办公室工作手册范本.doc

*第A 版文件编号：编制：受控状态：审核：分 发 号：批准：批准日期： 年月日实施日期： 年 月日目 录1. 部门构造图22. 部门职责23. 部门各岗位职责3-43.1 办公室主任工作职责33.2 行政前台工作职责33.3 档案治理员工作职责33.4 行政助理工作职责33.5 行政专员工作职责43.6 司机工作职责44. 部门工作质量治理目标45. 各岗位工作流程及说明5-365.1 客户订票流程5.2 公司总经理订票流程5.3 公司总经理级别以下员工订票5.4 客户用餐安排流程5.5 客户住宿安排流程5.6 考勤治理流程5.7 档案归档流程5.8 档案借用流程5.9 盖章流程说明5.10 办公用品选购流程5.11 办公用品领用流程5.12 办公设备选购流程5.13 行管会议的组织及跟踪流程5.14 工程申报流程5.15 办公室.部治理工作流程5.16 车辆治理使用工作流程5.17 车辆治理使用工作流程6.部门治理制度37-476.1 办公室工作治理规定暂行6.2 会议治理规定暂行6.3 公司打印机、复印机的使用通告6.3 公司打印机、复印机的使用通告7.部门记录清单49部工作联络单用餐招待登记表酒店住房统计表客户接待申请单治理人员考勤表请假审批单司机出差申请单未打卡考勤说明员工出差申请单公司文档入库接收表公司档案登记表档案借阅、借用登记表*合同借用登记表公司印鉴借阅、借用登记表办公用品申请单办公用品入库单办公用品领用表办公设备申请单会议签到表公司例会会议纪要罚款登记表周打算表部工作联络单罚款通知单罚款登记表8.记录附表.1. 办公室构造图办公室主任行政前台档案治理员行政助理司机行政专员2. 部门职责1） 协作总经理处理日常事务性工作；2） 负责公司行政治理睬议的组织、记录及跟踪；3） 负责安排公司的对外来访接待工作，包括订酒店、住宿、办公订票；4） 负责相关部门的信息的准时传递；5） 负责公司相关资质文件、资料的复印、发放；6） 负责公司外来文件、资料的接收、归档及传递等治理；7） 负责办公区考勤治理；8） 负责帮助财务部对公司固定资产、低值易耗品的治理；9） 负责办公设备的使用、维护、监视和选购及报废申请；10） 负责公司车辆的派遣，外出登记和行车记录的检查；11) 负责国家、省、市级工程申报信息的收集、资料的整理和申报工作；12) 负责公司工程申报工作关系的处理和维护；13) 负责公司公共关系客户信息汇总；14) 负责办公区域环境制度的建立和监视执行；15) 负责公司公共关系礼品购置、入库和发放等治理；16) 负责完成上级领导下达的各项工作任务。3. 部门各岗位职责3.1 办公室主任:1） 对办公室工作负总责；2） 负责办公室各岗位人员的工作进展安排；3） 负责办公室各岗位人员工作岗位培训；4） 负责办公室各岗位人员的考核；5） 负责组织行政治理睬议，并落实实施；6） 负责国家扶持的工程申报、资金落实及关系的处理；7） 负责上级领导下达的各项工作任务。3.2 行政前台： 1公司办公订票、客户订酒店、住宿等；2） 接办公并负责转接到相关部门；3） 收发 并转至相应部门；4） 对进入公司客户进展引导至指定位置；5） 对外来推销人员进展阻挡；6） 负责公司各部门要求用车进展统计，并对车辆进展调配；7） 完成上级领导下达的各项工作任务。3.3 档案治理员:档案、公章治理和礼品、办公用品领用 1负责公司外来档案、合同或者资质文件等的存档登记； 2负责公司公章的保存、盖章及记录；3） 负责公司档案的整理，有效期的查询，并于到期前一个半月上报给办公室主任；4） 负责档案、合同及资质文件的复印、扫描等；5） 负责办公用品的入库及办公用品的领用；6） 负责办公用礼品的申请、报批、购置、入库和领用；7） 完成上级领导下达的各项工作任务。3.4 行政助理:1） 负责接收各部门办公用品和设备购置申请并报办公室主任审批后，报备至财务；2） 负责办公用品的询价，并进展比照，选购质优价廉的办公用品包括耗材和设备；3） 负责办公用品的入库交接和设备固定资产登记；4） 负责办公用网络、等设备的维护；5） 负责饮用水的购置和入库，费用月结等；6） 帮助办公室库管进展礼品购置、入库；7） 负责完成上级领导下达的各项工作任务。3.5 行政专员: 1帮助办公室主任组织行政治理睬议并做好记录，整理睬议纪要并发放； 2落实会议纪要形成决议容，负责周打算表的整理并汇报给办公室主任； 3负责办公室红头文件的起草，并跟踪文件审批单进展文件发放； 4负责帮助办公室主任对公司 ISO 体系执行状况进展监视并报办公室主任； 5负责查找国家、省、市、区工程申报信息； 6对申报文件简洁信息进展填写，帮助办公室主任进展申报文件的汇总，装订和递交； 7负责工程申报工作后期的跟踪，并提示办公室主任跟进。 8完成上级领导下达的各项工作任务。3.6 司机 1帮助办公室完成公司的出车任务2负责公司车辆的维护和保养 3完成上级领导下达的各项工作任务4. 部门工作质量治理目标序号治理目标公式2酒店预订准时率98%预定酒店次数-投诉次数/预定酒店次数考核岗位行政前台目标统计周期目标统计时间一个月月末3考勤准确率 100%人力资源考核行政前台档案一个月次月初4档案处理准时率部门主管考核一个月月末5一个月月末5一个月月末6一个月月末7一个周周六8工程跟踪准时率95%公司制度跟踪落实准时率 95%部门主管考核行政专员行政专员司机一个月月末9询问治理委员会考核一个月月末10公司车辆性能良好率 96%出车次数-车辆出车出故障次数/出车次数一个月月末98%治理员办公用品库存准办公用品现有库存量/档案确率 96%办公用品应有库存量治理员办公设备完好率办公设备性能良好数/行政96%办公设备总数助理办公用品选购合选购合格次数/选购次行政格率 98%数助理行管会议跟踪落开会次数-投诉次行政实准时率 90%数/开会次数专员5. 部门工作流程及说明5.1 给客户订票流程接待方销管中心总监办公室前台开头填写客户接待申请表审核审 核确认确认签字依据申请单订票，并反响订票信息依据申请单返回一联接待客户返联，登记备案，并告知订票信息依据留存联执行报销流程完毕5.1.1 给客户订票流程说明步骤 工作程序责任部门/岗位时限 相关记录文件、表格6销管中心依据返联登记备案，并取回所订票据销管中心客户接待申请单7接待客户接待方8依据留存联执行报销流程行政前台客户接待申请单1填写客户接待申请单接待方客户接待申请单2审核销管中心客户接待申请单3审核确认总监客户接待申请单4确认签字办公室客户接待申请单依据申请单订票，客户接待申请单5并反响订票信息行政前台报销流程5.2 公司总经理订票流程总经办前台办公室开头接到订票通知订票确认取 火车票通 知航 空公 司送票领火车票总经理返程后，将火车票交前台执行财务报销流程完毕5.2.1 公司总经理订票流程说明步骤 工作程序责任部门/岗位时限相关记录文件、表格1接到订票通知办公室-2订票行政前台-3确认总经办-机票- 通知航空行政前台-公司送票4火车票- 取火车总经办-票机票- 执行财务行政前台-报销流程火车票- 总经理5返程后，索要火总经办-车票，执行财务报销流程5.3 公司总经理级别以下因公出差员工(除业务员)订票流程出行人前台办公室开头接到订票通知查询票务信息确认借款订票取票回程后执行财务报销流程完毕5.3.1 公司总经理级别以下员工订票说明步骤工作程序责任部门/岗位时限相关记录文件、表格1接到订票通知办公室-2订票行政前台-3确认出行人-4借款出行人-5订票行政前台-6取票出行人-7报销出行人报销流程前台办公室总监销管中心接待方开头预订用餐房间，并告知销管房间信息填写客户接待申请单签 字确认审 核确认审核5.4 客户用餐安排流程返回一联 给销管取回一联客户接待申请单，并登记依据客户接待申请单消费， 返回公司时， 将消费单交办公室前台留存客户申请单及消费单销管登记消费金额月底对账，结算完毕5.4.1 客户用餐安排流程说明步骤工作程序责任部门/岗位时限相关记录文件、表格1填写客户接待申请单接待方客户接待申请单2审核销管中心客户接待申请单3审核确认总监客户接待申请单签字确认4办公室客户接待申请单5预订用餐房间，并告知销管房间信息*用餐招待消费行政前台单*用餐招待消费6取回一联客户接待申请单，并登记销管中心单依据客户接待申请单消费，返回公司时，将消费单交办公室*用餐招待消费7接待方单8前台留存客户申请单及消费单*用餐招待消费行政前台单*用餐招待消费9销管登记消费金额销管中心单10月底对账，结算*用餐招待消费行政前台单5.5 客户住宿安排流程办公室前台总监销管中心接待方开头确认审 核确认审核填写客户接待申请单预定酒店、做登记，反响信息可 月结 酒店 公司 先挂账备案，并反响住房信息客 户住 宿之 前前 台预 交房费接待完善登记记录执行财务报销流程完毕5.5.1 客户住宿安排流程说明步时工作程序责任部门/岗位相关记录文件、表格骤限客户接待申请1填写客户接待申请单接待方单 客户接待申请2审核销管中心单 客户接待申请3审核确认总监单 客户接待申请4确认办公室单 预定酒店、做登记，反响信息客户接待申请5行政前台单 备案，并反响住房信息客户接待申请6销管中心单 接待7接待方8完善登记记录行政前台酒店住房统计表客户接待申请9执行报销流程行政前台单 5.6 考勤治理流程人力资源行政前台员工开头员工报到录指纹、胸牌、服装打卡因事不能打卡，被考勤人三天内填写考勤说明月末统计考勤，次月初交给人力资源核算薪酬完毕5.6.1 考勤治理流程说明步骤工作程序责任部门/岗位时限 相关记录文件、表格1员工报到人力资源员工手册2录指纹行政前台-3打卡员工-因事不能打卡，被考勤人三天填写考勤说明员工考勤说明4月末统计考勤，次月初交给人力资源部行政前台考勤表5核算薪酬人力资源-5.7 档案归档流程人力资源档案治理员交接人开头将文件资料转交除人事接收登记档案分类、编号、存档合同类扫描证书、资质类依据需要分发或整理成电子版完毕5.7.1 档案归档流程说明步相关记录文件、表工作程序责任部门/岗位时限骤格公司文档入库将文件资料转交于办1当事人接收表公室档案治理员公司档案登记办公室档案治理员接2档案治理员表收档案3分类、登记、存档档案治理员4扫描档案治理员证书、资质类依据需要分发或整理5成电子版档案治理员5.8 档案借用流程档案治理员部门主管借用人开头提出借阅申请审 批签字借出、登记完毕5.8.1 档案借用流程说明合同类步时工作程序责任部门/岗位相关记录文件、表格骤1提出借阅申请借用人限档案借阅借用登记表2审批签字部门主管档案借阅借用登记表3借出、登记档案治理员档案借阅借用登记表5.9 盖章流程档案治理员总经理主管副总部门主管盖章需求部门开头提出盖章申请审 核签字审 核确认批 准确认盖章、登记完毕5.9.1 盖章流程说明步时工作程序责任部门/岗位相关记录文件、表格骤限1盖章需求部门提出需求部门口头或QQ盖章申请2审核部门主管口头3审核主管副总口头4批准总经理口头5盖章、登记档案治理员公司印鉴借用、盖章登记表5.10 办公用品选购流程总经理财务办公室主任档案治理员 办公室行政助理开头询价，填写依据库存及申购物品各部门申购单价单填写办公用品申请单审核审核超过 500 元的办公用品批准选购入库完毕步骤工作程序责任部门/岗位时限相关记录文件、表格5.10.1 办公用品选购流程说明依据库存及各部1门申购单填写办档案治理员办公用品申请单公用品申请单2查找性价比较高办公室行政助理办公用品申请单的选购商3审批办公室主任办公用品申请单4审批财务办公用品申请单超过 500 元的办5公用品选购需经总经理办公用品申请单审批6选购行政助理办公用品申请单7入库档案治理员办公用品入库单5.11 办公用品领用流程档案治理员申请人开头提出领用申请查询当前记录依据记录发放登记整理库存完毕步骤工作程序责任部门/岗位时限相关记录文件、表格5.11.1 办公用品领用流程说明1提出领用申请申请人口头2查找日前记录档案治理员办公用品领用表3依据记录发放办档案治理员办公用品领用表公用品4登记档案治理员办公用品领用表5整理库存档案治理员办公用品库存单5.12 办公设备选购流程行政助理总经理办公室主任主管副总部门主管申请人开头填写设备申请审核审 核审核调 配询价批准选购设备入库， 调配、登记完毕5.12.1 办公设备选购流程说明步骤工作程序责任部门/岗位时限相关记录文件、表格1提出选购申请需求部门办公设备申请单2审核部门主管办公设备申请单3审核主管副总办公设备申请单4审核调剂办公室主任办公设备申请单5询价办公室行政助理5批准总经理办公设备申请单6选购办公室行政助理办公设备申请单7设备入库，调配办公室主任5.13 行管会议的组织及跟踪流程办公室行政专员各部门主管开头汇总本周各部门工作打算表整 理 工 作 内容，提出周计划召 开 行 管会议 确认本周工作完成状况统计汇总行成会议纪要执行会议决议会议决议的跟踪落实、统计完毕5.13.1 行管会议的组织及跟踪流程说明步骤工作程序责任部门/岗位时限相关记录文件、表格1整理工作容，提出周打算各部门主管周打算表2汇总本周各部门工作打算表行政专员周打算表3确认本周工作完成状况行政专员周打算表备注4统计汇总行政专员-5召开行管会议办公室-6形成会议纪要行政专员行政会议会议纪要7执行会议决议各部门主管部工作联络单8会议决议的跟踪落实、统计行政专员部工作联络单5.14 工程申报流程总经理办公室主任行政专员开头审核定期查找国家、省、市、区工程申报信息OKNO做出申报工程方案撤消审核NOOK帮助填写申报撤消预备申报资料资料递送申报资料工程后期维护后期跟踪及维护并反响信息通过备案未通过完毕5.14.1 工程申报流程说明步骤工作程序定期查找国家、省、市、区1 工程申报信息 ，并统计信息2 审核3办公室主任4审核总经理5预备申报资料办公室主任6帮助填写申报资料行政专员7递送申报资料行政专员8后期跟踪及维护并反响信息行政专员9工程后期维护办公室主任10备案行政专员做出申报工程打算责任部门/岗位时限相关记录文件、表格行政专员办公室主任5.15 办公室部治理工作流程在职员工入职员工办公室主任开头协 助 员工，做好本职工作生疏业务员工培训汇报工作周会执行总结本周部门工作，解决疑难，提出工作安排完毕5.15.1 办公室部治理流程步骤工作程序责任部门/岗位时限相关记录文件、表格1员工培训办公室主任2生疏业务入职员工34帮助员工，做好本职工作汇报工作在职员工在职员工5周会办公室主任67总结本周部门工作，解决疑难，提出工作安排执行办公室主任在职员工5.16 车辆治理使用工作流程使用部门前台司机办公室主任提出申请登 记 调配审核取 钥 匙出车，填写 行 车登记表收回钥匙5.16.1 车辆治理使用工作流程步骤工作程序责任部门/岗位时限相关记录文件、表格1提出申请使用部门2登记调配前台3审核办公室主任1、车辆行驶记录表4取钥匙出车，填写行车登记表司机2、车辆修理申请单3、车辆修理记录表4、车辆加油卡使用记录5收回钥匙前台6. 部门治理制度6.1 办公室工作治理规定暂行为了保证大家拥有一个良好的办公环境，提高个人工作质量，提升公司形象，特提出以下规定：一、办公桌物品摆放标准1.1 只可摆放在桌面上的东西：1.1.1 文件架统一摆放于桌子的靠角，架上的文件应摆放整齐；1.1.2 办公用品应摆放整齐；1.2 不行摆放在桌面上的东西：1.2.1 全部个人物品如口香糖、纸巾、透亮胶等请放在抽屉里；1.2.2 桌面下物品应摆放整齐，不得超出桌面边缘；不能杂乱堆放，桌面下全部物品整理好应放到纸箱里。1.3 长时间离开座位和下班时请把桌面物品按规定摆放整齐，下班时请把椅子归位摆放好，将各自位置的垃圾框倒清。1.4 每月擦洗一次自己使用的电脑主机及键盘，疼惜电脑。二、公共卫生维护公共区域卫生由办公室统一安排，各值班人员必需提前格外钟到办公室，并在上班之前清扫好卫生，每一位员工应予以协作。2.1 办公用具统一摆放在一个位置上，用完后应顺手放好。2.2 室不准许存放垃圾，做到纸屑入篓、保持地面清洁。2.3 员工不得在办公室包括 29 层至 30 层走廊抽烟，保持空气清爽；公司在厕所、南侧阳台设立吸烟区，请将烟头放入指定位置。2.4 上洗手间先翻开排气扇，保持空气流通；事后自觉冲洗，严禁扔废纸等杂物； 出来后请把洗手间门关上。2.5 不乱倒茶水，应倒进指定位置，更不能任凭将用水泼到地上。2.6 早餐午餐后请自觉把饭盒和残羹扔到卫生间的垃圾桶，擦拭干净桌面。2.7 每周六 13:00-13:30 为办公区大扫除时间，全体办公人员都参与，由办公室统一安排。节假日及临时性的大扫除由办公室安排。三、会议室区域维护3.1 会议室要保持整齐、干净，非开会或会客时要保持会议室的卫生，制止喧哗。3.2 会议后应保持会议室干净整齐，请把个人垃圾物品带走，把椅子归位放好。3.3 会客人员会客后请整理好会议室，把椅子归位，用过的茶具整齐放在茶水间， 保持会议室干净整齐。3.4 会议室的办公设备使用后请关闭电源，归位放好。四、办公区域其他规定4.1 穿着装扮4.1.1 正式工作人员应佩戴工作证，临时或聘用人员应佩戴临时工作证。4.1.2 办公人员着装应干净、干净，制止衣装不整，夏天制止穿背心、拖鞋上班。4.2 言行举止4.2.1 办公工作推行一般话制度；4.2.2 制止在办公区打闹、大声喧哗，严峻制止在办公区吵架； 五、惩罚5.1 最终下班的员工应检查全部办公设备、空调、灯、排气扇、饮水机、门窗等是否已关闭，锁好门前方可离开。5.2 上述条款由办公室监视执行，并进展不定期检查，如觉察有违规者；第一次予以书面警告，其次次予以罚款 50 元。款项交办公室统一处理。六、附则6.1 本规定适用于在公司办公区围全部员工。6.2 本规定自 2022 年 12 月 28 日公告之日起正式执行。6.2 会议治理规定暂行第一条 目的召开会议旨在加强各部门之间、公司成员之间的沟通，以促进工作的有效开展。为了提高会议效率，明确会议运营的根本领项和原则，特制定本规定。其次条 适用围本规定适用于公司部的全部会议。第三条 一般原则1削减会议次数原则（1） 对除例行的各类会议召开的必要性，需严格审查。（2） 严格限定出席会议人数。2严守时间原则按通知时间准时开会，迟到罚款 50 元；无特别缘由不得请假，无故缺席罚款 100 元。如遇特别状况需提前请假，并指定代表人参与。会议出席状况做好签到并记入出勤。3会议纪律（1） 开会期间手机调成振动，重大会议期间手机应关机。未调成振动或关机的罚款 50 元/次。（2） 会前尽量担忧排会客和接打，以免影响会议进程。（3） 如有需要，各办公室应留有一人值班。（4） 款项直接交会议组织者或会后两个工作日交办公室统一处理，过期不交加倍扣罚。4效率性原则会议布置依据各会议的规定执行，由组织部门整理睬议记录，定好任务完成要求和时间及跟踪验证人，并跟踪落实会议决议执行状况。会议记录准时交办公室备案。参会人有责任记录会议容应使用固定记录本，传达会议精神，落实会议决议。会议完成状况会由办公室进展统计计入治理人员考核。第四条 会议分类和要求公司会议按类型可分为行政治理睬议、销售统计会、生产调度会、部门会议及其他临时会议。会议按时间可分为定期与不定期。1、行政治理睬议（1） 会议目的：行政治理睬议主要是为了贯彻公司进展战略，销售方向，对公司一周工作进展安排并对上周工作进展总结，确保公司治理团队与公司进展的整体意识全都，解决公司运行过程中消灭的问题。（2） 组织和记录：会议由办公室组织，总经理主持，总经理不在时可指定专人主持。办公室负责签到及会议记录并当天整理出会议纪要。办公室做好会议决议落实状况的跟踪。命名：行政治理睬议-20221021（3） 出席人员：总经理、销售副总、销管科、生产技术副总、生产部、技术部、选购部、财务部、办公室、人力资源部、品牌筹划与推广部等主要负责人；或临时指定的参与人员。（4） 会议频次：行政治理睬议分为例会和临时会议两种；例会召开时间为每周一下午 6 点；临时会议由办公室通知时间及参会人员。各部门需在规定的时间前到达会议现场。（5） 会议容：公布公司决策、治理制度及人事调整；各部门汇报本部门上周工作及执行状况，下周工作打算及需其他部门帮助的工作；针对各部门提出问题或事先议定议题开放争辩；会议当场形成决议，确定完成时间、责任人；未能形成决议的则需责成部门落实。（6） 临时会议容：依据召开会议的具体议题发表意见。第五条 其他6.3 公司打印机、复印机的使用通告世纪大厦各位行管人员：打印机、复印机不再放纸，全部再生纸和领用的纸均放在前台处，资料打印及复印人员依据需要领用，并做好登记。要求： 1资料打印人员在打印资料前应先预览打印版面，防止造成纸铺张。2） 资料打印、复印人员应提前做好打算，设置好打印份数及复印机使用参数，避开造成铺张。3） 电子档可以解决的问题，如E-mail 可以解决的问题，或者放入U 盘可以解决的问题，尽可能不要打印。4） 可以使用再生纸打印、复印的资料应尽量使用再生纸。5） 草稿，待定稿等以及全部不带有彩色元素的稿件，不要使用彩色打印机。6.4 考勤与休假治理规定一、目的及适用围1、为了确保出勤的准确统计，维持公司正常的工作秩序，特制定本制度。2、本制度适用于公司各职能部门。二、考勤方式及对象1、公司行管人员均使用指纹打卡机进展打卡考勤。2、公司副总级以下员工每天打卡两次上午上班、下午下班各一次。出差人员凭员工出差审批单记录考勤。3、销售人员考勤由销管部负责。4、工厂考勤由工厂考勤员负责。三、工作时间员工工作时间承受“标准工时制”，每周工作不超过四十小时。依据相关法律法规的规定，对工作时间做如下规定：依据季节适时调整 1、一厂、二厂、三厂：晨点名：7：50午点名：12：502、治理人员：每周工作六天，周一至周五上班时间为8：30 至 12：00,13:30 至 17:00； 周六上班时间为 9:00:至 11:30，13:30 至 16:00。周日如需安排人员值班，值班时间为 9：00 至 12：00，13：30 至 16：00。3、销售人员：早晨 8：30 开头由销售部门组织点名。销售人员出差需遵从出差治理制度规定，非出差日期上班时间同治理人员。4、周日如需安排人员值班，值班时间为 9：00 至 12：00，13：30 至 16：00。5、公司可以依据实际需要调整作息时间，具体以通知公告为准。四、 考勤规定1、 员工均应进展考勤，认真对待考勤卡/考勤记录，严禁替他人代考勤、代签到。员工因特别状况未准时考勤或者签到的，需填写考勤说明，按规定审批后交部门考勤员留存。2、 员工休假和加班，须填写相关表格请假审批表和加班审批表，按规定审批后交部门考勤员留存。3、 员工的出勤记录作为员工工作态度的考核依据，也是工资、嘉奖及晋升审查的标准之一。4、 各部门需指定特地人员担当考勤员，担当如下职责：1) 做到按规定认真、准时、准确地记录考勤。2) 需要时监视部门员工填写考勤说明、加班审批表、请假审批表、员工出差审批单。周日如需安排人员值班，值班人员可以选择调休，填