公司人事档案保密制度.pdf

公司人事档案保密制度公司人事档案保密制度档案保密工作是人事档案的重要内容,事关企业与职工平安,作为人事档案管理人员,必须强化人事档案平安意识,加强人事档案保密管理.以下是的公司人事档案保密。第一条 为加强和标准档案管理，依据中华人民共和国档案法和企业职工档案管理工作规定及干部档案工作条例，制定本细那么。第二条 中层以上管理人员档案由党委办公室负责管理，派专人负责;其余员工的档案均由资源部档案管理员负责管理。档案管理人员不能保管本人的档案。党委办公室和人力资源部的档案管理人员的档案实行穿插管理。第三条 员工失踪或死亡后满三年，其档案应当地劳动行政部门保存。对国家和企业有特殊奉献的英雄、模范人物死亡以后，其档案由公司档案室按规定向有关档案馆移交。第四条 人事档案管理员的职责(一)、保管员工档案;(二)、及时索要、收集、鉴别和员工档案材料;(三)、办理员工档案的查阅、借阅、和转递手续;(四)、登记员工工作、工资、奖惩情况;五)、为领导和有关部门提供员工的情况;(六)、做好员工档案的平安、保密、保护工作;(七)、定期向档案室等部门移交档案;(八)、办理其它有关事项。第五条 人事档案的内容及分类归档(一)、本人历年填写的个人简历、履历、登记表;(二)、本人经历、家庭情况、社会关系、成长历史等自传材料;(三)、本人自我鉴定，组织鉴定材料;对员工的考察、评价材料;(四)、政治历史审查及甄别复查材料;(五)、员工参入党、团材料;(六)、奖励(包括科技和业务)及各种先进事迹材料;(七)、入伍、退伍、职、出 guo 等材料;(八)、处分、取消处分的材料;(九)、任免、工资、职称等材料;(十)、学历和评定的技能等材料;(十一)、其他有较大价值的可供参考的材料。第六条 人事档案材料的分类严格按干部档案工作条例、企业职工档案管理工作规定的规定办理。第七条 人事档案的收集、保管和销毁一、调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案，在其报到一个月内立档。对调入或新建立的档案都应造册登记。二、对员工进行考察、考核、奖惩等形成的材料要及时收集、立卷、保持档案的完整。三、立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。四、人事档案材料统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。五、按规定需要销毁档案材料时，必须经部门负责人、分管领导批准，并编制销毁清册。六、人事档案存放应配备档案库房、档案橱窗等设施。档案要做到防盗、防火、防蛀、防潮、防光、防尘、防污染。七、人事档案材料应分类，装订成册前方能入卷存档，不得直接入卷。每年要对档案进行一次、校对工作。八、档案应分类编号后存放，编号应与员工编号统一，防止重名重姓员工材料入档穿插，制检索目录，以便查找。第八条 人事档案的利用和传递一、外单位来公司查阅档案时，必须持盖有公章的单位介绍信，经分管领导批准后，方可查阅。二、本公司各部门因工作需要查阅员工档案时，应由部门出具证明，由人力资源部负责人批准前方可查阅。三、公司级领导、党委办公室、人力资源部可不经审批查阅员工档案。四、建立档案查阅登记制度，对查阅职工档案的情况做好记录。五、档案一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应提交报告，分管领导批准，严格履行登记手续。六、任何人不得查阅或借用本人及亲属(包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等)的档案。七、查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。八、员工被任免中层以上职务，应在任免职务后一个月内移交其档案。九、员工调动、，解除劳动或被开除、辞退等，已办理离公司手续者，应在一个月内将其档案移交新单位或户口所在地的街道办事处。十、转递档案应通过机要通讯或派专人送取，并履行登记手续，不准邮寄或交本人自带。十一、对转出的档案，必须按统一规定的“员工档案转递通知单”的工程登记，并密封包装，加盖公章和经办人印章。第九条 新接收档案，档案材料不全，可不予接收。接收档案后，应将根本档案资料录入计算机内。员工调出，档案材料转出时，应从计算机内注销员工根本档案情况。第十条 本细那么未尽事宜按企业职工档案管理工作规定和干部档案工作条例办理。第十一条 本管理细那么由公司人力资源部负责解释。一、为保证干部人事档案的平安，存放档案必须配置铁质档案柜，保管 500 卷以上档案的单位，必须实行专用档案库房、阅档室、档案管理人员办公室“三室公开”，有条件的争取做到“四室有别”。二、所有管档单位，都应到达防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温“六防要求”。三、档案库房和档案柜，由管理人员专门管理，管档人员因工作变动，应事先把工作移交好，办好交接手续前方能离开工作岗位。四、档案库房和阅档室内，严禁吸烟和放置易燃、易爆等阻碍档案平安的物品。五、保管的干部人员档案必须登记造册。六、工作人员离开库房时要关灯，锁好门窗，单独使用电闸应拉下电闸。七、干部人事档案是党的机密，无关人员未经允许不得进入库房。八、档案工作人员，不准向无关人员谈论有关干部人事档案的内容。九、严禁任何个人私自保存他人的档案和本人的档案。十、不准用索取或提供有关干部的全面或局部情况。十一、不准任何人携带档案及档案材料进入公共场所和娱乐场所。十二、档案工作中形成必销毁的材料不得乱扔，一律统一销毁。