(档案管理)档案工作实务复习资料.pdf

1、立卷工作的组织，包括确定立卷环节、确定具体立卷人和确定文件的立卷分工范围。2、立卷工作通常采取集中和分散两种形 式。3、立卷工作的步骤：第一步，准备立卷。第二步，平时归卷。第三步，调整和组卷。第四步，编目装订。4、文书立卷归档范围，是立卷工作首先要 解决的实际问题。5、归档必须以反映本机关主要职能活动和 基本历史面貌的文件材料为重点。所谓主要职能活动，即本机关围绕主管业务所开展的一些主要和重大活动。所谓基本历史面貌，即指本机关的组织和规模的演变。6、确定归档范围的注意事项：（1）不仅以 上级文件、“红头文件”作为划分归档范围的依据；（2）不仅以载体作为划分归档范围的依据；（3）不要忽视组织、人事、纪检、保卫部门形成的文件材料的统一归档。7、根据国家档案局1987 年 12 月 4 日颁发 的机关档案工作业务建设规范规定，案卷质量总的要求是：“遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值、便于保管和利用。”（1）必须将应归档的文件材料收集齐全完整；（2）遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系。遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，是立卷工作的基本原则；（3）正确区别文件的不同价值。立卷时能否正确区分文件的不同价值对案卷质量和档案鉴定工作都有直接影响；（4）立成的案卷要便于保管和利用。立成的案卷便于保管和利用，是文书立卷工作的基本出发点和最终目的。8、文书档案的保管期限分永久（无止期的 保管）、长期（1650 年左右）和短期（15年以下）三种。9、立成的案卷要便于保管和利用要注意以 下几点：（1）适当限制卷内文件材料的数量，卷内文件数量一般在 50100 页左右，最多不要超过 200 页。（2）照片、录音带、录像带等声像记录材料，由于保管条件不同，应当与文件材料分开整理组卷归档。（3）绝密文电与一般文电分开立卷，以利保守党和国家机密，也便于保管和借阅利用。（4）所立的案卷，必须经过认真的编目加工。10、文件的这些特点是立卷的依据，文件有六个立卷的特征即作者特征、问题特征、名称特征、时间特征、通讯者特征、地区特征。具体的立卷方法就是灵活应用这六个特征进行立卷。11、灵活应用立卷特征，首先要抓住主要特征，结合其他特征立卷；抓住主要特征，即抓住这部分文件的主要联系。其次，按照文件的不同类型，采用不同的特征来组合立卷。再次，有直接联系的文件材料不能分开立卷。最后，要分清卷与卷之间的界限，即立出的每一个案卷、一般都有着一定的特点，卷与卷要有区别，卷与卷之间的界限要分明，不能使一个卷的内容成分与另一个卷的内容成分混淆不清。总之，要立好卷必须从本机关的文件材料的实际情况出发，遵循立卷要求，正确灵活地运用六个特征的立卷方法，保持文件之间的联系，保证案卷的质量。12、立卷的实质性步骤：（1）对已归卷文件进行检查调整（2）卷内文件排列（3）拟定案卷标题（4）卷内文件的编目与案卷装订 13、归档，是指文书部门或业务部门将立好的案卷按归档制度向档案部门移交。归档制度包括归档范围、归档时间和归档要求三方面内容。14、归档范围方面的要求指凡属归档范围的文件材料，都要进行整理立卷，不管是永久保管、长期保管、短期保管的，都要向机关档案部门归档。15、归档时间，即向机关档案部门移交案卷的时间。按规定文书部门或业务部门一般在第二年上半年才把案卷向档案部门移交。有些专门性案卷由于特殊需要，还可根据具体情况另行商定归档时间。16、归档要求，即对归档案卷的质量要求。机关文书部门或业务部门向档案部门移交案卷必须根据移交目录清点核对，接收的案卷应符合下列要求：应归档的文件材料齐全、完整；文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷；归档的文件材料，保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。17、案卷目录的作用：能提示全年案卷的内容，反映出机关一年的工作活动的历史情况；可起到统计案卷数量的作用；可作为查找案卷的基本检索工具；可作为文书部门或者业务部门向档案部门移交案卷的清册，也是交接案卷的依据和凭证。18、案卷目录由归档号、案卷号、题名、年度、页数、保管期限、备注等组成。19、计算机在文书处理工作中的实际应用主要有以下九个方面：（1）文字处理（2）收文登录和检索（3）公文的跟踪催办（4）发文管理（5）综合统计（6）与通讯设备和通讯网络结合，进行远距离的文件传送（7）文件印刷（8）建立各类数据库，为领导和办文人员提供资料服务（9）辅助文书立卷 20、办公自动化使用的基本技术主要有：文字处理、数据处理、报表处理、语音处理、图形处理、图象处理、网络通信等。21、档案收集工作就是按照国家有关规定，把分散在各单位、单位各内部机构和个人手中的档案，以及散失在社会上的零散档案，通过接收和征集，分别集中到有关的档案室和各级各类档案馆，实行集中统一管理。22、档案收集工作包括五个方面内容：（1）档案室接收本单位文书部门或业务部门归档之案卷。（2）档案馆接收现行机关具有长远保存价值的档案。（3）档案馆接收撤销机关全部档案。（4）档案馆接收和征集历史档案。（5）档案馆之间相互交换档案。23、档案收集工作的意义：（1）档案收集工作是档案工作的前提条件。（2）档案收集工作是贯彻档案工作基本原则，集中统一管理档案的一项具体措施。（3）档案收集工作是档案工作其他业务环节的基础，收集工作的质量，决定和影响了其他业务环节的质量。24、档案收集工作的要求：（1）档案收集工作首先要形成一个数量充分、质量优化、门类齐全、结构合理的馆藏体系，这是档案收集工作的首要任务，也是档案收集工作的指导思想。（2）档案收集工作必须根据档案形成特点和档案发挥作用的规律，正确处理局部与整体，当前与长远的矛盾。（3）档案收集工作应该保持全宗的不可分散性和全宗群的系统性。（4）档案收集工作要加强馆（室）外调查，使收集渠道畅通，信息灵敏，以便统筹安排，及时收集。（5）档案收集工作既要加强宣传工作，又要制定一系列规章制度。25、所谓“数量充分”，就是要求各级各类档案要达到一定的质量标准。所谓“门类齐全”，就是指档案部门应收集各种门类的档案，不仅要收集反映党政机关及其他组织管理活动的普通档案，也要收集各种专门业务活动形成的专门档案，不仅要收集纸质文件材料，也要收集各种特殊制成材料的档案。所谓“结构合理”，就是指档案部门收藏的档案在来源、内容等方面，应该是合理分布的。26、归档制度的必要性：从档案室的工作来看，归档工作是文书工作与档案工作的结合部，归档既是文书工作的内容，也是档案工作的内容，它是档案室收集工作的重要内容，是档案室的最基础的工作，档案室所从事的档案保管、统计、鉴定、利用、编研等工作，都与归档工作的质量有关，没有齐全、完整的档案，要做好机关档案工作是不可能的事情。由此可以得出这样一个结论：没有归档制度，或归档制度不健全，就没有完整的档案，也就没有健全的档案工作。27、平时收集：是指档案室在执行归档制度以外，。在平时对那些因执行归档制度不严或归档制度本身不健全而遗漏的零散文件，加强收集，以补充归档制度的不足。28、平时收集的任务：（1）零散文件的收集（2）“帐外”文件的收集（3）专门文件的收集 29、平时收集的方法：（1）平时收集工作要落实到人，明确哪些文件应该由哪些人负责收集。（2）平时收集工作要及时了解和掌握本单位工作动向。（3）平时收集工作要把收集和宣传结合起来，边收集，边宣传，使大家认识到档案收集的重要性，变被动为主动，积极争取大家的关心和支持。（4）平时收集工作要同保密检查结合进行。30、档案馆档案的收集范围：（1）中央档案馆（2）省级档案馆（3）县级档案馆（4）各级专业、专门、部门档案馆。31、接收期限：根据档案发挥作用的规律，档案形成之后，暂时在各单位档案室存放一段时间，然后再接收进档案馆，这就是档案馆接收档案的期限。32、接收方法：（1）逐年接收（2）定期接收。33、当机构发生各种变化时，如何根据不同变化分别处理档案呢（1）一单位撤销，而又无其他单位代替它的职能，它的档案，可以由该单位所属的上级主管部门代管，然后，由上级主管部门代行移交给档案馆。（2）一单位并入另一单位，档案可以随同带入，但必须单独保管，不能相互混淆，今后应作为两个单位的档案一起移交进馆。（3）若干个单位撤销，合并成一个新的单位，该新单位可以同时接收被合并单位的档案，但也应分别管理，今后，仍作为各自独立单位的档案整体向档案馆移交。（4）一单位撤销，分离成若干个小单位，档案不能由这些小单位分别保存，应该集中一处，可由其中某一单位代管，今后再行移交。（5）一单位的若干内部组织机构划归另一个单位，或者脱离原单位成为一个新的独立单位，它在原单位活动中形成的档案，发球原单位所有，必须留在原处，不得带走，若使用档案，可借阅或复制。总之，当机构发生变化时，不论何种情况，档案都不能分散，必须全部集中移交档案馆。34、历史档案的征集途径：（1）向各有关机关、企业、事业单位征集历史档案。（2）向图书馆、博物馆、纪念馆等文化部门征集历史档案。（3）向个人征集历史档案。（4）向废纸收购部门和造纸厂等单位征集历史档案。（5）向有关国家和地区征集历史档案。35、历史档案的征集方法主要有：按规定正常渠道的接收、个人捐赠、有薪征集和国家收购、征购等办法。36、什么是档案的整理工作呢档案的整理工作，就是对零散的或需要进一步条理化的档案进行分类、排列、编目，使之系统化。简单地说，就是使档案由零乱到系统、由无序到有序的过程。档案整理工作的目的，就是使档案能够全面、历史地反映该单位工作活动面貌，提示文件材料的相互关系，以便于档案的管理和利用。37、档案整理工作的主要内容是在从文件到案卷、从案卷到全宗的组合过程中进行各种分类、排列等系统化和基本编目工作，这些工作不一定都在同一时期全部进行，而是根据档案的形成特点分阶段进行，在某一阶段从事档案整理的某一过程，但有时也进行全过程的档案整理。38、档案整理主要有以下四种情况：（1）档案室接收各内部组织机构归档的案卷，然后进行系统排列和编目。（2）档案馆接收了各单位档案室移交的档案后进行进一步的整理。（3）档案馆（室）对档案的局部调整工作。（4）档案馆（室）对零散文件进行全过程的档案整理工作。39、档案馆（室）对档案的全部整理工作分作以下八个步骤：（1）区分全宗（2）全宗内档案的分类（3）初步立卷（4）卷内文件整理编目（5）类内案卷初步排列（6）案卷加工整理（7）案卷调整与编号（8）编制案卷目录。40、档案整理工作的意义：（1）是整个档案工作的基础，只有进行科学的整理，才便于档案的鉴定、保管、统计等基础环节的建设。（2）是进一步发挥档案作用的前提条件。（3）是检查档案收集工作质量高低的依据，可以促进收集工作的进一步提高。41、档案整理工作的原则：档案整理工作应该按照档案形成的特点和规律，最大限度地保持文件之间的历史联系，充分利用原有基础，使整理后的档案，便于保管和利用，这就是档案整理工作的原则也是在档案整理工作的要求。42、全宗的概念及其意义：什么是全宗全宗就是一个独立单位或一个著名家庭、个人在社会活动中形成的档案整体。一个独立单位，有着自己的独立职权，进行一定的活动，形成的全部档案，构成了一个档案整体，这个整体就叫做全宗。一个家庭或个人，在活动中形成的全部档案，反映了自身活动的全过程，彼此有紧密的联系，也构成为全宗。全宗是组成国家档案全宗的基本单位，国家档案全宗是一个国家的全部档案，亦即包括一个国家的所有档案全宗，每个全宗代表了每个单位或个人，国家档案全宗，也就是由无数个全宗汇总而成的。43、档案为什么必须按全宗整理呢（1）区分全宗，是档案整理工作的开始，是首要环节。（2）按全宗整理档案，是整理档案的一项重要措施。（3）按全宗整理档案，为档案利用提供了科学依据。44、什么叫立档单位呢立档单位也叫全宗构成者，就是指能够构成一个全宗的单位或家庭、个人。全宗是指一组档案，立档单位是形成该全宗的单位，没有立档单位，就没有全宗。不是所有的单位都能成为立档单位，它有一定的构成条件，符合这些条件，才能作为一个立档单位，它所形成的全部档案，才能构成一个全宗。45、怎样才算是一个独立单位呢（1）是否有独立行文、处理事务的职权。（2）是否有独立的财务。（3）是否有一定的人事任免权。上述三个条件是统一的，通常有此即有彼，它们从不同侧面反映了立档单位的构成因素，在实践中，我们发现，如果该组织不具备第一个条件，就不能构成为一个立档单位；如果该组织已具备了第一个条件，而不具备另外两个，在特殊情况下，有时也能构成一个立档单位，这取决于实际工作效果。46、立档单位的变化对全宗划分的影响：立档单位是经常变化的。由于社会实践活动的发展和变化，原来设立的一些机关，有的扩大或缩小，有的撤销或合并，有的增设，有的改名等等，立档单位的这些变化，影响到档案全宗的划分。当立档单位发生根本性变化时，全宗随着也要变化，需要重新划分；当立档单位发生非根本性变化时，全宗不变。47、哪些是立档单位的根本性变化，哪些是立档单位的非根本性变化呢（1）关于立档单位政治性质的变化（2）关于立档单位基本职能的变化（3）立档单位虽有变化，但不是机构基本职能的变化，不应该也无必要重新划分全宗。上述几种机构变化情况，均属机构的非根本性变化，它们不产生新的立档单位，不形成新的全宗，它们在变化前后所形成的档案，应该是一个全宗。48、全宗的补充形式：（1）联合全宗（2）汇集全宗（3）档案汇集 49、全宗内档案的分类，是指运用科学的方法，对一个全宗内的档案，按其来源、内容时间和形式上的异同，分门别类，组成有机体系，有条理地反映立档单位的历史真实面貌，便于档案管理和利用。50、全宗内档案分类的意义：（1）分类是档案整理工作的重要环节，它为下一步骤的整理工作创造了条件。（2）分类是档案整理工作的重要组成部分，是系统化的中心环节。（3）科学的分类，可以最大限度地保持文件材料之间的历史联系，保证档案整理工作的质量，便于档案的管理和利用。51、档案的分类，应有一定的要求：（1）客观性（2）逻辑性（3）实用性（4）思想性 52、常见的档案分类法：（1）年度机构分类法。（2）年度问题分类法。（3）机构年度分类法。（4）问题年度分类法。53、在选择档案分类法时，一般可以从以下三点去考虑：第一，机构分类标准与问题分类标准是不能在同一级结合使用的，二者必居其一。第二，当几种分类标准结合运用时，现行机关一般是以年度为首要分类标准，机构或问题其次，而撤销机关一般则可以将机构或问题为首，年度其次。第三，档案室在运用保管期限进行案卷分类、排列，一般不能作为第一层次，只能在年度之后，或第二层次，或第三层次，甚至不予考虑也是可以的；档案馆在整理积压档案时，才将保管期限运用到第一层次，进行案卷的分类、排列。上述三点，只是在一般情况下，作为确定档案分类法及其分类方案的依据，具体运用时，还要看实际效果。要根据本单位的实际情况出发，灵活运用。档案分类法一旦被选定后，就应保持相对稳定，不能经常变化，否则，会使档案分类陷于混乱状态。54、案卷目录，就是按照案卷排列的顺序，抄录案卷的标题、保管期限、卷内文件页数等项目而形成的一本案卷名册。55、案卷目录的作用：（1）固定了全宗内档案分类体系和案卷排列的顺序，完成了档案室的全部档案整理工作，集中反映了档案整理工作的成果。（2）反映了全宗内档案的内容和成分，是查找利用档案的最基本的工具，也是编制其他检索工具的基础。（3）登记了全宗内所有档案案卷，是档案登记的基本形式，也是档案统计和检查的重要依据。56、编制案卷目录的原则是：必须按照全宗来编制，不同全宗的档案，不能编为一本案卷目录。57、编制案卷目录的方法：（1）档案分类以年度为首要依据，案卷目录就是一年编一本。（2）以机构或问题为档案分类的首要层次，编制的案卷目录一般是一个机构一本目录或一个问题一本目录。（3）档案分类若以保管期限作为第一层次，相同保管期限的档案，排列在一起流水编号，编成一本案卷目录。此外，如果一个全宗内一部分专门或专业档案因特殊性强而需要单独分类、排列时，这部分档案可以用上述方法与文书档案合编案卷目录，也可单独分编一本或几本案卷目录。58、档案鉴定工作的概念和内容：档案鉴定工作，从广义角度看，应该包括档案真伪的鉴别和档案价值的鉴定二个部分。档案馆（室）在业务工作中，经常进行的是档案价值的鉴定，其具体工作内容包括：制定鉴定档案价值的原则和标准，判定档案价值，确定档案保管期限，销毁推动保存价值的档案，以及有关档案鉴定的组织工作等等。59、档案鉴定工作的意义：（1）档案经过鉴定，能从众多的文件中分清玉石，区分出不同的保存价值，便于按档案的不同价值分库或分柜存放，采取不同的保管方法，重点保护珍贵档案。（2）档案经过鉴定，价值分明，便于开展档案的利用工作，积极发挥重要档案的作用。（3）档案经过鉴定，便于应付突然事变，有助于在战争、自然灾害等突发事件中及时抢救有价值的、重要的珍贵档案，不致“玉石俱焚”。60、鉴定档案价值的基本观点：鉴定档案价值，更确切地说，是鉴定档案的保存价值。在档案鉴定工作中坚持以下三个基本观点：（1）全面的观点。就是要求从全局出发，从各个方面全面地综合地分析和判定档案的价值。（2）历史的观点。就是从产生档案的历史背景出发鉴定档案的价值。（3）发展的观点。就是从事物变化、发展的角度预测档案的长远价值。上述三个观点，是辩证的统一，鉴定时应力求兼顾，从全面、历史、发展的角度充分认识和估计档案的作用，准确地判定档案的保管期限。61、鉴定档案价值的基本工作方法，是直接鉴定法。所谓直接鉴定法，就是指由鉴定人员直接地、逐卷、逐件、逐页地审查文件，而不是仅仅根据案卷目录和文件标题就判定其价值，这种直接的、具体的审定方法，我们习惯上称之为直接鉴定法。62、档案鉴定工作的具体方法，就是指具体鉴定每一份或一组文件时，应从文件自身哪些方面去综合分析和判断。一般有以下八个方面：（1）档案文件的来源，即分析文件与立档单位的关系。（2）档案文件的内容。（3）档案文件的数量，即分析文件的完整程度。（4）档案文件的作者。（5）档案文件的时间。（6）档案文件的名称。（7）档案文件的文本。（8）档案文件的外形。63、文件的哪些内容是比较重要的，具有重大价值呢主要有：（1）立档单位主要职能活动和基本历史面貌的文件。（2）反映党的方针、政策的文件。（3）反映中心工作和重大事件的文件。（4）反映主要业务活动的文件。（5）具有全局性、典型性的文件。64、档案鉴定工作的制度基本内容包括以下三个方面：（）明确统一的鉴定标准。（）加强鉴定工作的组织领导。（）制定销毁档案的审批制度和监销制度。65、档案统计工作的意义：（1）档案统计是认识档案工作的一种重要手段。（2）档案统计是档案事业建设的一项重要基础工作。（3）档案统计可以为制定档案工作的方针、政策和编制档案事业发展规划提供依据。66、档案统计工作的基本要求为准确性、及时性和科学性。67、档案统计工作，分为统计调查、统计资料整理和统计资料分析三个基本阶段。68、档案登记是对档案的收进、移出以及整理、鉴定、保管、检索、编研、利用等情况，通过簿册、表、单等形式加以记载，以提示它们的过程、现状和变化。档案登记是档案统计的初级形式，是为档案统计提供原始资料的工作，也是维护档案的完整与完全以及便于开展工作的必要条件。它的基本内容有两个方面：一是档案数量和状况的登记，二是档案检索、编研和利用情况的登记。69、档案检索工具是记录、报道、查找馆（室）藏档案材料的手段，是档案管理和和提供利用的工具。它的结构，通常由说明、目次、主体、附录四部分组成。它的作用与意义可以概括为：检索工具是打开档案宝库的钥匙，是帮助档案管理人员进一步熟悉馆（室）藏和开展各项工作不可缺少的工具，是档案馆（室）对外宣传报道和馆际间进行情报交流的重要渠道。70、档案检索工具的基本职能有以下两种：（1）档案检索工具的存贮职能（2）档案检索工具的检索职能。档案检索工具的存贮与检索职能是互相作用的。存贮是检索的基础和前提，检索是存贮的应用和反馈。没有存贮，就没有检索；没有检索，存贮也就推动了意义。因此说，存贮与检索是不可分割的统一体，两者共同构成检索工具的基本职能。71、档案检索工具的种类：（1）按其编制方法划分，档案检索工具可分为目录、索引、指南三大类。（2）按检索范围划分，档案检索工具可分为以一个全宗（或其部分）为对象的检索工具，以档案馆（室）全部（或主要部分）档案为对象的检索工具，以一定专题为对象的检索工具和以若干档案馆的全部或部分档案为对象的检索工具。（3）按排检方法划分，档案检索工具可分为分类与主题两大部类。（4）按检索手段划分，可分为手检工具与机检工具两大类。（5）按检索功能划分，检索工具可分为查找性与报道性两种。（6）按档案的机密程度划分，检索工具可分为绝密档案目录、机密档案目录、内部档案目录和开放档案目录等。72、档案检索工具的形式，按其载体类型可分为卡片式和簿册式。73、档案检索工具的编制要求：（1）计划性与科学性。（2）全面性与准确性。（3）具体性与快速性。（4）实用性与统一性。（5）补充性与完善性。73、档案著录是档案馆（室）编制检索工具时，对档案内容特征和形式特征进行分析、选择和记录的过程。它的实质在于准确描述档案材料的形式与内容特征；进行信息压缩，提供模拟性显示，以达到标识档案和提供档案利用的目的。74、档案著录的意义：（1）档案著录是编制档案检索工具的首要步骤。（2）档案著录的质量决定检索工具的质量。75、档案著录的要求：为了保证编制出的检索工具科学、实用，档案著录工作应力求做到：（1）在内容方面有较高的准确性和科学性。（2）在形式方面要格式符号统一，语言简明扼要，文字清晰整洁。（3）执行档案著录规则，逐步实现著录标准化。76、著录项目是用以揭示档案内容和外形特征的记录事项。77、著录格式是指条目中各个著录项目的组织、排列顺序和表示方法。著录格式按其表示方法的不同可分为：表格法、段落空格式、段落符号式三种。78、档案标引，就是对档案内容进行主题分析，将分析结果赋予检索标识的过程。赋予分类号标识，称为分类标引；赋予主题词标识，称为主题标引。79、几种主要检索工具及其编研方法：（1）案卷文件目录（2）分类目录（3）文号目录 80、案卷文件目录，亦称“卷内文件目录汇集”、“全引目录”。它是将全宗或全宗内某一部分案卷目录和卷内文件目录汇集而成，能同时以案卷和单份文件为档案单位，通过案卷和文件题名来揭示和介绍档案馆（室）所存档案内容和成分的一种检索工具。81、档案馆（室）是以案卷目录为最基本的检索工具。82、案卷文件目录的作用：（1）能全面系统地揭示档案内容。（2）能迅速准确地提供利用者所需要的档案材料。（3）有利于移交和接收工作。（4）为编制其他检索工具提供了条件。83、分类目录是从国家机构和社会组织的职能活动方面来揭示档案馆（室）全部档案的内容和成分，按照分类表体系组织起来的检索工具。分类目录因条目数量大，一般情况下是以卡片形式出现，即多为卡片式分类目录。84、文号目录是以文件字号为标志，通过文件字号途径查找档案的工具。85、文号目录的格式有两种：一种是条目式文件字号目录。另一种是文号、档号对照表。86、全宗指南又叫全宗介绍，是以文章叙述形式，介绍和揭示档案馆（室）所存某一全宗档案内容、成分和使用价值的材料。编写全宗指南是向社会说明某一全宗内保存了些什么档案材料，以便社会广泛利用。87、全宗指南的作用表现在：使有关机关、团体和个人了解某一立档单位的历史、全宗的历史，全宗内档案材料的主要内容和成分，为科学研究和工作查考提供所需档案的线索；帮助档案管理人员熟悉档案内容，更好地开展档案整理、鉴定、检索、编研、提供利用等工作，提高档案的科学管理水平；全宗指南可以作为研究该全宗档案材料的基础。88、全宗指南的内容：（1）立档单位简要历史（2）全宗简要历史（3）全宗内档案内容和成分介绍（4）全宗指南的辅助工具。为便于全宗指南的使用，可以编制一些辅助工具，如人名索引、地名索引、目录、机关简称表等，附在全宗指南的有关位置。89、档案利用工作是以利用者为服务对象，以提供馆（室）藏档案为手段，采取多种形式和方法，开发和提供档案为党和国家各项事业及广大社会利用者服务的工作。它经常被人们称为“档案的利用服务工作”，或“档案的提供利用”。档案利用工作的基本内容，就是介绍和报道馆（室）藏档案的内容与成分，通过多种方式为利用者实际提供档案资料，进行咨询服务。它的特点是，直接传递档案信息为各项工作服务，促进社会主义物质文明和精神文明建设。90、“利用档案”和“档案”档案是两个不同的概念。“档案利用工作”是指档案馆（室）为满足利用者需要，向利用者提供档案，为利用者服务的工作。“利用档案”是指利用者为研究和解决各种问题，到档案馆（室）利用档案的行为。“利用档案”与“档案利用工作”之间又有密切联系，只有利用者发生利用档案的行为，档案馆（室）才有档案利用工作。有档案利用工作，才能实现对档案的利用。二者同时发生，表现为一个过程的两个方面。而档案利用工作是利用档案的必要条件，利用档案发挥档案的作用，是档案利用工作目的的体现。91、档案利用工作的意义：（1）档案利用工作体现档案工作的根本目的。（2）档案利用工作是衡量档案部门成绩大小的主要标志。（3）档案利用工作能够检验和推动基础工作。（4）档案利用工作是对档案与档案工作最有效的宣传。92、如何做好档案利用工作：（1）明确服务方向，坚定服务思想。（2）熟悉馆（室）藏，了解客观需要。（3）正确处理利用和保密的关系。（4）正确处理利用工作与基础工作的关系。93、档案提供利用的一般方式：档案馆（室）提供档案为社会主义现代化建设事业服务，一般是通过如下三种方式进行的：（1）提供利用档案原件。（2）提供利用档案复制件。（3）根据档案内容综合核定参考资料，制发档案证明、函复查询外调，参加编史修志和撰写文章、专著，以这种方式来提供利用。档案提供利用的具体方法有：组织阅览、外借、制发复制本、举办档案展览、制发档案证明和咨询服务等。94、档案馆（室）组织利用者在阅览室内查阅和使用档案，是档案利用工作的主要形式。95、档案外借的范围：档案的单份性和机密性特点要求，在一般情况下档案不能外借使用。但是，在要些特殊情况下，为了照顾利用者工作方便，对某些档案可以适当借出馆（室）外使用。对借出馆（室）外使用的档案，应严格控制借档单位和档案的形式与种类。在借档单位的控制上，应以党政首脑机关为主而兼顾业务部门；以档案的立档单位为主而兼顾其他单位；以服务政法、监察机关取证为主而兼顾一般性使用。在控制外借档案形式与种类上，有复制件的尽量不借原件；馆（室）藏重复的档案可适当放宽；对于特别珍贵与残破易损的常规文件、古稀文本、照片、影片、录音带、录相带等原件不能外借。96、开放档案是对已满一定保密期限和可以公开利用的档案，简化利用手续，允许持有合法证件的中华人民共和国公民以及社会组织阅览使用。97、开放档案的形式，有利用者来馆阅览和档案馆向社会公布两种。98、开放档案的意义：（1）开放档案是我国档案管理改革的一个重大成果。（2）开放档案是社会主义民主的重要体现。（3）开放档案有利于社会主义建设事业。（4）开放档案将推动档案馆事业的发展。99、什么是科技文件“科技文件是记录和反映科学技术活动的文字、图表、声像等技术文件的总称。”这是对科技文件所作的简明、确切的定义。这一定义的涵义，可从以下几方面理解。第一，科技文件是在科技活动中形成的。第二，科技文件是在现行科技活动中形成的。第三，科技文件是直接记录和反映科技生产活动的。第四，科技文件是一个综合性概念，是指一切记录有科技内容的科技文件的总称，包括文字、图表、声像等科技文件。100、现代科技文件类型复杂，种类繁多，根据其内容和载体的不同，大体可划分为科技图样材料、科技文字材料、目录和表格材料，科技声像材料，科技机读材料等。101、科技研究文件的形成。科技研究工作一般是以课题为对象进行的，其工作程序和形成的文件材料是：（1）研究准备阶段。（2）研究实施阶段。（3）研究总结阶段。102、工业产品科技文件的形成。工业产品科技文件的形成，一是在产品开发过程中，二是在产品制造过程中。103、建筑工程科技文件的形成，一般是以整体工程或相对独立的单项工程为对象进行的。（1）前期阶段。（2）施工阶段。（3）竣工验收阶段。104、设备仪器科技文件的形成。自行设计制造的设备，形成的文件与产品开发制造基本相同。外购设备形成的文件是：（1）订货阶段（2）到货验收阶段（3）安装试车阶段。105、科技文件积累的要求。科技文件的积累是科技部门和科技人员的职责，科技档案部门和科技档案人员要进行监督和指导。（1）明确积累职责。（2）明确积累范围（3）确保积累质量（4）完善积累条件。106、科技文件的积累方式。（1）由科技人员个人积累。（2）由专兼职资料员积累。（3）由科技档案部门代为积累。107、科技文件的鉴别。为了确保科技文件归档质量，在科技文件整理前和整理过程中，要对科技文件进行多方面的鉴别。（1）完整性鉴别。（2）准确性鉴别。（3）文件材料属性鉴别。（4）归档材料密级鉴别。（5）保管期限鉴别。108、科技文件与政务文件的区分。科技文件与政务文件都是人们在社会实践活动中直接形成的原始记录，在一个单位内，它们都是本单位工作活动的记录和产物，具有共同的属性。但是，科技文件和政务文件又具有不同的特点，它们各自产生于不同的活动领域，反映不同的内容性质，有着不同的形成规律，发挥不同的功能作用。科技文件与政务文件的区分，根据经验，可概括为三条划分原则。第一，内容原则。第二，整体原则。第三，职能原则。对于一些难于区分的文件可以采用职能原则，即在科技性单位可将介于两者之间的文件划入科技文件的范围；在非科技性单位则可以采用相反的方法。上述三条原则和方法，应以内容原则为主导，结合考虑整体原则和职能原则。109、科技文件与科技资料的区分。在一个具体单位，科技文件和科技资料的区别，主要表现在两个方面：一是它们同本单位的科技活动的关系不同；二是它们所具有的作用不同。科技文件和科技资料尽管有明显的区别，但也不能忽视两者所具有的密切联系。首先，都属于科技文献。另外，在一定的条件下，两者可以转换：一旦以参考目的搜集来的科技资料被直接采用，或者已经反映本单位某些科技活动，这种科技资料就具有科技文件的性质，或者说已经转化为科技文件，应纳入科技文件的范围。110、科技文件管理的职责：（1）科技文件管理是科技部门的职责。“各单位应当把科技文件的形成、积累、整理和归档纳入科技工作秩序和科研、生产、基建等计划中，列入有关部门和有关人员的职责范围。”把科技文件管理列入科技部门职责的理由有三条：第一，科技文件是由科技部门和科技人员形成的；第二，科技文件管理是科技管理的重要组成部分；第三，科技部门和科技人员最熟悉科技文件的内容与有关情况。（2）科技文件管理也是科技档案冰凉的一项任务，有检查和协助的责任。“科技档案部门有责任检查和协助科技人员做好科技文件的形成、积累、整理和归档工作。”其理由有三条：第一，科技档案是由科技文件转化而来的；第二，科技档案工作是科技管理工作的组成部分；第三，做好科技文件的形成、积累、整理和归档工作，是科技档案部门的一项重要任务。111、科技文件的管理措施。（1）加强宣传教育，建立责任保证体系。（2）建立健全制度，保证正常工作秩序。（3）实行“三纳入”、“五参与”，优化监督管理。（4）抓住薄弱环节，促进工作全面发展。（5）运用经济手段，加强监督管理。以上五个方面的措施是互相联系、相辅相成的，在实践中可以结合运用。112、科技档案是直接记述和反映科技活动的，归档保存的科技文件。这一定义揭示了科技档案的本质属性，其基本涵义有如下三个方面：（1）揭示了科技档案的产生领域和内容性质，指出了科技档案同其他档案的区别。（2）明确了科技档案是科技活动的直接记录，指出了科技档案同其他科技文献的区别。（3）明确了科技档案是归档保存的科技文件材料，指出了科技档案同一般科技文件材料的区别。113、科技档案的特点：（1）专业技术性（2）成套性（3）现实性（4）复用性（5）多样性和数量大。114、科技档案的基本种类：按科技档案的产生领域和内容性质来划分，可分为五大基本种类：（1）生产技术档案（2）基本建设档案（3）设备档案（4）科学技术研究档案（5）专门性科技档案 115、生产技术档案是人们从事物质生产活动所形成的档案，包括工业生产技术档案和农业生产技术档案两种。116、科技档案的基本价值。科技档案最本质、最基本的价值是：科技档案是生产力的存在形式，它是构成第一生产力的重要因素，是一种潜在的生产力。科学技术是第一生产力。科技档案是构成第一生产力的重要因素。117、科技档案与科学技术之间的密切关系，主要表现在两个方面：（1）科技档案是科学技术的直接记录。（2）科技档案是科技资源的储备形式。既然科学技术是第一生产力，那么作为科学技术直接记录和储备形式的科技档案不仅是生产力的存在形式，而且是构成第一生产力的重要因素。科技档案是一种潜在的生产力。科技档案作为知识形态的生产力，需要通过形成积累、科学管理和开发利用过程，尤其要与生产力诸要素相结合并发挥作用，才能转化为直接的、现实的生产力。科技档案作为科技知识的一种存在形式，也只有同物质形态的生产力相结合，才能转化为直接生产力。118、科技档案的作用：（1）科技档案是科技管理工作的依据。（2）是生产建设活动的凭据。（3）是科技研究的必要条件。（4）是科技交流的重要工具。119、科技档案价值和作用的特点。概括起来有三点：（1）潜在性（2）集成性（3）共享性 120、科技档案工作包括宏观管理和微观管理两方面的内容。121、科技档案工作宏观管理，是指对整个科技档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导，它包括一系列的组织建设和事业管理。科技档案工作的微观管理，是指以科技档案为管理对象的具体业务工作。宏观管理与微观管理的关系。科技档案工作的宏观管理和微观管理既有区别，又有密切联系，微观管理是基础，宏观管理为指导，两者互相依存，互相促进，从而构成我们社会主义国家规模的科技档案事业。122、科技档案工作的基本任务是：按照一定的原则和要求，完整地保存和科学管理科技档案，大力开发科技档案信息资源，为我国的社会主义事业服务。123、科技档案工作的条件。实现科技档案工作的基本任务，科技档案部门应当进一步创造一个良好的工作条件和环境。（1）争取领导重视和支持。（2）争取科技人员的支持。（3）逐步改善工作条件。124、科技档案工作的性质，可从广义和狭义两个角度来认识。从广义上讲，科技档案工作具有双重性，它既是国家档案工作的组成部分，又是国家科技事业的组成部分。从狭义上讲，就是从各单位的科技档案工作来说，科技档案工作是一项以科技管理为中心内容的专业性、服务性和机要性的工作。科技档案工作的性质，可以概括为科技管理性、专业性、服务性、机要性四个方面。125、科技档案管理原则。（1）集中统一地管理科技档案，是科技档案工作的组织原则。（2）维护科技档案的完整、准确、系统、安全。维护科技档案的完整、准确、系统、安全，是科技档案管理的基本要求。（3）实现科技档案的有效利用，是科技档案管理的根本目的。上述三个方面的内容，是互为条件、互相制约、互相联系的有机整体。126、科技档案为什么要实行集中统一管理（1）集中统一管理科技档案，是社会化大生产和专业分工的产物。（2）是由我国的社会主义制度决定的。（3）是实现科技档案现代化管理的客观需要。127、科技档案实行集中统一管理的优越性。（1）科技档案实行集中统一管理有利于形成和建立科技档案资源储备中心和交流中心。（2）有助于加强科技管理，符合精简节约原则。（3）有利于保护科技档案和维护科技机密。128、科技档案是否得到有效利用，是衡量和检验科技档案管理水平和科技档案发挥作用大小的重要尺度。实现科技档案的有效利用，必须切实做好如下工作：（1）加强科技档案管理的各项业务建设，提高管理水平。（2）编制各种科学的、符合实际需