office技巧之论文排版2246.pdf

用 Word 的人大多只是把文字简单的堆入到版面中，只是进行简单的排版，最后整理起来就要相当麻烦了。其实 Word 不仅仅是“写字板”。1、论文虽好，不要为整理而烦恼 对于上学的朋友来说，写论文是用到 Word 最多的时候，也是问题最多的时候，就让我们来看看写好一篇论文应该注意些什么吧。步骤 1、页面设置 写任何文章前，都要先定好页面尺寸，通常学校都会有指定要求.第一步：进入 Word，点击菜单中的“文件页面设置”，然后在“页边距”中依此进行设置，“上”设置为“2.5 厘米”，“下”设置为“2.5 厘米”，“左”设置为“2 厘米”，“右”设置为“2.5”厘米，“装订线”设置为“1 厘米”。装订线位置在“左”。第二步：点击“纸张”标签，纸张大小设置为“A4”。第三步：点击“文档网络”标签，将“网络”设置为“指定行和字符网络”，然后再将“每行”设置为 32字符，跨度为 12.75 磅，将“每页”设置为“21”行，跨度为“27.45”磅。步骤 2、样式设置 Word 中的样式可以设置标题、小标题、正文的格式，对于很多朋友来说的是最容易忽略的功能之一，不少人认为这功能不实用，使用不方便，其实当你能够熟练的使用它后，就会发现，其实它能帮你减少很多重复工作，统一文档的格式。更重要的是在最后制作目录和索引时可以减少很多工作量。不同的学校对样式都有不同的要求，下面步骤中的设置数据可根据实际情况进行替换。第一步：点击“格式样式和格式”，这时窗口右侧会显示出“样式和格式”窗口。第二步：Word 中已经内置了一些格式供我们使用或修改（点击样式后，从下拉菜单中选择“修改”），这里我们直接点击“新样式”，新建样式。第三步：在弹出窗口的“名称”中输入“章标题”，在“后续段落样式”中选择“正文”（设置完标题下面的段落继续使用正文样式），将格式设置为“黑体”、“三号”、“居中”（勾选“自动更新”后，当你在“样式”外直接对任意一个章标题文字格式进行修改后，其他标题样式也会随之改变）。第四步：用第三步方法设置好“正文”、“小标题”等样式。第五步：在使用时，我们可以提前选中“章标题”样式，然后再输入标题，也可以选中标题文字后再选择“章标题”样式。步骤 3、文章分节 提示：在我们使用 Word 制作论文时，一定要注意，不要用手动敲空格来实现对齐，同理，也尽量避免使用回车的方法来调整段间距及换页。在写论文时，你可能会先列好小标题，为了后面添加页眉、页脚方便，可能需要我们对不同的章节进行分节。写好小标题后，将光标定位至分章处，然后点击菜单中的“插入分隔符”，对于分章处，我们选择“下一页”，这样不必再敲回车去换页了，如是分节处，则可选择“连续”。步骤 4、编号也要自动化 提示：通常我们先会使用“多级符号”，然后再使用“编号”，如果再分级，则会使用“项目符号”。论文的基本特征是结构严谨、条理分明，因此章、条（节）的编号有严格的规定。比如我们采用一级标题的编号为 1，2；二级标题的编号为 1.1，2.1，2.2；三级标题的编号为 1.1.1，1.1.2，依此类推。第一步：点击菜单中的“格式项目符号和编号”项，点击“多级符号”标签。第二步：选中你选择的编号样式后，点击“自定义”按钮。第三步：点击“高级”按钮，然后选中“级别”下的“1”，再在“将级别链接到样式”中填入“章标题”，用同样的方法将级别 2 设置成“节标题”，最后点击“确定”。现在编号就已经制作完成了。步骤 5、编辑公式 对于理科班的同学，编辑数学公式是少不了要用到的功能。在 Word 中使用公式编辑器可以很轻松地完成公式的编辑。第一步：点击“插入对象”，然后选择“新建”选项卡。第二步：在“对象类型”框中选择“Microsoft 公式 3.0”，如果之前没有安装公式编辑器，会提示你进行安装。步骤 6、插图编号 提示：对于已经添加到文档中的图片，可以通过右击鼠标，选择“题注”的方法添加图片编号。在写论文时，最好是将图片进行编号，当然不是手动来输入编号，而是让 Word 来帮我们为图片自动编号。第一步：在插入图片之前，先点击菜单中的“插入引用题注”，打开对话框单击“自动插入题注”按钮。第二步：在弹出的窗口勾选“Microsoft Word 图片”，然后点击“新建标签”按钮，在弹出对话框中输入“图”。如果需要，单击“编号”按钮打开对话框选中“包含章节号”，并选择“章节起始样式”列表中的章节标题样式。第三步：再选择菜单中的“插入图片来自文件”，这样插入的图片就会自动加入图注了。图片插入文档以后，发生了增加或删除等情况。例如在原来的编号之间插入了新的编号，Word 2003 会根据图片所在的章节以及前后的图片编号，自动给予选中的图片正确的编号。如果删除了论文中的某一张图片，只需将对应的编号删除。然后右击已删除编号前后的某个编号，选择快捷菜单中的“选择格式相似文本”，将文档中的所有图片编号选中。再次右击鼠标选择快捷菜单中的“更新域”命令，所有图片编号就会按照顺序自动调整。Word 2003 编号默认的字体是“黑体”，字号为“10”磅。如果需要修改编号的字体和字号，可以右击任意一个编号，选择快捷菜单中的“选择格式相似的文本”，将稳当中的图片编号全部选中，然后使用“格式”工具栏修改“字体”和“字号”即可。除了编号以外，凡是使用“域”的功能。例如“目录”、“脚注和尾注”和“交叉引用”等都可以采用上述方法修改它们的字体和字号等属性。提示：除了图片以外，凡是“自动插入题注（插入引用题注自动插入题注）”对话框中列出的对象，包括表格、文档、公式等等，都可以采用上面介绍的方法自动编号。步骤 7、图片的引用 我们在论文中经常会引用某个图片，比如“请参见图 2-1”，“参见第 X 章、如图 X 所示”等，这时不要手敲，而要使用“交叉引用”功能。第一步：先将光标定位至需要插入图号的位置，比如“请参见”后，点击菜单中的“插入引用交叉引用”。第二步：打开“交叉引用”对话框，在“引用类型”下拉列表中选择“图”，在“引用类型”下拉列表内选择“只有标签和编号”，然后在“引用哪一个题注”框内选中“图 2-1”，单击“插入”按钮即可插入一个交叉引用。提示：如原来是“请参见图 2-1”，由于章节顺序调整需要改名为“请参见图 2-2”，就需要对交叉引用进行修改：首先选中“图 2-1”，在单击“插入引用交叉引用”菜单项，再选择新的引用项目，最后单击“插入”按钮即可。如果论文中的某个对象（例如图片）连同编号被删除，那么它后面的所有对象的编号必须手动刷新。办法是选中整个文档，按“F9”键使 Word 2003 更新域，图片编号和交叉引用等即可自动更新为正确状态。步骤 8、页眉页脚 页眉页脚的制作有很大学问，制作好一个特殊的页眉页脚还是很麻烦的。第一步：点击菜单中的“视图页眉页脚”，弹出“页眉页脚”设置窗口。第二步：输入好页眉页脚的文章，然后点击“页眉页脚”中的“设置页码格式”，对页码进行设置。通过“页面设置”窗口中“版式”选项卡下的“奇偶页不同”和“首页不同”可以让页眉和页脚有更多的变化。第三步：可能有很多朋友需要在页眉中插入章节标题，这需要用到“域”。将光标定位至页眉后，点击菜单中的“插入域”，在“域名”中找到“StyleRef”，在“域属性”中找到“章标题”，然后点击下侧的“域代码选项”按钮，在弹出窗口中的“开关”出选择“n”第四步：确定后，每页的页眉处就会显示出相对应的章标题。提示：添加过分页符后，可以通过“页眉和页脚”窗口中“链接到前一个”，来对文档页码可以从第五页开始显示，只要解除链接，删除前面的页码，再通过“页码格式”窗口，将“其实页码”设为“1”即可。步骤 9：目录生成 老师评论文的时候，第一印象主要来自标题、目录和摘要，可见目录制作的好坏直接影响了论文最终效果。第一步：将光标定位至文章开始处。第二步：点击菜单中的“插入引用索引和目录”，在弹出窗口中点击“目录”标签。第三步：点击“选项”按钮，将“目录级别”中“标题 1”至“标题 3”中的数字清除，然后将“章标题”和“节标题”的“目录级别”分别设置为“1”和“2”。提示：如果我们使用过大纲，目录也可以通过大纲进行设置，后面我们会对大纲是使用方法进行介绍。2、多文档同时操作 如果要进行较长文档的排版（比如你要排书，或是论文过长），建议你将 Word 文档分开，通过Word 中的“主控文档”功能，我们可以将这些独立的文档有效地组成为一个整体。第一步：新建一个空白文档，点击“视图大纲”项，同时在工具栏内会显示出“大纲”工具栏。第二步：按事先拟定的大纲输入文档，然后把光标定位至标题任意位置，从“大纲”工具栏的下拉菜单中，为每一个标题选择合适的级别。文档标题只有获得了“大纲级别”，才能在自动编写文档摘要和目录等应用中发挥作用。第三步：下面就要开始创建子文档，只要选中标题，然后再点击大纲工具栏中的“创建子文档”按钮即可。3、页眉章节添加有诀窍 前面我们已经介绍了如何在写论文时，用域添加章标题，不过这个方法只显示出章标题的内容，并未显示出第几章，我们可以通过手动添加域代理的方法实现。第一步：激活页眉，选定域，按下 Alt+F9，显示域代码。第二步：此时的域代码为“STYLEREF“标题 1”*MERGEFORMAT”，修改此代码为“STYLEREF“标题 1”rSTYLEREF“标题 1”*MERGEFORMAT”，r 参数表示“插入相关内容中引用段落的段落编号”。第三步：按下 Alt+F9，隐藏域代码就可以看到最终的效果了。4、巧用分节符，纵横任意变 现在很多报告都是正文是纵向的，附表或是插图需要横向排版，这个问题其实是可以通过分节符来解决的。第一步：将光标定位至需横向排版页的前页的最后一行，选择菜单中的“插入分隔符”项，在弹出窗口中点击“下一页”。第二步：将光标定位至需横向排版页的最后一行，选择菜单中的“插入分隔符”项，在弹出窗口点击“下一页”。第三步：选择菜单中的“文件页面设置”，将“方向”设置为“横向”，“应用于”设置为“本节”即可。提示：当需要每一章（每章之间用加入分节符）从奇数页开始时，可以点击“版式”，将“节的起始位置”设置为“奇数页”（通过“打印预览”可以查看正确的效果）。5、英文双引号变中文双引号 在对文档处理时，把英文引号替换为中文引号是让人头痛的一件事，用 VBA 代码的方法替换，不过太过复杂。这里告诉大家一个简单的方法。第一步：将光标定位至文件开头，选择菜单中的“编辑替换”，打开“查找和替换”窗口。第二步：点击“高级”按钮，勾选“使用通配符”，在“查找内容”中输入“”(*)”(不含外侧中文引号)，“替换为”中输入“”1”(不含外侧中文引号，这里的“1”为数字)，最后，点击“全部替换”按钮即可。提示：使用这个操作完成的是：查找英文引号及其中间的文本，将其替换为左右中文引号的表达式 1（即原文）的文本。6、去除添加的页眉和页脚 添加了页眉和页脚后，怎么去掉呢？以前很多人是把页眉和页脚的横线隐藏掉，并清空所有的文字，而下面的方法是真正的去除方法。第一步：点击“工具宏Microsoft 脚本编辑器”菜单项。第二步：在弹出窗口左侧的“项目资源管理器”中找到要去除页眉和页脚的文件名，双击其下的header.htm 第三步：按 Ctrl+A 键，再按 Del 键，删除所有的代码，再回到 Word 中，刷新即可。7、选中文章所有汉字及中文标点符号 如果要提取一篇文档中的所有汉字怎么选择呢？当你需要这个问题时，下面是最佳的解决方法。第一步：点击“插入符号”，在“子集”下拉菜单中确认是否有“CJK 兼容字符”项，如果有则使用的是 Unicode 3.0 字符集，如果没有则为 Unicode 2.0 字符集。第二步：点击菜单中的“编辑查找”项，在弹出窗口中点击“高级”按钮，勾选“使用通配符”，如为 Unicode 3.0 字符集，则在“查找内容”中输入“一-龥 ”；如为 Unicode 2.0 字符集，则在“查找内容”中输入“一-”。第三步：勾选“突出显示所有在该范围找到的项目”项，点击“查找全部”即可。小提示：如果要查找的文字包括标点符号，则的“查找内容”中输入“11_255”，这样可以选中所有非西文符号。