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单位常用公文写作培训班讲稿(提纲) 公文写作讲课提纲工作 1.公文的涵义。 2.写作目的。 3.文职人员的基本素质。 4.公文写作的基本要求。 主题。称呼。 正文。 字体符号 落款日期 校对拟制人 审核人批准人 用印印数 登记抄报 抄送分发 签收受控 5.文字排版 公文作要点 一、法定公文和其作用 1、法定公文的涵义 公文是法定的机关按照特定的体式，经过一定处理程序制成，用以表达自己的法定意愿和办理各种公务时使用的书面文字材料。 2、法定公文的作用 法规正策令作用领导指导作用联系协调作用 宣传教育作用凭证依据作用 二、法定公文的作用 1.开头和结尾 开头。虽然形式不拘一格，但都是开门见山、单刀直入地道出行文的主要内容，为其定好调、划好框、铺好底，避免含蓄委婉、兜圈子、戴帽子。这是公文开头的突出特点。它大体有以下几种形式： 根据式，开头简约交代行文的依据，以示公文的法定权威和约束力，一般常用“根据”、“遵照”、“按照”等介词标引。 目的式。开头直接用“为”、“为了”等介词标引，以表明行文的目的、意图、决心和态度。 引用式。开头引用有关法规法令、上级指示精神、下级来文作为行文的依据，如请示、报告、批复、指示、复涵等。 原因式。开头用“由于”、“鉴于”等介词，扼要交代公文制发的原因，以表明制发公文的合理性及必然性。 日期式。开头用“最近”、“近来”或者具体的年月日，以点明某事发生的时间。 背景式。开头直接交代某事发生的时代背景以和必要性、重要性，作为撰写公文的缘由。 结论式。把对某事调查的结论写在公文的开头，点明主旨。结尾。是一篇公文的有机组成部分，也是一篇公文思路发展的必然结果。公文的结尾方式一般有以下几种： 总结式。对全文主旨作进一步概括和归纳，给读者一个总的印象，如报告、意见等。 强调式。对全文主旨的意义、目的和要求进行再肯定，以引起重视，利于贯彻执行，如规定、条例等。 号召式。号召读者为完成某个时期的工作任务而奋斗，如决定、决议等。 启发式。言尽而意未尽，留有余味，引其思索，给读者以鼓舞或警戒，促其行动，如通报、决定等。 指令式。明确提出如何贯彻主旨的意见和方法，要求下级机头必须遵照执行，如命令、决议、指示、通告等。 习惯式。有些公文常用固定的习惯语作结，如通知用“特此通知”，请示用“当否，请指示”、“以上意见如无不妥，请批转有关单位执行”，报告用“以上报告，请审阅”，“特此函告”，“请即复涵”等。既突出了公文文种的个性，又显得干净、简洁。 2.层次和段落 3.过渡和照应 安排公文结构，在处理层次和段落的同时，还要注意层次及层次、段落及段落之间的衔接，让思路自然的转换，做到文气贯通。 过渡有种种情况： 过渡段。按照公文内容以时间为序或以空间为序安排过渡，也可以按照公文内容的逻辑关系组织安排过渡。 过渡句。根据不同的文种，上下文之间使用承上启下的句子。如通知常用“现将有关事项通知如下”，批复常用“现就有关问题批复如下”，会议纪要常用“会议经研究，议定了以下主要事项”等。 过渡词语。常用“但是”、“因此”、“所以”、“综上所述”、“如前所述”、“由此可知”、“总而言之”等词语，把上下文之间特定的内容连贯起来，使结构更加严谨。 照应也有种种方式： 标题和正文内容相照应。公文标题中的事由通常定下了公文的主旨，因而正文的内容及标题必须做到文题相符、题呼文应。这是公文常用的一种照应方式。 内容前伏后垫相照应。文中为照应下文而预先埋伏下文字，使全文段落紧凑，上下贯通。这种行文中的呼应，一般用于篇幅较长的公文，如决议、决定、意见等。 开头和结尾相照应。开头说开去，结尾收回来，不仅使公文的结构有头有尾，首尾圆合，而且有助于主旨的表述，增强公文的效果。 三、法定公文的处理程序 法定公文的处理程序是指公务文书在机关内部运行处理的科学而完整的一系列工作程序，它包括发文办理和收文办理程序。 1、发文办理 发文办理是指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。 草拟：又称起草、撰稿，指的是形成一份正式文件之前的文字工作。它既是一项政策性、思想性、业务性都很强的工作，又是一项非常细致的文字工作。 审核：指文稿拟好之后，在送交领导人最后审阅签发之前，对文件内容、文字、格式等所作的全面检查修正工作。 签发：指发文机关领导人对文稿核签发，使之成为最后定稿并批准发出的一项决定性工作。 复核：是对定稿的文件进行再次审查核定。由于此件涉和的问题比较重要，为慎重起见，部门负责人签发后，再经上一级部门有关领导再次审阅核准。 缮印：就是缮写印制，缮印必须遵守时限要求，保质保量，没有错漏，做到字迹工整，印制清晰，页面美观大方，符合标印格式，用纸规范，装订整齐牢固。 用印：就是在文件上加盖机关印章。机关印章就是机关职权的一种凭证和标志，公文只有盖了机关印章方才生效，否则别人就不予受理。因此，发出的公文都要根据机关领导人的签发，按应发的份数，一一盖印。没有领导签发的不盖。 登记：公文用印后，须由收发人员作发文登记，即对公文发往的单位、份数、时间等进行登记，以便查对和统计。 分发：是文件登记后，按其性质、密级和办理要求，可按主办、后协办、先正职、后副职的次序，分别送发有关领导和部门办理。分发一定要落实到人头，时限性强的文件要和时分发，发免延误。密级较高的文件，要尽量缩小知密范围。 2、收文办理 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承催办等程序。 签收：指文书办理部门或大机关的各业务部门对外来文件的收进管理。签收工作虽然事务很强，但它是公文办理工作的咽喉，文件的吞吐港口，责任相当重大。 登记：指签收后，由收发人员登记。它的作用在于作为记录核对、交接文件的凭据，防止文件丢失，控制动转。登记的主要内容包括：收文编号和日期，文件特征，办理情况这三部分。 审核：指下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审阅核定。审核的重点是：是否应由本机关办理；涉和其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。 拟办：指对收文如何处理所提出的初步意见，供领导人决断时参考，属于一种简易的请示或建议。 批办：指机关领导人、负责人对呈送的公文或拟办意见提出的指示性意见，并签批在“收文办理单”或“文件传阅单”上。它是机关或部门领导人行使自己职权的一种体现。批办意见应有针对性，准确、和时，简明扼要。 承办：指接收办文的部门根据领导的批示意见去处理问题，答复来文单位。 催办：指需要回复的文件。催办是手段，目的在于加快办事的速度，防止拖拉疲惫，互相推诿，漏办，误时误事。 总之，公文只有经过办理，才能保证公文的质量，加快公文的运转速度，发挥公文的效能，否则会直接影响公文的质量及效果，甚至影响有关领导的决策。 法定公文的种类 一、决议 1、决议的涵义 决议得经过会议讨论通过并要求贯彻执行重要决策事项时使用的公文。 2、决议的特点 程序性。决议必须提交会议讨论，按法定人数多数表决通过方能生效。 长期性。决议一经通过，要求贯彻执行，特别是决策性、指导性很强的决议，通常具有长期深远的意义。 叙议性。叙述事实，以事实作为决议的依据；议就是议论，讲道理。尤其是对一些有争议性的历史问题、原则问题、评价问题等，大多采用这种表达方式，以增强决议的逻辑性和说服力。 二、决定 1、决定的涵义 决定是对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位和人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项时使用的公文。 2、决定的特点 确定性。凡决定的重要事项或者重大行动是非常明确而且肯定的，实践证明，正确的决定是不能改变和撤销的。 单一性。决定的内容往往是涉和某方面的重要事项或者重大行动，多属本机关、本系统的事情，比较单地集中。 约束性。上级机关只要对重大事项或者重大行动做出了决定，下级机关必须贯彻执行，有较强的指令性。 三、指示 1、指示的涵义 指示是用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求时使用的公文。 2、指示的特点 指示性。指示性主要体现于：一是“布置工作”，指对下级机关布置重要工和。这个重要工作，就成为下级机关完成某项具体工作任务，解决某项具体问题的基本依据；二是“提出开展工作的原则和要求”，指上级机关在布置工作时，还要向下级机关交代及此有关的原则、步骤、方法、注意事项等，给予针对性、具体性的指示。 理论性。为使下级机关和时执行上级机关的指示，指示一般有恰当的理论分析，诸如为什么布置这个工作，完成这个工作的主观、客观因素是什么，政策界限有哪些，如何去完成等，使下级机关真正领会上级机关的意图。 灵活性。指示及命令比较，二者都强制性的约束力。命令一旦发布，必须无条件贯彻执行；指示虽然有较强的原则性，但是有较宽的回旋余地，下级机关可以灵活处理，把上级机关的指示和本部门的实际结合起来，提出贯彻执行这些指示的具体意见和看法，并组织实施，而不是照抄照搬，搞一刀切。 四、意见 1、意见的涵义 意见是用于对重要问题提出见解和处理办法时使用的公文。 2、意见的特点 灵活性。初批转、转发的意见或者上级机关直接下达的意见，虽然要执行，但它本身要求结合本部门的实际状况。如果及本部门实际状况不符合，可请求上级机关变通执行。 适用范围广。从行文方向看，意见可作为上行文，具有建议性，也可作为下行文，具有指导性。 五、通知 1、通知的涵义 通知用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员时使用的公文。 2、通知的特点 应用广。通知是公务活动中就应用最广泛的公文。例如，传达上极机关的指示，要求下级机关办理和需要周知的事项，批转下级机关的公文或者转发上级机关、同级机关或者不相隶属机关的公文等都可以通知。 频率高。各种公文都有自己的适用范围，但是通知的使用频率最高。一是制文机关本身每年收到的通知就超过其它文种；二是通知兼有宣布命令、代行指示、通报情况、发布规章、批转文件等多种功能。 六、通报 1、通报的涵义 通报是用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况时使用的公文。 2、通报的特点 导向性。无论表彰、批评、传达等内容的通报，都是为了指导工作，起到正确的导向作用，使任何单位和个人明确应当怎样做，不应该怎样做。 典型性。通报的个人或者事，必须是经过选择的，有典型意义的。其人有代表性，其事能反映事物的本质。 公开性。通报一般要和时及人民群众直接见面，向人民群众宣读；及单位直接沟通住处，上情下达，真正使通报起到应有的作用。 七、公报 1、公报的涵义 公报是用于公开发布重要决定或者重大事件时使用的公文。 2、公报的特点 政治性。公报的内容大多涉和到政治上的重大事件或者重要决定事项，如重要会议的决定、国家统一问题、悬而未决的两国边界问题、外交关系正常化问题等。 新闻性。公报的时间性很强，一般说公报事实的发生及新闻报道之间的时间差很短，以便和时向国内外传播社会上新近发生的重大事件。 八、报告 1、报告的涵义 报告是用于向上级汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问时使用的公文。 2、同请示比较，报告的特点 行文的时间比较灵活。报告可在事前行文，也可以事情进行中行文或者事情进行完行文，而请示必须在事前行文，切不可先斩后奏，这是个原则问题。 内容含量比较大。专题报告的内容可以报告某一方面的情况，综合报告的内容可以报告某机关一段时期内各方面的情况，而请示必须坚持一事一请示。 一般不要批复。报告重在汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问，更多的是让上级机关知晓，故上级机关不一定批复，而请示重在向上级机关请求指示、批准、故上级机关必须明确批复。 九、请示 1、请示的涵义 请示用于向上级机关请求指示，批准时使用的公文。 2、请示的特点 请求性。任何请示都要明确请求上级机关对于某一事项或问题给予指示、批准。 超前性。请示必须在下级机关形成一事情之前呈送上级机关切不可先斩后奏。 反馈性。这是写请示的目的，上级机关必须和时的、有针对的对下级机关的请示给以批复。 十、批复 1、批复的涵义 批复是用于答复下级机关请示事项时使用的公文。 2、批复的特点 针对性。批复是根据下级机关的请示而批，请求而复。没有请示就没有批复。请示是一事一请示，批复也是一请一批复，有的放矢，针对性相当强。 指导性。批复的要对请示的问题给予解答或者提问处理意见，所以能起到指导下级机关工作，帮助其解决问题的作用。 明确性。批复的意见十分鲜明，同意、不同意、基本同意、不完全同意等要明确表态，理由充分，直截了当，语言周密，无歧义，切不可推诿责任，模棱两可，暧昧不清。 十一、函 1、函的涵义 函是用二不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项时使用的公文。 2、函的特点 行文多向。函的行文方向不受限制，既不适用不相隶属机关之间的行文，又适用于平行机关之间、上下级机关之间的行文。 简便灵活。函不受公文规定的严格限制，程序不繁，单独编号，使用灵活自如。 十二、会议纪要 1、会议纪要的涵义 会议纪要是用于记载和传达会议情况和议定事项时使用的公文。 2、会议纪要的特点 纪实。纪实是保证会后贯彻执行的关键。会议纪要必须踏实地反映会议的主要精神，不得任意发挥、增减、篡改。纪要失实，会后很难贯彻。 纪要。纪要是撰写会议纪要的重要原则。纪要应根据会议的议题，摘其会议各种有价值的要点和会议的基本精神，进行高度概括而撰之，切不可面面俱到。 十二、命令 1、命令是用于依照有关法律公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位和人员时使用的公文。 2、权威性。命令虽然本身并不是法律、法规，但能依照有关法律规定发布行政法规和规章，确定其发布名称、施行日期和范围。 2、通告的特点 法规性。通告公布的事项，受文机关和有关个人应当遵守和遵照办理，具有一定的法律效力的行政约束力。 告知性。通告是向人民群众宣布或者公布使之了解，遵守和执行的事项。 广泛性。通告一般都可以通纸质、声像等载体传播信息，其周知面宽广，影响极大。 十四、条例 1、条例的涵义 条例是党的中央组织和国家权力机关制定或批准的法规性公文。 2、条例的特点 强制性。条例是依据党的方针、政策以和国家的法律、法令制定的，是其具体化，所以一经发布，有关机关和个人必须遵照执行。 长期有效性。条例发布后，有一个相对稳定时期，施行时间比较长。条例不得随意变更和修改。如需要实施一段时间后，再正式发布，一般要在标题后加上“试行”、“暂行”二字。 结构固定性。条例有固定的结构形式，分条列款或者分章列条，先后安排有序。 十五、规定 1、规定的涵义 规定是用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范时使用的公文。 2、规定的特点 约束性。规定是针对某项工作和事务制定的行为规范，因此涉和这些工作和事务范围的机关及个人都必须严格遵守和执行。 适应性。规定要不断适应社会的进步，群众人觉悟，经济的发展，技术的改进而不断修订，所以规定及条例相比，时间的稳定性相对短一些。 广泛性。规定应用的范围相当普遍，各部门各单位都有自己的规定。 十六、计划 1、计划的涵义 计划是为了实现某一管理目标，完成特定的任务，开展某项工作而预先做好安排和设计，并用书面形式表达出来的一种事务文书。 2、计划的特点 预想性可行性具体性业务性 十七、总结 1、总结的涵义 总结是对过去某一时期，一个阶段，各方面已完成的工作的回顾及分析研究，从而找出规律性的认识，用以指导今后的工作的事务文书。 2、总结的特点 概括性。总结，既要把上阶段所作的工作都写进去，但又不可能把每一项具体工作都记下来，这就需要概括性强。“高度概括”是总结的重要特点之一。 理论性。总结工作的成绩和失误，目的并非是成绩或失误本身，主要应归纳、分析其经验或教训，并上升到理论高度来认识，从中得出规律性的认识，以利于下阶段上工作能进展一步，故而总结的理论性极强。 客观性。总结必须尊重客观实际，实事求是。虚假的总结对今后工作将有害无益。因此，客观性是总结的根本特点。 十八、会议记录 1、会议记录的涵义 在会议进行过程中，把会议的基本情况和其会上的领导讲话、及会者的发言和会上研究的问题，做的决议等内容当场记录下来的书面材料叫会议记录。 2、会议记录的特点 尊重客观。作会议记录的人在记录会议情况和及会者发言时，必须客观而忠于原貌地记，不得把自己的观点和看法“强加”进去。这是会议记录的客观性。 突出重点。会议记录人不可能如录音机一样把会议情况和发言一字不漏地全记下来，也没有必要全记。因而必须剪栽。而剪裁的关键就是要围绕会议中心即，记录人要在记录中突出重点，紧紧围绕会议中心记录重点内容，实事求是地客观反映出会议的情况。 全面反映。会议记录在客观如实和重点突出的前提下，还应该全面反映会议情况。即，既要突出中心重要，又要摘要概括全貌。只有这样，会议记录能能更好地全面反映。 第 7 页