新编办公自动化与高级文秘教程 第7章 其他常用办公软件.ppt

第第7章章 其他常用办公软件其他常用办公软件（时间：2次课，4学时）第第7 7章章 其他常用办公软件其他常用办公软件n【教学目标】：本章介绍一些常用的工具软件。通过学习本章内容，读者应该掌握使用WinRAR压缩/解压文件、管理压缩文件的方法，掌握IE浏览器的功能和基本使用方法，掌握申请电子邮箱、登录WebMail、撰写和发送邮件、接收和回复邮件的方法，掌握MSN软件安装、账号申请和基本使用方法，掌握FlashGet的基本使用方法，掌握搜索引擎的基本使用方法，了解门户导航网站。第第7 7章章 其他常用办公软件其他常用办公软件n【本章要点】：l使用WinRAR压缩/解压文件、管理压缩文件l使用IE浏览器l保存、收藏网页l设置浏览器主页、清除历史记录和临时文件l申请与使用电子邮箱l使用MSN、FlashGet和搜索引擎l了解门户导航网站n7.1 文件压缩和归档软件n7.2 浏览器软件n7.3 电子邮件软件n7.4 即时通信软件n7.5 资源下载软件n7.6 搜索引擎和门户导航n7.7 上机实训使用Windows Live Messenger进行语音通话第第7 7章章 其他常用办公软件其他常用办公软件7.1 文件压缩和归档软件n7.1.1 WinRAR简介简介n7.1.2 利用利用WinRAR压缩压缩/归档和解压文件归档和解压文件7.1.1 WinRAR简介 WinRAR是目前最流行、最通用的压缩软件，支持多种格式、多种压缩方式的压缩文件，可以选择不同的压缩比例。目前最新的版本是3.71官方简体中文版,从许多网站都可以下载WinRAR的安装文件.7.1.2 利用WinRAR压缩/归档和解压文件1.使用右键快捷菜单压缩文件选择要压缩/归档的文件(可以选择多个文件)，右击，弹出右键快捷菜单，如图7-1所示。选择【添加到“XXX.rar”】命令，即可完成压缩/归档操作，压缩文件名就是“XXX.rar”，其中“XXX”是所选择文件的名字(如果选择多个文件，则是这些文件所在文件夹的名字)。如果不想使用默认的文件名，可以选择【添加到压缩文件】命令，弹出【压缩文件名和参数】对话框，如图7-2所示，指定压缩文件的名字，如果指定了一个已存在的压缩文件，则会把当前选择的文件添加到压缩文件中，如果指定新名字则创建一个新的压缩文件。7.1.2 利用WinRAR压缩/归档和解压文件 图7-1 右键快捷菜单1图7-2 【压缩文件名和参数】对话框7.1.2 利用WinRAR压缩/归档和解压文件2.使用右键菜单解压缩文件 右击压缩文件，弹出右键快捷菜单，如图7-3所示。选择【解压到XXX】命令，可以把该压缩文件全部解压到指定的XXX文件夹中，其中XXX就是压缩文件的名字；选择【解压到当前文件夹】命令，则会把整个压缩文件解压到当前文件夹中；选择【解压文件】命令，弹出如图7-4所示的【解压路径和选项】对话框，在该对话框中指定一个位置可以将压缩文件解压到这个位置。7.1.2 利用WinRAR压缩/归档和解压文件 图7-3 右键快捷菜单2图7-4 【解压路径和选项】对话框7.1.2 利用WinRAR压缩/归档和解压文件3.管理压缩文件双击一个压缩文件，系统会弹出一个【WinRAR】窗口，如图7-5所示。可以在该窗口中查看压缩文件中的文件，并且可以进行以下管理压缩文件的操作。l单击【添加】按钮，弹出如图7-6所示的【请选择要添加的文件】对话框，可以为压缩文件添加文件。l选择一个或几个文件后，单击【解压到】按钮，会弹出如图7-4所示的【解压路径和选项】对话框，单独解压选择的文件。l选择一个或几个文件后，单击【删除】按钮，可以从压缩文件中删除选择的文件。7.1.2 利用WinRAR压缩/归档和解压文件 图7-5 【WinRAR】窗口 图7-6 【请选择要添加的文件】对话框7.2 浏览器软件n7.2.1 IE浏览器浏览器n7.2.2 其他浏览器其他浏览器7.2.1 IE浏览器1.认识IE浏览器双击IE浏览器的桌面快捷方式图标，弹出IE浏览器窗口，如图7-7所示。这是一个标准的Windows窗口程序，包括标题栏、菜单栏、工具栏、状态栏和滚动条等读者已经非常熟悉的元素.图7-7 IE浏览器窗口7.2.1 IE浏览器2.掌握几个实用功能(1)保存网页(2)保存图片(3)收藏网页(4)设置浏览器主页(5)删除历史记录和临时文件 7.2.2 其他浏览器除了IE浏览器以外，还有很多浏览器可用。例如，Opera、Firefox等独立内核浏览器，以及基于IE内核的遨游、FastBrowser、GreenBrower、腾讯TT等数量繁多的增强版浏览器。其中FireFox浏览器以独立、安全、开放的形象大受网民欢迎，网络流量占有率近几年逐渐走高。FireFox当前最新版本为2.0.0.13(有3.0版本，不过现在还是测试版)，有兴趣的读者可以到http:/或http:/网站中下载使用，其基本使用方法与IE浏览器几乎完全相同，读者不难掌握。7.3 电子邮件软件n7.3.1 申请电子邮箱申请电子邮箱n7.3.2 登录邮箱与退出邮箱登录邮箱与退出邮箱n7.3.3 撰写和发送邮件撰写和发送邮件n7.3.4 接收和回复邮件接收和回复邮件n7.3.5 其他功能其他功能7.3.1 申请电子邮箱要使用电子邮件功能，就必须有一个电子邮箱。一个完整的电子邮箱地址形如“”。在“”符号之前的部分是用户邮箱的名字，它是用户在申请邮箱时自己取的名字，这样可以与其他人的邮箱相区别；“”符号之后的部分是服务提供商的邮件服务器地址，这一部分由服务提供商决定。很多网络服务提供商都提供免费的电子邮件服务。例如，http:/、http:/等。申请电子邮箱的过程基本上就是按照向导的提示输入一些信息的过程。例如，个人基本信息、要申请的邮箱名字、登录的密码等，提交成功之后就可以获得一个免费的电子邮箱。7.3.2 登录邮箱与退出邮箱在如图7-14所示的Gmail首页中输入用户名和密码，单击【登录】按钮，即可登录Gmail邮箱，登录后的界面如图7-17所示，这就是Gmail的WebMail界面。收发完邮件之后，单击右上角的【退出】按钮，即可返回到如图7-14所示的Gmail首页。需要注意的是，出于安全上的原因，一定要单击【退出】按钮，而不要直接关闭WebMail页面。7.3.3 撰写和发送邮件只要知道一个人的电子信箱，就可以给他/她发送邮件，以Gmail为例，介绍具体操作步骤如下:(1)登录到Gmail，单击左侧列表上方的【撰写新邮件】按钮，弹出如图7-18所示的邮件撰写界面。(2)在【收件人】文本框中输入收件人的电子邮件地址，如果要给多个人同时发信，可以用分号把多个地址隔开；在【主题】文本框中输入邮件的主题，使收件人可以通过主题就能明白邮件的大致内容；在下面的文本框中输入邮件正文。(3)在邮件中插入附件。所谓附件就是在发送电子邮件时附带发送的文件。例如，在本示例中需要把一周往来文件的汇总发给对方。(注意：附件不是必须的，一封电子邮件可以没有附件。)单击【添加附件】按钮，系统弹出一个添加附件的对话框，其中包括一个文本框和一个【Browse(浏览)】按钮，如图7-19所示。7.3.3 撰写和发送邮件 图7-18 邮件撰写界面7.3.3 撰写和发送邮件(4)单击【Browse(浏览)】按钮，弹出【File Upload(文件上传)】对话框，如图7-20所示。在对话框中选择要发送的文件，单击【打开】按钮，即可为邮件添加一个附件，如图7-21所示。附件需要上传到服务器才能发送，上传所需时间依附件大小而定。完成附件上传后的界面如图7-22所示。如果还有其他附件，可以单击【再添加一个附件】按钮，继续按照上述方法添加附件。(5)确认邮件的各项信息无误后，单击【发送】按钮即可发送邮件，发送成功的邮件会被转移到【已发邮件】文件夹中。一般来说，邮件发送成功后很短时间对方即可收到，所以可以近似认为邮件发送是实时的。图7-19 添加附件7.3.3 撰写和发送邮件 图7-20 【文件上传】对话框图7-21 添加一个附件 图7-22 完成附件上传后的界面7.3.4 接收和回复邮件 图7-23 收件箱邮件列表7.3.4 接收和回复邮件 图7-24 打开邮件7.3.4 接收和回复邮件 图7-25 【文件下载】对话框 图7-26 回复邮件界面7.3.5 其他功能除了基本的收发邮件功能外，大部分WebMail程序还会提供一些比较常用的其他功能。例如，邮件分类、草稿、通讯簿等，它们的使用方法都比较简单，在掌握了收发邮件的方法之后这些功能都不难掌握，请读者自行体验，这里不再详述。7.4 即时通信软件n7.4.1 软件安装与账号申请软件安装与账号申请n7.4.2 Windows Live Messenger的使用的使用7.4.1 软件安装与账号申请 Windows Live Messenger的使用是免费的，可以在微软官方网站也可以在各大专业下载网站下载安装程序。Windows Live Messenger的安装非常简单，不需要用户做任何设置。要使用Windows Live Messenger，必须先要注册一个Windows Live ID，在微软的网站(http:/)中可以注册Windows Live ID，只需单击页面左上角的【注册】按钮，就可以进入注册页面，注册过程与上节所述的申请电子邮箱的过程类似(如果有MSN或Hotmail的账户也可以)。7.4.2 Windows Live Messenger的使用安装了Windows Live Messenger软件和注册了Windows Live ID之后就可以开始使用Windows Live Messenger了，从【开始】菜单打开Windows Live Messenger，登录界面如图7-27所示。在【电子邮件地址】下拉列表框中选择或输入注册的Windows Live ID，在【密码】文本框中输入密码，单击【登录】按钮登录服务器，登录成功的界面如图7-28所示。7.4.2 Windows Live Messenger的使用 图7-27 登录界面 图7-28 登录后界面7.4.2 Windows Live Messenger的使用要通过Windows Live Messenger与他人通信，需要把对方的信息添加到联系人列表中。如图7-28所示的界面中没有联系人，要添加联系人，可以单击【添加联系人】按钮，弹出【添加联系人】对话框，如图7-29所示。在【即时消息地址】文本框中输入对方的Windows Live ID或Hotmail邮件地址，在【昵称】文本框中输入对方的昵称，在【组】下拉列表框中选择分组选项，包括【家人】、【朋友】和【同事】等选项。然后单击【添加联系人】按钮即可把对方添加到用户的联系人列表中，添加一个联系人后的界面如图7-30所示。7.4.2 Windows Live Messenger的使用 图7-29 【添加联系人】对话框 图7-30 添加一个联系人后的界面7.4.2 Windows Live Messenger的使用在把对方添加为联系人之后，就可以与对方进行交流，双击联系人对应的图标，系统会弹出一个如图7-32所示的与联系人对话的对话框。该对话框顶部显示了对方的昵称。对话框主要有两个区域组成，双方的对话记录显示在上部，下部则用于输入对话内容，与联系人的对话过程如图7-33所示。可以在对话的过程中传送文件，单击【共享文件】按钮，在弹出的【共享文件】菜单中选择【发送一个文件或照片】命令，弹出【发送文件给】对话框(表示接收文件者)，如图7-34所示。在该对话框中指定要传送的文件，单击【打开】按钮，此时对方的对话框中会出现接收文件的界面，如图7-35所示。单击【另存为】链接，弹出如图7-36所示的【接收到的文件另存为】对话框，在该对话框中指定保存位置后，单击【保存】按钮即可。7.4.2 Windows Live Messenger的使用 图7-32 与联系人对话的对话框7.4.2 Windows Live Messenger的使用 图7-34 【发送文件给】对话框 7.4.2 Windows Live Messenger的使用 图7-35 接收文件的界面7.4.2 Windows Live Messenger的使用 图7-36 【接收到的文件另存为】对话框7.5 资源下载软件n7.5.1 FlashGet软件软件简介简介n7.5.2 FlashGet软件软件的使用的使用7.5.1 FlashGet软件简介FlashGet是一款非常优秀的下载软件，它以下载HTTP资源和FTP资源起家，现在已经发展到可以下载HTTP资源、FTP资源、流媒体资源以及P2P资源等，是一款全能高效的下载软件。FlashGet软件的最新正式版本是1.9.6版(有2.0版，但还在测试中)，可以从其官方网站(http:/)中下载，安装过程也很简单，这里不再详述。FlashGet软件启动后的工作界面如图7-37所示。图7-37 FlashGet工作界面7.5.2 FlashGet软件的使用要使用FlashGet软件下载资源，必须知道下载链接，也就是资源所在的位置。根据不同的协议，下载链接的形式也不同。例如，最常见的HTTP资源会以“http:/”格式开头。不同资源的链接形式可能差别很大，但使用FlashGet软件下载这些链接的方法是相同的。在IE浏览器中，只要单击一个下载链接，FlashGet会自动弹出【添加新的下载任务】对话框，如图7-38所示。FlashGet会自动在该对话框中设置好相应的信息，单击【浏览】按钮，并在弹出的【浏览文件夹】对话框中指定文件的保存位置后，单击【确定】按钮，返回到【添加新的下载任务】对话框，单击【确定】按钮，下载任务被添加到任务列表并开始下载，下载中的FlashGet界面如图7-39所示。FlashGet界面的上部是任务列表，每一行是一个下载任务，其中显示了该任务的很多关键数据。例如，下载文件名、文件大小、下载进度、下载速度和预计剩余时间等。窗口下部是一个下载过程视图，其中使用很多小方块代表软件的数据块(默认一个小方块代表4K字节)，已经下载的部分用天蓝色表示，未下载的部分用浅蓝色表示，正在下载的部分用绿色表示。通过这个视图可以直观地看到下载过程。7.5.2 FlashGet软件的使用 图7-38 【添加新的下载任务】对话框 图7-39 下载中的FlashGet界面7.6 搜索引擎和门户导航n7.6.1 搜索引擎的使用搜索引擎的使用n7.6.2 门户导航网站门户导航网站7.6.1 搜索引擎的使用在浏览器窗口的地址栏中输入“http:/”并按键，弹出百度主页，如图7-40所示。在【搜索】文本框中输入要查找的内容，例如，输入“菜谱”，然后按键，或者单击【搜索】文本框右侧的【百度一下】按钮，就可以得到需要的网页链接搜索结果，如图7-41所示，可以单击每个链接，并在弹出的相应网页中查看具体内容。输入多个词语进行搜索可以获得更精确的搜索结果(词语之间要用空格隔开)。例如，要了解上海人民公园的情况，使用“上海 人民公园”作为搜索关键词会比使用“人民公园”搜索到的结果更好。7.6.1 搜索引擎的使用 图7-40 百度首页图7-41 网页链接搜索结果7.6.2 门户导航网站“网址之家”()是国内最著名的门户导航网站之一。在浏览器地址栏中输入网址之家的地址“http:/”，按键后即可弹出其网站首页，如图7-44所示(该网站使用1024768视图，800600视图将无法显示整个页面)。读者可以看出，该网站对网址的收集和整理非常专业，分类非常细致，是名副其实的一网打尽。图7-44 网址之家首页7.7 上机实训使用Windows Live Messenger进行语音通话1.实训目的使用Windows Live Messenger不但可以进行文字即时通信和发送文件，还可以进行音频/视频通话。掌握使用Windows Live Messenger进行语音通话的方法。2.实训步骤(1)登录Windows Live Messenger，右击要通话的联系人名字，弹出右键快捷菜单，选择【呼叫计算机】命令，Windows Live Messenger弹出通话对话框，如图7-47所示。(2)此时，Windows Live Messenger也会在对方的计算机屏幕中弹出通话对话框，并在对话框中显示【接受】和【拒绝】链接，如图7-48所示。7.7 上机实训使用Windows Live Messenger进行语音通话图7-47 通话对话框图7-48 对方的通话对话框7.7 上机实训使用Windows Live Messenger进行语音通话1.实训目的使用Windows Live Messenger不但可以进行文字即时通信和发送文件，还可以进行音频/视频通话。掌握使用Windows Live Messenger进行语音通话的方法。2.实训步骤(4)若对方单击【接受】链接，则稍等片刻后双方即可建立连接，如图7-49所示。(5)在通话对话框右侧，上部为对方的显示图片，图片右侧有一个音量调节杆，可以用来调节对方说话的音量(即用户的耳机/音箱音量)；下部为用户的显示图片，图片右侧的音量调节杆用来调节用户的话筒音量(即对方所听到的音量)；(6)通话完成后，单击【挂断】结束通话。7.7 上机实训使用Windows Live Messenger进行语音通话图7-49 建立连接