资产管理规定新编.pdf
资产管理规定 第一章总则 目的 第一条 为加强资产管理的标准化、制度化,保证资产的安全与完整,特制定本规定;适应范围 第二条 本规定适用于股份公司及下属子公司资产的购置、使用、调拨、报废等日常管理;资产的定义 第三条 实物资产单价均以购入价计算：（一）固定资产：1、单位价值在 2,000 元含 2,000 元以上；2、使用年限在一年以上；3、单位价值不满 2,000 元的电脑显示器、终端机采用固定资产管理方式进行日常管理;（二）低值易耗品：1、单位价值在 2,000 元以下；2、使用年限在一年以上；（三）文具、耗材等消耗品;按照文具、耗材管理规定执行;（四）其他：接受馈赠的资产;第四条 无形资产：（一）商标权、着作权、专利权、土地使用权、专利技术等具体管理规定另行制定;资产的范围 第五条 资产的范围包括但不限于：一房屋；二交通运输工具；三办公设备；四办公用品；五办公家私；六机房及网络设备；七软件类 八版权 资产的分类 第六条 资产管理等级分类：一级管理：资产价值100,000 元；二级管理：50,000 元资产价值100,000 元；三级管理：20,000 元资产价值50,000 元；四级管理：2,000 元资产价值20,000 元；五级管理：资产价值2,000 元;以上资产的申购,须按照行政采购管理规定申购,按照集团财务管理中心财务审批权限审批;资产的权属 第七条 资产的所有权属于申购该资产的部门所在的法人公司;资产的管理机构 第八条 集团人力行政中心-行政服务部负责股份公司实物资产管理的统筹、指导工作；各公司行政部负责当地公司及其下属项目组、地铺实物资产的购置、盘点、处置、安全和日常管理工作;各公司行政部应在行政资产管理系统中建立所属公司的实物资产台帐;第九条 集团财务管理中心负责股份公司资产的财务管理统筹及核算工作,各公司财务部应建立固定资产明细账,对固定资产的增加、减少、毁损、报废、清理、转移、盘盈、盘亏等相关事项进行总帐和明细帐的调整和处理,确保帐务资料准确、充分、真实、合理,并对资产的日常管理进行监督和检查;具体执行按照集团财务管理中心财务审批权限第六条相关规定执行;第十条 股份公司审计部对资产的管理情况进行不定期的审计、检查;资产的管理原则 第十一条 资产的管理原则：集团统筹、属地管理、责任到人、物尽其用;第二章资产的编码管理 资产的编码管理 第十二条 资产实行编码管理,资产编码的规则和标签样式由集团人力行政中心-行政服务部统一制定和设计;第十三条 各子公司的资产编码管理遵循统一的编码规则,在行政资产管理系统中对资产进行管理;资产编码的组成 第十四条 资产的编码由 12 位英文字母加数字组成：一编码的前两位为公司英文代码“WU”；二编码的第三位为资产的类别代码,类别代码表如下：资产类别代码 H M P K J S C D B E Z 房屋 交通运输工具 办公设备 办公 用品 办公 家私 机房及网络 设备 电脑 主机 显示器 笔记本电脑 软件 装修资产 三编码的第四至第七位数字为实物资产的购置年月,如 2005 年 4 月购置的为 0504；四编码的最后五位为实物资产在股份公司内的资产序列号,如 00001;如深圳公司 05 年 4 月购置一台复印机编码为“WU-P-0504-00001”;五编码在资产“出入库”信息录入行政资产管理系统后自动生成;资产编码的管理原则 第十五条 一物一号原则：所有的实物资产都贴有唯一对应的编码;编码必须严格按本规定编号,不允许不编号、重复编号或撕毁编码标签;文具、耗材等消耗品不进行编码管理;第十六条 编码的终身制原则：当资产发生转移、调出、报废等变动时,原编码不变,作为该资产的唯一和终身之标识;第十七条 及时性、准确性原则：经批准购置的资产必须在验收合格之日起两个工作日内办理入库手续,资产管理员将资产信息录入行政资产管理系统后,入库单上将自动生成该资产的编码,资产管理员按照统一格式打印编码标签贴在实物资产上;第三章资产的购置 资产购置的途径 第十八条 资产的购置途径包括购买、馈赠等盘盈的资产将视为购置;馈赠的资产添置手续按照办公室管理规定第七条“员工收受礼品的管理”执行;资产购置的管理 第十九条 股份公司对资产的购置实行预算管理;原则上只能在预算内购置资产,预算外或超出预算额度的,必须申请增补预算,在预算增加后才能购置;不允许在预算外超范围、超标准购置资产;审批流程按照集团财务管理中心财务审批权限第四条的相关规定执行;第二十条 资产的采购,由专人负责,不可与验收、入库同一人操作,具体按照采购管理规定执行;资产的验收、入库 第二十一条 资产的验收、入库不可同一人操作；须以采购单据和实物核对后办理;第二十二条 资产验收：1、所购置的办公设备和 IT 类资产,走 OA 系统验收,需按照 OA 系统里的 IT/办公设备验收格式及验收标准填写验收见附件二：IT/办公设备验收格式及验收标准,5000 元以上的 IT 专项资产需附图片验收,验收人应在验收单上签名并说明验收情况,报集团信息管理部和集团人力行政中心-行政服务部审核确认；2、公司写字楼使用的办公设备,直接由各分公司工程师验收并出具验收单;3、特殊需求必须直接送往楼盘项目的办公设备,按照验收标准,由项目经理现场验收签字或邮件回复确认,各分公司 IT 工程师远程验收并出具验收单;4、购置的文具、耗材等其他资产,按照送货单验收,验收人应在送货单上签名,确认验收；5、在超市、花店等临时零星采购,凭电脑小票和发票验收,验收人应在发票背面或其他有效单据上签名,确认验收;第二十三条 资产入库：所购置的资产,应按照入库标准办理入库,入库时,采购人员须提供以下单据：办公用品申购单、购销合同或采购订单、商业发票、设备保修卡、设备使用说明书、验收人签署的验收单或送货单;由资产管理员按照单据核对实物后将资产的基本信息输入行政资产管理系统,办公设备和 IT 资产须录入出厂序列号,系统自动生成电子版的入库单,制单人和审核人应在打印的电子版入库单上签名确认后才能提交财务报销;设备保修卡、发票复印件和使用说明书由资产管理员;存档备用;对不能提供完整入库凭据的,资产管理员有权要求补充完整；对审批手续不齐全的,资产管理员有权要求补齐；否则资产管理员有权拒绝办理入库手续;第二十四条 新购资产因质量原因退货,由供应商提供更换的新资产,无须重新办理入库手续,可沿用购入时的原编号;资产管理员须在行政资产管理系统内注明更换新机的原因和日期;并将相关手续提交财务部备案,更新财务固定资产台帐信息;相关的保修凭证存档在当地的资产管理员处;第二十五条 对于被丢失、损坏以实物赔偿的资产,需重新办理入库,参照第二十三条办理;以实物或现金赔偿的资产,原资产按照程序办理报废手续,报废原因应注明丢失或损坏及处理情况;购物卡管理 第二十六条 购物卡采购：除部门调研费外的购物卡采购,包含但不限于：客户礼品、员工福利、部门激励等,由当地行政部统一采购；当地行政部既有购物卡供应商不能满足各部门需求的,由行政部负责增加供应商;第二十七条 购物卡管理：购物卡采购到位后,由行政部负责办理入库,录入行政资产管理系统,一批购物卡一个世联编号,规定时间发放,各部门领出时办理出库,批量领用的员工福利、部门激励、客户礼品购物卡发放完成后领用人需提交签收记录表其中客户礼品购物卡由送礼经办人签收到行政部进行核销,剩余部分交回行政部,按照深圳总部礼品、购物卡、变卖废品回收现金管理规定分公司礼品、购物卡、变卖废品回收现金管理规定进行管理;成批领用分批发放的部门激励和报盘奖励,由部门专人负责保管;每月提交发放情况表到行政部进行登记,购物卡保管人岗位变动或离职,须办理移交手续;资产管理部门对购物卡的库存情况须定期进行盘点,如有丢失由保管人负责赔偿;资产购置后的报销 第二十八条 报销时报销人须提供合法、真实、有效、完整的报销凭据,包括：事务申请单、购销合同/采购订单、商业发票、费用分摊表、验收人签署的验收单/送货单、制单人和审核人签署的打印电子版入库单作为报销单据提交财务部门报销;不需要办理入库的物资,须由验收人在发票背面签名确定验收情况,财务部门才可予以报销;第二十九条 报销时财务部须审核报销凭据是否合法、真实、有效、完整,审批手续是否齐全;审核、付款的具体操作按照集团财务管理中心财务审批权限第五条、第六条相关规定办理;对不符合财务规定要求,不合法、虚假、失效、不完整的报销凭据,财务部有权要求更换；对审批手续不齐全的,财务部有权要求补齐；否则财务部有权拒绝付款;第四章 资产的日常管理 资产的监管责任 第三十条 集团人力行政中心-行政服务部、各子公司人力行政部、财务部在资产保管、监督中的责任：一不定期的对所属公司的资产管理情况进行日常检查,抽查;二保证资产的安全、完整；三监督资产借用人履行保管责任并对保管不善者进行处罚；四对损坏、挪用、侵占、遗失资产的行为进行调查、追偿和处罚;资产的保管责任 第三十一条 资产借用人的具体责任包括：一是资产保管的责任人；二负责所借用资产的日常保管和维护,保证资产安全、正常使用；第三十二条 资产的借用人责任不包括：一资产的正常损耗；二非人为自然灾害损坏等;资产的保管 第三十三条 有明确使用人的资产,使用人即为该资产的保管责任人;资产在被借用前其保管责任人为该公司行政部的资产管理员,被借用后其保管责任人为该资产的借用人;资产保管责任人外派、调岗或离职,应将其保管的资产交还给该资产所属公司的行政部;第三十四条 对于资产的丢失、损毁,应查明原因、追究责任,按照资产丢失、损毁赔偿流程见附件八,要求责任人根据该资产的净值,以现金形式进行赔偿；以实物形式赔偿的,须购买高于或等同于原资产的品牌、型号、配置的全新资产进行等额赔偿,特殊情况须经公司 coo 审批;第三十五条 资产借出时,借用人须填写设备借用登记表见附件三,借用三个月以上为长期借用,长期借用的资产须签订借用协议见附件四,借用协议由当地行政部资产管理员存档;资产借用人的保管责任从资产借出移交时开始,归还注销借用纪录后结束;第三十六条 公司员工不可重复享用公司资产：1、项目楼盘配备电脑数量,按照 IT 项目楼盘电脑管理办法第条执行,原则上满足楼盘各项工作需要,按最高不超过人一台配置含开发商提供的电脑;2、员工个人配备电脑,原则上 1 人 1 套,办理长借公司笔记本电脑或台式电 脑后,不可再长期借用公司其他的笔记本电脑或台式电脑；已经办理长借笔记本电脑或享受公司笔记本电脑补贴的人员,应将其借用保管的台式电脑交还给该资产所属公司的行政部,电脑补贴从其借用保管的资产归还之日起开始发放,如有特殊需求须集团总经理审批;第三十七条 各部门秘书、楼盘项目经理、地铺财务文员是所在部门、楼盘、地铺公用笔记本电脑、台式电脑和办公设备的保管责任人,借用时须签订公用资产借用协议见附件四,负责资产的日常保管、维护工作;第三十八条 楼盘项目经理发生岗位变动时,须在发生岗位变动之日前完成所负责的公用资产保管责任的移交手续,由当地行政部资产管理员监督办理书面移交手续,并在行政资产管理系统更新相关借用情况信息;负责公用资产日常管理的秘书、地铺财务文员发生岗位变动时,须在发生岗位变动之日前完成所负责的公用资产的日常保管、维护责任移交手续;由部门经理或地铺分行经理和当地行政部资产管理员监督办理书面移交手续;并在行政资产管理系统更新相关借用情况信息;因交接不清楚、不及时,造成资产损毁、丢失或保管责任不清晰的,由资产权所属子公司行政部追究相关人员的责任并进行处罚;资产的调拨 第三十九条 资产的调拨,原则上只能在同一法人公司内部的不同部门之间进行;不允许跨越法人公司做资产调拨;第四十条 资产在同一法人公司不同部门之间调拨时,应填写事务申请单,根据资产调拨流程见附件五按照财务管理中心财务审批权限有关资产申购的相关规定办理审批手续,经批准后方可进行调拨;所属公司的行政部资产管理员必须在 1 周内完成调拨手续和调整行政资产管理系统中的行政台帐,并将资产调拨单提交当地财务部;当地财务部会计须在收到调拨单之日起 1 周内完成帐务处理;对于不涉及财务帐务处理的资产调拨单,由当地行政部资产管理员存档管理;调拨期间由调入、调出部门负连带保管责任;资产的维修 第四十一条 资产的维修需填写事务申请单,并按照资产维修流程见附件六进行审批,单次维修费用在 1000 元以上,需将维修方案报集团集团人力行政中心-行政服务部审核,须和维修商签订维修合同；IT 资产维修需报集团信息管理部审核；汽车维修按照车辆管理规定执行;第四十二条 资产维修费用包括配件、人工费等必须支出的费用须由行政部资产管理员录入行政资产管理系统中该资产基本信息的“维修记录”里,单次维修费用超过资产净值购入价减去折旧 50%的,须特别注明;维修验收合格后凭事务申请单、维修费用的发票和维修合同到财务部门办理报销手续;资产的外借、归还 第四十三条 各公司向外部公司或个人借出的资产需与借用公司或借用人签订借用协议,借用协议须经所属公司行政部经理、总经理审批,并加盖双方公司公章或签字生效后方可办理资产的借出；所属公司行政部资产管理员为借用协议的保管人;第四十四条 资产借出公司的行政部对外借的资产在借出期间的状况负责,并在资产归还时负责验收;第五章资产的盘点 资产盘点的规定 第四十五条 股份公司每年度定期组织全国范围的实物资产清查、盘点工作;一清查盘点工作中相关部门的职责：集团人力行政中心-行政服务部和集团财务管理中心联合组织和统筹,各法人公司行政部和财务部负责所在法人公司的盘点工作;（二）清查盘点的方式：固定资产盘点以 ORACLE 财务系统中的财务固定资产台帐出具的数据 为依据,低值易耗品以行政资产管理系统中的行政台帐数据为依 据,清查资产编码、帐、物是否一致；（三）清查盘点的时间：移动类资产笔记本电脑、相机、投影仪三类每半年,其他资产每一年清查盘点一次,根据集团具体安排进行;盘点的处理 第四十六条 资产盘点时,出现资产损毁,实物与编码不一致,保管责任人应说明原因,并及时予以维修或更正;对非正常情况造成的损失,所属公司行政部有权要求责任人承担维修或赔偿责任,并进行处罚;对遗失的资产,按照资产丢失损毁赔偿流程由保管责任人根据资产的净值,以现金形式进行赔偿；以实物形式赔偿的,须购买高于或等同于原资产的品牌、型号、配置的全新资产进行等额赔偿;第四十七条 盘点结果须经资产所属公司行政部经理、财务经理、总经理签字确认,出现盘亏、盘盈情况时,由盘点人核实原因后,填写资产盘盈盘亏表,由所属公司行政部与财务部协商后作出处理意见,上报集团人力行政中心-行政服务部审核,并按照财务管理中心财务审批权限有关资产处置相关规定报请审批后;所属公司行政部与财务部根据资产盘盈盘亏表做账务处理,并提交集团人力行政中心-行政服务部、财务管理中心备案;第六章资产的处置 资产的处置 第四十八条 资产的处置包括：出售、转让、报废、投资、捐赠、抵债等;资产报废的流程 第四十九条 资产的报废,应由资产使用部门提出申请,填写事务申请单按照资产报废流程见附件七进行审批；借用资产报废由借入公司提出申请,填写事务申请单,借出公司按照资产报废流程见附件七进行审批并进行账务处理;第五十条 资产未经批准不得报废,资产的报废须按照财务管理中心财务审批权限第六条的相关规定报批,IT 资产报废还需报集团信息管理部审批,并报集团人力行政中心-行政服务部批准备案;资产报废的条件 第五十一条 实物资产的报废一般应符合以下条件：一由于损耗或陈旧,折旧期满不能继续使用；二由于技术进步,必须由先进设备替代；三由于办公资源更新,原有的资产已不符合配套使用的要求；四其它经所属公司行政部和财务部门批准确认的原因;资产报废单的填写 第五十二条 资产的报废,应在“事务申请单”上填写以下信息：一资产的名称、品牌、规格或型号、原购进日期、价格；二资产的编码；三资产的使用年限、折旧、净值；四报废的原因调查及鉴定结果;资产报废及台帐处理 第五十三条 资产如需提前报废的,应提交查实的报废原因,涉及到保管责任的,应提交责任人的责任追究情况;第五十四条 资产报废手续办理完成后,所属公司行政部应在 1 周内完成报废资产在行政资产管理系统的信息更新；并将报废手续递交所属公司财务部,财务部在 1 周内完成调整财务固定资产台帐；所属公司行政部将资产报废情况提交到集团人力行政中心-行政服务部和财务管理中心备案;资产报废实物的处理 第五十五条 报废资产的处理方式有变卖、弃置;报废资产的处理方式在事务申请单上注明;变卖回收的资金须上缴所属公司的财务部;借用的报废资产由借入公司处置,变卖回收资金上交借入公司财务部;第七章资产的保险管理 第五十六条 各公司行政部负责所属公司实物资产财产保险的投保及管理工作,当地公司财务部协助提供投保财产的清单;财产保险单的复印件提交集团人力行政中心-行政服务部备案;第五十七条 资产管理等级为一级、二级的实物资产,包括车辆、房屋、固定资产,必须购买财产保险；装修必须购买财产险;符合投保条件的资产必须每年投保,续保应在上一年保险合同到期前完成;第五十八条 已投保的资产遭受损失时,所属公司行政部应对损失原因进行调查并及时办理索赔手续;第八章附则 第五十九条 本规定从 2012 年 11 月 12 日颁布之日起正式实行;第六十条 本规定由集团人力行政中心-行政服务部和财务管理中心行使执行权、解释权和修订权;附件：相关表单和模板：附件一：事务申请单 附件二：IT/办公设备验收单,验收标准 附件三：设备借用表 附件四：资产借用登记本模板 附件九：物资入库标准 相关流程：附件五：资产调拨流程 附件六：资产维修流程 附件七：资产报废流程 附件八：资产丢失损毁赔偿流程
