会务接待流程.pdf

会务接待流程 一、会务工作总体思路 一任务分解：将会务工作分解为各专项任务,明确分工、保证质量;二责任到人：每项任务均有专人负责;三周密计划：每项任务均须制订周密的工作计划;四逐项落实：计划的每个环节、步骤均须严格落实;二、会前准备 一成立会务组 1.会务组组长：总体负责;2.文秘材料小组：负责组织、收集、整理、编印会议材料,会议记录及录音录像、会议纪要与总结起草;3.后勤保障小组：负责会议的会场、吃饭、住宿烟、酒水、饮料、水果等等后勤保障事宜;备注：任务分解后形成会务接待方案;二明确会议概况 1.全体办会人员应明确会议概况,了解以下基本内容：1 会议主题 2 级别与规模 3 参会人员与会人员的姓名、单位、职务 4 会期与日程安排会议日期、天数、议程、活动安排等 注：日程安排形成会务指南;5 会议经费申批：根据会议概况,按照神东电力公司本部有关标准预算会议经费,签报领导批准;三下发会议通知、登记代表名单 1.责任人：文秘材料小组;2.责任：在落实以上各项工作后,起草会议通知、报领导批准后下发或以其他形式通知各参会单位;通知内容应包括：1 会议主题 2 参会人员 3 会期安排 4 会议地点与联系电话 5 会务组联系人与联系电话 6 报到日期 7 有关事项如要求自带有关材料、物品等 8 会议回执附表 2 9 会址交通导引 3.落实：会议通知以传真可包括电子邮件、原件邮寄方式传达各参会单位;会议通知下发后,会务组联系人负责按会议回执登记报名情况,形成会议代表登记表附表 3,制作会议名册;登记内容应包括：1 单位 2 姓名 3 职务 4 性别 5 民族 6 到达航班与到达时间 7 是否要求接站 登录工作应尽早完成,并在此基础上制订会务接待指南;四选定会议地点 1.责任人：后勤保障小组;2.责任：联系几家宾馆先前最好有一些基本了解,实地考察、比较;应调查的项目包括：1 价格客房、会场及其他服务项目的价位 2 设施客房、会议室、休闲设施、环境等房间有无网线、是否含早餐 3 服务办会经验、餐饮质量、服务态度等 4 交通便利与否 5 当期有无接待能力 3.落实：综合比较后按优质低价原则选取一家,签报或口头汇报领导批准;领导批准后,立即完成以下工作：1 与宾馆确认各主要服务项目的收费标准与折扣 2 根据会议预算在财务借款 五准备会议材料、用品 1.责任人：两组分工协作;2.材料内容：会议材料由材料文秘小组负责整理、印制;除正式上会材料外,还应包括：1 会议代表名单附房间号 2 日程安排,各项活动地点及注意事项等 3.会议用品：会议用品由后勤保障小组负责,应准备的会议用品包括：1 会场条幅或现场 LED 显示器 2 会议代表证 3 与会领导桌签 4 文件袋、笔记本、笔 5 录音笔、照相机、摄像机 6 便携机、打印机及纸张、投影仪根据需要 7 花卉、水果及方便食品可由宾馆准备,或自行购置、分发 8 药箱备常用药品 9 现场安全帽的准备 六餐饮安排 1.责任人：后勤保障小组;2.责任：与酒店紧密协调,尽早落实以下工作：1 吃饭人数 2 包间预定 3 烟、酒水准备 4 饭后车辆安排 七会场安排 1.责任人：后勤保障小组;2.责任：与宾馆紧密协调、现场核查,或在办公区域准备,尽早落实以下工作：会议室 领导临时休息室 各次分会的会场布局,包括：大会还是圆桌会、座次安排、花卉摆设、话筒音响、灯光摄影、摄像负责人、投影仪 八文体活动安排 会后去周边旅游景点应按实际时间安排;九房间安排 1.责任人：后勤保障小组;2.责任：在确定了参会代表名单之后,即在宾馆订房、安排房间,包括：房间内水果、烟、矿泉水摆放;三、会中服务 一接站 二签到 1.在正式报到前日,应完成以下工作：1 将分装好会议材料的文件袋放至会议室或宾馆 2 统一领取代表房间钥匙 3 花卉、水果等分发到各房间 2.签到工作包括以下环节：1 在宾馆门厅悬挂欢迎条幅或设置欢迎引领标牌 2 在宾馆门厅设置签到处、专人负责签到 3 确认返程日期及订票 四、会后收尾 一退房、送站 二纪念品的发放