PR-001文件掌握管理程序6094.pdf
嘉 诠 精 密 五 金 电 子(苏 州)有 限 公 司制订部门 制订日期文件编号文件版次文管中心2004.11.15文件控制管理程序PR-001A0第 1 页1.0 目的 对本公司所有与质量管理体系及环境体系有关的文件进行控制,确保各有关场所使用文件的有效版本。2.0 适用范围 适用于与质量体系及环境体系有关的文件的控制3.0 定义 3.1 本程序所包括之品质/环境管理系统各阶管制编号文件如下:3.1.1 一阶文件:管理手册（ISO-9001 品质手册/ISO-14000 环境手册）。3.1.2 二阶文件:程序文件（依 ISO-9001 品质手册及 ISO-14000 环境手册内所订定的各项程序）。3.1.3 三阶文件:作业标准检验标准及管理办法等。3.1.4 四阶文件:表单记录（检验记录试验报告等）。3.1.5 外来文件:包括来自顾客的文件(程序文件包装规范图纸规范和标准交付计划)来自标准化组织的文件(国家和国际的抽样标准以及过程和质量体系标准)和相关法律法规等。3.2 管制性文件:由文管中心(DCC)所管制之文件,必须依规定发行并随时保持最新版次。4.0 权责4.1 文管中心:负责所有品质/环境文件与资料的保存分发回收归档与销毁。4.2 相关部门:负责文件与资料之执行保管。各类文件的制订审查核准分发及管制,各单位依文件控制权责区分表(附件一)规划之权责区分执行。5.0 内容5.1 文件控制流程图:(附件二)5.2 文件架构:管理手册 程序文件 作业标准 表单记录5.3 文件编码:本公司的文件一律按下列编码方式编码(除图面、技朮文件外)5.3.1 管理手册编码方式 QM-XX:管理手册 XX:依品质手册/环境手册纲要定义之序列号码标示,由 0099。5.3.2 程序文件编码方式 XX-XXX 流水号(001-999)文件阶层代码(程序文件代码为 PR)嘉 诠 精 密 五 金 电 子(苏 州)有 限 公 司制订部门 制订日期文件编号文件版次文管中心2004.11.15文件控制管理程序PR-001A0第 2 页5.3.3 作业标准编码方式 XX-XXX-XXXX流水号（0001-9999）部门代码文件阶层代码（三阶文件代码为 WI）5.3.4 四阶表单编码方式 XX-XXX-XXX XX 版本号 流水号（001-999）部门代码 文件阶层代码（四阶表单代码为 QR）5.3.5 外部文件编码方式 XXX-XX-XXX流水号（001-999）来源单位代码文件阶层代码（外来文件代码为 OUT）5.3.6 本公司部门代码如下:总经理室（包含文管中心，财务，稽核室）:DCC；管理部：ADM；品保部：QAD；业务部：SLS；开发部：RND；制造部：MFG 5.4 文件的标识 文件分“受控”和“非受控”两种状态。“受控”本封面盖有“文件管制章”,“非受控”经管理代表批准后发放,在封面上不做任何标识。5.5 文件版别规定 5.5.1 文件新版为 A0,改版一次为 A1,二次为 A2,修订版本至 A4 后为 B0 版,依此类推。5.6 文件的编写 5.6.1 品质/环境方针和品质/环境目标规定管理手册和程序文件由管理代表组织编写。5.6.2 开发部负责编写技朮文件,包括作业标准技朮图纸工程文件等。5.6.3 其它各阶文件由各相关部门负责编写。5.7 文件的审批 5.7.1 文件的审批按照文件控制权责区分表(附件一)执行。5.8 文件发行5.8.1 品质/环境方针和目标规定的发放范围是公司全体员工；管理手册程序文件、作业标准、四阶表单发放各相关部门。5.8.2 发行文件必须由文管中心在文件封面及各页上盖上“文件发行章”（含日期）,以证明其有效性,各单位不得自行复印文件。5.8.3 ISO 相关文件如需送客户,不准备回收时,则盖上“参考文件”章,并在文件分发/签收/回收记录表记录。5.8.4 文管中心在文件发行前应及时登录于原案文件管理汇总表。5.8.5 文件使用和保管部门应妥善保管文件以确保文件保持清晰,易于识别。5.9 文件的修订 嘉 诠 精 密 五 金 电 子(苏 州)有 限 公 司制订部门 制订日期文件编号文件版次文管中心2004.11.15文件控制管理程序PR-001A0第 3 页5.9.1 文件需要修订时,申请人需填写文件制订、修订、废止申请单,经权责主管签核后方可交于文管中心修订。发行时将封面及变更页同时发放至相关部门，并将旧原文件收回盖“作废”章,并予以销毁。文管中心原案文件盖“参考文件”章后予以保存。5.9.2 文件修订时用下划线注明修订标记。5.10 文件补发5.10.1 当需使用文件的人员未领到文件时不得随意借用其它人的文件复印,应填写文件申请单,经本部门负责人及管理代表批准,到文管中心办理补发手续,公司内部不能使用未加盖“文件发行章”的复印件,一经发现立即由文管中心收回销毁。5.10.2 文件破损严重,影响使用时,应由文管中心办理更换手续,交回破损文件,补发新文件,新文件的发行日期沿用原文件发行日期,文管中心将破损文件销毁。5.10.3 文件如有遗失时可提出申请,并填写文件申请单,经管理代表批准方可补发,但必须在申请中做出说明,并注明丢失的文件作废,必要时,将作废文件通知各部门,防止误用。5.11 文件的销毁5.11.1 过期或作废之管制文件,由文管中心统一收回并予以销毁。5.11.2 对所有作废的原版文件由文管中心给予保留,保留期限为 2 年。5.12 文件管理 5.12.1 所有的原版文件统一由文管中心进行登录保管,对原版文件上不做任何标识,以便于文件的复印。为防止文件的丢失,应将所有文件进行备份并予以标识。5.12.2 文件档案应放置于通风良好,避免高温,高湿或灰尘之场所;对于机密性文件,应予以隔离或加锁,以防止人为的损坏或盗窃;各单位文件档案为永久保存;重要文件资料记录,可予备份并分地保存。5.12.3 文件或档案于使用期限终了后,应予以销毁。如有处理规定时,应依规定处理并作成记录。5.14 外来文件控制5.14.1 各单位接到外来文件后呈阅部门主管审核后交文管中心加盖“参考文件”章,并登录于外来文件管制一览表方可正式使用。需发行时，依 5.8 执行。6.0 参考文件无7.0 附件7.1 文件控制权责区分表 (附件一)7.2 文件控制流程图 (附件二)7.3 文件书写格式 (附件三)嘉 诠 精 密 五 金 电 子(苏 州)有 限 公 司制订部门 制订日期文件编号文件版次文管中心2004.11.15文件控制管理程序PR-001A0第 4 页文件控制权责区分表 附件一文件种类制订审核核准发行单分位收文单位一阶文件ISO 执行干事管理代表总/副总经理二阶文件各单位承办人各部门主管管理代表三阶文件各单位承办人各部门主管管理代表四阶文件各单位承办人各单位主管各部门主管文 管中心各相关单位嘉 诠 精 密 五 金 电 子(苏 州)有 限 公 司制订部门 制订日期文件编号文件版次文管中心2004.11.15文件控制管理程序PR-001A0第 5 页 文件控制流程图 附件二NO YESNO YESNO YES回收开始文件制订、修订、废止申请各相关单位审核（参照文件控制权责区分表）各部门会审管理代表核准文管中心分发、记录、管制按发放范围发到各部门正常使用发生损坏、修改按文件控制管理程序执行文件废止申请继续使用结束嘉 诠 精 密 五 金 电 子(苏 州)有 限 公 司制订部门 制订日期文件编号文件版次文管中心2004.11.15文件控制管理程序PR-001A0第 6 页 文件撰写格式 附件三嘉 诠 精 密 五 金 电 子(苏 州)有 限 公 司制订部门 制订日期文件编号文件版次1.0 目的2.0 适用范围3.0 定义4.0 权责4.1 4.2 5.0 内容5.1 5.1.1 5.1.1.1 6.0 参考文件6.1 6.2 7.0 附件7.1 附件一嘉 诠 精 密 五 金 电 子(苏 州)有 限 公 司制订部门 制订日期文件编号文件版次文管中心2004.11.15文件控制管理程序PR-001A0第 7 页7.2 附件二注:文件撰写字体为小四号简体隶书
