年会工作整体流程表[万能年会策划]15263.pdf
年会及聚餐事宜安排 流程规划起草人：一、基本情况 1、会议事宜：1.1 会议时间：1.2 会议地点：1.2 参加人员：总部职能部门部门负责人、*区域部分人员 2、聚餐事宜 2.1 聚餐时间：2.2 聚餐地点：公司总部食堂；2.3 聚餐人员：参会人员及总部人员.3、权责：3.1 人事行政部：主导；3.2 总经办：监督各项事宜的落实；3.3 各部门负责人：落实执行人事行政部各项通知；4、须知：4.1 对未按要求按标准执行人事行政部关于年度会议及聚餐事宜各项要求,从重处罚；4.2 由于开会地点是在,聚餐地点是在,去回过程注意安全,听部门经理的统一指挥；4.3 聚餐后住宿事宜由人事行政部负责.二、具体细则 会议安排事宜 序 号 阶 段 项目 细则 电子文档 截止时间 执行人/主导人员 协助人 监督/审批人 是否在规 定时间内 完成 备注 一、会议及聚餐通知 1、起草；XXXX-X-X,18:00 无 完成*、*天气预 报等信息,准备好 装备 2、发布；XXXX-X-X,12:00 无 完成 3、温馨提示；隔四天发布一次,并 手机群发尤其会议前 两天必须发布 完成 4、手机信息提示：时间、地点、中餐就餐地点、提前多久 到场；XXXX-X-X,18:00 完成 避免忘记 5、会议通知、天气预报等信息；XXXX-X-X,18:00 完成 1、参加人员汇总；XXXX-X-X,12:00 完成 二、*人员来总部开会安 排项目 2、机票预订；XXXX-X-X,18:00 XXX 协 完成 3、接机事宜安排；XXXX-X-X 完成 会 议 准 备 阶 段 4、住宿、就餐安排事宜；XXXX-X-X 助预订酒 店及订餐 完成 5 号晚上住宿到凤 岗这边住宿 三、*、*、*参会 人员 1、人员汇总,2、住宿地点,3、4 号中晚餐、5 号中餐在白 泥坑就餐 XXXX-X-X 完成 四、开会期间就餐安排 1、两天会议中餐安排事宜 XXXX-X-X 完成 五、5 号开完会后的住宿预订 XXXX-X-X 完成 2 六、会议项目流程事项安排 1、会议 ppt 汇总 XXXX-X-X,完成 3 2、提前会议现场设备及桌椅摆放沟通；XXXX-X-X 至 XXXX-X-X 完成 3、不需测试 水、笔、白板、参 会签到表、座次牌、会议流程表、或 会议通知、参会人员通讯录；准 备 好：XXXX-X-X,12:00前 运至会议地点：XXXX-X-X,12:00 完成 4、需测试与试用效果 投影仪、音响、话筒、电脑、蓝桥软 件、参会人员ppt 会议课件试用；XXXX-X-X,9:00至 12:00测试 完成 找 XX 要酒店联系 方式,提前至少三 天协商会议现场事 宜 5、会议现场布置 第三和第四项的用品的摆放及测试好 XXXX-X-X,9:00至 12:00 完成 如上午无法完成下 午继续 6、和酒店工作人员沟通,第二天必须提前三十分钟开门,并留酒店负责现场设备人员联系方式,以备 完成 七、第一 天会议聚餐后聚餐地点 先确定好 会 议 实 施 阶 第 1 天会议 总部人员至会议场地 安排 1、职能部门参会人员提前 1 小时在总 部营业部集合,在规定时间内未到指 定地点,罚 50 元,直级领导 50元；XXXX-X-X 会议举行前1 小时,人事行政部提 前 2 小时到 在参会前三天及前 一天通知到位 2、根据人员数量,公司总 4 辆车,是 否能满足需求 XXXX-X-X 4 会议进行时 1、清点参会人数 会前五分钟 提前 10 分钟入场签到 5 2、会议开场白及纪律宣布 6 3、会议进行 7 4、会议中间休息时间必须强调确定 下来时间 8 段 5、中午就餐及休闲 9 会议结束及总部人员 回公司安排 1、下午完会后宣布第二天的安排,并说明晚上聚餐 2、提醒大家准时退房；10 2、职能部门回公司安排,注意开车喝酒人员 11 第 2 天会议 总部人员至会议场地 安排 1、职能部门参会人员提前 1 小时在总 部营业部集合,在规定时间内未到指 定地点,罚 50 元,直级领导 50元；12 2、开完会聚餐？是否需要 13 中午结束 自行安排坐车回总部 14 下午 1、参会需住宿人员和王主管对接联 系 聚餐活动事宜 序 号 阶 段 项目 细则 电子文档 截止时间 执行人/主导人员 协助人 监督/审批人 是否在规 定时间内 完成 备注 17 准 备 阶 段 1、聚餐礼物及其他礼物准备 1、优秀管理者证书打印；XXXX-X-X 2、优秀管理者奖金包装、优秀团队 XXXX-X-X 18 及抽奖箱准备,人员名单打印；XXXX-X-X 19 果瓜子盘子、一次性杯子等的；XXXX-X-X 20 5、聚餐横幅定制 XXXX-X-X 21 2、水果、瓜子、糖类准备 XXXX-X-X 3、酒、饮料的购买 22 4、菜的购买 XXXX-X-X XXX 提供菜单 5、现场 KTV、话筒、投影仪 等的试用 XXXX-X-X,10:00 前 5、人员安排 抽奖奖品包装及摆放 组长：；成员：早晨 9:00-下午 17:30 买菜回来后帮忙提菜的 组长：；成员：早晨9:00-下午17:30 具体人员安排灵活点 卫生打扫 组长：；成员：早晨 9:00-下午 17:30 具体人员安排灵活点 23 洗菜洗水果 组长：；成员：早晨 9:00-下午 17:30 具体人员安排灵活点 24 做菜、切菜、帮厨 早晨 9:00-下午 17:30 王主管和对方沟通 25 桌及现场筷子水果的摆放 组长；成员：早晨9:00-下午17:30 具体人员安排灵活点 26 现场装饰 组长：；成员：早晨 9:00-下午 17:30 具体人员安排灵活点 端菜 组长：；成员：早晨 9:00-下午 17:30 具体人员安排灵活点 6、水电用量 可开始前后数据比对,算出金额,在收款的时候扣除 如对方不提就算了,但自己必须事 先落实准备 7、发言稿安排、管理层代表、员工代表提前三天写好,提 前沟通写好 员工代表及管理层代 表提前三天写好稿子 8、节目收集 XXXX-X-X 28 实 施 阶 段 1、现场主持人 待定 依次进行、时间待定 2、发言 依次进行、时间待定 3、优秀员工、管理者奖颁奖 _颁奖 依次进行、时间待定 4、聚餐、表演节目 依次进行、时间待定 5、聚餐开始后 30 至 1 小时可 开始抽奖活动 执行：依次进行、时间待定 具体时间以现场为准 结 束 1、卫生打扫 依次进行、时间待定 2、桌椅的归位 依次进行、时间待定 3、后期礼物等其他东西的整 理、统计 依次进行、时间待定 29 30 年会流程及任务安排表 总负责：现场负责人：主持人：时间 流程 内容 负责人 备注 12 月 14 日前 杂项采买 负责提前购买水果 12 月 14 日周六订好,15 日早送货至会场 主导人：1、酒类、面包、水、无忧宝宝礼品、荧光 棒、抽奖礼品、生日礼品、小游戏的礼品、点心、水果、易拉宝、横幅；酒水：其他：负责自带电脑一台,用于节目评选 除水果外在 12 月 14 日前全部采买到位；自带接线 板,用于评委评分电脑 主持稿 节目顺序和串词 背景、音乐 制作 音乐：背景：抽奖制作 收集人员照片、抽奖制作：1-3 等奖逐个抽,4 等奖 2 个一抽,5 等奖 5 个一抽 收集：制作：无忧宝宝图片制作 主导人：会场桌位导视图 打印 主导人：门口有电视屏幕可以滚动播放席位图,由 制作 12 月 15 日 9点 会务组全体人员进场 1、到达酒店 主导人：提前通知到位 2、在公司负责把物品运输到年会场地 主导人：会场布置 扎吹气球,装饰会场 主导人：；组员：负责向酒店索要 2 卷专用胶带 易拉宝横幅的摆放 主导人：负责摆放并拉横幅 10 点 背景音乐调试、LED 调试 音乐的播放流程、LED 背景的播放流程,王剑与酒店音响师沟通调 试 音乐播放：背景播放：抽奖、无忧宝宝礼品、小礼品 的摆放 在舞台的右侧有礼品桌：先封箱放置,待 14:00 拆箱摆放 主导人：已与酒店确认桌子 一等奖,二等奖悬挂 奖品放在酒店的升降挂钩上 主导人：组员：已与酒店确认 主持人造型 女主持：服装、化妆 主导人：负责服装租赁 由 联系化妆师手机：所有演职人员进场 开始彩排 11:40 嘉定及中粮人员出发 包车从嘉定出发到会场 包车由 负责确定,并制定行程 12 点 泡泡机,烟雾机,追光灯,投 影仪及工作人员到位 各项设备调试 主导人：摄像师开始拍摄花絮 需要无忧公司人员协助,请联系 13 点 集体照拍摄位置商谈 与摄影师讨论决定集体照拍摄事宜 主导人：12 点 灯光调试 和酒店预约,和外请灯光师约好 主导人：12 点 午餐 演职人员、会务组人员 面包与饮料,并做简单记录,以免漏发 发放人：由 负责提前购买并由张师傅负责运输 13 点 水果点心摆放 迎宾区及每桌台子上的水果和点心的摆放 主导人：组员：负责摆放 14 14 点 全体人员入场 入场引导：_ 区域、办事处负责人、部门经理自行安排本部门人员有序入场 由_邮件提示所有年会人员 14 点开始 入场 14 点 50 分 演出倒计时通知 通知 演出正式开始 安排节目的顺序,编写主持稿,裴慧协作 15 点 陈总致词 15 点 晚会音乐 节目音乐播放 主导人：晚会背景 节目背景播放 主导人：道具 所有节目所需道具：列出清单,选准道具上下台时间点 主导人：；组员：节目单 话筒 根据表演人数的多少,提交话筒数量,话筒支 架无忧自带 道具负责人站在舞台左边,靠音控处 灯光秀 灯光秀时间、安排：外请追光灯灯光师配合 主导人：已与酒店方确认 安排节目衔接 所有节目均从后面过道,由右边上台,左边下台 负责邮件通知,和现场通知 负责现场排练 所有节目均须在上一个节目开始均已准备就绪,在等候区等待上场 提前通知到下个节目的办事处、部门负责人进行准备 化妆室后台-演出通道 化妆室：催促、引导从化妆室到入场通道-余丽敏 演出通道-舞台候场区 主导人：组员：演出退场引导 评委入座 主持人邀请评委入场 评委：上午与酒店安排桌椅座位,在主桌的右前方摆放 评委席 15-17 点 现场竞答 现场竞答,按问答顺序提问 负责 PPT 播放 负责礼品购置 确认礼品存放处 要负责给抢到答题的人员递话筒,翁美娟负责颁发礼 品 17 点 评委评选结果公布 一二三等奖颁奖,颁奖嘉宾分别是 一等奖：；二等奖：；三等奖：17 点 无忧宝宝礼品发放 颁奖嘉宾：17 点 30分 安排拍摄集体照 站位,现场组织 主导人：协助：事先已与酒店方确认需要拍集体照,现场人员与 服务员一起摆放椅子 17 点 30 分-18:25 分 酒店人员翻台 收拾桌子,准备晚宴 主导人：协助：17 点 32分 摆放酒水 搬运至指定服务台,由服务员进行上桌摆放 主导人：协助：18 点 30分 晚宴开席 18 点 30分 肖总致词 九周年蛋糕庆祝仪式 切蛋糕、倒香槟仪式 主导人：需酒店提供香槟酒杯现场搭香槟塔,注意安全,香槟杯由酒店提供,现场搭香槟塔由外请婚庆公 司人员负责,杯子摔坏照价赔偿.12 月份生日人员祝贺 叫到名字的人员到舞台领取礼物站,接受大家的祝福 由小俞组织催促,巧克力由小俞引导发放 确定数量后由 XXX 统一购买 晚宴开席 负责与酒店方沟通,关注上菜的速度 主导人：五等奖 30 名：5 个一起 1、整个抽奖环节由负责 抽奖操作：协助：四等奖 12 名：2 个一起 抽奖仪式 2、负责礼品的指导发放,为礼仪负责发放 礼品；奖品：发放：记录:三等奖 9 名 3、作抽到人员的名单记录 二等奖 6 名 20:30 晚会结束 嘉定、中粮包车回程 人员由负责清点人数并做记录 跟踪执行人：确保大家安全回程 特别注意：1、以上会务组人员,请务必将自己所负责事务牢记并做好充分的准备,所负责事情均要从头到尾全部负责到底,包括运送回公司.2、会务组人员须对所有参会人员以礼相待,禁止出现不礼貌事宜,且无论此项事情是否你本人负责,只要有人前来咨询,均要给予回复或让其找到相关负责人员,不得推诿或说不知道.3、会务组人员内部须团结一致,互帮互助,不得出现争吵等内讧现象,以免影响公司形象.4、如有紧急或特殊事宜,请及时联系会务总负责人魏永丽.
