文件管理制度-(1).pdf

发行版本 页 码 发行日期 文件状态 公司文件管理制度 文件编号 制定部门 1、目的：为规范公司文件的发放、使用、回收、作废等过程,防止作废文件非预期使用，特制定本规定。2、适用范围：适用于公司内部使用的检验规程、程序文件、管理文件、质量文件等,以及各部门制定的内部使用文件。、职责：3。办公室负责各类管理文件及相关外来文件的管理;.各部门负责本部门内部使用的各类文件、合同的管理。、管理要求 4。1 文件的发放 4。1。1 各类文件在经过规定流程要求的审核、批准后由办公室负责发放.根据文件的性质分为:受控文件和临时文件.受控文件是公司内正式、长期执行文件；临时文件为公司内非正式、阶段性执行文件，临时文件的有效期不超过3 个月。4。1.2 受控文件发放前应在文件首页上加盖红色“受控文件”章,填写分发号和发放日期；临时文件发放前在文件上加盖蓝色“临时文件”章,填写分发号和发放日期。4。1.3 文件编号应严格执行下表的规定:序号 文件编制部门 编号 序号 文件编制部门 编号 1 董事办 D 7 后勤部 HQ 2 董秘办 DM 采购部 G 总经办 B 9 销售部 X 4 财务部 CW 10 零货库 L 5 办公室 BG 1 整件库 Z 6 质管部 Z 2 信息部 XX。1。4 文件发放时由文件发放部门填写“受控临时文件收发记录表”，由文件接受部门负责人(或部门负责人指定)签字接收，实行“谁签字谁负责的要求。修改时间 修改内容 批 准 审 核 制 定 年 月 日 年 月 日 年 月 日 附件：发行版本 页 码 发行日期 文件状态 文件编号 制定部门 。2 受控文件的保管与使用 4。1 各部门应由专人负责管理本部门使用的各类文件.其职责包括修订本部门“文件清单；妥善整理、装订和保管;借阅时进行登记并及时回收；文件修改后及时发放新文件并回收作废文件等。2。2 受控文件应妥善使用，不应擅自修改、涂画、破损或丢失。若不慎破坏，视情况对文件负责人扣 50-00 元绩效；并及时向文件发放部门申请补发.4。3 文件的复制 4.3。1 使用部门因工作原因需要复制受控文件时，应向文件发放部门提出申请，由文件发放部门复制,各部门不应擅自复制,否则扣绩效 100 元/张。3。文件发放部门对所有复制的受控文件一律加盖红色“受控”章.。.复制的受控文件发放时由文件发放部门在该文件的“受控文件收发记录表上进行登记,由接收人签字。4文件的更改与收回 44.1 文件由文件发放部门根据需要进行更改.需换页的更改文件的发放范围按原文件的“文件收发记录表的登记确定，其余按 4。3 条款的有关规定执行。4。4.文件更改后，换页后的原文件即为作废文件。作废文件应由文件发放部门及时收回并加盖“作废章。4。3 因部门合并或撤消的，原分发的文件应由文件发放部门及时收回。4。.4 文件收回时由文件发放部门填写“文件收发记录表”，由交、收双方签字。4。作废文件收回后由文件发放部门单独存放并标识,待积存到一定数量时申请一次性销毁。4.5 电子版受控文件的管理 45。1 不准擅自下载受控文件内容.4。5。2 文件发放部门应对电子版的受控文件及时更新,避免因更新不及时而带来的混乱 文件收发记录表 序号 文件名称 编号 部门 份数 页数 接收人 回收人 备注