后勤物资内控管理办法17042.pdf

后勤物资内控管理办法 生效日期：2009年 4 月 7 日 修订日期：为加强对医院后勤物资的监督与管理，规范后勤物资采购、入库、领用等程序，达到节约开支、减少浪费、保证质量、保障供应的目的,参照国家相关的法律法规并结合我院实际制定本规定。一、预算编制 每年年初由总务部根据历年物资使用情况及本年度工作任务，编制各类物资采购年度预算报计财部。经预算管理委员会审批后，由总务部根据年度预算编制每季度的采购计划并向计财部申报用款计划。对在预算范围内的物资采购，按照本单位的财务制度和相关审批程序进行控制。对于预算外的物资采购，根据医院有关规定进行预算调整，报批后按采购程序进行采购。季度末，计财部根据实际的采购情况与本季度用款预算计划对比分析，编制总务部物资采购预算执行情况分析报告。二、物资申请 对常规有库存的物资，由物资需求部门在物流网上填写物资使用申请表，经科室负责人或授权领用物品专人签字后报总务部。总务仓库负责人（保管员）对于有库存的各类常规物资根据安全库存量、储备定额以及使用部门报送的申请表编制采购计划，填写物资采购请购表报总务部负责人、分管院领导审批。对于特殊性应急物资，需求科室应填写应急物资采购申请表，注明所需物资的特殊性及申请理由，经科室负责人签字后报总务部。总务部负责人根据所采购物资的性质、金额、用量等情况，依照医院有关规定，签批采购方式，安排采购人员进行采购。仓库中无库存且临床使用科室用来应对突发事件的急需必须品，不需申请。三、物资采购 为了便于管理，确保物品质量，采购应遵循如下原则：采购物品在满足需要的情况下，同一性能物品，选择性价比高、品牌、规格、型号统一的物品。对于应急、特殊且价值低于 2000元的无库存物资，使用科室应填写应急物资采购申请表，经科室负责人签字后，报总务部负责人、分管院领导签批。使用科室、审计部可共同参与定价采购。价值低于 1000元的，科室可先行垫付资金；价值在 10002000元的，由使用科室持签批后的应急物资采购申请表到计财部办理借用支票手续。物资采购完毕三天内，使用科室应持发票到仓库办理验收出入库手续，再将发票与入库单及应急物资采购申请表一并报送计财部，由计财部统一报送院长签字报销。对于单价或批量采购在 5 万元以上的物资，在办理采购申请、请购手续后，由总务部负责人、分管院长、院长签批立项，招标办公室实施招标采购。对于单价或批量采购在 1-5万元的物资，由总务部组织，审计部、招标办及使用科室参加，共同HQ045：后勤物资内控管理办法 生效日期：2009年 4 月 7 日 修订日期：确定品牌、价格；或以议标的形式，按照购置计划确定的数量、规格、型号、性能参数进行市场调研、询价和采购。单价或批量采购在 1 万元以下的物资，仓库负责人（保管员）填写物资采购请购表，经总务部负责人、分管院长签批后，由采购员负责采购。五金仓库的物资采购，供应商必须提供送货清单、发票,标明物资名称、型号、单价，经核对无误后方可采购，手续不全者，不予采购。医用气体由使用部门提出申请，总务部负责采购，审计部共同参与验收。验收合格后，由采购员、仓管员、供应商、审计人员四方在入库单上签字确认。四、采购合同 原则上所有采购行为都应签订采购合同。对于常规物资，在充分考察市场的情况下，依照医院相关规定，以招标、竞争性谈判等形式确定长期供应商，同一物资供应应确定不少于 2 家有资质的供应商,并签订长期供货协议。各供应商于每月向总务部、审计部、招标办报送其所销商品的价格表。在市场价格波动时，院方根据性价比及供货服务情况择优确定供应商，调整供货协议。采购人员负责与供货方制订采购合同，经总务部负责人签批后，报审计部、计财部、分管院长、院长审批。五、验收、入库：购进物资应及时办理验收、入库手续。采购员每周将购货发票、清单、合同及相关产品说明书等有关资料交仓库保管员审核。仓库负责人、保管员根据各类物资的质量、性能、包装、数量、规格、型号进行验收。对于特殊性物品，可由使用科室共同参与验收。验收完毕即可办理入库手续，由采购员、保管员、供应商在入库单上三方签字，并加盖“验收合格专用章”。每周四由仓库保管员将发票及入库单报送计财部确认。对于不合格产品或与合同发票不一致产品，由采购员负责退货。未经验收入库物品，一律不予办理资金结算。物品不经验收不得办理入库；验收不合格的物品，不得办理入库。验收时，应查验物品的质量合格证明。根据物品购销合同及物品随同单、采购计划、发票，核对物品的数量及价格。物品包装的标签及所附说明书应有生产企业名称、地址、物品的通用名称、规格、包装、产品批号、生产日期、有效期、注意事项、储藏要求等内容。特殊物品的验收必须注明物品使用地点、产品名称、规格、保修期、生产企业、供货单位、购货数量、购进价格、购货日期、验收结论、使用单位验收人员签名、供需方验收人员签名等内容，实行双人验收制度。对人身有危害的特殊产品应单独登记，设专人管理。验收记录必须保存 3 年。六、入账、付款：HQ045：后勤物资内控管理办法 生效日期：2009年 4 月 7 日 修订日期：当月验收入库的物资发票，经采购员、使用科室相关人员、总务部负责人签字后，由保管员报审计部审核，并送分管院长审批，并于次月 5 日前连同入库单、合同及相关资料一并转交计财部。除 2000元以下特殊应急物资外，必须附有审计部的审核意见，计财部方可办理入账手续。计财部根据季度采购计划进行审核，对有采购计划、采购程序合乎规定、手续完备的采购物资分类入账核算。根据院内付款规定，不论金额大小，有付款合同的，按照合同付款期限执行；特殊性应急物资于次月付款。每月月底，计财部按照入账时间将到期应付款项分类制表，由经办人、财务负责人、院长签字后方可付款。行政、后勤单独结算的，按正规程序结算；医用气体按应急付款，不允许单独报销。七、物品领用：领用物品应由科室主任或护士长签字（医疗组、护理单元应分别签字）。仓库保管员根据使用科室在物流网上的领料申请单发放物品，办理出库手续；仓库配货员送货至各领料科室；接收物品人员应在出库单上签字确认。出库单一式四联，分别交仓库、财务、经管办及领料科室。物业公司领料，仓库应办理移库单。物业公司根据派工单进行维修，并填写科室消耗物资明细表。物资名称必须与仓库移库单上规定的物资名称一致，并于消耗物资的第二天反馈到仓库，由仓库保管员及时将转移给物业公司的物资落实到相应科室。仓库转移到物业的库存价值不得高于 3000元，并确保物品不丢失，不损坏。物业公司到仓库申领的物资，由物业公司负责保管，如有毁损、丢失，由物业公司赔偿。每月月底，由仓库保管员将当月出库单汇总，编制科室消耗物资额分类统计表、出库分类统计表、材料库存汇总表以及当月库存盘点表，并于次月 5 日前报计财部。计财部根据科室消耗物资额分类统计，进行科室成本核算。各科室对当月物资领用成本如有疑问，总务部负责落实、核对和解释。物品领用应根据年初预算确定科室物品领用范围及限额。（一）易耗物品：隔离衣、工作服、电话、石英钟及各类工具等物品实行以旧换新，按文件标准发放。（二）办公用品、清洁用品：临床、行政、后勤应按照医院定额标准领取；各部门特殊需要的物品，由科室提出请领计划，报分管院领导审批，保管员按审批计划发货。（三）劳保用品：执行医院劳保发放标准。（四）非常规领用的印刷品：科室提供样品及数量、货到后统一领出。（五）家具：使用科室申请，科室负责人签字，总务部现场论证后报分管院领导审批。八、审计监督 审计部对采购物资的价格及采购程序进行审计监督，并对采购合同进行全面审计。对有库存的常规物资，总务部在采购后，每月将采购发票、入库单、合同及相关资料报审计部。HQ045：后勤物资内控管理办法 生效日期：2009年 4 月 7 日 修订日期：对于招标以内的常规物资，由审计部按中标合同对单价金额进行核对，招标以外的进行抽查，并签署意见，报分管院领导签批、入账。对新增、急需、价值 2000元以上的预算外物资，采购员应于采购前将本次所需采购物资汇总，填写物资集中采购单并拟定合同。采购时由使用部门、总务部、审计部共同参与定价采购。九、日常管理 根据库存物资的用量和性质制定经济库存量，实行储备定额计划。库存物资要分类，按品种、规格合理存放。仓库保管员应当设置实物明细账，详细登记经验收合格入库的存货类别、编号、名称、规格、型号、计量单位、数量、单价等内容，并定期与计财部核对。保管员应每月对仓库进行盘点；仓库负责人每季度参与盘点；年终由计财部、审计部监督盘点。计财部应对物资管理情况进行不定期抽查。仓库盘点账目应与计财部核对，盘点结果经参加盘点人及部门负责人签字后，报计财部做账务核算。十、本办法自发布之日起执行。