档案管理流程.pdf

1/7 为了做好工程及设备档案资料的管理工作，参照建设工程文件归档整理规范等文件的有关要求,结合本公司实际情况和公司领导对档案管理的相关要求特制订本档案管理制度。一、主要内容及归档范围 1、主要内容 1.1 凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。1.2 档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。1.3 负责档案管理的人员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。2、归档范围 主要为设计工程、设备、公司人事教育培训和会计报表档案资料:2.1 设计工程档案是指各类报批文件(跟银行有关的各类报批文件、回复的批示文件、对外发文、对外接收的文件)、各类合同（所有合作合同、工程合同以及各合同的附件、补充合同，供应商（服务）单位的报价资质资料、报价商务资料及报价汇总表说明文件，比价的考察调研报告，考察调研的影像、照片资料）、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、施工日志、会议纪要、审计结论及各种验收证件、施工图、财产移交手续及其他需要存档的文件等。2.2 设备档案是鉴定评价（仪器）技术状态的科学资料，是为保障（仪器）设备正常运转并处于良好状态的重要依据。档案员接收归档本公司的各类设备资料。主要包括计划、选购阶段的仪器设备购买申请单、协议、合同、重要来往函件、电文；开箱验收阶段的装箱单、开箱验收单、出厂合格证书、出厂精度检验单、图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册、软件、硬件部分的文件材料、开箱检验记录；运行及维护修理阶段的设备仪器移交使用2/7 部门的附件和随机工具清单、设备仪器维护保养和安全技术操作规程、设备仪器使用记录、设备仪器保养情况记录、设备仪器检查记录及维修记录；设备仪器改造、改装、更新的报告与批复、改进、改装过程中形成的图样、技术文件、设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件、技术鉴定及成果申报奖励等各类文件。2.3 组织人事/教育培训类：员工个人档案、员工变动表、员工花名册、培训登记表等。2.4 会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料。二、档案的管理 1、管理机构 1.1 文书结案后，原稿由公司办公室所辖档案室归档。1.2 各部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。2、档案保密制度 2.1 档案工作人员必须树立高度的保密观念，遵守公司的各项保密制度。凡涉及不宜公开的公司机密等档案，应作秘密保管并严格控制查阅范围，本公司人员需要查阅者，须经本公司主管领导批准。凡作秘密和内部管理的档案，应严格履行查阅审批手续，严禁擅自拍照和复制，利用者应严格遵守保密规定，不得泄露公司秘密。对确已无保存价值的建设工程和设备档案，列出销毁清册，经主管领导审批后，由销毁人、监销人销毁，并签名注销。2.2 档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级他为绝密、机密、秘密三级。有密级档案只许在档案室查阅，不许带离档案室。有密级档案复制时，需经公司主任或副总以上领导批准。有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经办公室主任或副总以上领导批准。2.3 对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。3/7 2.4 档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。2.5 公司在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。档案管理人员调离，应由行政文化中心主任监督办理，档案交接之后，方能调离。3、档案工作人员岗位职责 3.1 热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，勤奋学习，具备档案专业知识。3.2 负责本公司建设工程中形成的资料和设备资料的收集、整理、立卷、归档工作,积极提供利用，为各项工作服务。3.3 积极主动地向上级主管部门汇报档案工作情况，接受其监督、检查和指导。3.4 办理领导交办的其他档案业务工作。4、档案管理制度 4.1 非档案管理人员不得擅自查阅档案柜里的案卷，确因工作需要，须经本公司主管领导批准同意后方可查阅。4.2 档案柜内的档案要进行系统排列存放，不准堆放与档案无关的东西,做到完整安全，存放有序，查找方便 4.3 做好档案柜内“六防”（防盗、防火、防尘、防阳光、防潮、防鼠虫蛀）工作，平时要勤检查、勤打扫、保持档案柜卫生整洁、安全。4.4 对档案柜所藏档案要进行经常检查，发现问题及时采取有效措施。4.5 凡属归档范围内的仪器设备的全套随机技术文件，仪器设备说明书、样本、图纸、技术操作规程、合格证及安装调试等材料若系一式二份，应留一份存档；只有一份的，将原件存档，复印件随机使用。4.6 档案员负责仪器设备档案的收集、整理、保管、利用和统计工作。仪器设备档案内的文件材料，要按时间先后排列好，用铅笔编写页号，凡有文字的页面，都要编号，正面编在右上角，背面写在左上角，然后填写好卷内目录。4/7 5、档案安全制度 严格执行定期检查和进出档案清点制度，档案柜实行专人负责，钥匙应妥善保管，如有丢失应及时汇报并采取措施，非管理人员不得随意翻阅档案柜里的档案。每次长假前应对档案进行全面检查，档案柜加贴封条，切实消除安全隐患。6、档案资料查阅利用制度 本单位人员借阅档案、资料须登记，未履行登记手续的，档案管理人员不予提供档案、资料。档案资料的借出时间，不得超过半个月，确需继续借阅，必须办理续借手续。对于关键性和常用部分的档案应使用复印件，尽量不用原件，一般由使用人复印。档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员，特殊情况需要外借时，须经分管领导批准，办理外借手续并限期归还。档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，如有违纪，酌情处罚。借出的档案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毁坏和遗失，按期归还，如有损坏、遗失，由借用人负责。外单位人员需要复印档案柜里资料时,须经主管领导同意后方可进行。档案柜里有档案、资料需交给其他单位时应填交接单方可交付。查阅档案时，严禁吸烟，严禁在文件材料上划线、打勾、作记号、折角等，严禁涂改和拆撕档案，违者且造成档案损毁的，依法追究当事人行政、法律责任。查阅档案者有义务将利用效果反馈给档案管理人员，以利探索和总结档案利用工作规律，更好地为各项工作服务。7、档案的收集 档案管理人员收到公司内部人员或相关单位人员给予的资料应及时登记。工程档案资料按项目收集,档案应按系统分类统一存放档案盒贴上标签并做电子目录方便日后检索。5/7 设备档案资料按名称分类组卷，将一组内容上具有有机联系的材料组合成一个保管单位。卷内文件排列，依照设备材料的自然形成过程排列并做电子目录方便日后检索。应妥善保存各类档案和资料，如发现用途不明的资料应交总工程师审阅确定用途。勘察、设计、施工、监理等单位向本公司移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。项目签订承包合同中应明确规定工程档案资料和设备资料编制的责任范围、内容、套数、案卷质量标准及时间要求。施工单位不按时提交合格竣工图的不算完成施工任务。本公司购置的设备仪器的随机全套资料，由拆箱负责人收集齐全，及时移交档案员，统一积累和集中保管。8、档案管理的基本程序 包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。三、立卷归档的时间 1、凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归档。2、对于某些专门文件，或驻地分散在外的部门的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。四、立卷归档的要求 1、移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。2、归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起。立卷时应编制好案卷目录，把文件的负责人、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，无论何金属物，填写备考表，注明保管期限。6/7 3、填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。4、立卷应以本部门形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。5、立卷应把上级文件与本公司文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。6、文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。7、各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。五、档案的保存期限 文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：1.永久保存：1.1 公司章程；1.2 股东名簿；1.3 组织规程及办事细则；1.4 董事会及股东会纪录；1.5 财务报表；1.6 政府机关核准文件；1.7 不动产所有权状及其他债权凭证；1.8 工程设计图；1.9 其他经核定须永久保存的文书。2、10 年保存：2.1 预算、决算书类；2.2 会计凭证；7/7 2.3 事业计划资料；2.4 其他经核定须保存 10 年的文书。3、5 年保存：3.1 期满或解除之合约；3.2 其他经核定保存 5 年的文书。4、1 年保存：结案后无长期保存必要者。5、规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。六、档案的保管 1、档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。2、本制度经董事会批准发布。3、本制度自下发之日起实施。