞的直白和方苞的睿智故事岳飞的直白和方苞的睿智故事 26在管理沟通里面一定要强调一件事情即效果在管理沟通里面一定要强调一件事情即效果比沟通的道理更加重要。比沟通的道理更加重要。27三、沟通的特性三、沟通的特性 1、目的性2、方向性 （见人说人话 见鬼说鬼话 人鬼不在说胡话）3、互动性传送者传送者 接受者接受者信息信息 反馈反馈 28四、四、沟通的种类及形式沟通的种类及形式29 （1 1）几种沟通形式的优劣分析）几种沟通形式的优劣分析优 势劣 势面对面快速 直接 好控制有误差 时间性差电 话快速 方便 省时不准确 难控制书 面准确 易保存速度慢 身体语言生动 准确 难把握 互联网快速、直接、方便、省时、准确不生动 依赖性大30一次完整信息的传递一次完整信息的传递=?=?31调查表明调查表明一次完整信息的传递=7%直接来源于我们所说的话38%得益于我们讲话的方式 音调、语音、音量55%来源于非语言的指引 手式、姿势、面部表情、目光32（3 3）解读身体语言的含义）解读身体语言的含义身体语言行 为 含 义 距 离距离的远近代表关系的亲疏姿 势双臂环抱表示防御，开会时独坐一隅意味着傲慢或不感兴趣。眼 神盯着看意味着不礼貌，但也可能表示兴趣，寻求支持 表 情微笑表示友善礼貌，皱眉表示怀疑和不满意。手 式柔和的手势表示友好、商量，强硬的手势则意味着敌对、否认 声 音演说时抑扬顿挫表明热情，突然停顿是为了造成悬念，吸引注意力。33五、理解身体语言应注意的问题五、理解身体语言应注意的问题注意：一定要综合考虑 人的言行举止是整体行为模式，不能片面的分析。341、同样的身体语言在不同性格的人身上意义可能不同 2、同样的身体语言在不同情境中意义也可能不同 3、要站在对方的角度来考虑 4、要培养自己的观察能力5、不要简单地下结论6、要结合整体行为来分析35六、六、沟通的方法沟通的方法说说听听问问看看36怎么听？怎么听？1、听a、有兴趣 理解的态度（人只想听自己想听的话、走神）b、会记录（确认对方的要求）c、回应（肯定 引导）d、用心听（听到没说的话是最高境界）沟通从心开始自然赋予我们人类一张嘴，两只耳朵，也就是让我们多听少说。-苏格拉底37学会看学会看a、学会观察他人（衣着、举止、使用工具、年龄、气质等判断其特性）b、看他怎么说（观察身体语言）如何看到真实的38怎么说怎么说 真 实 适当 时机 完 整言辞恰当不在于我们说了多少，而在于对方明白、理解了多少。不在于我们说了多少，而在于对方明白、理解了多少。39行政文秘人员不能说的话：行政文秘人员不能说的话：1、你找谁2、有预约吗3、我没空4、我不知道5、这事不归我管文秘人员应该说哪些话？40七、七、沟通风格沟通风格主动竞争、迅速、敢冒险、命令 支配型和蔼型表现型分析型理性、纪律、任务倾向内向被动合作、缓慢、跟从非命令、避免风险 外向感性、散漫、人际倾向友善、开放、不拘礼节42不同风格的优缺点不同风格的优缺点风格优 点缺 点支配型 独立、坦诚、果决、实际、效率、行动专横跋扈、冷酷无情分析型一丝不苟、按部就班、循序渐进、有条不紊、谨慎小心、推理力强吹毛求疵、不知变通、鸡蛋里挑骨头和蔼型态度合作、支持别人、忠诚信赖、有耐心、配合别人、居中协调一味顺从、缺乏主见、有求必应、委曲求全表现型热情洋溢、活力四射、热诚率直、幽默风趣、求新求变、说服力强好高骛远、不切实际、耐心不够、经常转移注意力、虎头蛇尾43工作方式工作方式 .严肃认真有条不紊有计划有步骤合乎逻辑完美主义倾向寡言的缄默的面部表情少喜欢个人单干语言准确,注意细节语调单一遵守时间理性不冲动分析型内向被动主动外向分析型44沟通方式：沟通方式：必须以专业水准与其交流;表达准确且内容突出,资料齐全，逻辑性强，最好以数字或数据说明问题,他们喜欢纸面上的东西，所以尽可能提供这些;提供详细的工作方案、优劣分析。切忌流于外表的轻浮与浅薄;避免空谈或任其偏离沟通的方向与目的;不可过急完成决策，他们需要时间思考内向被动主动外向分析型45果断,独立,有能力,热情,精力旺盛,表情少，不外露，以事为中心 有时过于直率，而显得咄咄逼人 目光接触,目的性强,说话快且有说服力,语言直接,计划性强，强调效率。支配型支配型内向被动主动外向支配型46沟通方式：沟通方式：事前要深究其想法；不要直接反驳或使用结论性的语言，罗罗嗦嗦，这样的沟通注定是低效甚至是无效的；透过提问的方式让他发掘要点，但不要问得太多;保持良好的工作关系，不主动去建立私人关系，除非能确定这是他的意愿；必须精练、高效率，良好的时间掌握及全方位组织得体。内向被动主动外向支配型47和和 蔼蔼 型型合作友好赞同耐心轻松面部表情和蔼可亲频繁的目光接触说话慢条斯理声音轻柔,抑扬顿挫办公室里有家人照片内向被动主动外向和蔼型48沟通方式：多提封闭式问题并以自己的观点适度影响他让他们明白你很重视他个人的风格和看法等确保他所付出的行动是低风险的，但是不可有过分行为以避免他对你失掉信心；表现出你很积极地聆听并对你们的谈话持开放态度；当双方意见相左时，避免对事实及逻辑争论，应从私人看法个人感受去讨论内向被动主动外向和蔼型49外向,直率友好热情的令人信服的合群的活泼的情绪波动大有说服力的语言面部表情丰富，动作多，快速的动作和手势节奏快 幅度大喜好与人打交道并愿意与人合作 热情感染 富有情趣 表表 现现 型型内向被动主动外向表现型50沟通方式：首先应该成为一个好观众或好听众，少说多听；热情反馈，支持与肯定，加之适度的引导。切忌将自己的观点强加给他或打断、插话，或冷漠、无动于衷；对胜负看得很重，应避免争论而要在双方探讨时从各种可能方案中找出一个解决方法。当你们达成共识后，定出具体细节。内向被动主动外向表现型51听故事分析与上级沟通的原则？听故事分析与上级沟通的原则？八、八、沟通的方向沟通的方向1 1、如何与上司沟通、如何与上司沟通521 1、向上沟通 a、迎合上级是原则 b、尊重、服从上级是方法 c、理解、领会上级意图是出发点 d、及时汇报(回报)53与上司沟通的方法：1、事前听明白、看清楚上级意图（个性、领导风格）2、事中要时时汇报 3、事后及时总结54与上司沟通的态度：1、尊重但不能吹棒 2、请示但不能依赖 3、主动但不能越权（时间允许、时间紧急、时间不允许）55分析：你在工作中与上司的沟通障碍？1、领导交待事情含含糊糊怎么办？2、领导有错误你应该怎么办？562、与下级人员的沟通 a、把握秘书的管理角色（传达、协调、缓冲、帮助）b、平时注意多沟通，尽可能及时了解各项业务的进展情况，并将信息及时整理反馈给上级 c、掌握原则性与灵活性 573、与同级人员的沟通 a、站在对方的立场 b、平时要注意建立信任关系 c、把握时机和方式 581 1、直接沟通、直接沟通2 2、迂回沟通、迂回沟通九、沟通的途径九、沟通的途径59方法：1、交浅不言深 2、关系够深厚 3、紧急或机密的事情 4、敏感事宜60十、沟通的要诀十、沟通的要诀1、良好沟通的前提是信任和真诚2、你怎样对待别人，别人就怎样对待你 3、用别人喜欢的方式去对待他们 61十一、电话沟通的技巧十一、电话沟通的技巧接电话的流程接电话的流程拨打电话的流程拨打电话的流程电话沟通的技巧处理电话沟通的技巧处理62接电话的流程：接听电话主动报出自己名称、姓名、职务询问对方公司名称、姓名、职务及事情详细记录通话内容复述通话内容，以便得到确认整理记录提出拟办意见呈送上司批阅直接转上司接听根据具体情况判断是否直接转上司接听631 1、接电话的流程：、接电话的流程：接听电话原则一：在铃响两声到三声时，拿起电话！原则二：你的态度代表上司和公司的态度（微笑）主动报出自己的姓名和职务公司部门个人（3）询问对方公司的名称、姓名、职务及事情、判断是否转由上司接听64来电人员上级可接电话时上级不在时内部直接上级及平级直接转入记录留言如事务紧急，记录电话，速联系上级回电。直接下属问清事情梗概，转接时说明梗概后转入问清梗概，如不紧急，记录下来转告上级如事情紧急，告知上级联系方法。普通员工问清事由，如需要，转告上级；其他可视情况处理外部重要且紧急问清概要，向上级说明后，然后转入记录留言如事务紧急，记录电话，速联系上级回电。重要但不紧急问清概要，向上级说明后，依上级指示转入或不转入记录留言，向上级汇报。不重要且不紧急问清概要，酌情处理65 详细记录通话内容详细记录通话内容时间对方公司名称对方姓名对方职务通话内容记录人备注66复述通话内容，以便得到确认复述通话内容，以便得到确认以下的信息尤其要注意复述：对方的电话号码对方约定的时间、地点对方谈妥的产品数量、种类对方的解决方案双方认同的地方，以及仍然存在分歧的地方其他重要的事项67 整理记录提出拟办意见整理记录提出拟办意见5W1H：Who （是谁）What （什么事）When（什么时候）Where（什么地方）Why （为什么）How （怎么样）68 呈送上司呈送上司将电话记录单呈送上司请求上司批阅理解并接受上司意见后执行692 2、拨打电话的流程管理：、拨打电话的流程管理：提前想好谈话要点，列出提纲拨打电话询问对方公司名称、姓名、职务说明自己的公司名称、姓名、职务主动询问是否需要再说一遍在通话记录上注明接听人及时间70拨打电话前提前想好谈话要点，列出提纲拨打电话前提前想好谈话要点，列出提纲我的电话要打给谁？我打电话的目的是什么？我要说明几件事情？它们之间的联系怎样？我应该选择怎样的表达方式？（注意：准备好电话中需要的、笔、纸、文件等辅助用品）71状况一：要直接找上司的电话怎么说1、不能确定上司是否要和对方通话的情况下，不能随便回答总经理“在”或“不在”，可说“请您稍等一下，我去看看*总经理是否在？”，然后请示上司是否转接。2、如遇上司不愿接听对方电话，则可用委婉的语气：“实在抱歉，*不知上哪去了，我见到他时再给您回个电话；如果您方便的话，能否让我转达您的事情？”做到有礼有节、滴水不漏。3 3、电话沟通的应对技巧电话沟通的应对技巧723、在知道身份但不告知事由的情况下，如方便可询问上司后决定是否转接；也可询问对方是公事还是私事，如是公事可让对方知晓，将事由告知自己也可达到目的。4、在对方不肯告知身份及事由的情况下，经反复询问后未果，可委婉、礼貌的结束通话。注意：对上司的直接领导、保持经常联系的外部、内部人员应在日常工作中尽量熟悉，达到闻其声知其人。73状况二：当对方怒气冲天时耐心聆听细心劝说承诺对方状况三：被问及公司机密问题时转移话题婉言回避坦诚拒绝74状况四：当对方喋喋不休、放不下电话时抓住时机、掌握主动 转移注意状况五：谁先挂断电话原则:优势一方先挂上级或地位高的先挂平级 主叫方先挂75十二、传真管理十二、传真管理（一）传真分类：需要上级本人审阅的，根据上级授意处理 由秘书来待为处理的：1、转给其他相关负责人 2、由秘书本人回复 （1）使用公司的标准传真格式 （2）遵守公文写作规范 76（3）保密文件需要传真时，应先与对方联系，发送到指定传真机上，发送后再与对方确认。（4）需请对方协助抄送时，务必在文件正文前加以说明，列明抄送范围（5）务必在传真件首页上标明总页码，并在每一页文件上标注页码。（二）必要的传真分类存档77十三、邮件管理十三、邮件管理(一)根据邮件类型分类（如急阅件、待处理件、须知通知、一般通知、报表、报告/总结、新闻/通报、私人邮件等等）或按具体项目设置子文件夹。(二)将收件箱中的邮件过滤，删除不必要的邮件，然后分类如下：1、需要上司本人审阅的，存入相应文件夹，部分根据上司授意回复邮件，或督促、协助上司在规定时间内处理相关事宜。以上司名义回复时，要在语气上予以注意，并从上司信箱发出；以秘书名义发送时，要说明邮件内容为上司授意。78 2、由秘书来待为处理的：(1)转给其他相关负责人;（2）由秘书本人回复(三)如发出的邮件需要追踪结果或确认对方是否收到，需要设置回执，如对方未能及时查看，需电话说明。(四)需要上司审阅、批改的邮件打印出呈送，然后负责回复或传达；(五)重要邮件及时进行存档79一、企业行政文秘工作内容与素质要求 二、行政文秘的角色定位与必备素质三、行政文秘的沟通技巧四、行政文秘的时间管理技巧五、行政文秘的会务管理六、行政文秘的档案管理七、行政文秘公文写作八、行政文秘的商务礼仪、商务接待与宴请总总纲纲80一、常见的时间管理误区事务性、重复性工作太多打扰（电话或没有预约客人）没有目标、次序和计划缺乏自律资料不完整或有所延误文书工作不能一次到位 文件越积越厚工作没有效率81二、时间管理的目标：加强工作效果提高工作效率82三、时间管理的三原则第一原则：第一原则：目标管理原则目标管理原则 第二原则：第二原则：抓住重点原则抓住重点原则 “8080、2020”法则法则运用运用第三原则：第三原则：工作优先级综合分析工作优先级综合分析83第一原则：目标第一原则：目标管理原则管理原则 目标不明确目标不明确 工作的目标是什么？工作的目标是什么？你自己的人生目标是什么？你自己的人生目标是什么？目标确定目标确定 根据目标确定工作计划根据目标确定工作计划84 案例：海尔的OEC管理法（Overall Every Controland Clear）即全方位地对每人、每天、每事进行清理、控制，其主要内涵，就是贯穿在企业各项工作中的“日事日毕、日清日高”。具体地讲，就是企业每天所有的事都有人管，做到控制不漏项；所有的均有管理、控制内容，并依据工作标准对各自控制的事项按规定计划执行，每日将实施结果与计划指标对照、总结、纠偏，达到对事物发展过程日控、事控的目的，确保事物向预定目标发展。按照这一管理模式，上至总裁，下至一般员工，哪怕是一个修剪花草的花匠，都十分清楚自己应该干什么。干多少，按什么标准干，达到什么结果。德鲁克在卓有成效的管理者一书中说：“管理好的企业，总是单调无味，没有任何激动人心的事件。那是因为凡是可能发生的危机早已被预见，并已将它们转化为例行作业了。”85第二原则：第二原则：重点原则重点原则 “8080、2020”法则法则帕雷托定律：帕雷托定律：是一个意大利的经济学家帕雷托提出的，他是一个意大利的经济学家帕雷托提出的，他在年观察世纪英国社会财富和人的关系时，发现在年观察世纪英国社会财富和人的关系时，发现国家的财富是聚集在的人的手里。国家的财富是聚集在的人的手里。8080的结果来自的结果来自2020的原因。的原因。80%80%的利润来自的利润来自20%20%的客户的客户 80%80%的销售来自的销售来自20%20%的销售人员的销售人员 80%80%的时间用在了的时间用在了20%20%的日常事情上的日常事情上80%80%的事情在的事情在20%20%的高效率的时间内被完成的高效率的时间内被完成 80%80%的效率提升可以来自的效率提升可以来自20%20%的环节改进的环节改进 86第三原则：第三原则：工作优先级综合分析工作优先级综合分析 四象限坐标图四象限坐标图 重要度紧迫性A 重要而且紧迫 紧迫但不重要D 不重要不紧迫重要但不紧迫87请运用四象限方法排列你的工作：请运用四象限方法排列你的工作：紧急不紧急重要A（碎石型的事务）危机急迫的问题有期限压力的工作B（石块型的事务）工作计划了解上级提高工作能力建立伙伴关系防患于未然不重要C（细沙型的事务）不速之客的接待某些信件、文件、电话的处理某些会议的出席某些必要而不重要的会议、活动D（水型的事务）一些可做可不做的杂事一些不必要的应酬其它休闲活动88第一招：时间计划表1、结合工作目标作好时间计划表 注意：60有计划的工作 20没有预期的行事 20突发的行事四、时间管理的策略（四、时间管理的策略（2020招）招）89第二招：帮助上级跳出时间陷阱过多的电话不必要的会议不速之客无意义的文件方法；过滤90第三招：区分掌控的时间 可控不可控工作、起居饮食、睡眠自我情绪管理交通开会上司召见 二分法：区分可控和不可控时间91第四招：每日工作计划表一日之计在于昨天明天必须要做的六件重要事情，写下来。相关工作一并完成。不作预定表以外的工作。92第五招：减少被打扰的时间“打扰是第一时间大盗打扰是第一时间大盗”日本专业的统计数据指出：日本专业的统计数据指出：“人们一般每人们一般每8 8分钟会受到分钟会受到1 1次打扰，每小次打扰，每小时大约时大约7 7次，或者说每天次，或者说每天50605060次。平均每次打扰大约是次。平均每次打扰大约是5 5分钟，总共每分钟，总共每天大约天大约4 4小时，也就是约小时，也就是约50%50%。其中。其中80%80%（约（约3 3小时）的打扰是没有意义小时）的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时人被打扰后重拾原来的思路平均需要或者极少有价值的。同时人被打扰后重拾原来的思路平均需要3 3分钟，分钟，总共每天大约就是总共每天大约就是2.52.5小时。小时。”根据以上的统计数据，可以发现，每天根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为因打扰而产生的时间损失约为5.55.5小时，按小时，按8 8小时工作制算，这占了工作小时工作制算，这占了工作时间的时间的68.7%68.7%。流程管理流程管理 要多用打扰性不强的沟通方式要多用打扰性不强的沟通方式 与别人的韵律相协调与别人的韵律相协调93第六招：今日事、今日毕工作计划表正在进行的计划，尚未完成的事情。每日行事历规定的事项一定完成。今日不做，明天就后悔拖延容易变的更困难拖延容易变的更困难94第七招：找出上级的最佳工作时间 了解上级是夜猫子还是早起的鸟儿安排重要的事情的在最好的时间安排重要的事情的在最好的时间保证保证1-21-2个小时的免打扰时间个小时的免打扰时间95第八招：养成良好的工作（生活）习惯平时作事情 注意养成节省时间的好习惯袜子/长裤（先穿袜子再穿长裤，可节省5秒）用品放在一个固定的地方（Key?）96第九招：同时做两、三件事情同时做两件事情刷牙、洗脸、洗澡/听新闻等车或塞车时/看报开车听演讲或者有声音的录音带同时做三件事情走路健身、听mp3学英语、上班。人脑一次能处理7件事情97第十招：决不轻易“迟到”时间没有准时 只有提前工作时间业务洽谈约会上课98第11招：没定期限就不叫工作设定期限（双方共同协议）交办事项、定下期限，按时追踪指使、要求、命令书面化按时追踪承办事项、自定期限、限期前提报主动提出进度报告。力有未逮时，马上说出来。99第12招：整理工作环境桌面清除不必要的东西相片、饰品等。有用物品定位、编号。抽屉立即处理的公文、正在实施的计划，分类、分组。保留的公文，参考资料分别放置。周围环境一天三分之一以上的时间。清爽舒适、工作效率。100工作环境“”管理整理：区别要与不要的东西，只保留有用的，撤除不需要的东西；整顿：把要用的东西，按规定位置摆放整齐，并做好标识进行管理；清扫：将不需要的东西清除掉，创造良好的工作环境。清洁：维持以上整理、整顿、清扫后的局面，使工作觉得整洁、修养：通过进行上述4S的活动，让每个都自觉遵守各项规章制度，养成良好的工作习惯。5S的倡导者相信，保持工作环境的干净整洁，物品摆放有条不紊，一目了然，能最大程度地提高工作效率。101用用5s5s来整理你的工作环境来整理你的工作环境 （1 1）基本工具；）基本工具；（2 2）复印机；）复印机；（3 3）传真机；）传真机；（4 4）电脑；）电脑；（5 5）文档）文档 自己检查你的办公桌、文件柜、电脑、文件夹、档案夹、自己检查你的办公桌、文件柜、电脑、文件夹、档案夹、电脑磁盘、还有更多的其他东西，是否符合电脑磁盘、还有更多的其他东西，是否符合5s5s管理，是否方管理，是否方便你的工作。便你的工作。102第第1313招：各种文件只看一次招：各种文件只看一次阅读技巧30花在阅读上阅读前选择阅读材料（1分钟200页）阅读改进阅读速度（1分钟500字）阅读后用色笔来标记文件处理只看一次今天决定不了的明天也一样。103第14招：没有淘汰就不叫档案管理五分钟内找不到文件 就不是好的档案管理如果不见了会发生什么样的麻烦事？如果不确定该不该“淘汰”？往垃圾箱丢吧。定期整理、“淘汰”掉不用的文件。104第15招：学会使用外脑专家或朋友 好朋友 专家顾问资源 图书馆。Internet。105第16招：集合零碎时间做大事化零为整 25分钟读书法 25分/20页/天600页/月24本书/年每天固定时间沉思片刻/回顾与总结(思考周)常规性工作放在零散的时间处理106第17招：勇敢说“不”您有拒绝的理由，不必每次都要有理由。拒绝太慢反而会造成抱怨太多。轻诺寡信 人生的麻烦有一半是由于太快说“是”，太慢说“不”造成的 比林定律：美国幽默作家比林 107第18招：休息是为了走更远的路适当的睡眠午睡30分钟闭目养神-小休片刻会更好适当的休闲 108第19招：统筹管理时间并行管理同一时间做多件事情串行管理按循序做事情根据事情的特点，分类管理109第20招：使用管理时间的工具笔及时贴Pda笔记本软件110五、管理上司的时间五、管理上司的时间固定日程管理固定日程管理（计划、会议、出差、接待等）（计划、会议、出差、接待等）突发性日程突发性日程 （临时性、突发性事件）（临时性、突发性事件）1 1、总体原则：、总体原则：了了解解上上司司的的日日常常工工作作、近近期期业业务务重重点点、作作息息习习惯惯、身身体体状状况况，优优化化工工作作方方法，细心观察上司的工作习惯与做事风格，主动适应其工作节拍；法，细心观察上司的工作习惯与做事风格，主动适应其工作节拍；-了了解解公公司司业业务务发发展展情情况况，特特别别是是上上司司最最近近的的业业务务进进展展情情况况，留留意意近近期期的的工作兴奋点；工作兴奋点；对计划内事情预先写入日程；及时整理日程表，以免安排冲突；对计划内事情预先写入日程；及时整理日程表，以免安排冲突；定定期期与与上上司司沟沟通通，将将双双方方的的要要求求、需需求求和和可可能能会会遇遇到到情情况况的的处处理理原原则则达达成成共识，以利工作开展；共识，以利工作开展；注意日程安排的时间松紧，安排全部时间的注意日程安排的时间松紧，安排全部时间的6060；1112、经验与技巧周一日程、出差前后一个工作日不要安排过多的事务；在两个约会间留出机动时间，防止会议延长引起时间冲突，并给上司留出整理思路的时间；同时预留时间处理日常事务；根据上司习惯留出适当固定时间阅读报刊资料及其他信息；对于上司的各项安排熟记于心，及时提醒已定下来的安排，防止冲突；每日安排相对固定时间与上司核对日程，保证秘书与上司日程表内容一致；控制约会时间，适时打断，防止拖延，以免影响下面的日程；掌握近期要回避的人物；1123、出差日程安排 出差前：确定出差目的地和日期；确认上司出差陪同人与出差地人员沟通，确定日程（如早午晚餐安排、所到地地址、路程时间、接待人等信息）。确定行程，预定机票（选择航空公司、机型及班次）、酒店（选择上司习惯的酒店、酒店的电话、传真等）、接/送机人员（明确接送人的联系方式）；完善细致周到的日程表（时间、地点、对方参会人、议程等）（见范例）。根据上司的习惯，准备出差用物品。拟写授权书并于上司出差前一天向各相关部门及相关人员发出邮件和复印件。出差中：在第一时间掌握上司到达后的联系方式，必要时通知授权人及其它相关人员。根据上司日程安排，随时通报公司及的业务进展情况；配合上司授权人的工作，及时掌握公司及业务相关信息。根据情况及时与相关人员及上司沟通，及时调整日程安排；出差后：及时向上司汇报出差期间公司内部事务及业务进展；出差资料整理（包括资料、名片、会谈备忘），根据需要转发相关人员或存档；向上司认为有必要的合作方致感谢函。各种差旅费用报销；跟进业务后续事宜；113出差物品携带表:准 备 物 品说 明1名片 若干2证件（身份证、护照、港澳通行证、边防证等）3往返机票（将保险费保留在秘书手中）4活动或出差地用的工作用品 5准备现金或信用卡6礼品 如何包装7日程表 8笔记本电脑和ppt（保存在桌面）、ppt备份U盘 9出访地联系人通讯录 10备用笔等文具*准备一支彩色笔11应急药及常用药品 114一、企业行政文秘工作内容与素质要求 二、行政文秘的角色定位与必备素质三、行政文秘的沟通技巧四、行政文秘的时间管理技巧五、行政文秘的会务管理六、行政文秘的档案管理七、行政文秘公文写作八、行政文秘的商务礼仪、商务接待与宴请总总纲纲115聚成华企在线商学院行政秘书行政秘书档案管理档案管理讲师：李革增讲师：李革增1161、什么是档案管理档案：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教、人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教、等活动直接形成的等活动直接形成的对国家和社会有保存价值对国家和社会有保存价值的各种文的各种文字、图表、声像等不同形式的字、图表、声像等不同形式的历史记录历史记录。文档管理：文档管理是以管理规范为主，对文档进行有效管理的解决手段。它主要提供对文档的分类、整理、存储、更新及使用的统一解决和管理办法。117如何管理你的文档1、分类 原则：方便使用；操作简单；设置合理方法：按工作的主要内容分，例如：申请、报告、合约、产品开发、通知等，类别下面再划分次类别。公司部门分，例如：人事部、财务部、生产部等，类别下面再划分次类别。按事件的处理状态分，如：已完成文档、未完成文档、办理中文档1182、整理 原则：以时间顺序为主，以档案的重要性为辅，兼顾档案的分类。先发生的档案存档在前，后发生的档案存档在后；方法：（1）根据使用的频率来整理文件。最常用的东西应该在你的手边，随手可取。（2）把暂时不用的文件移走。（3）建立文档编号，一部分编号0112，代表每年的每一个月；另一部分编号0131号，代表一个月的每一天。（4）一般归档一份（原件），重要和经常使用的可酌加副本。（5）文件材料应按原件在前、附件在后的方式排列。1193、存储 普通文件：文件柜、箱 电子文件：硬盘 光盘 原则：分门别类、不同存贮介质的资料应单独存放；保证安全；档案组卷应使用文件夹、档案盒或其他档案用具保存，这些档案用具应适当标识。案卷封面标题应简明、准确，左上角应有档号、档案箱号、缩微号，封面的下部应有归档单位、起止日期、保管期限等。4、更新和使用 定期整理、更新，三个月内不用的文档丢弃。（国家规定的除外）让你的档案更加有效的小秘诀：（1）使用大写、清楚的字母标示档案。（2）使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置。（3）将类别与次类别标签排成一列，类别与次类别用不同颜色标示。（4）为大型的资料建立索引。120三、信息、情报管理1 1、信息的概念及其特征、信息的概念及其特征 概念概念信息是客观事物的特征和变化的最新反映，信息是客观事物的特征和变化的最新反映，包括自然信息和社会信息包括自然信息和社会信息2 2信息在企业工作中的作用信息在企业工作中的作用 战略决策战略决策 企业经营企业经营市场销售市场销售3 3、企业信息的分类（技术、生产、市场）、企业信息的分类（技术、生产、市场）121 在今天的世界上，只要你打个瞌睡，机会就消失了。情报是防止你打瞌睡的闹钟。-TI公司的全球营销副总裁 122信息情报的收集来源（1）相关行业的报纸、杂志、图书（2）图书馆、互联网（3）从相关部门、企业购买（4）通过同行业索要、交换（5）从广播、电影、电视中获取（6）通过专利机构咨询（7）通过工商主管机构了解（8）通过咨询公司了解（9）通过知名学者、专家、科研人员及其它专业人员（10）向有关国家和部门了解 1234 4行政文秘信息、情报工作的原则和基本要求行政文秘信息、情报工作的原则和基本要求 工作原则工作原则 追踪原则、超前原则、选优原则追踪原则、超前原则、选优原则 行政文秘信息工作的基本要求行政文秘信息工作的基本要求 及时及时、全面、全面、适用适用5 5信息资料的收集和处理信息资料的收集和处理 采集、交换、索取、购买采集、交换、索取、购买 信息的处理信息的处理 整理加工、储存、使用整理加工、储存、使用1246 6、信息情报的、信息情报的分析分析7 7信息情报整料的贮存和使用信息情报整料的贮存和使用 信息情报资料的科学贮存信息情报资料的科学贮存 分类、建立分类、建立贮存检索贮存检索系统、保存系统、保存 信息情报资料的使用信息情报资料的使用 决策支持决策支持 分级使用分级使用 保密保密 及时及时更新更新 125一、企业行政文秘工作内容与素质要求 二、行政文秘的角色定位与必备素质三、行政文秘的沟通技巧四、行政文秘的时间管理技巧五、行