数据透视表 PPT初稿.ppt

数据透视表数据透视表 主讲人：Amber ZhangCandy Wang一、什么是数据透视表一、什么是数据透视表二、数据透视表的意义二、数据透视表的意义三、数据透视表的使用三、数据透视表的使用一一.什么是数据透视表什么是数据透视表数据透视表就是一种交互式报表，可以快数据透视表就是一种交互式报表，可以快速分类汇总大量的数据，并可以随时选择速分类汇总大量的数据，并可以随时选择页、行和列中的不同元素，快速查看源数页、行和列中的不同元素，快速查看源数据的不同统计结果，同时还可以随意显示据的不同统计结果，同时还可以随意显示和打印出用户感兴趣区域的明细数据，使和打印出用户感兴趣区域的明细数据，使分析、组织复杂的数据更加快捷有效。分析、组织复杂的数据更加快捷有效。二二.数据透视表的意义数据透视表的意义使用数据透视表可以按照数据表格的不同使用数据透视表可以按照数据表格的不同字段从多个角度进行透视，并建立交叉表字段从多个角度进行透视，并建立交叉表格，用以查看数据表格不同层面的汇总信格，用以查看数据表格不同层面的汇总信息、分析结果以及摘要数据。息、分析结果以及摘要数据。使用数据透视表可以深入分析数值数据，使用数据透视表可以深入分析数值数据，以帮助用户发现关键数据，并做出有关企以帮助用户发现关键数据，并做出有关企业中关键数据的决策。业中关键数据的决策。1 1、准备工作、准备工作在开始使用透视数据在开始使用透视数据表之前，请观察一下表之前，请观察一下你的你的 Excel Excel 工作表，工作表，以确保它为报表做好以确保它为报表做好了准备。了准备。*三、数据透视表的使用三、数据透视表的使用*当当你创建数据透视表你创建数据透视表时，源数据的每列都时，源数据的每列都将成为一个字段并且将成为一个字段并且可在报表中使用可在报表中使用.报报表字段的名称来自源表字段的名称来自源数据中的列标题。因数据中的列标题。因此，请确保你具有源此，请确保你具有源数据中工作表第一行数据中工作表第一行各列的名称各列的名称(绿色部绿色部分分)。*最后，要用于数据透最后，要用于数据透视表的数据应该不包视表的数据应该不包含空列含空列或空行或空行。数据透视表的使用数据透视表的使用数据透视表的使用数据透视表的使用2 2、创建数据透视表、创建数据透视表1.1.准备好数据后，单击准备好数据后，单击A A和和1 1之间的之间的位置位置可以全可以全选数据选数据。也可以仅选有也可以仅选有数据的区域。数据的区域。2.2.点击点击“InsertInsert”菜单菜单，再次再次单击单击 “PivotTabelPivotTabel”。将。将打开打开 “CreateCreate PivotTable(PivotTable(建立建立数据数据透视表透视表)”对话框。对话框。3 3、数据透视表版面、数据透视表版面数据透视表的使用数据透视表的使用*左左侧是为数据透视表准备的布局区域。侧是为数据透视表准备的布局区域。*右右侧是数据透视表字段列表。该列表显示侧是数据透视表字段列表。该列表显示来自源数据的列标题来自源数据的列标题.在我们创建数据透视表之后，可能会出现如下图这种在我们创建数据透视表之后，可能会出现如下图这种格式。其实是因为格式。其实是因为Excel Excel 文件版本的不同。文件版本的不同。如果需要转换成我们惯用的版式，只需要在如果需要转换成我们惯用的版式，只需要在PivoTable Options PivoTable Options 中选择中选择“Classic PivoTable Classic PivoTable LayoutLayout”就可以了。就可以了。数据透视表的使用数据透视表的使用4 4、数据透视表字段的使用、数据透视表字段的使用数据透视表的使用数据透视表的使用*将字段拖动到将字段拖动到“Row LabelsRow Labels”区区域时，此字段中的每类项目会成为域时，此字段中的每类项目会成为一行。一行。*将字段拖动到将字段拖动到“Column Column LabelsLabels”区域时，则此字段种的每区域时，则此字段种的每类项目会成为列。类项目会成为列。*将字段拖动到将字段拖动到“ValuesValues”区域，区域，则会自动计算此字段的汇总信息。则会自动计算此字段的汇总信息。*将字段拖动到将字段拖动到“Report Report FilterFilter”区域，则可以根据此字段区域，则可以根据此字段对报表实现筛选，可以显示每类项对报表实现筛选，可以显示每类项目相关的报表。我们可以将较大范目相关的报表。我们可以将较大范围的分类拖动到此区域，以实现报围的分类拖动到此区域，以实现报表筛选。表筛选。假设假设问题：每人的销售量是多少问题：每人的销售量是多少？要要得得到到答答案案，需需要要有有关关销销售售人人员员及及其其销销售售量量的的数数据据。因因此此，在在字字段段列列表表中中，选选中中“销销售售人人员员”，拖拖放放到到Row Row LabelsLabels或或Drop Drop Row Row Fields Fields HereHere位位置置，选选中中 “订订单单金金额额”，拖拖放放到到Column Column LabelsLabels或或”Drop Data Item Here Drop Data Item Here”位置位置数据透视表的使用数据透视表的使用我们就很清晰我们就很清晰地看到了每个地看到了每个销售人员的订销售人员的订单金额。单金额。数据透视表的使用数据透视表的使用另一个问题是：另一个问题是：每位销每位销售人员在每个国家的销售售人员在每个国家的销售额额是多少？是多少？要得到答案，你可以将要得到答案，你可以将“国家国家/地区地区”字段字段拖动到拖动到“Drop Page Field HereDrop Page Field Here”区域。区域。现在，你可以容易地看到每现在，你可以容易地看到每位销售人员在不同国家位销售人员在不同国家/地地区的订单金额。区的订单金额。数据透视表的使用数据透视表的使用假设假设另一个问题是：另一个问题是：能不能按不同时期或能不能按不同时期或月份查看月份查看每位销售人每位销售人员在每个国家的销售员在每个国家的销售量是多少？量是多少？要得到答案，你要得到答案，你首先首先要要将将“订购日期订购日期”字字段段拖动到拖动到“Row Row LabelsLabels”区域区域数据透视表的使用数据透视表的使用我们以一个数据清单为例来讲解如何实现数据透视表中按年、季度、月分组我们以一个数据清单为例来讲解如何实现数据透视表中按年、季度、月分组查看的方法。查看的方法。在日期字段列的任意单元格上右击，在弹出的快捷菜单选择在日期字段列的任意单元格上右击，在弹出的快捷菜单选择“GroupGroup”命令。命令。打开打开“GroupingGrouping”对话框，在对话框，在“AutoAuto”选项组中的选项组中的“Starting atStarting at”和和“Ending atEnding at”这两个文本框中输入具体时间。在这两个文本框中输入具体时间。在“ByBy”列表框中选择列表框中选择“YearsYears”“QuartersQuarters”和和“MonthsMonths”选项，确定即可选项，确定即可。数据透视表的使用数据透视表的使用5 5、组合、组合下图所示的数据透视表，没有给出商品的平均单价字段，我们可以为其添加一个计算下图所示的数据透视表，没有给出商品的平均单价字段，我们可以为其添加一个计算公式字段公式字段“平均单价平均单价”，平均单价是销售额除以销售量的计算结果。平均单价是销售额除以销售量的计算结果。下面是数据透视表中添加下面是数据透视表中添加“平均单价平均单价”字段的详细方法。字段的详细方法。第一步，任意单击数据透视表工作区，选择第一步，任意单击数据透视表工作区，选择“OptionsOptions”-“ToolsTools”-“FormulasFormulas”-“Calculated fieldCalculated field”命令，打开命令，打开“Insert Calculated FieldsInsert Calculated Fields”对话框。对话框。第二步，在对话框中的第二步，在对话框中的“NameName”下拉列表框中输入新公式的字段名称：平均单价，在下拉列表框中输入新公式的字段名称：平均单价，在“FormulaFormula”文本框中输入计算公式文本框中输入计算公式“=金额金额/数量数量”，单击确定即可插入一列新列，单击确定即可插入一列新列.数据透视表的使用数据透视表的使用6 6、自定义计算公式字段、自定义计算公式字段我们可以使用数据透视表功能，在数据源的基础上生成各种不同的报我们可以使用数据透视表功能，在数据源的基础上生成各种不同的报表，以满足不同层次的需求。但当我们使用数据透视表生成报告后，表，以满足不同层次的需求。但当我们使用数据透视表生成报告后，如果数据源变化了，数据透视表报告的信息会不会自动跟着变化呢？如果数据源变化了，数据透视表报告的信息会不会自动跟着变化呢？当更改数据源后，默认情况下数据透视表并不会自动更新。当数据源当更改数据源后，默认情况下数据透视表并不会自动更新。当数据源的值更改过以后，我们可以通过数据透视表的的值更改过以后，我们可以通过数据透视表的“选项选项”工具面板里的工具面板里的“DataData”组的组的“RefreshRefresh”命令来刷新数据透视表。这样数据透视表命令来刷新数据透视表。这样数据透视表报告就变成最新的了。报告就变成最新的了。数据透视表的使用数据透视表的使用7 7、数据源控制与刷新、数据源控制与刷新但是但是“RefreshRefresh”命令只是刷新数据透视表所引用的数据源的值。当命令只是刷新数据透视表所引用的数据源的值。当数据源的范围变化了以后（比如数据源增加了新的纪录）则使用刷新数据源的范围变化了以后（比如数据源增加了新的纪录）则使用刷新命令就不能将数据范围一起更新了。可以通过数据透视表的命令就不能将数据范围一起更新了。可以通过数据透视表的“选项选项”工具面板里的工具面板里的“DataData”组的组的“Change Data SourceChange Data Source”命令来重新选择命令来重新选择数据透视表所引用的数据范围。数据透视表所引用的数据范围。数据透视表的使用数据透视表的使用练习练习练习1 1、请根据已有的数据表查看出平均每个、请根据已有的数据表查看出平均每个itemitem所所pending pending 的天数。的天数。练习练习2 2、根据已有的数据表希望能够按不同日期查、根据已有的数据表希望能够按不同日期查看每个同事对不同看每个同事对不同DepartmentDepartment分别所分别所donedone走的走的itemitem数量。数量。练习Thank you!Thank you!