酒店业存货管理存在的问题及对策15089.pdf

酒店业存货管理存在的问题及对策 虽然存货在不同规模和星级酒店中所占流动资产的比重不 同，但它作为流动资产的一个重要项目，关系着酒店资产运作的 效率和财务管理的水平。一、酒店业存货管理中存在的突出问题（一）一级库管理不到位，造成账账不符、账实不符 很多酒 店的管理层重视物品采购环节，侧重于把好原料和物品的价格 关，但存货购入后的管理却不到位。较常见的表现是：不对存货进 行盘点、存货盘点周期过长或不及时处理盘点结果。这既有管理 者重视不够的主观原因，也有财务人员专业素质不过硬、不擅长 处理棘手问题的客观原因。同时，目前很多酒店将酒水、干货、印 刷品、客房布草、一次性用品、化学用品等作为一级库管理，由财 务部门进行明细账务核算和实物管理。但由于使用的账务处理系 统和物流系统兼容性不强，两者之间仅靠打印出来的报表和数据 进行手工对账，存货品名、品种、规格繁多，核对的难度较大，容易 造成财务部门的账目和物流系统台账之间账账不符；或者账务处 理模块和物流系统模块虽然同属一个软件系统，但系统间的转账 功能没有加以充分利用，模块之间的数据不统一，也容易造成财 务部门的账目和物流系统台账之间账账不符。除此之外，由于品 种和规格太多，很多酒店对库存的酒水、干货、低值易耗品等不进 行定期盘点；或者仓库管理人员流动快，交接手续不规范，账账、账实不符的原因不清、责任不明，无法及时进行账务处理，造成财 务部门的账目与实际库存金额不符，久而久之，财务部门的账目 与物流系统台账、财务部门的账目与实际库存实之间的差异越来 越大。（二）二级库管理混乱 由于酒店的工程用品、餐饮餐具和客 房一次性用品等单位价值较小、品种和规格较多，很多酒店的财 务人员不愿意将其作为一级库管理，而是作为二级库管理。即在 购入工程用品、餐饮餐具和客房一次性用品等物品时，财务部门 增加一级库库存；同时由工程部、餐饮部和房务部一次性将购入 的物品申领完毕，在其他场所另行将其作为各自部门的物品储存 进行二级库管理；财务人员则减少一级库库存，将其计入相关费 用账户核算。由于酒店业二级库的仓库管理人员大多是兼职，又 缺乏财务专业知识，对工程用品、餐具用具和客房一次性用品的 管理往往不到位，容易出现如下现象：物品出入库记录不全、领用 后实际配备与否无可考证、报废和报损手续不严格等。（三）外购材料审批程序不健全，采购价格随意性较大 在很 多酒店，中高级管理人员一般将精力用于酒店营销、发展等方面，采购物品市场价格的调研工作抓得不够细致，酒水、干货和餐饮 原料的采购价格审批程序不健全，随意性较大。物品的采购价格 往往由采购人员与供应商直接协商确定，凭供应商开具的发票报 销、入账，采购员与供应商容易共同舞弊。有的酒店尝试对采购价 格进行审批，但又认为市场价格波动频繁不易掌握，审批价格的时 间间隔较长，一般一个月甚至一季度才制定、审批一次。当市场价 格在节假日或季节变化出现较大波动时，与审批价格之间就会出 现较大偏差，导致价格控制形同虚设，达不到控制成本和降低费用 的目的。（四）内部控制制度不严格，实物管理不规范 一是很多酒店 存货的采购、验收和保管由采购部及所属仓库管理人员一并完成，缺乏权限的相互制约。尤其是采购经理（主管）一人领导原材料或 物品的采购、验收和保管等职能的情况下，缺乏有效的内部控制容 易使内部人员，特别是采购经理（主管）利用和供应商的默契获取 个人利益，给酒店造成不必要的损失。二是验收制度和先进先出制 度执行差。其普遍表现是仓库管理人员验收不彻底，尤其是体积较 大的货物不愿开箱或开包检查，货款支付完毕后才发现质量或数 量问题；仓库货架上的货物摆放不规范，体现不出先进先出原则，延长了货物的出库时间，饮料、干货容易出现过期现象，增加了物 品损耗；或者出库时检查不仔细、领出后上架销售因质量和有效期 等造成客人投诉，影响酒店的服务质量和社会形象。（五）直拨蔬菜、冻货、海鲜等鲜活类原料管理不到位，降低了 出净率 酒店的直拨蔬菜、冻货、海鲜等鲜活类原料，一般都由供应 商直接送入餐饮粗加工间。海鲜、冻货等鲜活类原料的金额较高，其质量好坏直接影响菜品的出净率和餐饮食品成本率。而财务人 员实际上往往不将其作为存货管理，派出的验货人员碍于情面，或 者共同利益驱使，难以对数量、质量和价格进行有效的控制。（六）缺少较为成熟的供应商队伍 有的酒店过分依赖少数集 中供货的供应商，虽然减少了市场调研的成本和费用，但供货价格 容易受制于供应商，不利于成本和费用控制，同时供货时间也难以 持续保证；有的酒店又过分不相信供应商，频繁更换供应商，影响 了与供应商之间稳定供应关系的建立和保持，同样难以有效控制 采购成本和费用，甚至可能出现原料不能及时供应现象，从而影响 服务质量。二、解决酒店业存货管理中存在问题的具体措施（一）将财务系统和物流系统的数据对接 在保障财务数据安 全的前提下，酒店可以独立或与软件供应商一起对相关系统软件 进行二次开发，建立物流系统和账务处理系统的接口，或者对两者 之间的系统转账功能加以开发和利用，保证两个系统数据的相互 衔接，增强两个系统数据的核对，建立财务部门的账目和物流系统 账账账相符的基础。在日常工作中，财务人员对物流系统和账务系 统物品的购入、领用和库存金额要进行序时核对，确保两个系统之 间账账相符。每月月底，酒店要组织管理人员和财务人员对各个一 级库的实际库存进行彻底盘点，对盘点中发现的差异和问题，根据 存货实际盘点结果进行物流系统和账务系统双处理，当月保证账 酒店业存货管理存在的问题及对策 中国矿业大学 赵 毅 -#%&#()#*&+&#,财务与管理 99 理财版 年第 期 财会通讯 实相符。如果酒店账账不符、账实不符现象已存在且数额较大，需 要从以下方面入手解决：（）管理人员和财务人员要对一级库库 存进行彻底盘点，明确统一的物品名称和库存数量后，将其作为 期初数据输入物流系统，并参考最接近的历史价格确定期初单 价，以此确定物流系统的期初库存金额。（）在账务系统中将存货 库存数调至物流系统期初数，由此产生的盘盈盘亏按制度进行账务 处理。一次性将账账、账实不相符的历史遗留问题彻底解决。（）建 立严格、完善的物流系统管理办法，明确规定凡是在财务部门报销 的实物性支出和从仓库领用的各种物品，各部门必须在物流系统按 程序依次进行申购、批准、采购、入库验收、申领和调拨，并以由此生 成和打印的单据作为报销和核算的原始凭证之一，实现在物流系统 处理的实物金额必须在财务系统中同步进行等金额核算和反映。（二）将二级库升级为虚拟一级库管理 为了避免二级库管 理人员专业性不强、出入库记录不全、报废和报损手续不严格等 现象应，应将二级库升级为虚拟一级库管理。所谓“虚拟一级库”就是由财务人员对原来已经作为费用核算的二级库，重新按实有 明细调增库存后，对每笔进出库记录进行明细核算，而仓库管理 人员仍由非财务部所属人员担任的二级库管理方式。这样不仅可 以彻底解决二级库分别由所属部门单独管理、家底不清的混乱局 面，而且将工程用品、餐饮餐具和客房一次性用品由费用核算转 为存货管理，管理的透明度更强，核算的准确性更高。具体而言：其一，通过彻底盘点存放在工程部、餐饮部和房务部的二级库实 物，确定各个二级库的准确实有明细数量，并参考最近一次进货 价格给予一次性定价，确定各个二级库的实有库存明细及其金 额。其二，经过酒店高级管理层的批准，财务人员通过会计分录借 记“存货 工程用品（餐饮用品、客房一次性用品）”等科目，贷记“经营费用”或“管理费用”等科目，建立明细账，并将同批 数据录入物流系统，保证财务部门的账目和物流系统台账账账之 间、账实之间完全相符。其三，财务部门分别和有关部门共同建立 规范且可行的二级库出入库制度，每笔物品的申购、入库、申领、报损和报废都必须经过物流系统和财务系统，原二级库实物保管 人员只有凭需经过财务核算的物流系统单据才能进行入库和出 库及与一级库一样进行仓库管理。其四，每月月底组织管理人员、财务人员和仓库管理人员共同进行实物盘点，并对盘点结果进行 分析，明确原因和责任人。（三）建立较为严格的原料和物品采购价格审批程序 存货 的审批程序一般是先分别由使用部门提出采购申请，组织供应商 报价，再经采购采价和调研，报经总经理审核后确定采购价格，并 指定计算机部门或其他人员将审定后的各种餐饮原料价格每周 统一输入物流系统；审定后的香烟、酒水价格和便于控制的连续 供应的物品价格根据管理需要定期输入物流系统，采购人员和仓 库记账人员只能输入和修改数量，不能调高物品和原料的采购单 价。这样就可以对香烟、酒水、餐饮原料等实行严格的价格控制，减少采购人员价格违规操作现象，同时也可避免仓库记账员手工 录入单价出错或擅自调高单价现象，保证采购物品的价格控制、库存领用金额的正确性和酒店成本费用核算的真实性，大大降低 采购人员和仓库管理人员分别或串通舞弊的可能性。（四）完善内部控制制度，对仓库实行精细化管理 一要划 分存货的采购权、验收权和保管权，并分别授权于不同的班组，明 确界定各自的职责，形成较为完善的内部控制制度。二要对采购人 员和仓库管理人员进行严格培训，包括采购员如何与供应商讨价 还价、验收人员如何识别原材料质量的高低、仓库保管员如何对原 材料进行日常管理等。三要根据正常消耗情况和货物在途时间，与 各个供应商签订供货协议，采取一次性定价购买、分期付款与到货 的采购形式，由供应商按照商定日期进行连续补货，有效防止物品 的缺货或积压。四要在物流系统中录入有效期较短的饮料和干货 等的名称、规格和有效期，通过软件的二次开发实现物流系统提醒 功能，在库存物品有效期结束前的 日发出警报，确保在到期日 前 至 天内通知有关供应商进行免费调货，减少由于人为因 素造成的存货损耗。另外，酒店质检人员和财务部管理人员要经常 深入各级仓库进行抽查和监督，防止“人情货”私自入库、出库和 上架销售现象。（五）加强直拨蔬菜、冻货、海鲜等鲜活类原料的管理 在酒店 粗加工间存放和各厨房间流动的直拨蔬菜、冻货、海鲜等鲜活类原 料，不经酒店一级库和二级库，往往不将其作为存货进行核算和管 理。事实上，这部分原料是餐饮成本的重要组成部分，其质量好坏 影响菜品出净率和食品成本率，其验收和入库，应由财务部和餐饮 部共同加强管理。财务部应安排责任心强、工作细致认真的员工，深入餐饮粗加工间和厨师共同进行实物验货和电脑记录，并将有 关数量数据准确输入物流系统；餐饮部厨师应从质量方面对直拨 蔬菜、冻货、海鲜等原料进行专业验收。总之，要通过共同努力，提 高餐饮原料的出净率，提高餐饮毛利率，从而提高整个酒店的经营 毛利润率。（六）建立一支相对稳定的供应商队伍，并进行科学管理（）建立各类供应商的准入制度。从资质、信誉和货款结算条件等 方面把关，确定合格供应商的供方名录。（）分别根据供应商的供 货范围签订不同内容的供货合同，按照供应原料和物品总价值的 不同进行 分类管理。对供货金额较大、供货及时性要求较高 的供应商实行 类管理，并与其保持良好的合作关系，在资金结 算方面给予保证；对供应质量和供货及时性要求不太高但用量较 大的供应商进行 类管理，保证合作关系并按月进行资金结算；对于供应量较小、供货及时性要求不高的供应商进行 类管理，按季进行资金结算。（）加强对供应商供应原料和物品的监督检 查，并由采购、厨房和相关部门对供应商原料质量、送货及时性、服 务态度等定期进行综合评价。（）建立一个酒店严格执行、供应商 熟悉并遵守的处罚与退出机制，对不服从管理或提供假货、过期货 物的供应商进行合理处罚，对情节严重者要坚决将其退出酒店供 应商队伍。参考文献：崔介何：物流学概论，北京大学出版社 年版。周溪召等：物流系统工程，上海财经大学出版社 年版。丁立言等：物流系统工程，清华大学出版社 年 版。（编辑 欧阳万萍）