工程公司制度汇编.pdf

1/10 工程公司管理制度汇编 一、档案管理制度 为了加强工程公司各类文件、报表等资料的收集、整理、归档，规范工 程公司的档案管理工作，特制定本制度：一、公司档案管理的基本原则：以公司办公室集中统一归档保管为主与各部门（项目部）分别收集、整理保管为辅相结合。二、公司档案管理网络：1、公司档案由办公室统一管理。办公室设档案管理员，负责公司各类资料的收缴、归档入库及档案的保管使用工作。2、项目部经理为工程档案管理工作的第一责任人，工程部负责审核工程资料。项目部设一名资料员负责本项目各类原始资料的收集、整理、立卷、上缴入库工作，所有竣工资料经工程部审核后，移交办公室。3、资料员、档案管理员如因岗位调动、离职或其他原因而缺额时，应及时补缺以保证管理网络的完整有效。三、档案管理的主要任务：1、准确、及时、齐全地收集、整理、立卷入库、鉴定、保管公司具有 保存价值的各种载体的各类资料；2、承担查阅、借阅档案资料的管理工作；3、进行档案的鉴定、统计工作；4、严格执行档案法按国家标准规范档案的管理工作，提高档案的质量和利用率。四、收集、立卷的档案资料种类和范围：1、上级部门发送的各类文件、通知、批复等资料；2、公司报送上级部门的各类文件、报告、计划、报表等资料；3、公司身份证明的各类证、照、证明、登记表、报表、批文等资料；4、具有保存价值的本公司内部文件、通知、登记表、员工名单等资料；5、各类工程项目资料：2/10（1）招、投标文件、公函、中标通知书、工程合同（协议）、合同附件、工程方案图纸、项目负责人名单、施工人员名单、分包合同书、施工许可证；（2）开工报告、进场通知书、施工图纸、施工方案、施工日记、各种联系单、工程签证单、隐蔽工程验收单、各种检测报告单，植物检疫证、材料合格证、特殊技工上岗证；（3）验收记录、竣工图、竣工报告、结（决）算文件、移交报告；（4）监理资料；（5）工程质量评定、项目当地主管部门业绩证明；（6）造价、各种信息杂志、批文、业务来源；各种图纸底片、施工现场软件；（7）公司各合作项目的合作协议及相关资料。6、其他应当归档的资料。五、档案资料的收集、整理、立卷、移交。1、工程项目资料由项目部资料员按照国家标准的规定收集、整理、立 卷，经工程部审核完毕并按顺序装订成册后，上交办公室。移交归档前的资料保管责任由项目部经理承担。2、其他资料由办公室档案管理员收集、整理、立卷并承担保管责任；3、档案资料应及时收集、整理，资料的收集、整理、立卷、归档保管应符合相关国家标准的规范性要求；4、工程竣工后，项目部应及时将工程资料交工程部审核并装订成册后，移交办公室。对竣工后 30 日内仍未移交档案资料的，由工程部负责人责成项目部经理限期移交。六、档案的移交和登记归档保管 1、移交的档案由办公室档案管理员接受。移交应办理移交手续，填制移交清单，由移交人和接收人在清单上签字，注明移交资料的名称和移交日期；2、档案管理员应将接受的资料分类编号、登记备案，归档保管，档案登记要做到记录全齐、准确、条目清楚、查找方便。归档后的资料由档案管理员承担保管责任，保管期限按国家规定执行。3/10 七、档案的查阅和借用 1、档案资料的查阅须经办公室主任同意，借用或复印档案资料须填制 借用或复印申请单，并经办公室主任签字批准；查阅、借用或复印 工程资料的还须工程部负责人同意或签字批准。2、借用或复印档案应办理登记手续。八、保密规定：档案资料是公司的商业机密，公司员工均有保密的义务。九、处罚规定：1、对未能按本制度规定将工程资料装订成册移交给办公室，在限期移交后仍逾期移交的项目部，自工程竣工后第 31 日起至移交工程档案资料日止，处以 50 元/日的经济处罚；2、收集的档案资料按谁保管、谁负责的原则，由保管人承担责任，如有短少、损缺，追究保管人责任，视情节轻重予以 500-2000 元的经济处罚；3、借用（或复印）的档案资料由借用（或复印）人承担责任，如有短少、损坏、追究借用（或复印）人的责任，视情轻重予以 5002000 元的经济处罚。十、附则：1、本制度由公司办公室负责解释。2、本制度由 xxxx 年 x 月 x 日起开始实行。4/10 二、合同管理制度 为加强工程合同的管理，维护公司的合法权益，特制定本制度。一、凡对外承接的工程项目必须依法签订工程合同。二、签订工程合同尽量使用规范的合同文本，做到条款完备，内容合法,手续规范齐全。三、工程项目承接人必须履行相关的审批手续，经公司授权后，在授权范围内作为公司的委托代理人签订工程合同。四、工程合同盖章应由办公室经各有关部门会签后方可办理。相关部门负责人可也授权本部门员工在会签单上签署意见，以利于提高会签效率。五、工程合同签订后，除项目部留存一份原件外，公司委托代理人应将剩余合同原件交公司办公室。六、项目经理应全面履行合同的约定，并及时将合同履行情况向集团总裁或副总裁汇报。七、在合同履行的过程中，如发现工程甲方有违约行为或我方难以继续履行合同时，项目经理应及时向集团总裁或副总裁汇报。八、合同因故需变更或提前解除时，项目经理应及时向集团总裁或副总裁汇报。经总裁或副总裁审批同意并授权后，项目经理可签订书面的变更或提前解除工程合同协议。变更或提前解除合同的协议签订后，项目经理将正本上交公司办公室。九、工程合同签订后，合同双方的来往信函、传真等含有文字、图纸5/10 以及其他各类信息载体的资料均是合同的重要组成部分，项目经理应负责收集齐全，妥善保管，待合同履行完毕或合同解除后，由项目部负责装订成册，并上交公司办公室。十、办公室档案管理员为合同档案管理负责人，在收到合同或变更、提前解除合同的协议文本后，应及时复印五份，合同、协议正本上交总裁办存档，复印件除一份办公室留存归档外，共余四份送总经理、技术负责人、财务部、合同经办人各一份，发送的原件、复印件由受送人签收。档案管理员在收到合同或变更、提前解除合同协议文本时，应及时记入合同台帐，并按年整理造册。档案管理员收到的合同、协议文本及合同附件作为档案资料存档，同时按杭州华信园林绿化工程有限公司档案管理制度的规定对合同档案承担保管责任。十一、凡有下列情况给公司造成信誉和经济损失的，视情节轻重对直接责任人除予以行政处分及经济处罚外，可责成其赔偿经济损失：因对合同甲方的主体资格、资信情况、信誉度等方面的情况缺乏了解，而盲目签约造成公司损失的；合同条款不完备，意思表达不清楚，使合同甲方借机违约或指责我方违约而造成公司损失的；未履行审批手续或超越委托代理权限，擅自签订工程合同而造成公司损失的；在签订、履行、变更、解除合同时，玩忽职守或内外勾结而给公司造成损失的；未及时完整移交或损坏、丢失工程合同、协议文本以及附件资料而给公司造成损失的。十二、附则 1、本制度由公司办公室负责解释；2、本制度自 xxxx 年 x 月 x 日起实施。6/10 三、公司专用印章管理制度 为有效地加强对公司专用印章的管理，提高防范意识，特制定本制度。1、本制度中的印章特指冠有“xx 园林绿化工程有限公司”后缀有“xxx”字样的各类专用印章。2、各类专用印章的刻制、借用、保管、销毁等事宜均由办公室办理，办公室应做好上述各环节的记录。3、刻制印章时，由办公室填制“刻章申请表”报总裁或副总裁签字同 意后，方可刻制。4、印章借用时，办公室印章保管员应认真填写印章借用登记表。印章 借用人在借用印章期间，应妥善保管好印章。印章不得丢失或超越使用范围，印章丢失或超越使用范围的，公司将酌情对其处以经济处罚；造成经济损失的，将处以一倍以上五倍以下的经济处罚。5、印章使用完毕后，借用人应及时将印章归还办公室，做封存保管。6、对确认无用的印章，办公室保管员应报请总裁或副总裁同意作销毁处理。销毁处理应有两位证明人签字证明（集团公章保管员和办公室人员）。7/10 四、工程项目经营责任制管理制度 （试行草案）为树立华信园林品牌，塑造良好的企业形象，利用公司现有的人才资源，激发专业人员的工作积极性和创造性，使公司在园林建设市场更具竞争力，公司从 2009 年起将转变职能，采用“抓大抓小”的原则，对原来的经营管理体制改革与完善，赋予项目经营者充分的经营自主权。让项目经营者有一个机制灵活、环境宽松、自主发挥的经营平台。同时为明确职责，促使其规范化操作，特制定本条例。第一章 总 则 第一条 公司主要抓管理费的收入及企业品牌、形象的维护。第二条 公司选择一批业务素质好、经营管理能力强、思想品德优良、有从业资格证书的业务骨干作为项目经营管理者。具体根据以往的工作业绩及无不良记录等方面进行选择。并根据业务的发展将吸收优秀人才充实项目经营管理者队伍。建立人才储备库。同时根据竞争激励机制，优胜劣汰。第三条 公司设立工程部作为对工程项目管理的职能部门，具体负责 对工程项目的监督与管理。对项目经营者作出综合评价，逐步建立起信誉评价体系。第二章 工程项目的获得 第四条 鼓励项目经营者广开门路，通过各自的渠道以合法途径获取 工程项目。第五条 公司获得的项目则根据项目经营者以往的表现进行分配，经营者承担项目获取的业务费。第六条 经营者自己获得的招标信息，如有意想投标的，则以书面形式向工程部提出申请，工程部对项目作出评估后，如同意投标，交预算部制作标书。制标、投标费用及投标保证金由经营者承担或自理。交费数额及程序按预算部的相关规定执行。第七条 公司获得的招标信息，提交项目经营者后，如经营者有意投标，也以书面形式向工程部提出申请，由工程部提交预算部制作标书，费用收取同第六条。8/10 第三章 管理费的收取及资金的拨付 第八条 在项目经营者获得项目，同建设方(甲方)签订施工合同后，首先必须同公司签订工程项目承包经营责任书，以明确项目经营者和公司的责任、权利和义务。第九条 以与建设方签订的施工合同为依据，项目经营者首先通过公司账户支付建设方在合同内规定的履约保证金。资金到账后，由公司财会出具收款凭证。待工程竣工验收结束，甲方将保证金退还公司后，在 5 个工作日内将该款退还给项目经营者。第十条 管理费的收取 公司按工程总造价的 4%收取管理费，随每次 工程进度款拨付时按该比例扣除。税金、地方规费等其他一切费用均由项目经营者承担。税金由公司代扣代付。第十一条 工程款的使用原则上实行专款专用。建设单位工程款汇入 公司账户后，按第十条规定扣除应扣部分（管理费、税金等）后，由公司财会部门 在一个工作日内汇入建设工程项目部所在的办事处，由办事处根据财会要求进行监控。无办事处的则由工程部监控拨付。无工程预付款的项目，由项目经营者自己解决垫资问题。第十二条 对涉及国计民生的款项，如民工工资等，必须及时发放，决不能拖欠。对大宗材料款也应及时支付。工程部对民工工资的发放和大宗材料款的支付情况进行监督。如发现恶意拖欠，则通知财会冻结工程进度款。第四章 工程苗木的采购 第十三条 由于总公司的种苗基地已具相当的规模且品种齐全。为了 消化总公司的部分苗木，工程苗木的采购必须优先选用总公司的苗木。但总公司的苗木价格不能高于市场价。苗木采购清单须报工程部审核。第十四条 总公司没有的苗木品种，可向花木银行要求提供信息，协 助采购。第十五条 对采购总公司苗木数量大，有突出贡献者，由工程部考核 确认后，报请总裁对其进行奖励。第五章 工程质量、进度控制及安全施工 第十六条 项目经营者是工程质量、进度控制及安全施工的第一责任 人。必须对工程质量、进度及安全进行全过程、全方位、系统性控制。9/10 第十七条 开工前，根据施工合同的要求及施工组织设计组建项目管 理班子。配备足够数量的专业人员，对有相关要求的专业技术人员，应当具有相应的执业资格证书。项目组成人员的基本档案资料须报工程部备案。第十八条 工程质量是企业的生命，直接关系到公司的品牌和形象。项目经营者必须要求施工人员严格按施工程序、有关质量标准、规范操作。第十九条 工程项目不得转包。主体工程必须自行完成。允许劳务分 包，转业分包。但必须确认分包人的承包资格。分包人的资格审查表须报工程部备案。第二十条 项目经理及其他专业人员的岗位到位时间不得少于施工合同约定时间。第二十一条 按施工合同的要求及施工组织设计编制施工进度计划，报建设方或监理批准后，及早落实人员、施工机械及进料渠道。确保工程按计划实施完成。第二十二条 项目经营者必须对工程项目的安全生产全面负责。严格遵守国家、浙江省颁发的有关建设工程安全生产的相关法律、法规的规定。配备安全生产专职管理员，落实安全生产专项资金，采取相应的安全生产措施，保证工程安全生产，承担工程安全生产责任。第六章 文明施工，公司品牌的宣传 第二十三条 施工过程中必须遵守有关环境保护的法律法规，遵守施工合同有关文明施工的条款，满足建设方的正当要求。尽量采取封闭式施工，避免污染工地周边及城市环境。项目经营责任人应落实专人抓文明施工。第二十四条 建立标准化项目部和标准化工地。在办公室内壁挂项目经理和各类专业人员的职责条文，办公室外张贴工程项目概况、施工总平面布置图等。在工地及门口悬挂相关安全生产、保证质量和工期的横幅标语等。使工地体现出华信园林二级企业施工企业的风采。第二十五条 极力宣传公司品牌。如在安全头盔、工作服、自备机械上喷写“华信园林”的字样。在施工场地分界线插上印有“xx 园林”的彩旗、彩布条，在工地门口搭设醒目易见得有关写有华信园林企业精神格言或其它标语口号的横幅等。第二十六条 在同建设方、监理方打交道时，要有理有节，尊重业主，尊重监理。正确处理好同建设方、监理方的关系。让业主留下良好的印象。10/10 第七章 工程档案资料的管理 第二十七条 项目经营者必须配备专人负责收集与编制工程档案资料。第二十八条 与建设方签订的合同文件、会议纪要、施工日记、工程变更单、设计变更单、甲方、乙方、监理方的工作联系单（或通知单）、工程款支付签证单等须报工程部存档。第八章 附 则 第三十条 项目经营者在经营过程中必须遵守国家和地方相关部门制 定的法律、法规和政策。施工过程中发生的一切纠纷均由项目经营者负责，与公司无涉。第三十一条 任何以公司名义对除委托实施的工程项目以外的单位或 个人发生关系，均须报公司同意，否则将追究相应责任。第三十二条 本条例由工程部负责制订与解释。第三十三条 本条例自颁布之日起施行。