2020煤矿标准化-第十六章 安全风险分级管控资料档案管理制度.docx

第十六章 安全风险分级管控资料档案管理制度有效地保护和利用档案,为煤矿的安全发展提供有效保障，特制定本 制度。第二条 安全风险分级管控材料的收集管理。（一）必须保证安全风险分级管控材料的完整性、延续性、真实性。（二）安全风险分级管控资料室设在安监科，由安监科设专人统一管 理，对有关资料及时整理归档。第三条 归档范围。（一）重要会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发 言、会议记录等。（二）上级或本矿有关安全风险分级管控的文件、会议纪要等。（三）其他有必要归档管理的资料。第四条 立卷归档要求。（一）安监科应及时做好档案归档分类保管工作。每月结束 5 日内，各有关部门应将上月资料办理完毕、需归档的材料整理、立卷，向安全风险分级管控资 料室提交备份。如有些材料还需使用， 应先立卷归档后再办理借 阅手续。 责任部门必须 严格遵守归档制度不得无故延期或不交应归档备份的资料。（二）建档部门向安全风险分级管控资料室提交备份档案时，要严格履行移交手续，按第一条 为加强我矿安 全风险分级管控工作， 充分发挥档案作用， 全面提高档案管理水平，,文件材料分类造册，随 移交备份档案提供两联 清单，注明移 交人，待 档案管理员签收后各备存一联清单备查。（三）归档案卷的总体 要求:遵循文件材料的 形成规律和特点， 保持文件之间的有机联系， 区别不同价值，便于保 管和利用。具体应做到 以下几点 :1. 归档的文件材料种类 、份数以及每页文件的 页数均应齐全完整。2. 卷内文件材料应区别 不同情况进行排列，密 察不可分的文件材料应 排序排列在一起， 即批复在前、请示在后 ，正件在前、附件在后 、印件在前、定稿在后 。3. 卷内文件材料应按排 列排序依次编写页号或 件号。图表和声像材料 等也应在图表上或声像材料的背面编号。4. 案卷必须以规定的格 式逐件填写卷内文件的 目录，对文件材料的题 名不得随意更改和简化;没有题名应拟写 题名，有的虽有题名无 实质内容的也应重新拟 写；没有责任者、年、月、日的文件材料要考 证清楚，填入有关项内 ；卷内文件目录放在卷 首。第五条档案保管期限 。 安全风险分级管控 的相关记录应当定期保 存。第六条电子资料档案 特殊管理规定。（一）安全风险分级管控电子文件档案应按制度严格要求 ,妥着管理，确保其不散失、不损毁、不失真，从而保证电子文件的完整、真实和有效利用。（二）安全风险分级管控电子文件由安监科设专人，实行集中统一管 理。安全风险分级管控资料要配备与业务部门兼容的计算机系统，使归档的电子文件能 有效机读。档案人员应忠于取守，熟练地掌握计算机系统的使用技能，组织编制归档电 子文件的各种检索工具，积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。（三）电子文件的归档方式。1. 电子文件的归档方方式主要包括逻辑归档和物理归档，根据工作实 际，现强调物理归档。2. 各部门根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记 ;把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中;办理完毕的电子文件应在规定期限内进行 物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类（信息类和环境类）组盘。填写必要著录 项目，编制机读记录和要存放载体的编号 。3. 归档的电子文件要编 制简要检索工具 ,其基本著录项目为 :序号、题名、责任者、文号、每份文件机读时间及位 置、密级、保管期限、 硬件和软件环境等著录 内容，归档电子文件的著录应符合国家档 案著录规则基本要求。（四）电子文件的移交 与保管。1. 电子文件移交时做到 数据完整、内容准确、 利用安全、编目规范、 账目一致、手续清楚、移交清单一式两份 ，交接双方签字后各执 一份。2. 安全风险分级管控资 料室负责安全风险分级 管控电子文件归档前的 监督、指导工作， 以及归档检查验收和接 收后的统一编目、保管 、开发利用 ;做到外观 完好、整洁无损 ;记录的字节数、检索条目 等著录项目与登记一致 ，确上机测试无病毒和 百分之百的准确率。3. 入库的电子档案，每2 年要机读抽查一次， 发现问题及时补救。4. 随着计算机技术和设 备的更新、发展，对库 存电子档案进行同步更 新复制，旧版或有问题的载体仍需保存三 年。（五）电子文件的提供 和利用。1. 封存的电子档案不外 借，利用时使用复制件 ，联网利用要有安全保 密防范措施和可靠的监管保障。2. 销毁电子档案，需经 本单位档案鉴定小组、 分管领导批准，编制销 毁清册，监销人、销毁人签名盖章。第七条风险管理涉密 的图纸、资料、档案管 理规定。（一）安全风险分级管 控资料室应由专人管理 ，其他人未征得管理人 员同意，不得随意进入。（二）档案管理人员要 认真贯彻执行矿有关制 度，严禁泄露档案材料 中的秘密。（三）借阅档案必须 登记，外单位人员查阅 本单位档案必须持组织介 绍信。无特殊原因， 档案一般不外借。（四）经鉴定，批准销 毁的档案材料，应按规 定程序销毁，不得当废 品处理。（五）档案管理员要严 守岗位，外出时须保存 好档案资料，关好档案 室门窗。（六）档案管理员一旦 发现档案丢失，应及时 向领导和有关部门报告 ，及时采取措施， 并追究有关人员责任。第八条资料发放。所 有涉及安全风险分级管 控的文件和资料应及时 发放至有关部门。第九条档案的鉴定与 销毁。（一）定期对所保存的 安全风险分级管控管理 档案进行鉴定 ,对于保 存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。（二）安全风险分级管 控档案鉴定工作由安监 科主持，有关部门参加 ，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进 行逐件审查 ,提出存毁 意见。（三）档案材料鉴定小 组审定，并经矿主要负 责人批准后，方可销毁 。（四）销毁档案材料， 要由二人以上并在指定 地点进行监销，监销人 要在销毁清册上签字。