试谈Excel2003的使用37248.pptx

Page 1制作者：制作者：第第7讲讲 Excel2003 的使用的使用数据的管理与分析数据的管理与分析主讲主讲主讲主讲:田卫红田卫红田卫红田卫红Page 2制作者：制作者：教学目标：教学目标：n知识目标：知识目标：知识目标：知识目标：n n通过本节课的学习，使同学们能够学会运用通过本节课的学习，使同学们能够学会运用通过本节课的学习，使同学们能够学会运用通过本节课的学习，使同学们能够学会运用EXCELEXCELEXCELEXCEL中数据的排序和筛选功能。中数据的排序和筛选功能。中数据的排序和筛选功能。中数据的排序和筛选功能。n能力目标：能力目标：能力目标：能力目标：n n掌握数据排序掌握数据排序掌握数据排序掌握数据排序n n掌握分类汇总的方法掌握分类汇总的方法掌握分类汇总的方法掌握分类汇总的方法n n掌握数据筛选的方法掌握数据筛选的方法掌握数据筛选的方法掌握数据筛选的方法12Page 3制作者：制作者：教学重点：教学重点：n n数据的排序数据的排序数据的排序数据的排序n n分类汇总分类汇总分类汇总分类汇总n n数据筛选数据筛选数据筛选数据筛选12教学难点：教学难点：n n排序与分类汇总排序与分类汇总排序与分类汇总排序与分类汇总Page 4制作者：制作者：一、一、Excel表格的数据管理表格的数据管理n使用大量杂乱无章的数据常常会觉得不方便，使用大量杂乱无章的数据常常会觉得不方便，而经过处理的数据则容易使用。数据处理就是而经过处理的数据则容易使用。数据处理就是要将不易使用的数据整理成容易使用的数据。要将不易使用的数据整理成容易使用的数据。n数据管理的内容数据管理的内容1.数据排序数据排序2.数据的分类汇总数据的分类汇总3.数据筛选数据筛选Page 5制作者：制作者：在实际应用中，为了提高查找效率，需要重新整理数在实际应用中，为了提高查找效率，需要重新整理数在实际应用中，为了提高查找效率，需要重新整理数在实际应用中，为了提高查找效率，需要重新整理数据，对此最有效的方法就是对数据进行排序。据，对此最有效的方法就是对数据进行排序。据，对此最有效的方法就是对数据进行排序。据，对此最有效的方法就是对数据进行排序。定义定义定义定义根据某个特征值，将类似、相近的数据排在一块，根据某个特征值，将类似、相近的数据排在一块，根据某个特征值，将类似、相近的数据排在一块，根据某个特征值，将类似、相近的数据排在一块，故也称为故也称为故也称为故也称为“分类分类分类分类”排序分为升序和降序排序分为升序和降序排序分为升序和降序排序分为升序和降序升序：按字母顺序、数据由小到大、日期由前到后升序：按字母顺序、数据由小到大、日期由前到后升序：按字母顺序、数据由小到大、日期由前到后升序：按字母顺序、数据由小到大、日期由前到后排序。排序。排序。排序。降序：按反向字母表顺序、数据由大到小、日期由降序：按反向字母表顺序、数据由大到小、日期由降序：按反向字母表顺序、数据由大到小、日期由降序：按反向字母表顺序、数据由大到小、日期由后向前排序。后向前排序。后向前排序。后向前排序。如果排序的数据是中文，则排序是依据中文字的内如果排序的数据是中文，则排序是依据中文字的内如果排序的数据是中文，则排序是依据中文字的内如果排序的数据是中文，则排序是依据中文字的内码（拼音或笔画）来确定。码（拼音或笔画）来确定。码（拼音或笔画）来确定。码（拼音或笔画）来确定。二、数据的排序二、数据的排序Page 6制作者：制作者：n注意注意：n1）关键字为）关键字为“汉字汉字”时，按时，按“拼音拼音”的字母顺序或按的字母顺序或按“笔画笔画”的顺序进行排列的顺序进行排列n2）若对一个关键字排序，用常用工具栏上的升序）若对一个关键字排序，用常用工具栏上的升序或降序按钮或降序按钮n若对多个关键字排序，须用菜单命令。若对多个关键字排序，须用菜单命令。“数据数据”-“排序排序”n3）一般情况下，第一行数据作为标题行，是不参）一般情况下，第一行数据作为标题行，是不参与排序的，即与排序的，即“无标题行无标题行”。若第一行参与排序，则若第一行参与排序，则选选“有标题行有标题行”n4）对某列或某个区域的数据排序，当前活动单元）对某列或某个区域的数据排序，当前活动单元格应是格应是“所选区域所选区域”的任一单元格；如果活动单元格是的任一单元格；如果活动单元格是“选定排序区域选定排序区域”以外的单元格，则不进行排序以外的单元格，则不进行排序n若选中若选中“某列某列”数据，则只对此列数据排序，其他数据，则只对此列数据排序，其他列不发生变化列不发生变化Page 7制作者：制作者：操作步骤：操作步骤：n根据指定列的数据进行排序，其操作步骤如下：根据指定列的数据进行排序，其操作步骤如下：n1、选中希望排序的单元格区域、选中希望排序的单元格区域n2、单击、单击“数据数据”菜单中的菜单中的“排序排序”命令，弹出命令，弹出“排序排序”对话框，如图对话框，如图所示所示n在该对话框中选中在该对话框中选中“有标题行有标题行”单选按钮，在单选按钮，在“主要关键字主要关键字”下拉列下拉列表框中选择表框中选择“总分总分”选项，表示按总分进行排列。并选中其后的选项，表示按总分进行排列。并选中其后的“降序降序”单选按钮，表示按总分递减排序。单选按钮，表示按总分递减排序。n4、单击、单击“确定确定”按钮即可。按钮即可。Page 8制作者：制作者：动手操作动手操作1：数据的排序：数据的排序n n任务任务任务任务1 1 1 1：将将将将“成绩表成绩表”按按按按“总分总分总分总分”从高到低的顺序排列。从高到低的顺序排列。从高到低的顺序排列。从高到低的顺序排列。n n任务任务任务任务2 2 2 2：若总分相同，则按：若总分相同，则按：若总分相同，则按：若总分相同，则按“姓名姓名姓名姓名”笔画由少到多的顺序排列。笔画由少到多的顺序排列。笔画由少到多的顺序排列。笔画由少到多的顺序排列。n n任务任务任务任务3 3 3 3：观察排序结果。：观察排序结果。：观察排序结果。：观察排序结果。n n任务任务任务任务4 4 4 4：按行排序，并观察排序结果。：按行排序，并观察排序结果。：按行排序，并观察排序结果。：按行排序，并观察排序结果。提示提示提示提示：按某个字段排序时，不要选定该列，否则只对该列进：按某个字段排序时，不要选定该列，否则只对该列进：按某个字段排序时，不要选定该列，否则只对该列进：按某个字段排序时，不要选定该列，否则只对该列进行排序。行排序。行排序。行排序。Page 9制作者：制作者：练习：练习：例例1：工作表中的数据按：工作表中的数据按“姓名姓名”依据笔划降序排列。依据笔划降序排列。例例2：使用工具栏以：使用工具栏以“三季度三季度”数据为关键字按升序对电器数据为关键字按升序对电器销售表排序。销售表排序。例例3：使用菜单对：使用菜单对“小计小计”进行递增排序，小计值相同的数进行递增排序，小计值相同的数据以据以“一季度一季度”降序排序。降序排序。例例4：以：以“商品名商品名”为主要关键字，为主要关键字，“小计小计”为次要关键字，为次要关键字，按按“商品名商品名”升序升序“小计小计”降序排序。降序排序。例例5：按：按“银行银行”进行升序排列，相同的银行按进行升序排列，相同的银行按“金额金额”降序降序的顺序排列。的顺序排列。Page 10制作者：制作者：二、分类汇总二、分类汇总n n一般情况下，建立工作表是为了将其作为信息提供一般情况下，建立工作表是为了将其作为信息提供一般情况下，建立工作表是为了将其作为信息提供一般情况下，建立工作表是为了将其作为信息提供给他人。报表是用户最常用的形式，通过计算与汇给他人。报表是用户最常用的形式，通过计算与汇给他人。报表是用户最常用的形式，通过计算与汇给他人。报表是用户最常用的形式，通过计算与汇总的方式，可以得到清楚与有条理的报告。这就可总的方式，可以得到清楚与有条理的报告。这就可总的方式，可以得到清楚与有条理的报告。这就可总的方式，可以得到清楚与有条理的报告。这就可以借助以借助以借助以借助ExcelExcel提供的数据提供的数据提供的数据提供的数据“分类汇总分类汇总分类汇总分类汇总”功能，它提供功能，它提供功能，它提供功能，它提供了求和、均值、方差及最大和最小值等用于汇总的了求和、均值、方差及最大和最小值等用于汇总的了求和、均值、方差及最大和最小值等用于汇总的了求和、均值、方差及最大和最小值等用于汇总的函数。函数。函数。函数。Page 11制作者：制作者：提示提示：在进行分类汇总之前，必须先对：在进行分类汇总之前，必须先对“订货单位订货单位”字段进行字段进行排序排序。汇汇总总后后的的数数据据n n作用：便于按类查看相关信息。作用：便于按类查看相关信息。作用：便于按类查看相关信息。作用：便于按类查看相关信息。n n先按关键字对工作表进行排序先按关键字对工作表进行排序先按关键字对工作表进行排序先按关键字对工作表进行排序Page 12制作者：制作者：动手操作动手操作2：分类汇总的使用：分类汇总的使用n n任务任务任务任务1 1 1 1：将将将将“产品销售统计表产品销售统计表”按按按按“订货单位订货单位订货单位订货单位”进行排序。进行排序。进行排序。进行排序。n n任务任务任务任务2 2 2 2：将将将将“产品销售统计表产品销售统计表”按按按按“订货单位订货单位订货单位订货单位”进行分类汇总。进行分类汇总。进行分类汇总。进行分类汇总。方法：单击方法：单击方法：单击方法：单击“数据数据数据数据”菜单菜单菜单菜单单击单击单击单击“分类汇总命令分类汇总命令分类汇总命令分类汇总命令”Page 13制作者：制作者：动手操作动手操作2：分类汇总的使用：分类汇总的使用n n任务任务任务任务3 3 3 3：练习分级显示汇总数据。：练习分级显示汇总数据。：练习分级显示汇总数据。：练习分级显示汇总数据。n n任务任务任务任务4 4 4 4：练习删除分类汇总数据。：练习删除分类汇总数据。：练习删除分类汇总数据。：练习删除分类汇总数据。单击相应的符号，可单击相应的符号，可以显示指定的级别。以显示指定的级别。单击它，将隐单击它，将隐藏明细数据。藏明细数据。单击它，将显单击它，将显示明细数据。示明细数据。Page 14制作者：制作者：练习：练习：n例例1：在：在“销售表销售表”中，统计每位业务员的销售总额。中，统计每位业务员的销售总额。n例例2：计算每个部门的实发工资的平均值。：计算每个部门的实发工资的平均值。n例例3：按：按“银行银行”分类汇总所有记录的分类汇总所有记录的“金额金额”和和“本息本息”的的金额。金额。Page 15制作者：制作者：n删除汇总数据的方法有：删除汇总数据的方法有：删除汇总数据的方法有：删除汇总数据的方法有：n1）“编辑编辑”菜单菜单-“撤销分类汇总撤销分类汇总”n2）“数据数据”-=“分类汇总分类汇总”-“全部删除全部删除”按钮按钮Excel提供的数据提供的数据“分类汇总分类汇总”功能，包括了求和、均值、功能，包括了求和、均值、方差及最大和最小值等用于汇总的函数。方差及最大和最小值等用于汇总的函数。Page 16制作者：制作者：三、数据筛选三、数据筛选n n含义从工作表中筛选出满足条件的记录，不满足条含义从工作表中筛选出满足条件的记录，不满足条含义从工作表中筛选出满足条件的记录，不满足条含义从工作表中筛选出满足条件的记录，不满足条件的记录暂时隐藏。件的记录暂时隐藏。件的记录暂时隐藏。件的记录暂时隐藏。n n类型类型类型类型-自动筛选自动筛选自动筛选自动筛选n n适用于简单条件适用于简单条件适用于简单条件适用于简单条件n n对一列数据最多可以应用两个条件。对一列数据最多可以应用两个条件。对一列数据最多可以应用两个条件。对一列数据最多可以应用两个条件。Page 17制作者：制作者：筛选数据筛选数据Page 18制作者：制作者：自动筛选自动筛选n自动筛选是一种快速的筛选方法，用户可以通过它快速地访问大自动筛选是一种快速的筛选方法，用户可以通过它快速地访问大量数据，从中选出满足条件的记录并显示出来。量数据，从中选出满足条件的记录并显示出来。n其操作步骤如下：其操作步骤如下：n1、选中要进行筛选的单元格区域、选中要进行筛选的单元格区域n2、单击、单击“数据数据”菜单中的菜单中的“筛选筛选”命令，此时，选定区域的第一行命令，此时，选定区域的第一行字段名的右侧都将出现一个下拉按钮。字段名的右侧都将出现一个下拉按钮。n3、单击想查找的字段名右侧的下拉按钮，打开用于设于筛选条、单击想查找的字段名右侧的下拉按钮，打开用于设于筛选条件的下拉列表，如图件的下拉列表，如图Page 19制作者：制作者：图图4.37 4.37 自动筛选时出现的自动筛选时出现的“自动筛选箭头自动筛选箭头”Page 20制作者：制作者：图图4.38 “4.38 “自定义自自定义自动筛选方式动筛选方式”对话框对话框图图4.39 4.39 自动筛选后的自动筛选后的数据清单数据清单返回本节Page 21制作者：制作者：动手操作动手操作1：自动筛选的使用：自动筛选的使用n n任务任务任务任务1 1 1 1：在：在：在：在“成绩表成绩表”中设置中设置中设置中设置“自动筛选自动筛选自动筛选自动筛选”命令。命令。命令。命令。方法：将光标定位在数据清单中方法：将光标定位在数据清单中方法：将光标定位在数据清单中方法：将光标定位在数据清单中单击单击单击单击“数据数据数据数据”菜单菜单菜单菜单指向指向指向指向“筛选筛选筛选筛选”单击单击单击单击“自动筛选自动筛选自动筛选自动筛选”命令命令命令命令 n n任务任务任务任务2 2 2 2：观察设置了：观察设置了：观察设置了：观察设置了“自动筛选自动筛选自动筛选自动筛选”后的数据清单。后的数据清单。后的数据清单。后的数据清单。n n任务任务任务任务3 3 3 3：查看：查看：查看：查看“成绩成绩”中中中中前前前前5 5名名名名的成绩。的成绩。的成绩。的成绩。方法：单击方法：单击方法：单击方法：单击“自动筛选自动筛选自动筛选自动筛选”按钮按钮按钮按钮单击单击单击单击“前前前前10101010名名名名”提示：提示：(1)(1)自动筛选后的清单中，将隐藏不符合条件的记录。自动筛选后的清单中，将隐藏不符合条件的记录。(2)(2)在含有选定值的列中，自动筛选箭头为蓝色。在含有选定值的列中，自动筛选箭头为蓝色。Page 22制作者：制作者：动手操作动手操作1：自动筛选的使用：自动筛选的使用n n任务任务任务任务4 4 4 4：查看：查看：查看：查看“成绩表成绩表”中中中中总分在总分在总分在总分在320350320350之间、之间、之间、之间、网页制作网页制作网页制作网页制作9090分分分分以上的记录。以上的记录。以上的记录。以上的记录。再在“网页制作”字段中设置“筛选条件”。先在“总分”字段中设置“筛选条件”。任务任务5 5：取消对所有列的筛选。取消对所有列的筛选。方法方法:单击单击“数据数据”菜单菜单指向指向“筛选筛选”单击单击“全部全部显示显示”命令命令 任务任务6 6：撤消撤消“自动筛选自动筛选”。Page 23制作者：制作者：注意：注意：n1、在筛选结果中，满足条件的记录的行号和刚才使用过的下拉、在筛选结果中，满足条件的记录的行号和刚才使用过的下拉式按钮以蓝色显示。式按钮以蓝色显示。n2、若要恢复所有的记录，单击标题右边的下拉列表中的、若要恢复所有的记录，单击标题右边的下拉列表中的“全部全部”项。项。n3、再次执行【数据】、再次执行【数据】【筛选】【筛选】【自动筛选】命令，可取消【自动筛选】命令，可取消【自动筛选】状态。【自动筛选】状态。Page 24制作者：制作者：练习：练习：n、筛选、筛选“大学语文大学语文”成绩在成绩在80-90分内、分内、“大学物理大学物理”及格的同学记录及格的同学记录n、筛选出、筛选出“张氏张氏”的所有成绩的所有成绩n、筛选出、筛选出“张氏张氏”中总分大于中总分大于400分以上的同学分以上的同学n：对此表进行自动筛选，条件为：对此表进行自动筛选，条件为“系别为信息并且成系别为信息并且成绩大于绩大于70”n、筛选银行为工商银行或中国银行的存款记录。、筛选银行为工商银行或中国银行的存款记录。Page 25制作者：制作者：练习：练习：n、筛选出工商银行或中国银行，金额大于、筛选出工商银行或中国银行，金额大于1300元，元，期限是期限是1年或年或5年的记录。年的记录。n、对以上表格进行、对以上表格进行“自动筛选自动筛选”，并将，并将“高教高教”出版社出版社中销售数量大于等于中销售数量大于等于25本的记录显示出来。本的记录显示出来。n、利用、利用EXCEL的自动筛选，筛选出所有语文成绩大的自动筛选，筛选出所有语文成绩大于于80，数学成绩大于等于，数学成绩大于等于80的所有姓陈的学生的所有姓陈的学生n、按商品名称进行升序排列，并按商品名称对合计、按商品名称进行升序排列，并按商品名称对合计进行分类求和。进行分类求和。Page 26制作者：制作者：小结小结:n n实训项目：实训项目：实训项目：实训项目：动手操作动手操作动手操作动手操作1 1：数据的排序：数据的排序：数据的排序：数据的排序动手操作动手操作动手操作动手操作2 2：分类汇总：分类汇总：分类汇总：分类汇总动手操作动手操作动手操作动手操作3 3：自动筛选的使用自动筛选的使用自动筛选的使用自动筛选的使用后记：经过大量的例题的讲解及实践，大部分同学当时掌握的还不错，上机实训完成也较好，基本上达到了本堂课的教学效果。Page 27制作者：制作者：演讲完毕，谢谢观看！