分公司采购管理制度.pdf

公司采购管理制度为加强分公司采购管理，进一步规范采购工作，确保采购的合理性和规范性，降低采购成本，依照公司相关授权和规定，制订本规定。一、采购审批流程分公司采购分为经营性采购（涉及物业、工程、服务等）和资产采购两大类，各类采购遵循逐级审批原则。1.授权范围内的经营性耗材采购申请采购金额在1000 元（含）以下的，由经办部门负责人提交采购申请，分公司财务管理岗审核预算执行情况，分公司总经理批准后执行；采购金额在 10005000元之间的，由经办部门负责人提交采购申请，分公司财务管理岗审核授权执行情况，分公司总经理批准后执行。采购金额在 200 元（含）以下的快递、材料装订、食品采购申请，由分公司总经理授权经办部门负责人批准。2.授权范围外的经营性耗材采购超出公司授权范围的采购需求，由经办部门负责人OA 提交采购申请，按照公司统一审批流程，金额不超过1 万元的报公司分管领导批准后执行；金额在 1 万元及以上的报公司总经理批准后执行。3.其他经营性采购除经营性耗材采购以外，其他涉及工程、物业、服务等的经营性采购，金额10 万元以内的由分公司审核后报公司分管领导审批；金额 10 万元及以上的由合约部审核后报总经理审批。4.固定资产采购固定资产采购由申请部门提交采购申请，经分公司资产管理部门和分公司总经理审核后，报公司资产管理部门审核（包括决定是否从公司资产中进行调剂），最终报公司分管领导或总经理批准同意后执行。二、采购执行流程分公司采购执行部门为综合管理部，采购申请部门应将已获批采购申请知会综合管理部采购执行岗。经审批同意的采购申请依据公司有关规定可采用公开招标采购、邀标采购、比价采购、定点采购和单一来源（紧急）采购以及直接采购等方式。1.单一来源（紧急）采购分公司涉及行政审批性支出、行业性组织收费项目以及因行业内资质认证发生的费用适用本条款；根据协议约定或上级规定导致供应商单一的，适用单一来源采购方式；设备技术限制导致的供应商单一或受设备供应方授权限制导致本地服务渠道单一等情况，应事先经过分公司的内部论证，论证通过后填写单一来源、紧急采购申请表报公司招投标小组、分管领导和总经理批准,其中单笔采购金额50000元以上的，还应邀请外部专家论证。紧急采购应事先向公司分管领导和总经理汇报，事后（3 个工作日内)补办审批手续。2.定点供应商采购2.1 对于单价低于1000 元的，单次金额不超过5000 元且频次较高的以下三类采购，可适用定点供应商采购：（1）常用耗材类：包括维护过程中需要的各类IT 配件以及网线、水晶头等维修耗材；各类维护机械工具及小型技术维护设备。（2）劳务服务类：搬运服务、普通技工服务；（3）宣传活动类：分公司宣传材料的制作、印刷，以及会议场地、酒店住宿、车辆租用等。2.2 定点供应商的选择：根据分公司采购规模，兼顾公平和效率，分公司各项业务定点供应商以邀请招标的方式确定，由综合管理部牵头组织，中心招标小组共同参与。评比内容包括供应价格、产品质量等级、采购响应时间以及货款结算周期几个方面，招标小组可以根据市场变化情况提出新的评价指标。经评选入围的供应商，按照内控规定办理审批备案手续。2.3 定点供应商的考核：经评比确定的定点供应商，年采购金额在10 万元以上的，由综合管理部每半年组织考核一次；年采购金额低于10 万元的，每年组织考核一次；考核采取抽样检验方式，对于价格、质量、响应时间三个方面进行评价，低于90 分的，不再列入采购对象名单；对于出现商品质量问题或出现3 次以上服务投诉的，立即予以清退。2.4 定点供应办理：具体流程如下：采购申请审批流程采购执行岗制定采购方案下达订单供应商送货安装采购、使用部门共同验收确认结算。定点供应商按照投标确定周期，凭验收确认单结算。2.3 为节约管理成本，分公司定点供应商仅针对常用物资，供应商名单及供应商品范围抄送公司财务部备案。对于公司及其下属其他单位已经确定的定点供应商，在办理相同采购事项时，视同已列入分公司定点供应商。3.直接采购为提高工作效率，降低管理成本，同时保障采购过程的规范化，对授权范围内已经分公司审批同意的采购申请，按照以下原则办理直接采购：3.1 单笔 1000 元（含）以下物资采购申请，可适用直接采购。根据分公司业务特点，目前直接采购商户范围限定为苏宁易购、京东商城、当当网和亚马逊，在选定供应商范围内，按照同品牌同型号低价原则办理采购。对于单笔金额在10005000元之间的物资采购申请，采购执行岗按照同品牌同型号低价原则，在定点供应商或直采供应商供应范围内选定，价格相同时，考虑结算等因素，可优先选择定点供应商。具体操作流程如下：采购申请审批流程采购执行岗比价采购执行岗下达订单供应商送货安装使用部门验收确认结算。直接采购方案必须在分公司OA 空间公示并存档，列入比价对象的电商商品以页面截屏形式展示。3.2 单笔采购金额在200 元以下，因业务需要发生的快递、材料印制及装订，适用直接采购；单笔采购金额在200 元以下，业务活动需要的食品、饮料等，可直接在连锁餐饮或连锁超市/便利店采购。采购执行岗凭经办部门签字确认的发票及清单，统一办理费用核销手续。3.3 对于单一种类商品，年预算采购金额超过20000 元或单一季度累计采购金额超过10000 元的，不得再列入直接采购商品清单。4.其他采购形式金额超过 5000 元的经营性采购及固定资产采购，除适用于单一来源采购和定点供应商采购的情形以外，应根据公司有关要求采用比价采购、邀请招标、公开招标等方式进行采购，各种采购方式的具体操作要求遵循公司有关制度规定。三、采购实施1.单笔采购金额在5000 元以上的采购，在采购申请和采购方式获得批准后，分公司采购申请部门依据合同签订管理流程签订采购合同，并依据审批意见和合同要求进行采购。2.对所有的物资采购，应严格执行物资出入库管理规定，由采购管理岗、需求部门经办人办理物资出入库交接手续，出入库单作为费用核销依据。3.采购管理岗应对出入库物资进行造册登记，并定期统计分析。4.采购管理岗应做好与资产（资源）管理岗的工作衔接，将资产采购相应资料或调剂信息备案，并报送公司资产管理部门。