分公司财务管理办法.pdf

分公司财务管理办法1.目的为规范分公司的财务管理、明确各管理者在费用控制方面的职责、加强费用报销、个人借款的管理；杜绝不合理之经营管理成本的支出，加强对各项费用的有效控制。2.范围适用于分公司全部经营管理活动及分公司全体职员。3.职责3.1公司执行董事、法定代表人兼经理负责批准由公司董事会审核之各项经营管理费用的开支并对最终结果负责；3.2监事对公司所有经营管理活动中的各项费用开支拥有最终审批权；3.3分公司经理对分公司范围内的所有经营活动中的各项费用支出的最终结果负责，并对公司财务制度规定范围内的支出有审批权；3.4分公司分管各业务主管对所辖部门的各项费用开支拥有审核权并对其负责；3.5分公司财务管理部负责依据本制度和财务管理规范要求，审核、监督、检查、处理分公司所有人员的经营管理费用开支行为，并根据公司财务管理部以及分公司经营管理之现状修改或解释本制度，分公司财务管理部对分公司各项费用支出票据的合理性、合法性负全责；3.6分公司出纳对各项费用支出与所附的原始凭证的数量与金额的一致性负全责；3.7分公司人力资源部对各项福利、补贴费用的合理性负全责；3.8分公司经理对分公司所有经营管理活动各项费用支出的必要性和真实性负责；分公司经理签署的各项费用将直接进入到分公司的年度经营支出中。3.9分公司全体职员必须执行分公司的财务管理制度的管理流程和审批程序，要求自己在分公司经营管理活动中严格各项费用的开支，不利用其他手段、措施或提供虚假报销凭证借故超越费用开支；3.10 分公司首个项目正式运作前的财务管理工作由分公司负责人或由其指定人具体负责；3.11 分公司首个项目首批人员招聘时，应在相关岗位中招聘一名具备一定财务知识的人员兼任分公司财务管理工作；3.12 公司根据分公司项目发展需要设置专门财务管理人员；3.13 分公司财务管理人员接受分公司负责人的行政领导，负责分公司与公司在财务管理方面的对接，接受公司财务管理部的专业指导和领导，对公司财务管理部和公司领导负责；3.14 分公司财务管理人员负责处理分公司日常的费用的报销、单据的整理、填报每月应向公司财务管理部的相关报表、税务处理等相关财务事宜；3.15 分公司负责人为分公司财务工作第一责任人。3.16 分公司一切财务活动都必须遵照本制度执行，如遇本制度与公司财务管理制度相抵触的需要按照公司财务制度来执行。如确实根据分公司的实际情况需要修改的也必须先按照公司的财务制度执行后根据制度的修改程序来重新修订。4.帐户、印章（鉴）和资金的管理4.1 帐户4.1.1 各分公司须开立两个帐户，一个为收入帐户、一个为支出帐户；收入帐户由公司财务管理部负责管理，分公司支出帐户由分公司负责管理，但需接受公司财务管理部监督。4.1.2 各分公司基本帐户原则上开立在中国工商银行的分支机构，特殊情况可以以方便工作为原则安排开户行。4.1.3 所有开立的帐户必须报公司财务管理部备案，收入帐户必须申请开通网上银行业务及相关的网上支付业务。4.2 印章（鉴）4.2.1 分公司刻制的公章、财务专用章和负责人私章需要有专人保管。4.2.2 分公司公章和负责人私章由分公司负责人保管，财务专用章由分公司财务人员进行保管。4.2.3 分公司财务人员负责对发票、支票和财务票据的整理、保管以及缴销。4.3 现金的管理4.3.1 各分公司可以存放一定数目的现金以备日常之用，金额控制在 2000 元以下。4.3.2 现金超过备用现金额度的部分必须及时送存银行收入帐户。4.3.3 分公司现金保管人员相关资料必须报公司财务管理部备案。4.3.4 要对备用现金进行定期的盘查清点，每周至少一次，并填写分公司现金盘点表，以月报的形式向公司财务管理部报送。4.3.5 分公司财务人员还须登记分公司现金日记帐 和分公司支出帐户银行日记帐，并每月10 日和 25 日前将电子版本报送公司财务管理部。4.3.6 因收取客户管理费等收入性质类的现金流入必须在当天存入分公司收入帐户。4.4 支票的管理程序4.4.1 支票的购买和保管程序：a)出纳员应按银行的相关规定到开户行购买支票；b)出纳员应将新购回的空白支票安全、妥善的存放在保险箱内。4.1.2 支票的使用程序及注意事项：a)因业务需要使用支票的人员，应按费用报销审核标准作业规程中的相关规定进行支付项目的审核及审批；b)出纳员根据审核、审批手续完整的支付证明按银行存款管理标准作业规程中的相关规定填写支票；c)内容填写完整的支票应按银行存款标准作业规程中的相关规定加盖财务专用章、银行印鉴章；d)出纳员应将内容填写完整的支票存根联与支付证明一起在支付当天下班前交财务会计审核后，按会计核算标准作业规程中的相关规定进行相关的帐务处理；e)支票用完后，出纳员应编制 支票使用明细表 交财务会计核对相关帐目资料；f)如因填写错误或其他原因导致支票作废，出纳员应将作废支票连同存根联一起妥善保存；g)出纳员或其他经办人员如遗失内容填写完整的支票，应及时到开户银行挂失；如因此造成的损失，由当事人负责全额赔偿，并视情节轻重按行政奖罚标准作业规程中的相关规定进行处理。4.5 费用4.5.1 公司财务管理部按照各分公司的财务预算情况和工作需要拨付给各分公司支出帐户相关费用。4.5.2 分公司每月 30 日前向公司财务管理部报送下月的分公司收支计划预算表。4.5.3 分公司每月 3 日前将上月实际发生的费用开支列具明细清单、填写分公司收支汇总表连同报销单据一起寄回公司财务管理部，公司财务管理部按权限完成报销手续。4.5.4 分公司负责人和财务人员必须要审查所报销费用发票真实合法，发票须是在当月开出的，报销金额和发票金额须一致，需注明事由、日期、参与人员等。车费、办公费用须单独填写 分公司交通费明细表、分公司办公费明细表。4.5.6 费用的涵盖范围分公司的费用包括以下几项。4.5.6.1 办公费：指分公司行政管理人员日常使用的办公用品开支；办公用品需集中管理，并由专人负责登记发放，控制使用。4.5.6.2 交通费：因正常上下班发生交通费用支出的一般不予报销，确因工作需要外出发生的交通费用，凭据据实报销，未经公司领导批准，不得报销出租车费。4.5.6.3 通讯费：指因工作需要配备通讯工具发生的费用；分公司各部门办公电话、值班电话应由专人负责管理。4.5.6.4 交际应酬费：为便于分公司各项工作的正常开展，在业务交往及公关活动中发生的交际应酬费用。4.5.6.5 差旅费：指因公出差到分公司所在地以外地区所发生的交通费、住宿费、伙食费等费用开支。4.5.6.6 各分公司租房的租金和物业管理费。4.5.6.7 分公司申请，经过公司财务管理部报公司领导批准的其他费用开支。4.5.7 费用开支标准所有的日常费用开支在500 元以内的可由各分公司负责人审批之后直接用分公司备用金支付，500 元以上 1000 元以下的费用须经公司财务管理部向公司领导申报批准后从分公司备用金支付，1000 元以上的费用由公司财务管理部报公司领导批准后由公司财务管理部划款至分公司支出帐户后支付。分公司可以根据实际情况对经常性耗品的采购采取月结的方式，相应的合同应报送公司备案，并且每月需要针对需要付的款项编制分公司应付款明细表来反映本月应付、实付以及未付的款项。4.5.8 申请流程费用开支标准在分公司权限范围内的，经由分公司负责人审核之后财务人员可以直接支付；费用开支标准在分公司权限范围外的，由分公司负责人审核无误后向公司财务管理部申请支付。4.6 经营性收入的管理4.6.1 管理费、服务费、租金等固定收入：分公司财务人员应于每月五日前计算出当月应收款（管理费、停车费、特约服务费、租金等固定收入）及滞纳金明细，编制 分公司收支计划预算表，填写当月“缴费通知单”，由客户服务人员组织相关人员进行催收，财务人员收款并出具发票或收据。4.6.2 分公司财务人员在收到款项的当日，将当天的收款凭证记账联整理好并统计收款及欠款情况明细表，月末编制 分公司应收款明细表上报公司来反映本月应收、实收、欠收款的情况。4.6.3 分公司负责人必须定期组织相关部门与人员对各项应收款项进行清收，及时回笼资金；一旦发现有恶意拖欠管理费、停车费、租金、特约服务费、借款或其它款项的，须及时通知公司相关部门采取催收及补救措施，并以书面形式向公司领导汇报。4.7 税务处理4.7.1 纳税申报分公司负责人及财务人员需熟悉当地的财税法规，包括纳税申报程序、税目、税率等，并按照要求在公司财务管理部的指导下定期进行纳税申报工作；如当地可以进行网上申报的必须申请进行网上申报；每月月初(5 号以前)需将上月的各个报表和相关单据报公司财务管理部。4.7.2 发票分公司需要向当地税务机关申购发票的，在领取发票之后，必须按起止号码进行登记，定额发票需登记金额，手工发票需要登记张数以及开出后每一张的金额，并报公司财务管理部备案。分公司财务人员必须对所购发票进行缴销，无论是否有作废的对每一张发票的号码都进行流水登记分公司发票使用明细表。4.8 会计处理4.8.1 分公司财务人员必须严格按照公司制定的财务制度处理日常涉及财务的事项，不得违背公司的财务管理制度，如果是公司财务管理制度没有涉及的部分，必须及时向公司财务管理部汇报，在得到明确的指示后再进行处理。4.8.2 各分公司财务人员必须要按规定的时间向公司财务管理部提交各种财务报表，并且需要编制 分公司收支差异分析说明表，说明上月根据计划的完成情况而出现的差异，各分公司可以根据实际情况提出相关财务方面的完善意见。4.9 其他4.91 各报表报送时间：周报每周五下午3 点以前，月报每月5 号以前。日记帐只需要报送电子版本。4.9.2 各个报表在向公司财务管理部门报送前必须先由分公司负责人确认签字。本制度所属附件中以每月为一期。4.9.3 报送方式必须电子版本和纸质版本各一份，电子版本在规定的报送时间前发到公司财务管理部相关人员邮箱并抄送到公司分管领导邮箱中，纸质版本采用快递的形式统一寄给公司财务管理部备案。4.9.4 每月分公司应向公司财务管理部报送的报表有：4.9.4.1 分公司现金日记帐（周报）（电子文档）4.9.4.2 分公司支出帐户银行日记帐（周报）（电子文档）4.9.4.3 分公司现金盘点表（每日填制，每月报送）4.9.4.4 分公司应收款明细表（月报）4.9.4.5 分公司应付款明细表（月报）4.9.4.6 分公司发票使用明细表（月报）4.9.4.7 分公司收支汇总表（每月汇总，月报）4.9.4.8 分公司收支差异分析说明表（月报，上月计划预算与上月实际收支的对比分析）4.9.4.9 分公司收支计划预算表（月报，本月计划预算）4.9.4.10 分公司交通费明细表（月报）4.9.4.11 分公司办公费明细表（月报）5.审批权限5.1 费用的审批权限。5.1.1 日常经营性费用（如：办公费、办公室租赁费、水电费、通讯费、邮递费、材料费、维修费等）：分公司总经理的批准权限为 500 元（含）；500 元以上、1000 元（含）以下须由分管该业务之公司领导审批；1000 元以上报公司执行总裁审批；5.1.2 非日常经营性费用(如：业务招待费、差旅费、出租车费、会务费、培训费、书报费、职员活动费、社区文化活动费、医药费等)；分公司总经理批准权限为200 元（含）、200 元以上 500 元（含）以下需由分管该业务之公司领导审批；500 元以上报公司执行总裁审批；5.1.3 工程及劳务合同费用：金额在 500 元（含）以下的工程及劳务合同，由分公司总经理审批后执行。金额在500 元以上、1000 元（含）以下报分管该业务之公司领导审批后执行；金额在 1000 元以上、50000 元（含）以下经分管该业务的公司领导审核后，报公司执行总裁审批后执行；50000 元以上经公司执行总裁同意，报公司执行董事批准后执行。所有涉及该项业务的相关合同，均需存档备查。5.2 物资采购的审批权限5.2.1 因业务需要购置办公用物资，例如：办公用品，办公设备等。单价在 500 元（含）以下由分公司总经理负责审批，500元以上、1000 元（含）以下须由分管该业务之公司领导审批；1000 元以上报公司执行总裁审批；5.2.2 购置房屋建筑物类、运输工具类固定资产需附专题报告，经公司执行总裁同意并报执行董事批准。5.2.3 报废、转让固定资产，固定资产盘盈、盘亏的处理，单价 2000 元（含）以下由分管该项业务的公司领导审批；2000元以上、20000 元（含）以下由公司执行总裁审批；单价20000 元以上，经公司执行总裁同意后，报公司执行董事批准。5.3 报销程序5.3.1 每周的周二、周四为报销日；其它时间原则上不予报销。5.3.2 所有开支费用在产生之前，必须事先按照规定的审批流程和程序经过批准后，方能按照报销程序和相关规定办理报销手续。5.3.3 因经营管理需要发生的业务开支，须在一周之内取得合法发票，并由经办人按照付款申请单的内容认真填写付款申请单，将报销所需要的有关附件或证明材料一并报部门主管初审。5.3.4 部门主管必须根据分公司财务管理制度严格审核付款申请单，审核的时间在无特殊情况下，不得超过24 小时，然后报分公司财务管理部门进行审核。5.3.5 福利补助类费用经主管经理审批后，还需报人力资源部相关负责人审核；5.3.6 分公司财务管理部门在接到各部门的付款申请单 后，严格按照分公司财务管理制度进行审核，并按审批权限报送分公司及公司相关领导审批。5.3.7 分公司财务管理部在无特殊情况下，须保证付款申请单送达财务管理部最近的报销日内，即可领取所报销款项或对不能及时给予报销的事由做出回应。5.3.8 任何人员在报销费用开支时，严禁将同一笔业务分拆若干单据报销。若遇特殊情况，须向分公司财务管理部和审批该项业务费用开支的最高领导报告，说明事情原委。5.3.9 分公司职员必须在每月20 号以前报销上月所有费用，逾期分公司将不予报销该费用；5.3.10 分公司对外支付费用在1000 元（含）以下，可以用现金支付；费用在1000 元以上的，应该采用支票支付的形式支付。5.3.11 所有发生业务费用报销的票据，必须是符合国家有关规定的正式票据。任何收款收据、白条、非正式票据一律不得报销。特殊情况下必须事前请示，而且在报销时，要注明原因、用途后报请分公司总经理或公司执行总裁批准。5.4 交际应酬费报销5.4.1 符合开支范围的交际应酬费用，单项金额在 500 元(含)以内，报销时由分公司总经理签字，公司财务管理部审核，分管该项业务的公司领导审批后据实报销；单项金额在500 元以上的，经分公司总经理签字，公司财务管理部审核，分管该业务的公司领导和公司执行总裁批准后据实报销。5.4.2 分公司总经理本人的交际应酬费用，须经公司财务管理部审核，执行总裁审批后方能报销。5.4.3 各项交际应酬费用在报销之前，须在发票的背面填写简单说明或用途，包括时间、地点、参加人员等。5.5 差旅费报销5.5.1 出差可享受差旅费报销制度，出差是指到分公司外的同一城市完成分公司委派的工作任务时间超过1 天且不超过 20 天的工作状态；5.5.2 职员报销差旅费需填写差旅费清单 并附有效发票交分公司经理审批，再交分公司财务管理部审核、公司分管该项业务的领导、执行总裁批准后方能报销。5.5.3 往返交通费用：因工作需要出差的分公司管理层可选择乘坐除飞机头等舱、公务舱以外的任何交通工具，凭有效票据实报实销；管理层以下人员可选择乘坐火车或同等价格的其他交通工具，凭有效票据实报实销。5.5.4 住宿费用；在下列规定的标准房的上限标准内实报实销。职别最高住宿标准分公司总经理400 元/晚人主管以上人员300 元/晚人其他人员200 元/晚人5.5.5 两人以上同行出差，可与职级最高者住同一酒店。对于由出差地统一安排住宿或为了工作便利就近住宿的，按实报销。超出规定金额的，应提供所住宿酒店之星级证明。5.5.6 对于自行安排住宿而不报销住宿费用者，每晚按150元计发住宿补贴；对由邀请单位提供安排住宿者，不计发住宿补贴。5.5.7 已交纳会务费用并由会议组织单位提供食宿的会议或培训，出差者不再报销住宿费用及不再计发出差补助。5.5.8 出差补助费不分职级，出差者在同一地点逗留十日之内，按 150 元/天（在异地逗留时间不足六小时按半天计算）的标准计付，自第十一日起减半计付。5.5.9 不带明确工作任务的国内外研讨会议或外部培训等出差，出差补助按100 元/天计付。5.5.10 经批准后，由分公司安排车辆出差者，出差补助按100 元/天计付，出差者不再报销任何交通费。5.5.11 出差地之市内交通费用已经含括在出差补助费用中，出差者不再另行报销费用；机场、车站、码头至住宿地的往返交通费用实报实销。5.5.12 因公务出差者之长途电话费、手机漫游费等有关费用经审批后，可按上限15 元/天的标准据实报销。5.5.13 事前经分公司人力之源部或分公司相关领导批准，在不耽误工作之情形下，出差者借出差之际就近返家探亲者，其绕道交通费用由个人自理，并且分公司不计发绕道和在家探亲期间的出差补助费。5.5.14 出差期间的交际应酬费用按交际应酬费报销程序办理。5.6 市内交通费报销5.6.1 因业务需要发生的市内交通费报销规定均在此限。5.6.2 分公司所有职员外出办事时，在分公司不派车辆的情况下均给予报销公交车费用。公交车费用需在车票背面注明时间，事由，起始地点并交由部门主管、财务管理部确认后，报分公司总经理审批方可报销。5.6.3 分公司所有外勤人员根据其工作的需要而发生的公交车费用均按每月150 元限额内实报实销。5.6.4 出租车费用报销5.6.4.1 分公司原则上不报销出租车费用，所有因特殊情况发生的出租车费用报销均在此限。5.6.4.2 分公司各部门每月的出租车费用在部门主管、财务管理部确认合理后报分公司总经理审核后，报公司执行总裁审批后方可报销。分公司限额为150 元/月。5.6.4.3 所有出租车费用报销时需在车票背面注明事由。并在费用发生后 24 小时之内办完审批手续方可给予报销。5.7 机动车辆费用报销5.7.1 职员私车费用的报销按公司财务制度相关规定之标准执行5.7.2 分公司车辆费用的报销5.7.2.1 分公司司机每月可将允许报销的油料费、停车费、洗车费、维修费、过路过桥费等日常费用，填写付款申请单，交由分公司总经理、公司财务管理部审核、公司执行总裁审批后实报实销。5.7.2.2 因司机违犯交通法规或因工作失职而发生交通事故的赔偿费用、车辆修理费用、人工费、误工费、医药费、营养费等费用，在扣除应由保险公司赔偿部分后的剩余部分，全部由司机本人承担；因司机个人工作失职造成的违章停车、违章超速、违章驾驶、未及时年审等罚款费用，也全部由司机个人承担；分公司不承担因司机工作失职而造成的任何罚款、赔偿等支出。5.7.2.3 当司机单次驾驶车辆超过200 公里即为长途行车，视同出差，住宿费在规定的标准内实报实销，行车补助按出差补助费的标准计付。5.7.2.4 司机当月全勤、安全驾驶车辆、出色完成所分配的工作任务，并且没有受到乘客的有效投诉，当月给予计发驾驶补助费用 150 元，每缺勤一天扣10 元。而司机当月因等候乘客之原因而造成工作延时，也不再计发相关费用。5.8 通讯费报销5.8.1 分公司规定享受报销通讯费用的为部门主管级以上人员或经公司批准的外勤人员。5.8.2 通讯费用报销标准：职级上限标准（元/月）分公司总经理400 元部门主管200 元分公司外勤人员100 元5.8.3 通讯费用（手机费、住宅电话费）的报销，必须凭在公司公布的电话号码，按照使用时间每月或季度到分公司报销一次，在规定报销的标准内凭发票按实际发生额报销，通讯费用报销标准额度当月有效，不能累积使用。5.8.4 享受通讯费用报销人员，因出差期间手机漫游费用超出通讯费用定额标准，可附专项说明并经公司财务管理部门审核，报执行总裁批准后报销。5.8.5 享受通讯费用报销的人员，须保证通讯工具的24 小时工作状态，包括休息日及节假日。5.9 借款管理规定5.9.1 因采购物资、出差、外派、交际应酬等其它工作需要须借款时，实行额度控制，具体数额根据该项工作的实际需要、出差的时间、交际应酬的具体情况，由分公司财务管理部在审核该项借款时具体确定。5.9.2 所有借款须由经手人填写借款审批单，注明借款用途、借款金额、预计还款时间等，报分公司财务管理部审核；借款金额的审批权限按费用报销的审批权限执行。5.9.3 采购物资、出差、交际应酬等临时借款需在借款后三十个工作日内还清借款。为了更好的管理个人借款，财务管理部要将所有职员的借款单统一入财务账，当借款人在借款入账后归还结清借款的，财务管理部应开出收据，注明还款事项，借据不再退还个人。5.9.4 当借款所需要的工作任务完成后，借款者要以报销形式归还借款时，应按规定填写付款申请单，并在申请单的借款金额处填写借款金额，报销与借款的差额多退少补。严禁将一张借款单对应多张付款申请单进行报销。5.9.5 对超过应归还借款期限五个工作日仍未归还结清的借款者，分公司财务管理部门有权在借款者工资中扣还。5.9.6 分公司所有借款应本着前款不清、后款不借的原则严格遵守。5.10 支票使用规定5.10.1 因分公司工作业务需要，事先领借支票的，须按照规定的审批权限填写领用支票申请单，经过批准后，方能到分公司财务管理部领取支票。5.10.2 如需领用金额在5000 元以上支票的，经办单位或经办人须提前一天通知分公司财务管理部门作好准备，否则所造成对工作之影响，经办单位或经办人必须承担相应的责任。特殊情况下，分公司财务管理部也应本着为顾客服务之心态，认真积极采取措施，以满足用款单位或用款个人之需要。5.10.3 支票领借后的报销手续按照本制度相关规定进行报销。但必须在付款申请单的付款方式中注明已付款项的支票号码。6 说明6.1 分公司财务管理制度是一项既非常实际又非常灵活的制度，我们注意到任何企业的财务管理制度都未必尽善尽美。我们惟有建立一个公开透明的管理体系，我们惟有依赖分公司全体职员的真诚和信誉，依赖分公司全体职员对不合理费用支出的一贯抵制，公司才能获得长期的发展。6.2 分公司财务管理部有权对违反以上制度规定的单位或个人提出通报批评，给予分公司人事管理部门对相关情节严重的部门或个人的处理意见，财务管理部有责任、有权利及时将违反分公司费用报销的行为上报分公司相关领导进行处理。6.3 本制度由分公司财务管理部负责解释和修订。6操作表格CW-CQ02-02-F1 付款申请单借款单分公司办公费用明细表分公司发票使用明细表分公司交通费用明细表分公司收支差异分析说明表分公司收支汇总表分公司收支计划预算表分公司现金盘点表分公司现金日记账分公司应付款明细表分公司应收款明细表分公司支出账户银行日记账