浅谈新时代高校行政秘书的基本能力.docx

浅谈新时代高校行政秘书的基本能力（东莞职业技术学院，广东东莞523000）摘要高校行政工作具有一定的复杂性，因此对高校行政秘书的工作能力提出了更高的要求。为了适应现代高校的改革，保障高校行政管理的质量，需要不断提高行政秘书的能力与素质，这也是保障高校发展的重要前提。关键词高等院校；行政秘书；能力与素养高校行政秘书工作的有效开展，是保障高校正常运行的基本前提。但是受秘书工作定位不确切以及考核制度不完善等因素的制约，许多行政秘书没有充分发挥其组织效能。只有正确认识行政秘书的定位，才能更好地培养行政秘书的基本能力。因此，文章主要针对新时代高校行政秘书的基本能力展开分析。一、高校行政秘书需要具备良好的表达能力在高校行政秘书工作过程中，时常需要清晰明了地传达一些信息。因此，行政秘书必须具备良好的表达能力，才能确保本职工作的正常开展。就高校行政秘书而言，表达能力主要分为语言表达能力和文字表达能力两种：（1）语言表达能力，在行政工作中，秘书向领导传话时要简洁利落，不要拐弯抹角或是含糊不清；与同事和学生交流时要亲切随和，不能打官腔。秘书在平时要多加注意，加强自身的练习，不断提升自身的口头表述能力。（2）文字表达能力，行政秘书必须要掌握各种行政文书、专业文书的交际辞令以及写作技巧，同时还需要具备较好的修养、知识以及思维方法，能够准确快速地理解和捕捉领导的意思。二、高校行政秘书需要具备良好的交际能力高校行政部门是高校管理的重要部门，需要接触各个层面的人，包括领导、同事、教师、学生以及社会人士等，这就对行政秘书的交际能力提出了较高的要求。与人交往是一门艺术，也是一门学问。在现代社会中，交际是一种常见的社会活动，交际能力也是许多岗位考察个人能力的重要指标。这种能力是现代人工作和生活所必备的能力，尤其是高校行政秘书。因此，可以认为交际能力直接关系着行政秘书的工作效率。行政秘书在正确处理自己与他人之间的交往关系的同时，也要善于发现领导之间、教师之间以及各部门之间存在的问题和矛盾，充分发挥统筹协调的作用。秘书还需要认真观察学校管理中潜在的问题，并及时纠正。高校管理是维持高校生存与发展的重要工作，但是随着高校扩招、教育改革等政策的推动，高校管理越来越复杂。因此，行政秘书必须不断充实和发展自己。三、高校行政秘书需要具备良好的应变能力行政秘书在工作时需要根据各种规章制度和法律法规办公，但是一些突发性事件容易对校园正常管理活动造成影响。有时领导出差或其他原因导致无法作出决策时，秘书应当具备较好的变通能力，科学地解决这些突发的紧急事件。秘书要准确把握事情进展，针对实际情况迅速作出反馈，并采取有效的处理措施。在此过程中，既要保障问题能够顺利解决，同时要禁止出现越权行为。由此可見，在日益复杂的高校管理工作中，行政秘书需要具备较好的应变能力，才能够满足处理高校管理日常活动的需求。四、高校行政秘书需要具备良好的心理承受能力行政秘书的心理状态有时对工作状态有直接影响，而工作状态又会影响工作效率。因此，行政秘书需要合理地控制自己的行为，并具备良好的心理承受能力。行政秘书作为高校管理的重要角色，既要总管全局，热爱集体，关心师生，同时要警惕自身的职责与义务。行政秘书既要与领导、同事、老师、学生以及社会人士打交道，同时也要解决高校中各种琐碎的事件，心理压力较大。因此，行政秘书需要具备较好的心理承受能力，才能够保持心理状态稳定，做好自身的本职工作。一个优秀的高校行政秘书通常具备以下心理性格特点：（1）热爱本职工作，对自己的职业充满热情；（2）有挑战精神，遇到困难不会退缩、不会胆怯，勇于挑战新鲜事物；（3）积极向上，热爱生活，对人对物都能够保持平常心。五、高校行政秘书需要具备良好的操作能力随着现代科学技术的进步，信息技术在日常办公中得到了广泛的应用。目前高校办公中使用了许多新型办公设备，这就对行政秘书的操作能力提出了更高的要求，不但要求行政秘书能够掌握电脑、复印机、录像机、传真机等设备的使用方法，同时还要掌握文本和表格的编辑、校对等技巧，从而满足高校日常管理的工作需求。总之，高校行政秘书作为高校管理工作中的重要角色，对管理质量和效率具有重要影响。随着我国教育改革的推动，高校管理也不断进步，对行政秘书能力提出了更高的要求。行政秘书也要抓紧这个机会，不断提高自身的专业水平，才能够获得更好的发展。