合同管理办法模板.pdf
公司公司合同管理暂行办法合同管理暂行办法第一章总 则第一条第一条 为规范中债资信评估有限责任公司（下称“公司”)合同管理，完善公司内控制度,维护公司合法权益，根据国家有关法律、法规和规章，结合公司实际，制定本办法.第二条第二条 本办法所称合同是指公司与其他民事主体、机构或个人之间设立、变更、终止民事权利义务关系及经济利益关系的书面协议。第三条第三条 本办法所称合同管理是指公司对以自身为当事人的合同依法进行合同拟定、审批、签署、履行、变更、中止和解除等全过程管理的行为。第四条第四条 公司对外签订合同应适用本办法。第二章合同的拟定第五条第五条 合同的拟定应以维护公司合法权益为宗旨,贯彻平等原则和自愿原则，并应做到内容完整、操作性强、表述严谨准确。第六条第六条 对于公司经营管理中经常使用的合同，由法律合规部会同相关部门制订格式合同文本。有格式合同文本的，承办部门应当直接使用格式合同1文本。第七条第七条 承办部门在签订合同前,应对合同相对方的民事主体资格、市场信誉、产品质量等方面进行资格审查，以确保其具有独立完整的合同履约能力和民事责任承担能力。第八条第八条 承办部门应指定专人起草合同,对于重大合同或法律关系复杂的特殊合同，应当协调法律合规部或其他相关部门参与合同谈判和合同起草，必要时可聘请外部专家参与相关工作。第九条第九条 承办部门在合同起草完毕准备报审前应就下列事项进行复核：（一）合同主体与其营业执照或者机构代码证等主体资格证明(如需）相一致；(二)合同主要条款明确具体，文字表达清楚准确；（三)合同不应留有空白，凡不需填写的空格应划线；（四）合同文本中的选择性条款应明确选择；（五）主、从合同及其附件编号连续衔接；（六）如存在外文文本的，应核对中外文文义的一致性；(七）其他应予复核的事项。第三章合同的审批第十条第十条 公司建立合同会签制度,合同应按规定流程报公司领导审查批准后，方能正式签订。2第十一条第十一条 承办部门在合同报审时应当提供以下材料:（一)拟签署的合同文本及其附件；（二）对合同相对方及合同条款的书面说明,如为重大合同，应附项目说明；（三）拟签署合同的法律风险及书面说明和法律依据（如有)；（四)合同相对方的法人资质证明或特种行业经营许可证的复印件（如需)；（五）有权机构的审批意见（如需）及其他需提供的文件、资料。第十二条第十二条 会签流程：(一）承办部门起草签报或填写合同审核表(见附件1），由部门负责人签署意见后连同合同文本及相关材料一起送公司其他相关部门会签；(二）会签部门应根据本部门职责签署意见,有不同意见的应及时向承办部门反馈并达成一致意见,如不能达成一致意见应另行制作附件,写明对具体合同条款的不同意见及原因;（三）合同文本经相关部门会签后送法律合规部进行合规审核；（四）合同文本经法律合规部审核通过，报承办部门分管领导及其他分管领导（如有必要）签批;（五)超出承办部门分管领导权限的合同文本需报公司3总裁签批，其中重大合同还需报董事长签批。第十三条第十三条 合同审核重点为以下四个方面：（一）经济性：合同应符合本公司经济利益；（二）可行性：合同相对方应具备独立完整的签约资格和履约能力；(三）合法性:合同的主体、内容和形式合法;合同订立程序合规；（四)严密性：合同条款完整齐备，合同约定权利、义务平等明确,附加条件适当合法，文字表述严谨准确.第十四条第十四条 会签部门应当在 2-3 个工作日内对合同进行会签,并出具明确的会签意见。承办部门应根据会签部门的意见对合同作出相应修改；如有异议，应及时与会签部门沟通解决。第十五条第十五条 合同审核签批后，合同条款不得擅自修改.如确需进行修改,应重新按审核流程报批。第四章合同的签署第十六条第十六条 公司签订合同应当采用书面形式.书面形式是指合同书、协议书、信件等可以有形地表现所载内容的形式。第十七条第十七条 合同审批后，合同签署由综合部统一办理。合同只能以公司名义对外签署，由公司法定代表人或被授权人签章后加盖公司印章生效。如合同由被授权人签4章，应附公司法定代表人向被授权人签发的 授权委托书。正式合同文本应加盖骑缝章。第十八条第十八条 被授权人应严格遵守以下规定:（一)被授权人不得超越权限或者在授权被终止后以授权人名义订立合同；（二)被授权人不得以个人名义与对方签订与公司相关的合同，或接受合同双方的委托；(三）被授权人不得再行转授权他人，也不得出借授权书.在紧急情况下，为保护公司的利益而转托他人代行权利的除外。第十九条第十九条 合同签订时，承办部门应负责核实合同相对方签章及其权限，确保其签章的真实、有效。第二十条第二十条 合同签订后，法律合规部应办理以下事项：（一）对于依法经登记或者批准方可生效的合同，依法办理登记或者批准手续；(二)根据需要办理公证机关公证等手续.第五章合同的履行第二十一条第二十一条 合同签订后，承办部门应严格履行合同,对合同履行情况实施有效监控，强化对合同履行情况的检查、分析和验收,确保合同全面有效履行。第二十二条第二十二条 合同规定应当由公司先履行义务但在有充分证据证明合同相对方出现下列异常情况之一的,应暂5停履行义务，承办部门应及时报告公司分管领导并通知相关部门,一经查证属实，公司将中止履行合同：(一）合同相对方经营状况严重恶化，存在不能继续履行合同义务可能的;（二）合同相对方存在恶意转移财产、抽逃资金等情形的；（三)合同相对方丧失商业信誉的；（四）合同相对方有部分丧失或全部丧失合同履行能力的其他情形。第二十三条第二十三条 公司财务部门应根据合同约定办理合同结算业务。财务部门对损害公司利益的情形应拒绝付款，并及时向公司分管领导报告,具体情形包括但不限于：（一)合同相对方未按合同条款履约的;（二)合同标的验收不合格的;(三)其他不宜履约付款的情形。第二十四条第二十四条 合同履行完毕的标准应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清、工程竣工结算并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准.第六章合同的变更、解除和纠纷管理第二十五条第二十五条 合同履行过程中，对合同相对方提出变更、解除合同的，应从维护本公司合法权益出发，从严控制。6第二十六条第二十六条 合同履行过程中，承办部门发现有以下情形的，应及时向公司分管领导报告，并经合同双方协商一致,办理合同变更或解除事宜:（一）有显失公平、条款有误或对方有欺诈行为等情形的；(二)因政策调整、市场变化等客观因素，已经或可能导致企业利益受损等情形的.第二十七条第二十七条 合同变更或解除前，原合同有效，但特殊情形经双方一致同意的例外。第二十八条第二十八条 合同变更或解除的程序与合同签订程序相同.第二十九条第二十九条 对依法经登记或批准方可生效的合同，在达成变更、解除协议前，应报原机关登记或批准；经公证机关公证的合同，在达成变更、解除协议后,应报公证机关重新公证。第三十条第三十条 公司应加强合同纠纷管理.在合同履行过程中发生纠纷的，应依据国家相关法律法规和合同约定办理.合同纠纷经协商一致的，应签订书面补充协议;经协商无法解决的，应根据合同的约定进行仲裁或诉讼。第三十一条第三十一条 公司内部授权处理合同纠纷的，应当签署授权委托书。纠纷处理过程中，未经授权批准,相关经办人员不得向对方当事人作出实质性答复或承诺。第七章合同的保管7第三十二条第三十二条 公司签署的合同一般应留存正本、副本各一份。合同正本由综合部存档，合同副本由法律合规部备案，承办部门可留存复印件备查.第三十三条第三十三条 综合部应配专人负责合同的登记、统计、分类和归档管理。综合部应建立合同文本统一分类和连续编号制度，明确合同流转、借阅和归还的程序，按照公司档案管理规定指定专人妥善保管合同正本及相关文件,并对合同保管情况实施定期和不定期的自查，书面记录自查结果。第八章附 则第三十四条第三十四条 参与合同起草及审核的相关人员应加强合同信息安全保密工作，未经批准，任何人不得以任何形式泄露公司合同涉及的商业秘密和技术秘密。第三十五条第三十五条 相关人员因未按本办法办理合同事宜并给公司造成损失的,公司依法追究其相关责任。第三十六条第三十六条 本办法由法律合规部负责解释。第三十七条第三十七条 本办法自发布之日起施行。8附件一：合同审核表合同编号：密级：普通秘密机密紧急：普通急特急承办部门合同名称合同金额合同相对方承办部门负责人意见经办人及电话部门负责人签字部门负责人签字部门负责人签字部门负责人签字部门负责人签字会签部门意见法律合规部意见承办部门分管领导意见其他分管领导意见（如需)总裁意见(如需)董事长意见（如需）9附件二：授权委托书本授权书声明：公司法定代表人冯光华授权为我公司签署，我承认被授权人全权代表我所签署的本合同文件的内容。公司法人章(盖章）：法定代表人（盖章）：被授权人（签字）：有效日期：年月日年月日公司公司公章、印鉴使用管理办法公章、印鉴使用管理办法第一条第一条 为加强公司公章、印鉴管理,完善内部管理及控制机制，制定本办法。第二条第二条 本办法所称公章包括公司公章、董事会、监事会、专业委员会、党、团、工会及部门公章等；本办法所称印鉴包括法人名章、公司财务专用章、工会财务专用章。第三条第三条 综合部为公司公章、印鉴管理部门，负责公章、印鉴的刻制、登记及使用管理。第四条第四条 公章印鉴的刻制（一）相关部门（组织)根据需要提出刻章申请，经有权人批准后由综合部统一办理刻章手续。（二)公章、印鉴需到公安机关指定的刻字厂或刻字店刻制，公章、印鉴形体与规格按国家有关规定执行.第五条第五条 公章、印鉴的保管（一）各类公章、印鉴分别由相关部门安排专人妥善保管，其中法人名章、公司财务专用章必须双人保管.综合部负责记录、更新公章、印鉴信息，包括公章、印鉴类型、保管部门、保管人等。公章、印鉴类型公章、印鉴类型公司公章、董事会公章、党、团、工会章法人名章、公司财务专用章、工会财务专用章监事会公章信用评审委员会公章部门公章10保管部门保管部门综合部监事会办公室信评委秘书相关部门(二）公章、印鉴不可私自委托他人代管。保管人因事离岗时,需填写公章、印鉴托管单(附件 1），由部门负责人指定人员暂时代管。公章、印鉴保管人员如工作变动，应及时上缴公章、印鉴,不得私自转交他人。公章、印鉴的收缴和移交手续由综合部派员见证.第六条第六条 公章、印鉴的使用（一）使用公章、印鉴必须登记，填写用印审批单（附件2）,经有权人批准后方可用印。已经有权人签批的文件、合同、单据除外.公章、印鉴类型公章、印鉴类型有权签批人有权签批人公司公章公司领导董事会公章董事长监事会公章监事会主席信用评审委员会公章信用评审委员会主任、副主任党、团、工会章、工会财务专用章 党、团、工会工作主管领导财务负责人法人用于财务单据名章用于其他合同文件公司领导公司财务专用章财务负责人部门公章部门负责人（二)公章、印鉴不得带出公司使用，确因特殊情况需携章外出的，应填写 借出公章、印鉴申请单（附件3），注明事由、使用期限及临时保管责任人，并经有权人批准后方可执行。携章外出应双人同行且于当天归还印章.（三)严禁在空白纸张、空白介绍信、空白票据或其他空白文本上加盖公章、印鉴。第七条第七条 公章、印鉴的废止(一）自然废止：出现公司名称变动、公章、印鉴损坏等情况，公章、印鉴需废止。（二）声明废止：公章、印鉴如被窃或遗失,保管人员应及时向部门负责人及公司领导报告,情形严重的还需向公安部门报案，请求立案侦查，同时声明被窃或遗失的公章、印鉴作废。（三）公章、印鉴的废止需经有权人批准后，由综合部负责销毁工作。第八条第八条 私盖公章、印鉴或利用公章、印鉴舞弊者，将按照公司人力资源管理办法予以严肃处理；触犯刑律的，依法移送司法机关追究有关刑事责任。第九条第九条 电子公章、印鉴的使用与管理参照本办法执行.第十条第十条 本办法由综合部负责解释。第十一条第十一条 本办法自发布之日起施行.11附件一：公章、印鉴托管单部门保管人托管时间托管原因部门负责人备注托管人实际归还时间12附件二：用印审批单用印部门时间公司公章董事会公章监事会公章用印类型信用评审委员会公章(根据实际需要即时党、团、工会章调整）法人名章公司财务专用章工会财务专用章综合部部门章文件名称用印数量主送单位其他事项经办人部门负责人签字审批意见印章管理员13附件三：借出公章、印鉴申请单借印部门预计归还时间使用地点（单位）借出原因临时保管责任人部门负责人审批意见备注借出时间实际归还时间14
