采购与外包过程控制程序.pdf
采购与外包过程控制程序 0/9 文 件 修 订 履 历 版 次 修 订 内 容 及 原 因 修订页次 修订日期 A0 初版发行 1、目的 为建立采购与外包作业程序,规范供应商管理流程及要求，明确请购、订购、收货、验收等作采购与外包过程控制程序 1/9 业规定,确保所有采购物品的质量、交期、价格、数量、规格等皆能符合公司的要求，并对供应商进行监督管理。2、范围 适用于本公司生产物料、生产性耗材、设备与工具的采购管制，外包过程的控制，及生产加工所用物料的供应商开发、监督管理。3、定义 3.1 供应商分类原则 3.1.1 根据供应商所供物料的重要程度分为 A、B、C 三类。关键件供应商：A 类；指所供物料关系人身安全并直接影响产品主要性能的供方。重要件供应商：B 类；指所供物料直接影响产品主要性能的供方。其他件供应商：C 类；指所供物料不直接影响产品主要性能的供方。物料分类 物料名称 A 类 暂无 B 类 LED、主控、结构件、变压器、连接器、PCB C 类 除 A、B 类以外物料 3.1.2 根据供应商类别分为生产商、代理商/贸易商，经销商。3.1.3 根据风险评估结果，将供应商分为高风险、中风险、低风险供应商。3.1.4 根据年度评价结果，将供应商分为级优秀，级良好，级一般，级不及格。3.2 供应商评审小组成员：采购部、技术部、品质部，由品质主管任评审小组组长。4、权责 4.1 主责部门 采购部（以下简称“采购”）：依据采购申请单负责采购生产物料、生产性耗材、设备 工具。负责开发新供应商，进行供应商评估作业，并按要求执行采购活动、供应商考评。4.2 关联部门 供应部-PMC（以下简称“PMC”）：依物控所提供之物料需求计划，确认库存现况，提出BOM 材料之请购，并且负责管控物料供货商之进料排程。采购与外包过程控制程序 2/9 品质部：负责配合采购完成供应商导入及监督管理，参与合格供应商名录的建立和维护。技术部：负责供应商样品承认并参与供应商评估作业。供应商评审小组：负责供应商的资格评审。5、内容 5.1 选择合格供货商。5.1.1 新供应商导入（流程见：附件一）5.1.1.1 新增供应商应根据公司产能、品质、成本、制程等需求进行寻找及选择。5.1.1.2 所有单位均可以提出新增供应商需求，需求单位提出新增供应商需求申请表。5.1.1.3 采购部负责收集新供应商资料，发出调查表或组织进行供方现场调查。a)生产商（直接材料供应商、委托加工厂商）应填写供应商调查表，调查供方基本信息、人员状况、产品及设备、研发能力、质量及产品有关资质、售后服务制度、过程控制能力、检测能力等。b)代理商/贸易商填写代理商调查表，调查供方基本信息、人员状况、售后服务承诺等。在此基础上，必须提供有效期内的代理证明，贸易商原则上须提供二级代理证明，如无法提供，须签署质量保证承诺书。c)品质部可根据供应商供货类别，与采购及技术部共同决定是否需要进行现场评估，由采购与供应商协商安排现场评估时间。（无法在原厂购买且是知名品牌的可以接受代理，可不去现场评估）,由品质部及技术部协助采购完成对新供应商的现场评估，完成供应商现场评审报告 d)对于顾客要求控制的采购产品，在选择供方时需邀请顾客一起参与对供方的评价与选择。客户指定供应商，也应收集供应商资料，同时备注说明情况，可直接纳入合格供应商资格。5.1.1.4 完成供应商调查后，采购部须要求供应商提供样品及样品材料承认书(如供应商不能提供免费样品，我司可小批量采购)，由技术部同品质部共同完成样品验证工作，依照物料承认管理程序的要求进行物料承认。5.1.1.5 样品承认 OK 后，采购提交供应商评估报告提交品质部及技术部审核。如样品承认不通过，采购可提出与此供应商中止合作关系，或要求其重新提交样品再采购与外包过程控制程序 3/9 送承认和试料。如连续三次均不合格则视情况可中止同此供应商的合作关系。a)根据风险评估要求，确定每个供应商的评价频次，将供应商分为高风险、中风险和低风险供应商。i.得分85 为低风险 ii.70得分85 为中风险 iii.得分70 为高风险 b)高风险（不合格）则不得纳入合格供方名录，中风险供应商每年评价二次，低风险供应商每年评价一次。5.1.1.7 评估合格采购将新供应商纳入 合格供应商名册，并交 DCC 受控下发给各部门。采购和品质部对合格供应商名册实施动态管理。5.1.1.8 合格供应商名册内的供应商应确定供货范围。合格供方如提供供货范围外的物料时，须重新进行物料承认，承认 OK 后可对合格供方名册内的该供应商供货范围进行修改。5.1.1.9 同一料号的物料在未发生功能性变更前只需承认一次，在发生功能性变更时需再一次承认，对已完成物料承认的物料（同一料号），因其他原因变更采购渠道，由新供应商实施采购时，可依据并认可原有的物料承认书。5.1.2 供应商绩效管理 5.1.2.1 供应商绩效管理范畴：关键件和重要件供应商至少按半年为一个周期执行，其他件供应商按每年为一个周期执行。5.1.2.2 供应商来料异常，由品质部开出供应商纠正措施报告，并追踪供应商长期对策的制定、实施和效果确认，该表作为供应商绩效考核依据之一。5.1.2.3 对供应商的绩效管理与评定由采购主导，品质部，技术部，供应商评审小组审核。绩效管理包括品质、成本、交期、服务等方面。具体依照合格供应商考核表 5.1.2.4 根据供应商质量评审情况，评审小组对供应商进行评分，共分四级：级 优秀：（90100 分）级 良好：（8089 分）级 一般：（6079 分）级 不及格：（60 分以下）5.1.2.5 评比 III 级供应商需要由采购、质量管理及产品工程中心进行辅导。采购与外包过程控制程序 4/9 5.1.3 质量记录保存 供应商改善记录、绩效数据均由质量管理部通过书面方式发出，且进行记录保存，年限参考质量记录控制程序。5.1.4 供应商资格之取消 5.1.4.1 供应商资格取消对象 a.交期严重延误造成公司重大损失者。b.供应商绩效评审为 IV 级者，且整改仍不能满足要求。5.1.4.2 供应商资格暂停或取消，申请人提出申请，由品质部保存相关记录于供方物料资格暂停/取消表。5.1.4.3 被取消资格的供应商，待其改善完成后，需重新认证合格之后方可恢复供货，在此之前不得向此供应商下单采购 5.1.5 合格供应商名册维护 5.1.5.1 根据供应商考核结果，采购需相应更新合格供应商名册，并由 DCC 进行系统维护。5.1.5.2 试产机种转量产时，所有零件必须是承认状态，且所有供应商必须为合格供应商。采购根据此结果相应更新合格供应商名册，并由 DCC 进行系统维护。5.2.1 外包供应商管理：参照上述关键件和重要件供应商管理办法执行。5.2.2 对顾客要求控制的采购产品，供应商评审小组应邀请顾客参加对供应商的评价和选择。包括供应商的选择、考核，以及供应商过程的控制。5.2 请/采购作业 5.2.1 生产物料 5.2.1.1 由物控根据生产、任务需求、策略备料需求，开出采购申请单，经核准后交采购，以作为采购的依据。5.2.1.2 采购依据采购申请单，拟定采购合同及采购审批单，并经核决权限核准后交采购合同给财务盖章,传真或扫描合同后以 e-mail 方式提供给供货商安排生产及发货（合同要求供应商盖章回传），若顾客或其他方面原因有要求在供货商处验货者，采购应在订购单上备注拟采用的验货安排并注明产品放行方法。采购合同应严格执行国家的合同法；合同上采购物资的名称、型采购与外包过程控制程序 5/9 号、规格、价格、数量、交货期、技术质量要求、验收标准及方法和违约协定等必须清楚无误。对有 RoHS 指令要求材料的供应商需与其签订环境物质管理协议。5.2.1.3 采购应在供货周期内不定期地向供方沟通，了解物资供应的进度情况，以督促供方能按期保质保量供货。采购合同修改或取消等变更后，需重新审核、签核，并经厂商确认后生效。5.2.1.4 进料入库作业:5.2.1.4.1 仓库签收厂商送货单后，根据厂商送货单开立原材料送检单送检IQC；5.2.1.4.2 IQC 依进料检验控制程序对材料进行检验，检验合格后正常入库；如材料异常，IQC 则开出不合格品评审单。5.2.1.4.3 通过 IQC 检查之物料，由仓管根据 IQC 判定结果（合格后）进行物料点收后入库。5.2.1.5 采购核对采购申请单、采购合同、入库单、发票是否相符，如相符则填具付款申请单依特定付款日进行请款。5.2.2 设备与工具采购 5.2.2.1 申请单位：使用单位申请,开立物品请购单。5.2.2.2 请/订购作业流程说明:5.2.2.2.1 需求单位开立物品请购单，依核决权限签核。5.2.2.2.2 采购接到采购申请单，判定其品名规格描述是否准确，是否按核决权限核签，(1)符合则进行询价比价议价工作。(2)不符合则退请购单位。(3)当物品请购单的数量和规格修正或重大变更时需由请购单位重新进行签核才生效。5.2.2.2.3 采购于询价完成后决定在价格/质量/服务等方面最具优势之厂商,进行交易，拟定采购合同及采购审批单。5.2.2.2.4采购审批单依核决权限签核后，将采购合同交财务部盖章，传真或扫描后以 e-mail 方式提供给对应厂商，并要求厂商签章回传。物采购与外包过程控制程序 6/9 品请购单的修改或发生变更时，需由采购单变更系统签核，并由厂商确认后生效。5.2.2.2.5 请购验收指定人进行设备验收，必要时需要相关技术部门工程师协助进行验收，合格则开立验收报告，如验收不合格，则拒收。5.2.2.2.6 采购核对物品请购单、采购合同、验收报告、发票是否相符，如相符则填具付款申请单依特定付款日进行请款。5.3 外包过程 为确保外包过程能有效运行，使外包过程的结果满足组织的要求，应对外包过程实施控制，外包过程可从以下几方面进行控制。5.3.1 产品工程中心在产品实现的策划输出时，需确定外包过程及控制要求，发放外包过程的确认及控制要求到采购及品质部。5.3.2 采购评价选择外包方，按照 5.1 要求，进行相关的评估，并对其关键过程调查，如供应商有任何的变更，须通知到我司。5.3.3 与外包方签订合同或协议 为了明确外包过程双方的职责，在合同或协议中，应明确对外包方的要求。如：外包过程的结果所要达到的要求，如工艺要求、品质要求等。必要时，还应包括对外包方的过程、程序、设备和人员的要求；有关法律法规的要求等。外包产品的特殊过程、关键过程的设备和工艺需经过提交公司备案。5.3.4 验证外包过程的结果 采购可采取下厂监督等方式，对外包供方的开发、生产过程进行监控。验收应按合同或协议的规定，验证外包过程的结果是否满足规定的要求。验证可以在厂内进行，也可以在外包方处进行。验证的要求及方法应在合同或协议中做出规定。5.3.5 供应商记录的控制要求 外包件入厂检验时，需要供应商提供对应批次的出厂检验报告，详细内容可参考进料检验规范中的要求执行。6、参考文件 6.1进料检验控制程序 文件编号：6.2物料承认管理程序 文件编号：采购与外包过程控制程序 7/9 6.3质量记录控制程序 文件编号：7、表单记录 7.1新增供应商需求申请表 表单编号：7.2供应商调查表 表单编号：7.3供应商现场评审报告 表单编号：7.4供应商评估报告 表单编号：7.5合格供应商名册 表单编号：7.6供应商纠正措施报告 表单编号：7.7合格供应商考核表 表单编号：7.8供方物料资格暂停取消表 表单编号：7.9采购合同 表单编号：7.10采购审批单 表单编号：附件一：采购与外包过程控制程序 8/9 否定需求单位新增供应商需求申请表002 需求评审程序终止供应商评审小组品质/采购输出文件005资料审核004供应商基本资料收集003寻找潜在供应商供应商调查表供应商评估报告001新增供应商需求肯定关键件重要供应商其它零器件供应商供应商现场审核供应商送样承认供应商提交物料规格承认006导入新的供应商否定肯定
